高校畢業(yè)生檔案管理淺析

張文華

(山東廣播電視大學，山東 濟南 250014)

高校畢業(yè)生檔案管理淺析

張文華

(山東廣播電視大學，山東 濟南 250014)

在目前就業(yè)形勢競爭激烈的情況下，高校學生檔案作為畢業(yè)生的一項重要憑證，有著難以替代的作用。因此，做好高校畢業(yè)生檔案管理工作意義重大。

高校畢業(yè)生； 檔案管理

高校畢業(yè)生檔案是學校工作檔案的一個分支，高校在重視教學工作檔案和其它管理工作檔案的同時，對畢業(yè)學生檔案管理工作的重要性應認識到位，要制定關于學生檔案材料的收集、保存、整理、交接、轉寄等相關的制度建設，使高校學生檔案的管理工作得到重視，管理體制進一步完善，進而有效的保護和利用學生檔案，充分發(fā)揮其在學校各項工作特別是在畢業(yè)生就業(yè)工作中的重要作用。

一、高校畢業(yè)生檔案的內容

畢業(yè)生離校前，要形成完整的學生檔案。畢業(yè)生檔案整理工作的相關內容主要包括：高校招生考生檔案，此項為學生入學時上交的高考檔案，把原有的檔案開封，取出內容，查看具體份數(shù)、頁數(shù)，重新整理歸入檔案；高等學校畢業(yè)生登記表，此表必須由學生本人填寫，字跡要清楚，用藍黑墨水鋼筆或碳素墨水筆填寫各項內容；“畢業(yè)生鑒定”是畢業(yè)生在校期間德、智、體綜合素質的評價，輔導員需認真填寫，報學生管理部門審核加蓋公章；全國普通高等學校本、專科畢業(yè)生《就業(yè)通知書》，除升本、升研、出國深造的畢業(yè)生外，其他畢業(yè)生《就業(yè)通知書》一律歸入本人檔案，作為身份變化的依據(jù)；學籍卡，由校學籍管理部門審核批準的本科或?？茖W籍證明；高校歷年成績單，由教務部門核準的學生在校學習成績單，加蓋教務處公章；高校學生體檢表；組織關系，正式黨員的入黨申請書、黨校學員材料、積極分子材料等歸入檔案；預備黨員的黨組織關系材料單獨封存，單獨轉寄，待轉正后歸入檔案統(tǒng)一管理。團員關系須將入團申請表歸入檔案；獎勵材料與處分材料，在校期間獲得各種競賽獎勵、獎學金、助學金等材料，在校期間因違紀行為而受到的處分；其他材料。如有其他形式的材料，可根據(jù)具體情況歸入檔案并標注。以上檔案材料要如實裝入高校學生檔案專用信封，并嚴格按照封面編號順序排放，檔案材料的件數(shù)和頁數(shù)一定要與封面標注相符。完整的畢業(yè)學生檔案材料裝入高校學生檔案專用信封后要嚴格密封，信封封面畢業(yè)生基本信息內容統(tǒng)一用黑色簽字筆認真填寫，書寫公正，封面整潔，不得亂寫亂畫等。信封封底要粘貼畢業(yè)生派遣的詳細信息，打印出“畢業(yè)生檔案袋封底貼條”的統(tǒng)一樣式，貼在高校學生檔案專用信封的封底。在收集、整理學生紙質檔案材料的同時，還要建立學生電子檔案轉遞統(tǒng)計表，提前發(fā)電子郵件到學生工作部門的學生檔案工作專用郵箱，電子檔案轉遞統(tǒng)計表與紙質材料檔案的分類和順序要一致，以便各地人力資源和社會保障局等有關單位備案。

二、高校畢業(yè)學生檔案管理工作中存在的問題

高校畢業(yè)學生檔案管理工作旨在對大學生在校期間,以及在畢業(yè)生追蹤調查中所形成的各種材料進行整理、歸檔，提供畢業(yè)生檔案的檢查、借閱及畢業(yè)學生檔案的轉遞、管理等工作。當前高校畢業(yè)生檔案管理主要存在以下幾個方面的問題:

(一)高校畢業(yè)生檔案不受重視，管理體制不完善。目前，除《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規(guī)范》及《高等學校檔案管理辦法》外，教育部當前還沒有一部針對高校學生檔案管理的系統(tǒng)性、具體性、可操作性的制度，更沒有明確規(guī)范的管理標準。因此，大多數(shù)高校畢業(yè)生檔案管理工作沒有按照“分級管理、分級負責，誰主管、誰負責”的原則，造成了畢業(yè)學生檔案管理部門職責不清，管理混亂的局面。

(二)學生檔案的收集整理不嚴格、不規(guī)范。高校畢業(yè)生檔案是大學生在校成長軌跡的真實記載，其管理、保存和轉寄都是非常嚴肅的事情。當前大學畢業(yè)生檔案的轉寄一般由高校學生工作部門進行統(tǒng)一管理轉寄，學生畢業(yè)前檔案的整理、保存由各院系來完成，由于各學院系不能嚴格按照要求保存學生的檔案材料，導致畢業(yè)生檔案在收集整理過程不標準、不規(guī)范，難免會出現(xiàn)這樣那樣的錯誤，如檔案袋封面書寫不規(guī)范、學年度輔導員鑒定千篇一律、材料缺失等等。

(三)畢業(yè)學生檔案的轉寄、管理等工作不盡完善。高校學生工作部門應嚴格根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)去向、生源地及上級對學生檔案轉遞的要求，統(tǒng)一轉寄畢業(yè)生檔案。轉寄畢業(yè)生學生檔案，應當通過機要通信途徑、郵政EMS 標準快遞或派專人呈送，任何個人或單位不得擅自扣留畢業(yè)生檔案。由于某些高校沒有為畢業(yè)生檔案的轉寄提供必要的工作條件，特別是沒有明確專人負責此項工作，加上轉寄等環(huán)節(jié)不統(tǒng)一等，導致一些畢業(yè)生檔案丟失；另外有些高校沒有做好當年遺留畢業(yè)學生的檔案交接工作，待學生查詢檔案時出現(xiàn)了問題，給畢業(yè)生的就業(yè)工作帶來了不良的影響。

三、做好高校畢業(yè)生檔案管理的建議

(一)統(tǒng)一認識，加強領導。學校各級領導及廣大教職工都要強化畢業(yè)生檔案意識，自覺支持和做好畢業(yè)生檔案管理工作。高校應明確畢業(yè)生檔案管理主體部門，按照管理到人、責任到人的原則，把畢業(yè)生檔案建設作為全校一項基礎性的工作常抓不懈。同時各高校院系都要建立畢業(yè)生管理工作檔案，要明確輔導員是畢業(yè)生檔案收集、保存、整理、移交的具體責任人，真正解決目前高校畢業(yè)生檔案管理中存在的責任分散、管理分散等問題，才能進一步提高高校畢業(yè)生檔案管理工作的標準化和規(guī)范化水平。

(二)加強畢業(yè)生檔案材料的管理、保存工作。新生入學一個月內，其檔案由新生錄取部門直接移交至輔導員；個別地區(qū)有新生自帶檔案入校情況，新生直接將檔案交給輔導員，期間不允許學生本人接觸到檔案的內容，封口必須完整無損；大學期間，在校學生檔案由輔導員直接管理，并負責將大學期間的各種獎懲材料收集整理，歸入檔案。校內學籍變動時，學生檔案直接在輔導員之間進行轉交；學生畢業(yè)離校，畢業(yè)生檔案由輔導員負責按學生檔案內容的要求進行組檔，檢查完整無誤后統(tǒng)一移交學生工作部門。由學生工作部門根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)去向統(tǒng)一轉寄，或者根據(jù)畢業(yè)生申請實施檔案代管。原則上，畢業(yè)生檔案不得交由本人自帶，絕不允許畢業(yè)生個人長期保存檔案；畢業(yè)生離校前已簽約就業(yè)的，輔導員統(tǒng)一移交檔案，由學生工作部門負責按期轉至用人單位人事檔案管理部門。為保證轉寄按時到達，畢業(yè)生本人要負責填寫檔案轉寄的地址和接收單位，輔導員和學生工作部門負責核查；畢業(yè)生離校前未簽約就業(yè)的，即可自愿申請檔案轉回生源地檔案主管部門，也可向學校申請檔案留校代管。學校檔案代管時限最多2年，期滿轉回生源地檔案主管部門。

(三)規(guī)范畢業(yè)生檔案交接、轉寄過程。畢業(yè)學生檔案是大學生成長軌跡的真實記載，其管理和轉接是非常嚴肅的事情。學生畢業(yè)離校時各院系輔導員要把整理好的畢業(yè)生檔案轉交給學生工作部門，轉交時學生工作部門和各院系之間要統(tǒng)一辦理畢業(yè)學生檔案交接手續(xù)。另外，各院系畢業(yè)學生檔案整理完畢后要提前與學生工作部門聯(lián)系，約定時間，現(xiàn)場確認，雙方審核無誤后簽訂檔案交接單。畢業(yè)學生檔案轉寄必須由學生工作部門登記備案，規(guī)范密封，并以機要通信方式、郵政EMS 標準快遞轉出，或派專人呈送，其它部門或個人不得擅自處置。同時，各院系還要切實做好遺留生檔案交接工作，交接雙方審核無誤后簽訂檔案交接單。

[1]羅春葉.高校學生檔案管理存在的問題及對策[J].百色學院學報,2008，(04).

[2]龍曉鳳.試論高校學生檔案管理[J].廣東白云學院學報,2007,S1.

2016-12-15

張文華，女，山東廣播電視大學檔案館員。

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