高校電子公文處理的重要性、意義及技巧探析

葛東輝

【摘要】公文處理是高校辦公室綜合事務(wù)中的一項(xiàng)日常性工作，電子公文是數(shù)字信息化時(shí)代的必然產(chǎn)物。結(jié)合當(dāng)下時(shí)代背景和高校辦公室工作實(shí)際，正確認(rèn)識(shí)高校電子公文處理的重要性和意義，有助于增強(qiáng)辦公室人員的責(zé)任意識(shí)?？偨Y(jié)工作實(shí)踐中的公文處理技巧，對(duì)提升辦文速度，提高辦公效率有積極的促進(jìn)作用。

【關(guān)鍵詞】高校；電子公文；處理；技巧

高校辦公室是高校綜合事務(wù)的管理部門。公文處理是高校辦公室事務(wù)中的一項(xiàng)日常性工作，也是高校辦公室工作的重要內(nèi)容之一。高校電子公文處理不僅具有明顯的重要性，也有深刻的意義。在公文處理過程中，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和技巧，有助于節(jié)省辦文人員的時(shí)間、精力及高校的行政成本，從而提高辦文質(zhì)量，提升高校辦公室的工作效能。

一、高校電子公文處理的重要性

高校辦公室肩負(fù)著承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右和聯(lián)系各方的功能。公文是高校之間或是高校與上級(jí)單位、部門溝通、聯(lián)系的主要途徑和方式。

對(duì)高校的上一級(jí)主管部門來說，通過“電子公文”這一平臺(tái)傳達(dá)其指示、精神、實(shí)施意見等，使高校的發(fā)展與教育的整體發(fā)展思路相一致；對(duì)高校與高校之間來說，通過電子公文交換，可以減少流通環(huán)節(jié)，節(jié)約成本，實(shí)現(xiàn)信息共享；對(duì)高校自身來說，可以通過這一平臺(tái)向上級(jí)匯報(bào)工作，參與上級(jí)部門組織的各種會(huì)議、培訓(xùn)、比賽等，提升業(yè)務(wù)水平，為上級(jí)主管部門提供教育事業(yè)的相關(guān)資料，有助于上級(jí)對(duì)高校教育發(fā)展作總體了解，推動(dòng)社會(huì)教育事業(yè)的整體發(fā)展。

同時(shí)，高校電子公文是辦文人員、辦公室與整個(gè)高校相互影響的明證。公文處理質(zhì)量的高低，不僅直接體現(xiàn)辦文人員的個(gè)人素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，也反映著辦公室行政工作水平，更體現(xiàn)著學(xué)校的形象，所以只有高度重視公文處理，樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)和強(qiáng)烈的責(zé)任感，才能規(guī)范準(zhǔn)確、高效細(xì)致地做好公文處理工作。

二、高校電子公文處理的意義

電子公文系統(tǒng)平臺(tái)的開發(fā)、建設(shè)及使用是數(shù)字信息時(shí)代飛速發(fā)展的必然產(chǎn)物，是我國(guó)高等教育由規(guī)模擴(kuò)展向內(nèi)涵提升轉(zhuǎn)變的重要舉措之一，有助于高等教育的規(guī)模、結(jié)構(gòu)、質(zhì)量、效益的協(xié)調(diào)發(fā)展。

高校采用電子公文處理平臺(tái)系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)高校無碳無紙化辦公的有效手段，有助于提升辦文速度，提高辦公效率，對(duì)建設(shè)資源節(jié)約型和環(huán)境友好型社會(huì)有非常重要的意義。這一系統(tǒng)的使用還可以克服公文紙質(zhì)化郵寄所帶來的時(shí)間、信息的滯后性，提高信息傳輸?shù)乃俣?，提升信息的安全性，還可以節(jié)約行政成本。集中方式部署，只需配置一臺(tái)連接互聯(lián)網(wǎng)的辦公電腦即可進(jìn)行公文收發(fā)操作，簡(jiǎn)單快捷。

但這并不是說高校電子公文處理就非常容易，相反，它涉及的欄目繁多，流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)復(fù)雜，是一項(xiàng)既重要又要求極高的工作。高校電子公文處理主要包括收文、發(fā)文、起草、代發(fā)、從歷史文件庫(kù)及已刪除文件欄查詢文件等功能。

高校電子公文處理只有遵循準(zhǔn)確規(guī)范、節(jié)約高效的原則，才能與社會(huì)的和諧發(fā)展相適應(yīng)。一方面以黨政機(jī)關(guān)公文格式為標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范收發(fā)文流程、文件格式、文字內(nèi)容等。另一方面，以無碳無紙為根本，不需要打印的文件就通過公文處理系統(tǒng)平臺(tái)流轉(zhuǎn)，在有限的人力物力條件下，盡可能在短時(shí)間內(nèi)完成收發(fā)文的各個(gè)流程，保證公文快速、高效流轉(zhuǎn)。

在數(shù)字校園化的新形勢(shì)下，高校電子公文處理系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)還不完善，在全國(guó)各大中專院校并未得到全面普及，系統(tǒng)平臺(tái)功能開發(fā)還不健全，如何與高校辦公OA系統(tǒng)融合，是建設(shè)數(shù)字校園必須探討的問題。

三、高校電子公文處理的技巧

高校電子公文處理人員在具體的工作實(shí)踐中只有善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和技巧，才能提高處理文件的速度，提高工作效率。在兩年的公文處理工作中，筆者總結(jié)出：“急中有穩(wěn)，多中有重，密中有序，繁中有簡(jiǎn)”的十六字技巧?！凹敝杏蟹€(wěn)”即在遇到急件時(shí)要處亂不驚，注意查看公文下發(fā)單位、內(nèi)容、上報(bào)材料及回執(zhí)的時(shí)間、報(bào)送部門等具體事項(xiàng)，理清對(duì)象，以便及時(shí)、準(zhǔn)確找對(duì)呈送領(lǐng)導(dǎo)、承辦部門；“多中有重”即如若在短時(shí)間內(nèi)集中收到多個(gè)文件，要權(quán)衡輕重，優(yōu)先處理緊急、重要的文件；“密中有序”是指在密集的文件中不能自亂分寸，要嚴(yán)格遵守辦文流程，不能越位越權(quán)，循序漸進(jìn)地靈活處理；“繁中有簡(jiǎn)”指辦文人員在繁多的事務(wù)中要學(xué)會(huì)化繁為簡(jiǎn)，合理簡(jiǎn)化流程，各個(gè)擊破。在處理流程中，具體要做好：

（一）摸清電子公文系統(tǒng)平臺(tái)發(fā)文稀密疏集的時(shí)間段，統(tǒng)籌安排，發(fā)揮時(shí)間效能的最大化。系統(tǒng)平臺(tái)在分發(fā)文件時(shí)按順序一個(gè)一個(gè)學(xué)校分發(fā)，除了特文、急文，上午八點(diǎn)到十點(diǎn)，下午兩點(diǎn)到三點(diǎn)這兩個(gè)時(shí)間段文件很少。電子公文處理人員可以在這些時(shí)間段統(tǒng)籌安排工作，間隔稍長(zhǎng)時(shí)間刷新，而在上午十點(diǎn)半到十二點(diǎn)、下午四點(diǎn)到五點(diǎn)這些時(shí)間段要間隔短時(shí)間刷新。

（二）堅(jiān)持原則性與靈活性相結(jié)合，正確分析文件級(jí)別，合理區(qū)別文件處理的輕重緩急。上級(jí)發(fā)文時(shí)有的文件標(biāo)示急件的不一定緊急，比如涉及公布獲獎(jiǎng)結(jié)果的文件與同類急件相比就可以稍微慢點(diǎn)處理；標(biāo)示普通的要報(bào)材料的文件，可以優(yōu)先處理，以便給承辦部門留有足夠的報(bào)請(qǐng)?zhí)幚頃r(shí)間及準(zhǔn)備材料時(shí)間。在發(fā)文時(shí)，既要嚴(yán)格遵循發(fā)文流程，堅(jiān)持原則性，對(duì)發(fā)文的起草、收取、報(bào)批、承辦流程層層把關(guān)，又要根據(jù)公文的實(shí)效性，靈活處理，遵循“急件急辦，特件特辦，平件抓緊辦”，確保收發(fā)文及時(shí)，不誤事。

（三）正確理解領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容?！伴喪尽薄伴喬帯薄伴單摹薄伴喼钡仍~語經(jīng)常出現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)批示中。針對(duì)“閱示”的文件，要按照閱示對(duì)象呈送給上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱讀、批示；針對(duì)“閱處”的文件，必須按照領(lǐng)導(dǎo)的批示內(nèi)容交由相關(guān)部門公文處理人員簽領(lǐng)、傳遞給部門負(fù)責(zé)人承辦，反饋處理結(jié)果，歸檔；針對(duì)“閱文”“閱知”的文件，要及時(shí)提交或呈送給相關(guān)部門主要負(fù)責(zé)人，以期理解文件要求，領(lǐng)會(huì)文件精神，向該部門傳達(dá)。如果涉及幾個(gè)部門負(fù)責(zé)人閱文，在沒有實(shí)現(xiàn)電子公文流轉(zhuǎn)自動(dòng)化的高校，可以把帶有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文原件呈送給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，閱讀、簽名之后直接歸檔。既可以減少公文不必要的流轉(zhuǎn)，節(jié)省時(shí)間，也可以避免重復(fù)打印，浪費(fèi)紙張。

（四）多渠道請(qǐng)示，多方式匯報(bào)。遇到特急文、加急文，而恰巧相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出差或正在開會(huì)，在不知情的情況下，可以先打電話，未接通的話，可以通過發(fā)送短信，簡(jiǎn)明扼要匯報(bào)緊急事項(xiàng)。在不緊急的情況下，可以采取QQ、微信留言，發(fā)送郵件之后再短信告知。

（五）嚴(yán)格自身管理，增強(qiáng)責(zé)任心。高校寒暑假期間，除法定節(jié)假日，高校的上級(jí)主管部門處于正常上班狀態(tài)，公文下達(dá)不停歇。高校電子公文處理人員要在放假前對(duì)假期值班者進(jìn)行電子公文接收、處理的注意事項(xiàng)進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，避免導(dǎo)致重要工作無法落實(shí)，造成工作被動(dòng)。

（六）建設(shè)文件庫(kù)，及時(shí)完善文件信息，做好文件督辦、歸檔工作?？梢园褋砦姆譃樯霞?jí)文、外來文、機(jī)密文等，建立ECEL表格，將收發(fā)文日期、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、部門領(lǐng)導(dǎo)簽批時(shí)間、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示時(shí)間、批示內(nèi)容、處理結(jié)果等逐項(xiàng)按年份、按順序、按序號(hào)編輯，形成文件庫(kù)。當(dāng)接收到帶有相同關(guān)鍵詞的文件時(shí)，搜索之前批示內(nèi)容及處理結(jié)果，快捷地為部門領(lǐng)導(dǎo)簽批提供可靠性參考，方便查詢文件處理結(jié)果，以便做好督辦和歸檔。

（七）正確處理收發(fā)文遇到的特殊情況。當(dāng)遇到錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)文時(shí)，要及時(shí)撤回、補(bǔ)發(fā)，并及時(shí)與發(fā)送方、接收方溝通協(xié)調(diào)，盡量把損失減到最小。當(dāng)遇到來文簽章、報(bào)送時(shí)間錯(cuò)誤、正文內(nèi)容前后矛盾等問題時(shí)要及時(shí)與上級(jí)部門溝通確認(rèn)，以免誤導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)，造成不必要的麻煩。

總之，高校電子公文處理是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工作。只有結(jié)合新形勢(shì)下高等教育的發(fā)展實(shí)際，從辦公室工作的基本特點(diǎn)出發(fā)，正確看待高校電子公文處理的重要性和意義，從思想上重視，并善于在工作實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和技巧，才能更好地提升辦文速度，提高辦公效率。

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