企業(yè)電算化下的內(nèi)部控制實施

劉芳

摘要：在傳統(tǒng)會計到會計電算化的轉(zhuǎn)變過程中，會計工作也發(fā)生了巨大的改變，這些轉(zhuǎn)變也使企業(yè)內(nèi)部控制出現(xiàn)諸多問題。改善這些問題并確保內(nèi)部控制有效實施的對策是做好軟件開發(fā)；提高安全意識，做好安全防護；完善內(nèi)部控制制度；做好會計檔案管理；提高會計人員素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；電算化；內(nèi)部控制；會計優(yōu)化財務(wù)軟件

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國大多數(shù)企業(yè)都加快了會計電算化的改革。在傳統(tǒng)會計環(huán)境和電算化環(huán)境的轉(zhuǎn)變中，存在諸多問題，這些問題都導(dǎo)致內(nèi)部控制不能有效實施，并發(fā)揮不了實際作用?；谝陨媳尘?，分析企業(yè)電算化下的內(nèi)部控制實施具有十分重要的意義。

一、企業(yè)會計電算化和傳統(tǒng)會計存在的內(nèi)部控制差異

（一）內(nèi)部控制實施存在差異

傳統(tǒng)會計模式下，內(nèi)部控制的實施需要完成大量的工作，如核對總賬、核對明細(xì)賬以及分析各類數(shù)據(jù)的平衡，但在會計電算化模式下，這些工作都可以在電腦中完成，即只需要付出很少的人力勞動，就可以完成大量核算工作。

（二）內(nèi)部控制重點存在差異

在傳統(tǒng)會計模式下，內(nèi)部控制主要是對會計核算工作進行監(jiān)督控制，如核對會計賬薄中記錄的數(shù)據(jù)是否和會計憑證中的數(shù)據(jù)一致，核對會計賬薄中的數(shù)據(jù)是否和實際資產(chǎn)一致等。而這些核對工作，都需要會計人員手工進行，在實際操作中，由于會計人員的專業(yè)素質(zhì)和各類因素，會導(dǎo)致核對錯誤的現(xiàn)象發(fā)生。在會計電算化下，會計人員只需要把會計數(shù)據(jù)輸入到計算機中，并由財務(wù)軟件進行處理，并完成會計賬薄、會計憑證的核對工作。

（三）結(jié)對賬方式不同

會計電算化下，只需要會計人員輸入數(shù)據(jù)，會計賬薄就會由計算機自動生成。這種模式下，避免了過去階段總賬與明細(xì)賬不一致的現(xiàn)象，避免會計信息失真問題。同時，利用財務(wù)軟件進行會計工作，會計賬薄和會計憑證上記錄的數(shù)據(jù)也會相同，為會計對賬工作帶來了很大的便捷。

二、現(xiàn)階段企業(yè)電算化下的內(nèi)部控制實施存在的問題

（一）電算化軟件落后

現(xiàn)階段，我國很多企業(yè)購買、開發(fā)的財務(wù)軟件相對較為落后，或者是并不能滿足企業(yè)電算化需求。具體體現(xiàn)在：第一，財務(wù)軟件功能難以滿足企業(yè)發(fā)展需要。很對企業(yè)財務(wù)軟件只能對歷史會計信息進行處理并核算，并輸出會計賬薄以及財務(wù)報表，企業(yè)通過分析財務(wù)報表來制定出更加合理的決策。目標(biāo)很多企業(yè)開發(fā)的財務(wù)軟件還未能實現(xiàn)對財務(wù)會計報表的分析，不能通過計算機計算來找出財務(wù)報表中潛在具有價值的信息。第二，很多企業(yè)財務(wù)軟件都是單機性的，單機性的軟件難以滿足會計工作中信息傳遞、交流的需要。同時，單機性軟件也無法滿足企業(yè)其他需求，如網(wǎng)上采購物資等。

（二）企業(yè)安全意識淡薄

在企業(yè)電算化環(huán)境下，存在很多安全風(fēng)險，企業(yè)安全意識淡薄，必然會加大安全風(fēng)險發(fā)生的幾率，從而對企業(yè)帶來嚴(yán)重的損失。電算化環(huán)境下的安全風(fēng)險具體如下：一是客觀因素造成的風(fēng)險。在信息時代下，網(wǎng)絡(luò)上充斥中很多惡意病毒，由于黑客的攻擊行為，再加上企業(yè)沒有實施有效的保護措施，導(dǎo)致企業(yè)重要信息數(shù)據(jù)丟失、失竊，從而為企業(yè)帶來不必要的損失。二是主觀因素造成的風(fēng)險。主觀因素來源于員工行為，在企業(yè)電算化改革后，沒有對員工進行系統(tǒng)的培訓(xùn)工作，導(dǎo)致操作行為上有很多問題。由于員工的操作不當(dāng)，導(dǎo)致企業(yè)重要數(shù)據(jù)時常暴露在風(fēng)險之中。

（三）內(nèi)部控制制度不完善

現(xiàn)階段，企業(yè)內(nèi)部控制制度還存在很多不足，具體體現(xiàn)在以下幾點：第一，會計檔案管理制度還一直沿用過去傳統(tǒng)會計模式下的檔案管理制度，但電算化環(huán)境會計檔案已變成電子檔案，傳統(tǒng)管理辦法根本無法完成電子檔案的管理工作。第二，企業(yè)還使用傳統(tǒng)會計環(huán)境下的財務(wù)制度，而很多基礎(chǔ)管理制度和電算化的會計工作不能有效銜接，如會計核算、賬務(wù)核對等。

（四）檔案管理存在問題

現(xiàn)階段企業(yè)電算化下檔案管理存在以下幾點問題：第一，還一直沿用傳統(tǒng)檔案管理模式，沒有對會計信息、文件、檔案進行歸檔、整理。第二，很多企業(yè)對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，還沒有建立專門負(fù)責(zé)電算化檔案管理的部門或崗位。第三，檔案管理制度不完善，沒有規(guī)范管理人員的行為，時常出現(xiàn)管理人員工作不當(dāng)導(dǎo)致的檔案損壞。

（五）會計人員專業(yè)素質(zhì)不高

會計人員專業(yè)素質(zhì)不高也是企業(yè)電算化下內(nèi)部控制實施存在的一點問題。電算化環(huán)境下，企業(yè).要求會計人員掌握基礎(chǔ)的計算機和財務(wù)軟件操作知識和技能，而目標(biāo)很多會計人員不具備這一素質(zhì)。具體體現(xiàn)在以下幾點方面：一是很多企業(yè)會計人員并不能很好的適應(yīng)傳統(tǒng)會計模式到電算化的轉(zhuǎn)變，沒有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)電算化知識和技能，對電算化工作模式還存在一定的抵觸心理。二是很多會計人員都不會會計信息的日常維護等工作，還需要企業(yè)聘請其他人來完成這一工作。不僅加大了企業(yè)管理成本，還降低了會計工作的效率。

三、改善企業(yè)電算化下的內(nèi)部控制實施問題的對策

（一）優(yōu)化財務(wù)軟件，做好軟件開發(fā)

優(yōu)化財務(wù)軟件，從而提高企業(yè)電算化會計工作的質(zhì)量和效率。首先，企業(yè)應(yīng)該加大軟件的開發(fā)力度，加大在該方面的資金、精力投入。.在軟件開發(fā)過程中，要分析企業(yè)實際會計工作需要以及內(nèi)部結(jié)構(gòu)。其次，增加財務(wù)軟件功能，如對會計信息數(shù)據(jù)進行有效的分析，甚至還可以推理未來變化等，從而為企業(yè)決策提供依據(jù)。最后，財務(wù)軟件應(yīng)該在做好核算功能的基礎(chǔ)上，不斷向管理功能上轉(zhuǎn)變。如建立網(wǎng)上物資采購模塊、建立網(wǎng)上會計服務(wù)模塊等。

（二）提高安全意識，做好安全防護

首先，企業(yè)應(yīng)該加強對信息系統(tǒng)的保護，建立較為完善的保護措施。如設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻等。其次，財務(wù)軟件管理元應(yīng)該針對不同財務(wù)崗位的權(quán)責(zé)設(shè)定好相應(yīng)的權(quán)限。同時，還應(yīng)該建立身份識別系統(tǒng)，避免無關(guān)人士訪問財務(wù)系統(tǒng)。最后，規(guī)范財務(wù)人員行為，制定好相應(yīng)的規(guī)章制度。要求財務(wù)人員定期更好登陸口令，定期查殺毒等。

（三）完善內(nèi)部控制制度

第一，明確各崗位權(quán)責(zé)，建立崗位責(zé)任制度，如會計工作，需要對不同內(nèi)容的工作環(huán)境建立相對獨立的崗位，如數(shù)據(jù)記錄、數(shù)據(jù)核算等。每一個崗位員工對需要擔(dān)負(fù)起該崗位的責(zé)任，從而在發(fā)生問題時，快速找到相關(guān)負(fù)責(zé)人員。同時，對于企業(yè)經(jīng)營過程中可能出現(xiàn)的經(jīng)濟風(fēng)險，可把它的責(zé)任由多個崗位或部門來共同承擔(dān)，這就會使這些崗位和部門相互監(jiān)督其他崗位及部門的工作。第二，在企業(yè)電算化下，應(yīng)該避免過去階段中某一項業(yè)務(wù)或經(jīng)濟活動由一個部門或崗位就可以完成的現(xiàn)狀，應(yīng)該改為由不同部門來完成，同時強調(diào)在工作過程中相互制約的關(guān)系，從而便于企業(yè)監(jiān)管。第三，建立完善的信息設(shè)備管理制度。一方面，是對于信息設(shè)備的維護，定期開展設(shè)備維護和檢查，保證企業(yè)電算化下各項工作順利開展。其次，加強對信息設(shè)備的保護。如機房等重要場所，要嚴(yán)令禁止閑雜人等人內(nèi)。第四，不斷規(guī)范會計基礎(chǔ)工作等相關(guān)制度，要參考國家頒布的相關(guān)法律法規(guī)，如《會計法》等。從而保證會計基礎(chǔ)工作準(zhǔn)確無誤，并為內(nèi)部控制的開展提供良好的保障。

（四）做好會計檔案管理

第一，做好歷史會計檔案的備份工作。在會計電算化背景下，很多企業(yè)由于沒有做好檔案的備份，在發(fā)生系統(tǒng)崩潰或故障時，這些文件、檔案都受到了損壞且無法恢復(fù)。想要改善這一問題，企業(yè)就必須定期對歷史會計檔案文件進行備份，并建立數(shù)據(jù)庫用于歸類儲存?zhèn)浞菸募?。第二，企業(yè)電算化環(huán)境下，會計工作為了跟上時代發(fā)展的腳步，就必須不斷進行系統(tǒng)升級和維護，而升級維護時需要用到各類系統(tǒng)說明書，所以，企業(yè)應(yīng)該做好對該方面的保持，以便信息系統(tǒng)順利升級、維護。第三，企業(yè)發(fā)開的財務(wù)軟件或信息系統(tǒng)，必須具備操作痕跡的保存功能，這樣有利于在發(fā)生問題時，找出導(dǎo)致問題的原因，在一些惡劣人為事件中，也能快速找出違法人員?？傊?，做好檔案管理是企業(yè)會計電算化的重要工作。企業(yè)需要不斷完善檔案管理制度，并不斷調(diào)節(jié)制度，使之滿足企業(yè)的管理需要。

（五）提高會計人員素質(zhì)

一是積極開展培訓(xùn)工作，建立長期的、系統(tǒng)的培訓(xùn)機制。如在財務(wù)軟件購買之后，可培訓(xùn)會計人員掌握該軟件的操作技巧等，從而提高會計工作的效率和質(zhì)量。二是提高會計人員的行為規(guī)范，尤其是對財務(wù)軟件和信息系統(tǒng)的正確使用；避免操作不當(dāng)引起的風(fēng)險發(fā)生。三是加強會計人員的職業(yè)道德，及時開展思想教育，避免在電算化環(huán)境下，會計人員利用自身工作便利而從事違法違規(guī)問題。

現(xiàn)階段，企業(yè)電算化下內(nèi)部控制依舊存在很多問題，這些問題導(dǎo)致內(nèi)部控制難以有效實施，并阻礙企業(yè)發(fā)展。只有不斷優(yōu)化財務(wù)軟件，做好安全防護，并不斷完善內(nèi)部控制制度，做好會計檔案管理，提高會計人員素質(zhì)，從而加強電算化環(huán)境下會計工作的質(zhì)量，保證內(nèi)部控制有效的實施，并促進企業(yè)健康發(fā)展。

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