做好醫(yī)院檔案歸檔管理的意義及對(duì)策

張慧利

摘要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作的一部分，醫(yī)院檔案歸檔制度是為了讓醫(yī)院檔案管理工作有序開展的保證，是醫(yī)院管理工作規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的體現(xiàn)，也是醫(yī)院管理水平不斷提升的需要，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展起到了非常大的作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；歸檔制度；建立；完善

一、建立歸檔制度勢(shì)在必行

檔案事業(yè)需要專業(yè)、科學(xué)和服務(wù)、政治來進(jìn)行支撐，其他行業(yè)有每個(gè)行業(yè)的規(guī)則和制度，醫(yī)院檔案事業(yè)也是如此，需要標(biāo)準(zhǔn)的制度來進(jìn)行規(guī)范和約束，為工作的開展提供依據(jù)。檔案室作為檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案集中部門，收集檔案是其第一道工序，因此在歸檔的時(shí)候需要有一套行之有效的制度來進(jìn)行監(jiān)督和約束，保證工作的順利開展。科學(xué)的歸檔制度不僅可以促進(jìn)檔案收集工作的順利完成，還能夠保證檔案的時(shí)效性和真實(shí)性，而且檔案部門取得檔案，監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查本單位各部門文件歸檔工作也需要?dú)w檔制度來作為依據(jù)。檔案歸檔制度的建立和完善是遲早的事情，目的都是為了讓檔案管理工作能夠順利的開發(fā)，讓檔案事業(yè)能夠有所發(fā)展。

（一）建立歸檔制度是規(guī)范文件歸檔工作的需要

歸檔制度是檔案工作可以順利開展的保證和前提條件，只有在完善的歸檔制度之下開展的檔案工作，才能夠獲得高質(zhì)量的檔案資料。檔案歸檔制度缺失的時(shí)候，各項(xiàng)工作都依靠法律法規(guī)和條例辦法的查閱來作為依據(jù)，這樣讓檔案工作的效率得不到提升，加上法律法規(guī)面向的是大范圍，一些細(xì)節(jié)往往不是那么詳盡，這樣對(duì)于工作的某些內(nèi)容就缺乏針對(duì)對(duì)，一些需要就得不到滿足，這樣開展工作的時(shí)候往往就會(huì)把我不清楚，不能夠很好的進(jìn)行切入，甚至是單憑自身的理解來進(jìn)行工作，導(dǎo)致工作的偏差。為了能夠獲得一套系統(tǒng)的工作規(guī)劃，我們需要科學(xué)、合理的歸檔制度。除了對(duì)歸檔的內(nèi)容和流程有所約束，還對(duì)形式和方法、步驟進(jìn)行了規(guī)定，這樣檔案工作者的工作和思想就能夠有跡可循。

（二）建立歸檔制度可以提高工作效率

建立有針對(duì)性的文件歸檔制度，規(guī)范了文件歸檔工作中由于涉及面廣而出現(xiàn)的理解方面的差異，很大程度上解決了制度執(zhí)行不到位問題。例如：醫(yī)院實(shí)行的是部門立卷制度，在歸檔時(shí)間這個(gè)問題上，我們采取了分時(shí)間段歸檔的制度。首先根據(jù)工作性質(zhì)，把歸檔部門分為黨務(wù)、行政、醫(yī)技三大系統(tǒng)，再根據(jù)單位歸檔文件的數(shù)量、歸檔順序等因素規(guī)定其歸檔時(shí)間。

二、及時(shí)完善歸檔制度的是保證歸檔制度順利實(shí)施的關(guān)鍵

因?yàn)闅w檔過程會(huì)有很多的新問題不斷的出現(xiàn)，這樣就要求歸檔制度跟上腳步，進(jìn)行修正，如果歸檔制度和歸檔現(xiàn)實(shí)之間存在較大的差距，那么歸檔工作就會(huì)出現(xiàn)問題，對(duì)檔案造成影響。

（一）對(duì)制度中缺失條款應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充

社會(huì)的發(fā)展越來越快，檔案事業(yè)的發(fā)展也日新月異。檔案工作中的新內(nèi)容、新問題都不斷的出現(xiàn)，加上先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)的出現(xiàn)，讓檔案工作也獲得了很大的改變，曾經(jīng)相對(duì)成熟的工作模式和制度在如今已經(jīng)開始無法滿足需要，甚至?xí)璧K工作的開展，因此要將完善檔案歸檔制度作為重點(diǎn)工作，其中對(duì)制度的不足和補(bǔ)足都是首先需要處理的內(nèi)容。

（二）建立預(yù)立卷制度

歸檔制度中對(duì)歸檔文件的質(zhì)量要求內(nèi)容較多且容易出偏差。但如果不重視文件的接收或簽發(fā)、傳閱和審批、收集和整理等前端控制工作，在辦理歸檔手續(xù)時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)更多不規(guī)范文件，有時(shí)甚至無法彌補(bǔ)。如：對(duì)歸檔文件的紙質(zhì)材料、紙張大小、字跡材料等內(nèi)容的規(guī)范要求；對(duì)歸檔前文件資料的破損修復(fù)要求；對(duì)文件歸檔時(shí)每件的排列順序、規(guī)范要求等。對(duì)此我們建立預(yù)立卷制度，著重強(qiáng)調(diào)前端控制工作。具體內(nèi)容包括：每個(gè)部門在文件正式歸檔移交前，先按制度規(guī)范整理文件，送交檔案部門，有檔案部門按歸檔制度要求檢查收、發(fā)文件登記是否齊全完整；文件收集、臨時(shí)性活動(dòng)資料收集是否規(guī)范完整；每份文件是否生效；每份文件材料的排列是否規(guī)范；每份文件材料的字跡、用紙是否符合歸檔要求等內(nèi)容，然后根據(jù)檢查情況分別給予指導(dǎo)和建議，使各歸檔部門能夠及時(shí)糾正、彌補(bǔ)差錯(cuò)，以確保在正式歸檔時(shí)間內(nèi)嚴(yán)格按照歸檔制度要求，圓滿完成文件的整理、歸檔、移交任務(wù)。

（三）制定文件歸檔工作獎(jiǎng)懲辦法

有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究。這是針對(duì)國(guó)家法律而言。在我們的工作中，針對(duì)歸檔制度的執(zhí)行同樣需要這樣。制度既然建立了就需要執(zhí)行，既然執(zhí)行就需要賞罰分明。制度是標(biāo)尺，如何使用，使用的效果如何，關(guān)鍵要看歸檔文件整理的是否齊全完整，方法是否規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，完成時(shí)間是否符合規(guī)定要求等。假如礙于人情、面子，對(duì)工作質(zhì)量、歸檔時(shí)間要求等一味遷就，執(zhí)行制度不能獎(jiǎng)罰分明，不能及時(shí)提出意見和幫助，過分強(qiáng)調(diào)人情面子，最終，造成返工或文件不能按時(shí)歸檔。為保證歸檔制度的順利實(shí)施，我們制定了“文件預(yù)立卷制度”、“文件歸檔考核辦法”、“三納入”、“四同步”，把文件歸檔工作的執(zhí)行情況與部門負(fù)責(zé)人、檔案工作人員的經(jīng)濟(jì)收入掛鉤，并取得上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。制度合理、獎(jiǎng)罰分明，激勵(lì)了大家的工作熱情，從而也有利于促進(jìn)各項(xiàng)管理制度的順利實(shí)施。

三、加強(qiáng)電子文件的收集歸檔，提高檔案管理人員的科技素質(zhì)

（一）加強(qiáng)電子文件歸檔制度的建立

電子文件開始逐漸的取代紙質(zhì)文件，電子信息時(shí)代的到來似的電子文件開始成為檔案管理工作中的主要對(duì)象，而且電子文檔可以通過多種載體來進(jìn)行儲(chǔ)存和傳播，電子文件的應(yīng)用變得更廣闊。電子文件是在數(shù)字設(shè)備和環(huán)境中產(chǎn)生的，由光盤、磁盤等等作為載體，可以使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行讀取和傳遞，現(xiàn)在的自動(dòng)化電子文件處理系統(tǒng)讓電子文件的管理變得更加簡(jiǎn)便，電子文件的歸檔也是基于數(shù)字化基礎(chǔ)上的，所以目前的電子檔案歸檔工作就需要依靠電子文件歸檔制度來進(jìn)行約束，因?yàn)殡娮游募妮d體和傳播途徑比較多，其文件格式也可能不一樣，歸檔時(shí)就會(huì)造成一定的困難，如果有正確、嚴(yán)格的電子文件歸檔制度來約束，那么工作效率會(huì)提升很大。

（二）優(yōu)化檔案工作者的素質(zhì)和結(jié)構(gòu)

因?yàn)闄n案管理手段的發(fā)展，使得檔案管理工作者的要求也獲得提升，需要更加專業(yè)的人員來完成這些工作。像是醫(yī)療單位這些重視機(jī)構(gòu)改革和人事制度改革的單位，因?yàn)椴块T工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作的壓力會(huì)越來越大。一些精通于紙質(zhì)檔案管理工作的人員，雖然經(jīng)驗(yàn)豐富，但是因檔案管理的理念和方式都已發(fā)生改變，他們也會(huì)變得無所適從，這就需要他們自生獲得提升，像是觀念的轉(zhuǎn)變，知識(shí)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，以及專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)等等。除了對(duì)現(xiàn)有人員的能力提升，還可以積極的引入優(yōu)秀檔案管理人員，讓他們?yōu)闄n案事業(yè)的發(fā)展提供幫助。同時(shí)，相關(guān)的業(yè)務(wù)部門還要出臺(tái)一系列與之相配套的規(guī)章制度和管理措施，以使我們?cè)跉w檔工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

總之，醫(yī)院檔案歸檔制度的建立和完善不只是作為檔案管理工作部門的重點(diǎn)工作，更是關(guān)乎整個(gè)醫(yī)院管理和運(yùn)營(yíng)的重要工作，需要我們每一個(gè)人都能夠引起重視，能夠積極的投入其中。