工程檔案歸檔質(zhì)量控制的策略分析

劉旭杰

摘要隨著當(dāng)前中國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，建設(shè)部門(mén)承擔(dān)的工程建設(shè)項(xiàng)目亦日益增加。工程檔案管理是建筑工程的必要組成部分，有效控制項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，對(duì)確保項(xiàng)目竣工驗(yàn)收起著重要作用。本文分析了工程檔案質(zhì)量控制的策略，探討了實(shí)效性做法，為提升建筑工程項(xiàng)目檔案管理水平提供理論參考和實(shí)踐依據(jù)。

關(guān)鍵詞建筑工程檔案管理質(zhì)量控制策略

隨著當(dāng)前中國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，建設(shè)部門(mén)承擔(dān)的工程建設(shè)項(xiàng)目亦日益增加。由于消耗和占用的資源較多，建設(shè)工程的實(shí)體成果往往都能受到相關(guān)部門(mén)和公眾廣泛的重視，從行政部門(mén)到普通老百姓，注意力都集中到了實(shí)體成果上面，甚至是只關(guān)注建設(shè)工程的外在觀感，而對(duì)建設(shè)工程檔案卻關(guān)注甚少、知之甚少。甚至，有人認(rèn)為，檔案只是建設(shè)工程竣工后的資料整理，是建設(shè)工程的末端，而且異?，嵥?，對(duì)檔案工作表現(xiàn)出了敷衍搪塞的態(tài)度。但是，工程檔案是工程建設(shè)的真實(shí)記錄，是工程質(zhì)量的原始憑證，它以自身真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、詳實(shí)的特色再現(xiàn)了整個(gè)工程管理施工的全貌，可以起到溯本追源的作用，對(duì)工程建設(shè)起著舉足輕重的作用，是建設(shè)工程不可忽略的重要組成部分。

針對(duì)工程項(xiàng)目實(shí)施周期較長(zhǎng)，施工流程組成復(fù)雜等特點(diǎn)，我單位采用了分年度、分階段、分子項(xiàng)、分系統(tǒng)等多種做法結(jié)合的方式控制項(xiàng)目文件及時(shí)歸檔，避免了突擊歸檔帶來(lái)的一系列人力、物力不足影響質(zhì)量問(wèn)題，保障了項(xiàng)目順利通過(guò)國(guó)家竣工驗(yàn)收。本文對(duì)分階段控制歸檔的一些具體做法和策略進(jìn)行了闡述和總結(jié)，現(xiàn)報(bào)告如下：

一、工程檔案歸檔質(zhì)量控制的重要性

建設(shè)工程檔案資料載體包括：（1）紙質(zhì)載體：以紙張為基礎(chǔ)的載體形式；（2）縮微品載體：以膠片為基礎(chǔ)，利用縮微技術(shù)對(duì)工程資料進(jìn)行保存的載體形式；（3）光盤(pán)載體：以光盤(pán)為基礎(chǔ)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)工程資料進(jìn)行存儲(chǔ)的形式；（4）磁性載體：以磁性記錄材料（磁帶、磁盤(pán)等）為基礎(chǔ)，對(duì)工程資料的電子文件、聲音、圖像進(jìn)行存儲(chǔ)的方式。工程項(xiàng)目檔案的管理是整個(gè)工程建設(shè)管理中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，相比一般的檔案管理，更具有系統(tǒng)性、專(zhuān)業(yè)性，是對(duì)工程項(xiàng)目的更直接有效的控制，也是滿足項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。

二、工程項(xiàng)目歸檔質(zhì)量控制的策略分析

（一）明確收集和歸檔質(zhì)量控制責(zé)任制

按國(guó)家重大項(xiàng)目建設(shè)規(guī)定，工程項(xiàng)目檔案包括工程準(zhǔn)備階段文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收各階段文件。根據(jù)本單位實(shí)際工作安排情況，項(xiàng)目各階段由不同的單位、部門(mén)來(lái)實(shí)施管理檔案，文件的產(chǎn)生錯(cuò)綜復(fù)雜。因此，根據(jù)項(xiàng)目管理、實(shí)施及文件產(chǎn)生情況，明確檔案工作的牽頭責(zé)任單位以及文件的收集歸檔責(zé)任是做好項(xiàng)目歸檔質(zhì)量控制的首要任務(wù)。針對(duì)中國(guó)國(guó)家博物館、武漢光谷網(wǎng)球中心、浙江黃龍?bào)w育中心體育館（榮獲國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng)）、杭州市高科技企業(yè)孵化器有限公司二期工程（榮獲中國(guó)建設(shè)工程魯班獎(jiǎng)）等國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)目，首先，本單位統(tǒng)一構(gòu)建了檔案工作體系，明確了檔案管理組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)，管理部門(mén)間明確分工、密切合作；同時(shí)，各部門(mén)明確設(shè)置專(zhuān)、兼職的檔案管理員，從事具體的日常收集和歸檔移交管理，做到了專(zhuān)人負(fù)責(zé)、統(tǒng)一鑒定，從計(jì)劃、收集、歸檔幾個(gè)執(zhí)行層面保障了檔案的管理工作的常態(tài)化運(yùn)行。其次，完善制度、明確歸檔范圍，根據(jù)國(guó)家和單位管理相關(guān)辦法，本單位先后組織編制了《工程檔案管理辦法》等制度，明確了單位項(xiàng)目檔案從立項(xiàng)、實(shí)施、竣工各階段產(chǎn)生的資料的收集、整理、歸檔范圍及具體管理。最后，項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，項(xiàng)目一旦立項(xiàng)，檔案管理部門(mén)即指定項(xiàng)目檔案管理員，制定歸檔計(jì)劃，按項(xiàng)目進(jìn)度分段、分項(xiàng)收集整理，及時(shí)檢查檔案質(zhì)量和完整性情況，并依據(jù)歸檔要求和合同進(jìn)行追溯或考評(píng)，確保項(xiàng)目檔案的完整性。

（二）恰當(dāng)控制歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)

歸檔時(shí)間的正確判斷和選擇，對(duì)于維護(hù)項(xiàng)目檔案的完整與安全，確保管理部門(mén)和實(shí)施單位正常的工作次序具有著非常重要的實(shí)際意義。歸檔時(shí)間若過(guò)早，會(huì)影響管理部門(mén)和實(shí)施單位對(duì)文件的使用；而且，后續(xù)文件必然性的頻繁補(bǔ)充、歸檔，一定也會(huì)影響項(xiàng)目檔案的成套性和系統(tǒng)性，最終影響到檔案部門(mén)正常的業(yè)務(wù)開(kāi)展。歸檔時(shí)間若過(guò)晚，文件則會(huì)長(zhǎng)期滯留在單位或個(gè)人手中，容易造成文件的散失和損壞，還會(huì)對(duì)文件形成部門(mén)額外增加工作負(fù)擔(dān)；突擊歸檔亦會(huì)增加檔案部門(mén)對(duì)文件接收整理的困難，必定會(huì)對(duì)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量產(chǎn)生不良影響。

檔案管理員熟悉工程項(xiàng)目管理的全過(guò)程，掌握從立項(xiàng)審批、項(xiàng)目管理、基建施工、設(shè)備采購(gòu)、竣工驗(yàn)收全部流程中的各項(xiàng)工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，恰當(dāng)利用項(xiàng)目立項(xiàng)、投標(biāo)完成、子項(xiàng)目驗(yàn)收、年度考評(píng)、成果鑒定、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收等時(shí)間節(jié)點(diǎn)組織歸檔，可保障項(xiàng)目歸檔工作有序進(jìn)行，大大提高項(xiàng)目檔案收集的質(zhì)量和效率。

（三）制定歸檔計(jì)劃、加強(qiáng)歸檔進(jìn)程業(yè)務(wù)指導(dǎo)

根據(jù)以上歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)和項(xiàng)目工作計(jì)劃，檔案管理部門(mén)及時(shí)制定項(xiàng)目的歸檔及驗(yàn)收計(jì)劃，對(duì)歸檔單位進(jìn)行及時(shí)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并通過(guò)前、中、后期工作的介入，減少了項(xiàng)目歸檔單位反復(fù)整改的次數(shù)，從整體上提升了歸檔文件的完整性和有效性，保障項(xiàng)目檔案管理工作的有序進(jìn)行，從而提高了整體的工作效率。主要做法包括：（1）前期：通過(guò)完善項(xiàng)目檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度、在簽訂合同時(shí)明確歸檔要求、加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)等幾個(gè)方面介入項(xiàng)目檔案管理工作；（2）中期：主要加強(qiáng)與相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的溝通，及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展情況，對(duì)承擔(dān)單位進(jìn)行歸檔質(zhì)量信息的收集指導(dǎo)，對(duì)科研、基建、設(shè)備、軟件等工作進(jìn)行分類(lèi)收集、指導(dǎo)，通過(guò)這些方法，及時(shí)有效地解決了收集過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，掌握了項(xiàng)目資料收集狀況，及時(shí)有效地處理了收集過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，與此同時(shí)，還掌握了項(xiàng)目資料收集狀況，避免管理員不清楚是否該歸檔、保存不好等原因造成階段性缺失文件；（3）后期：主要是通過(guò)制定驗(yàn)收計(jì)劃，參加項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，歸檔過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)重要、關(guān)鍵檔案的質(zhì)量檢查和控制、請(qǐng)檔案館幫助預(yù)驗(yàn)收檢查等方面來(lái)加強(qiáng)監(jiān)督檢查和質(zhì)量控制工作，督促施工單位及時(shí)、完整地完成歸檔工作，保障了歸檔文件的規(guī)范性、完整性、有效性和種類(lèi)齊全性。與上級(jí)主管部門(mén)的主動(dòng)配合銜接，充分保障了項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量和效率，為項(xiàng)目順利驗(yàn)收夯實(shí)了基礎(chǔ)條件和詳實(shí)材料，確保了驗(yàn)收成果的成功實(shí)現(xiàn)。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，要提高工程建設(shè)檔案管理質(zhì)量，檔案人員必須主動(dòng)、積極、自發(fā)、全程、動(dòng)態(tài)、連續(xù)化跟蹤項(xiàng)目，從源頭開(kāi)始，明確歸檔職責(zé)，抓住各個(gè)有利時(shí)機(jī)，制定歸檔計(jì)劃，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)管理，具體到每一份文件的掌控、每一次合同的交付、每一項(xiàng)驗(yàn)收中資料的審查，才能從根本上提高項(xiàng)目檔案的整體質(zhì)量，確保項(xiàng)目檔案收集的高效、系統(tǒng)和完整性，確保順利通過(guò)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。

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