高校檔案資料規(guī)范化管理探索

劉曉靜

摘要：高校檔案資料具有重要的教育價(jià)值和使用價(jià)值，是高校記錄并分析自身教育教學(xué)及其他工作質(zhì)量的重要依據(jù)。在新時(shí)期，由于高校事物的不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式急需改革。文中詳細(xì)談?wù)摿烁咝n案資料規(guī)范化管理實(shí)現(xiàn)過(guò)程中存在的問題，并給出了對(duì)應(yīng)管理建議。

關(guān)鍵詞：高校 檔案資料 規(guī)范化管理

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-5349（2016）15-0226-01

隨著管理理念與管理方法的不斷進(jìn)步，高校檔案資料的管理也逐漸出現(xiàn)了多樣的變化，但是這些管理方式有些并不成熟，容易引起一些管理問題，降低高校檔案資料的價(jià)值。為此，高校檔案資料需要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，確保不同管理理念與方法的合理性與科學(xué)性，確保高校檔案能夠?yàn)楦咝５陌l(fā)展提供有利的幫助。

一、當(dāng)前高校檔案資料規(guī)范化管理過(guò)程中遇到的問題

檔案資料的規(guī)范化管理是高校日常管理的重要內(nèi)容，但是檔案資料的管理并不是一般人所熟悉的檔案管理，它的范圍更加廣泛且難度也更大。但是很多高校并未意識(shí)到這二者的區(qū)別，沒有區(qū)別看待檔案資料和檔案管理者二者的價(jià)值，出現(xiàn)了管理效果不佳、管理無(wú)序的問題。

高校的各個(gè)二級(jí)學(xué)院都是檔案資料的重要來(lái)源，但是很多二級(jí)學(xué)院并不重視管理檔案資料，經(jīng)常出現(xiàn)資料分類不明確、資料整理混亂、丟失等問題。甚至很多二級(jí)單位沒有充分參考檔案資料的收集標(biāo)準(zhǔn)收集完整的檔案資料信息，這大大降低了檔案資料的使用價(jià)值，也為專業(yè)管理人員的工作增加了難度。

另外，大部分高校由于缺乏重視，并沒有將高校的檔案資料的管理水平納入到相關(guān)管理者和工作人員的年終測(cè)評(píng)與考核的體系之中。導(dǎo)致很多工作人員并不重視檔案資料的管理，出現(xiàn)工作拖沓、資料分類混亂等局面。另一方面，現(xiàn)階段高校的大部分工作都已經(jīng)逐漸進(jìn)入到了信息化管理的新階段，但是檔案資料的管理方式仍然比較落后和陳舊，傳統(tǒng)的文本檔案管理仍然是最為主要的檔案資料管理模式，這不僅容易導(dǎo)致資料丟失、遺漏，也會(huì)使檔案資料無(wú)法發(fā)揮出其自身的價(jià)值和作用。

二、實(shí)現(xiàn)高校檔案資料規(guī)范化管理的具體措施

首先，高校檔案資料的規(guī)范化管理需要從主觀意識(shí)上了解到規(guī)范化管理的重要意義。通過(guò)工作培訓(xùn)、會(huì)議說(shuō)明等方式，強(qiáng)化相關(guān)人員對(duì)規(guī)范化管理檔案意義的認(rèn)知，進(jìn)而更好地促進(jìn)檔案資料的規(guī)范化管理。想要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，就要針對(duì)高校的檔案資料展開有計(jì)劃、有目的的工作。目前，高校的檔案資料主要分為文件資料和圖情資料兩大部分，不同類型的檔案資料，在管理模式和保存方式上也存在不同，管理人員需要對(duì)不同資料進(jìn)行分門別類。

高校檔案資料的規(guī)范化管理，需要進(jìn)一步加強(qiáng)現(xiàn)代化的管理水平和管理方式，對(duì)于不同類型的檔案資料需要實(shí)行集中與分層相互結(jié)合的管理模式。所謂集中管理，就是要求學(xué)校各個(gè)部門的檔案資料統(tǒng)一交由一個(gè)管理部門進(jìn)行檔案資料的整理與管理。在此基礎(chǔ)上，需要進(jìn)一步實(shí)施檔案資料的分層管理，也就是要根據(jù)高校不同的部門，將檔案資料分為不同的層次，由高到低，分別由負(fù)責(zé)人員進(jìn)行統(tǒng)一管理。為了確保集中與分層檔案資料管理制度的順利實(shí)施，需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案資料管理人員的管理和培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)能力和業(yè)務(wù)能力，為了滿足分層管理的需要，高校需要進(jìn)一步加強(qiáng)專業(yè)檔案管理人員的建設(shè)和招收，促進(jìn)檔案資料管理規(guī)范化的順利實(shí)現(xiàn)。

為了更好地進(jìn)行規(guī)范化管理，高校相關(guān)管理者需要對(duì)檔案資料管理部門進(jìn)行全面的工作質(zhì)量監(jiān)督與考核制度。高校檔案資料管理人員急需要被納入到考核的體系中來(lái)，并將其考核審查的結(jié)果，融入年終工作質(zhì)量的整體體系中。也有高校將檔案資料管理工作的工作質(zhì)量納入到相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作評(píng)價(jià)之中，這樣可以進(jìn)一步強(qiáng)化高校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔案資料管理工作的重視程度，進(jìn)一步推動(dòng)檔案資料的規(guī)范化管理。

為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理，需要逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念和方式，在管理過(guò)程中應(yīng)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和措施，建立更加完善的高校檔案資料信息化管理體系。一方面，高校檔案資料需要按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，聘請(qǐng)專業(yè)的檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)師，結(jié)合本校的檔案資料特點(diǎn)制定高校檔案資料管理系統(tǒng)，建立完善的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化管理。另一方面，高校需要重視網(wǎng)絡(luò)化管理檔案資料，重點(diǎn)推進(jìn)這個(gè)項(xiàng)目。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校檔案資料的規(guī)范化管理對(duì)于新時(shí)期提升高校的整體管理質(zhì)量，促進(jìn)高校的更好發(fā)展具有重要的意義，文中詳細(xì)論述了高校實(shí)現(xiàn)檔案資料規(guī)范化管理的措施，希望與同行檔案資料管理人員交流討論。

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責(zé)任編輯：孫 瑤