勘察設(shè)計企業(yè)人力資源信息化應(yīng)用探究

陳志能

(福建省建筑設(shè)計研究院 福建福州 350001)

勘察設(shè)計企業(yè)人力資源信息化應(yīng)用探究

陳志能

(福建省建筑設(shè)計研究院 福建福州 350001)

基于人力資源信息系統(tǒng)案例實(shí)施應(yīng)用和人力資源管理長期實(shí)踐，文章以福建省建筑設(shè)計研究院為例，詳細(xì)敘述了當(dāng)前勘察設(shè)計企業(yè)人力資源信息化的動因及其主要任務(wù)、組織實(shí)施，并評析了人力資源信息化的效果。

企業(yè);人力資源管理;信息化

1 人力資源管理信息化的內(nèi)外部原因

勘察設(shè)計企業(yè)屬于人才、技術(shù)密集型組織，人力資源管理作為企業(yè)管理的重要子系統(tǒng)，日益受到普遍重視，成為企業(yè)管理的中心和重點(diǎn)，發(fā)揮著重要的戰(zhàn)略作用。大中型勘察設(shè)計企業(yè)達(dá)到一定規(guī)模后為解決經(jīng)營發(fā)展和人才成長問題，大多數(shù)企業(yè)將按國際慣例選擇擴(kuò)大產(chǎn)業(yè)鏈，走向綜合工程公司模式，人員總量也將隨著業(yè)務(wù)的開拓而增加。尤其在當(dāng)前勘察設(shè)計市場走向多元，競爭規(guī)則多變的背景下，人工成本的不斷攀升，人事勞動關(guān)系復(fù)雜多樣成了人力資源管理的痛點(diǎn)。

隨著人事勞動政策法規(guī)日益健全，原來相對粗放的人力資源管理模式在多重困難疊加的條件下更是受到嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，人才流失和勞動爭議已然成為企業(yè)運(yùn)營中的主要風(fēng)險點(diǎn)。信息化作為提升勘察設(shè)計企業(yè)核心競爭力的重要手段，在業(yè)界漸成潮流。在人力資源管理職業(yè)化和專業(yè)化的進(jìn)程中，人力資源業(yè)務(wù)的整合同樣不能只簡單依靠增加工作人員，于是信息化成為必然的選擇。“轉(zhuǎn)型成功的最核心要義，就是傳統(tǒng)企業(yè)必須具備互聯(lián)網(wǎng)思維?；ヂ?lián)網(wǎng)思維是傳統(tǒng)企業(yè)轉(zhuǎn)型的制勝之道?！盵1]筆者單位的高層領(lǐng)導(dǎo)恰恰具備“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的互聯(lián)網(wǎng)思維，面對勘察設(shè)計企業(yè)市場拐點(diǎn)，主動全面提升企業(yè)管理水平，滿足轉(zhuǎn)型升級需要，積極推動企業(yè)史上最大規(guī)模的信息化行動，同時引入?yún)f(xié)同辦公、協(xié)同設(shè)計、項(xiàng)目管理和人力資源管理等多個系統(tǒng)，成為國內(nèi)勘察設(shè)計單位信息化管理的翹楚 。

2 人力資源管理信息化的主要任務(wù)

近百年來，人力資源管理經(jīng)歷了傳統(tǒng)人事管理、現(xiàn)代人力資源管理、戰(zhàn)略性人力資源管理三個階段[2]。據(jù)筆者初步考證，當(dāng)前國內(nèi)大多數(shù)勘察設(shè)計企業(yè)的人力資源管理尚處在傳統(tǒng)人事管理向現(xiàn)代人力資源管理過渡階段或現(xiàn)代人力資源管理初級階段，離戰(zhàn)略性人力資源管理尚遠(yuǎn)。大中型勘察設(shè)計企業(yè)構(gòu)建清晰的人力資源管理體系需要通過信息化手段來保證人力資源業(yè)務(wù)高效完成，保證企業(yè)規(guī)章制度和決策的有效執(zhí)行，發(fā)揮人才支撐企業(yè)發(fā)展的作用。

人力資源管理信息化的主要任務(wù)：

(1)應(yīng)建立和完善一個基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫

人力資源管理的重點(diǎn)任務(wù)，如人才的選、用、育、留和人員入職、在職和離職的有效管理都離不開人員基礎(chǔ)信息的精確盤點(diǎn)。其數(shù)據(jù)按國家、行業(yè)和企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)自主設(shè)定，實(shí)時更新，隨時以自己定義的圖、表、文等格式顯示和輸出，向全體員工提供自助服務(wù)。

(2)提供一個人力資源業(yè)務(wù)的集成應(yīng)用平臺

該平臺應(yīng)面對全體員工開放，使人力資源業(yè)務(wù)鏈條上的管理者與被管理者等不同角色產(chǎn)生密切的聯(lián)系，如清晰看見組織機(jī)構(gòu)和崗位、績效、薪酬等“四位一體”的密切聯(lián)系，同時通過人員信息權(quán)限管理可以共享資源，又可以有效保密。

(3)提供一個便捷的管理工具

根據(jù)人力資源各項(xiàng)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和流程，設(shè)定條件用于管控，如工資總額發(fā)放額度、招聘報名篩選條件、績效考核的優(yōu)秀比例等。還可以線上審批，減少流程振蕩性。

(4)拓展為管理創(chuàng)新工具

如組織在線的專業(yè)技能考試、培訓(xùn)和先進(jìn)評選等集眾活動，發(fā)揮人才激勵和約束機(jī)制作用，達(dá)成人才經(jīng)營的目標(biāo)。

人力資源管理系統(tǒng)作為現(xiàn)代人力資源管理體系的重要承載和運(yùn)轉(zhuǎn)工具，是推動勘察設(shè)計企業(yè)人力資源管理向縱深發(fā)展的利器。目前，市場上已經(jīng)有較為成熟的人力資源管理系統(tǒng)軟件可訂購?？辈煸O(shè)計企業(yè)可以在梳理自身人力資源管理體系的基礎(chǔ)上，參考臺塑“管理制度化，制度表單化，表單信息化”流程，通過信息化手段，構(gòu)建完善的人力資源管理體系。筆者單位通過實(shí)施宏景人力資源管理軟件，庫存人員近2 000人(含離退休人員、實(shí)習(xí)生及辭職人員等)，達(dá)到了上述的預(yù)期效果。

3 人力資源管理信息化組織實(shí)施

人力資源定位是首要的問題?！捌髽I(yè)在不同的發(fā)展階段，在不同的行業(yè)、地域，需要人力資源部門的配合也不同。”[3]勘察設(shè)計企業(yè)的人力資源管理體系直接服務(wù)于企業(yè)的整體發(fā)展戰(zhàn)略。因此，人力資源管理系統(tǒng)的項(xiàng)目實(shí)施必定是“一把手”工程，需要站在企業(yè)全局的高度去統(tǒng)籌規(guī)劃，由高層牽頭組建具有豐富人力資源模塊實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、扎實(shí)計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的精干實(shí)施小組。由高層研究批準(zhǔn)人力資源信息化解決方案。解決方案中應(yīng)當(dāng)包含一些用戶粘性較強(qiáng)的項(xiàng)目，如薪酬發(fā)放，以利全員推廣。必要時還可以根據(jù)人力資源信息化的具體情況形成書面規(guī)章制度文件，強(qiáng)制使用。

首先，確定人力資源管理體系的構(gòu)架，主要包含人力資源規(guī)劃、招聘、培訓(xùn)、薪酬、績效和勞動關(guān)系等六大模塊。結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況明確每個模塊業(yè)務(wù)流程和應(yīng)用深度，將人力資源相關(guān)制度和表單匯編成冊。

其次，按六大模塊順序列出人力資源信息化需求目錄與清單，并將需求清單與實(shí)施顧問協(xié)商，共同制定人力資源信息化實(shí)施計劃。在實(shí)施過程中，企業(yè)方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主動與軟件公司技術(shù)人員反復(fù)溝通確認(rèn)需求細(xì)則，隨時上線測試各需求點(diǎn)是否達(dá)到業(yè)務(wù)流程和應(yīng)用深度的預(yù)期要求。

最后，組織信息化專家和經(jīng)培訓(xùn)后的關(guān)鍵用戶、員工用戶代表對照需求清單進(jìn)行驗(yàn)收確認(rèn)。驗(yàn)收后對相關(guān)文件進(jìn)行存檔，并動員全體員工接受這一新工具。編制人力資源系統(tǒng)信息化操作手冊以方便使用。每年還應(yīng)當(dāng)在平時總結(jié)的基礎(chǔ)上隨用戶的需要而調(diào)整變動。

4 人力資源管理信息化效果評估

筆者單位是一家技術(shù)力量雄厚、專業(yè)配套齊全、設(shè)計手段先進(jìn)、質(zhì)保體系健全的綜合型勘察設(shè)計企業(yè)，屬福建省建筑業(yè)龍頭企業(yè)和高新技術(shù)企業(yè)。此前，人力資源管理正處于現(xiàn)代人力資源管理初級階段，管理制度尚不健全,人力資源業(yè)務(wù)尚不系統(tǒng)。如人員基礎(chǔ)信息零亂，如各類執(zhí)業(yè)資格證書、勞動合同到期等仍在手工統(tǒng)計，跟蹤不到位就容易遺漏。

通過人力資源信息化系統(tǒng)實(shí)施應(yīng)用，整合了全院人力資源信息，打造一個信息集中共享的管理平臺，取得了意想不到的良好效果。如每年的年度考核有上千份的考核表，年終考核從開始到結(jié)束，需要花很長時間，才有初步結(jié)論。2014年以來通過系統(tǒng)的應(yīng)用，大幅提升了績效考核的工作效率，節(jié)省了人工成本。現(xiàn)在績效考核只需打完分提交后，馬上就能出結(jié)果。管理愈加規(guī)范，如手工時代銜接工作差錯多，容易出現(xiàn)人員變動，社會保險等業(yè)務(wù)不能及時辦理，或與財務(wù)部脫節(jié)等問題。通過系統(tǒng)提供的角色授權(quán)與平臺，對所有發(fā)生的變動，信息維護(hù)實(shí)時性得到了保障。之前信息不對稱的情況不復(fù)存在，提高了滿意度和運(yùn)營的效率。人才管理得以提升，人力資源部動態(tài)掌握全院人才結(jié)構(gòu)和盤點(diǎn)人才短板，可以針對性地進(jìn)行人才引進(jìn)、培養(yǎng)。通過系統(tǒng)提供的聚合信息，還有輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的重要作用。全院中高層領(lǐng)導(dǎo)可實(shí)時獲得準(zhǔn)確的組織機(jī)構(gòu)、崗位與人員編制、人員審批情況、人員結(jié)構(gòu)、績效考核、培訓(xùn)、工資福利成本與發(fā)放情況等方面的信息數(shù)據(jù)，并通過信息統(tǒng)計和動態(tài)報表功能，充分掌控人力資源管理情況，做出科學(xué)合理的決策。隨著業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的積累，人力資源信息管理系統(tǒng)作為數(shù)據(jù)庫和管理工具的應(yīng)用廣度和深度將進(jìn)一步加強(qiáng)，人力資源管理將發(fā)揮更加重要的作用。

5 結(jié)語

隨著人力資源管理信息系統(tǒng)產(chǎn)品的不斷成熟，操作更加人性化，可以預(yù)見在不久的將來，有一定規(guī)模的企業(yè)都將裝有一套人力資源管理信息系統(tǒng)。經(jīng)初步考察，目前市場上較成熟的人力資源管理系統(tǒng)都是定制產(chǎn)品，不能直接使用。因此，人力資源管理信息系統(tǒng)的實(shí)施好比是精裝修的過程，作為用戶應(yīng)當(dāng)主動參與從設(shè)計到施工、驗(yàn)收等全過程，特別是各項(xiàng)需求要提得準(zhǔn)、提得好，這是保證實(shí)施效果的關(guān)鍵。同時應(yīng)當(dāng)利用人力資源管理信息化的機(jī)會，加強(qiáng)人力資源業(yè)務(wù)建設(shè)，全面提升企業(yè)人力資源管理水平。

[1] 趙大偉.互聯(lián)網(wǎng)思維-獨(dú)孤九劍[J].北京：機(jī)械工業(yè)出版社,2015(5).

[2] 中國就業(yè)培訓(xùn)技術(shù)指導(dǎo)中心組織.企業(yè)人力資源管理師(一級)國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程(第二版)[Z].北京：機(jī)械工業(yè)出版社,2009.

[3] 潘新民.世界500強(qiáng)人力資源總監(jiān)管理筆記著[Z].北京：化學(xué)工業(yè)出版社，2014.

The Application Analysis of Human Resource Informatization in Enterprises of Architectural Investigation and Design

CHENZhineng

(Fujian Provincial Institute of Architectural Design and Research,Fuzhou 350001)

Based on the application of EHR system and long-term practice of human resource management, the paper takes Fujian Provincial Institute of Architectural Design and Research as the example, stating the reasons, tasks and implementation of HR informatization at enterprises of architectural investigation and design, and analyzing the of effects of it.

Enterprises; Human resource management; Informatization

陳志能(1975.9- )，男，經(jīng)濟(jì)師。

E-mail:351437201@qq.com

2017-02-24

TU71

A

1004-6135(2017)05-0127-02