淺析檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

楊彥彥

【摘要】：在當(dāng)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用對(duì)各行各業(yè)都發(fā)揮著巨大影響，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行改革，是當(dāng)今提高檔案管理質(zhì)量的主要方法，建設(shè)檔案信息化已經(jīng)迫在眉睫。傳統(tǒng)的方式中通過紙張來進(jìn)行檔案相關(guān)資料的管理，已經(jīng)滿足不了當(dāng)今社會(huì)的需求，相比之下，信息化檔案能夠更加方便地對(duì)檔案相關(guān)資料進(jìn)行保存與管理。通過檔案信息化建設(shè)與檔案管理相關(guān)結(jié)合，來促進(jìn)檔案管理進(jìn)一步發(fā)展。本文就檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行了簡(jiǎn)單分析。

【關(guān)鍵詞】：檔案管理；信息技術(shù)；創(chuàng)新應(yīng)用

1、信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

1.1應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

1.1.1檢索速度快。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，會(huì)顯著提高檔案管理的整體水平，在具體操作中，只需要將與檔案有關(guān)的關(guān)鍵字、關(guān)鍵詞放在檢索欄中，就能在很短時(shí)間內(nèi)檢索到信息，這會(huì)為相關(guān)人員工作節(jié)約大量時(shí)間。

1.1.2存儲(chǔ)量大。在信息技術(shù)的支撐下，檔案管理工作內(nèi)容已經(jīng)得到了優(yōu)化，不需要大量的紙張來記錄信息，自然也不需要消耗大量的空間儲(chǔ)存，保證了單位內(nèi)部空間利用效率。而隨著現(xiàn)代管理工作不斷發(fā)展，檔案管理已經(jīng)由傳統(tǒng)的文字檔案發(fā)展為圖片、文字、視頻、語音多種形式于一體的檔案，而這些檔案內(nèi)容也是紙質(zhì)檔案無法解決的，信息技術(shù)型檔案的出現(xiàn)有效的解決了這個(gè)問題。

1.2在檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)中存在的問題

1.2.1系統(tǒng)操作不熟練。對(duì)檔案管理工作而言，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理的融合雖然顯著提高了檔案管理水平，但在這種情況下，管理人員無法及時(shí)掌握有關(guān)檔案管理的技術(shù)，不利于保證工作效率。同時(shí)，近幾年信息技術(shù)的發(fā)展速度較快，信息化檔案技術(shù)也迎來了幾次更新，雖然進(jìn)一步提高了檔案管理系統(tǒng)質(zhì)量，但工作人員必須要面對(duì)系統(tǒng)操作不熟練的問題。

1.2.2資金安全問題。在應(yīng)用信息技術(shù)過程中，必須要面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)所帶來的安全問題，包括漏洞、病毒入侵等，一旦上述問題發(fā)生，就可能導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫崩潰，一旦一些不可恢復(fù)的文件受到破壞，將會(huì)造成巨大的損失。

2、改進(jìn)檔案管理信息化的建議與方法

2.1注重檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)與技術(shù)培養(yǎng)

優(yōu)化檔案管理的最終目的是為了能夠把檔案資料更方便、有效的提供給相關(guān)部門與相關(guān)人員參考。所以檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)牢記檔案信息化管理的最終目的，加強(qiáng)自身服務(wù)意識(shí)，堅(jiān)持服務(wù)相關(guān)部門與人員使用檔案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽視檔案利用價(jià)值管理理念，在保證檔案資料的安全有效的前提下最大程度上發(fā)揮出檔案資料價(jià)值，使得檔案資料能夠更好的服務(wù)社會(huì)大眾。檔案管理工作人員需要在更正傳統(tǒng)管理觀念的同時(shí)加強(qiáng)自身專業(yè)素養(yǎng)，建設(shè)信息化檔案需要相關(guān)工作人員具有足夠的專業(yè)才能得以實(shí)現(xiàn)，信息化檔案管理相關(guān)工作需要具有較高的專業(yè)素養(yǎng)的綜合型人才，提高相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)加強(qiáng)對(duì)管理人員的技術(shù)培養(yǎng)，對(duì)檔案信息化管理具有重大意義。

2.2提高檔案信息管理水平

在先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的推動(dòng)下，通過使用計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件能夠加快信息化檔案建設(shè)進(jìn)程。通過相關(guān)計(jì)算機(jī)管理軟件能夠?qū)π畔⒒瘷n案的管理工作起到積極作用。使得檔案管理的核心內(nèi)容朝檔案信息化方向發(fā)展，另外應(yīng)加大檔案信息化所用設(shè)備的投入，搭建高效的檔案信息化平臺(tái)系統(tǒng)，從而為檔案信息化管理活動(dòng)的開展打下良好基礎(chǔ)。建設(shè)電子檔案是信息化檔案建設(shè)的主要措施，電子檔案雖不能夠帶來實(shí)際效益，但是能夠在服務(wù)社會(huì)的同時(shí)發(fā)揮其潛在的經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)越來越多的電子檔案形成時(shí)，如何合理地管理這些電子檔案成為了主要問題。通過合理地選擇相關(guān)計(jì)算機(jī)管理軟件，是電子檔案得以有效利用的關(guān)鍵所在，但是也需要強(qiáng)化相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，前后兩者均對(duì)提高管理質(zhì)量起到重要作用。

2.3加強(qiáng)檔案信息管理

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)提前制定好相關(guān)工作流程，在整個(gè)建設(shè)過程中都應(yīng)保持認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。信息化檔案建設(shè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)前社會(huì)需求進(jìn)行規(guī)劃，在構(gòu)架檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)時(shí)，應(yīng)充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)所具有的擴(kuò)展性、靈活性等特點(diǎn)，以結(jié)合社會(huì)需求，拓展開發(fā)相關(guān)功能，更新軟件系統(tǒng)，保證檔案信息化硬件設(shè)施和軟件的有效配合，以此保證檔案信息化的正常開展。信息化檔案管理相關(guān)人員應(yīng)從以往的實(shí)物檔案管理向檔案信息化管理模式轉(zhuǎn)變。管理具有多樣性、多渠道、實(shí)時(shí)性的檔案信息化資料，另外應(yīng)注重對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)，同時(shí)逐步改革相關(guān)培訓(xùn)與考評(píng)，提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與工作能力。另外充分結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過相關(guān)管理軟件提高檔案管理效率。電腦的廣泛使用以及網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)發(fā)展給檔案管理帶來了巨大的便利。采用相關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，不僅能夠使得檔案資料更具真實(shí)性，還能夠有效提高檔案使用率，節(jié)約絕大多數(shù)人力資源。

3、檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用的重要性

3.1應(yīng)用信息技術(shù)是創(chuàng)新檔案管理工作的必要條件

人們?nèi)找尕S富和多樣化的信息需求給新時(shí)期檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理工作必須加大創(chuàng)新力度才能適應(yīng)新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，滿足人們的信息需求。在檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)，能夠打破傳統(tǒng)的檔案管理工作中時(shí)空的限制，人們可以利用現(xiàn)代化的信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案信息資源的查閱和使用。同時(shí)檔案管理人員也可以利用先進(jìn)的電子信息技術(shù)和檔案管理理念完善檔案管理的工作模式，提高檔案管理工作的效率，從而為人們提供更優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源服務(wù)，開創(chuàng)新的檔案管理服務(wù)模式。

3.2有助于實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理

在檔案管理工作中應(yīng)用電子信息技術(shù)，有助于實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理。這主要是因?yàn)樵跈n案管理工作中應(yīng)用電子信息技術(shù)必須要有科學(xué)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)作為工作指導(dǎo)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作人員的優(yōu)化配置，才能實(shí)現(xiàn)利用電子信息技術(shù)對(duì)大量的檔案信息資料數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)、維護(hù)、更新、共享等，使檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)流程都有章可循、有據(jù)可依，真正實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理，提高檔案管理工作的整體水平。

結(jié)語

綜上所述，信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用是社會(huì)發(fā)展的必然要求，可以有效提高檔案管理工作的科學(xué)性和實(shí)效性。信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用比較廣泛，從檔案資料的搜集整理、查閱使用，再到檔案資料的查閱使用和開發(fā)利用等，信息技術(shù)都發(fā)揮著重要的作用，能夠有效提高檔案管理效率以及檔案資料的使用效率。因此，優(yōu)化信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是當(dāng)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位的必然要求。

【參考文獻(xiàn)】：

[1]楊敬宏.淺談新時(shí)期計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用[J].科技創(chuàng)新與生產(chǎn)力，2014（02）.