優(yōu)化檔案管理方法 提高檔案管理質(zhì)量

劉禹鵬

摘 要：檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常管理工作中的重要組成部分，對(duì)整個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位行政事務(wù)有序、高效運(yùn)行起到舉足輕重的作用，更是單位創(chuàng)新發(fā)展、科學(xué)管理以及制定今后宏觀發(fā)展規(guī)劃方案的重要保障。因此，在當(dāng)前形勢(shì)下，如何對(duì)檔案管理方法進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，怎樣提高機(jī)關(guān)檔案管理工作質(zhì)量顯得尤為迫切，更是我們檔案工作者值得探討和深思的課題。依據(jù)多年從事檔案管理工作的切身體會(huì)，筆者班門弄斧，想借此談?wù)剛€(gè)人的一些淺見(jiàn)，希望能起到拋磚引玉的作用。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位；檔案管理；優(yōu)化；創(chuàng)新

檔案的顯著特點(diǎn)是真實(shí)性、權(quán)威性和依據(jù)性，做好檔案管理工作是確保每個(gè)單位各項(xiàng)事務(wù)性工作開(kāi)展的基本前提。結(jié)合當(dāng)前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，其在檔案管理上都還存在管理觀念落后欠缺、管理制度不規(guī)范、監(jiān)管工作不到位、相關(guān)人員素質(zhì)及能力偏低以及信息化建設(shè)步伐緩慢等問(wèn)題。對(duì)此，通過(guò)仔細(xì)分析，查閱大量資料，提出以下改進(jìn)意見(jiàn)：

1 與時(shí)俱進(jìn)，致力轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式

推動(dòng)檔案管理在功能上由館藏型向利用型轉(zhuǎn)變。檔案工作基本的要求是建好管好檔案，保障檔案安全。但管理的目的在于利用，其價(jià)值的體現(xiàn)也在于利用如何把“死檔案”變成“活信息”、“活資源”，最大限度地發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，是新時(shí)期檔案管理工作者的重要任務(wù)。檔案管理要善于從浩如煙海的檔案資料中“沙里淘金”、發(fā)現(xiàn)價(jià)值，把對(duì)單位有益的東西充分挖掘利用起來(lái)，使其潛在價(jià)值得到充分實(shí)現(xiàn)，為推動(dòng)單位發(fā)展發(fā)揮積極作用。

比如，圍繞推動(dòng)文化大發(fā)展大繁榮，檔案管理要發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，積極提供文化資源服務(wù)，主動(dòng)參與有關(guān)文化課題研究、文化項(xiàng)目建設(shè)、文化展覽活動(dòng)、文藝作品創(chuàng)作以及文化產(chǎn)品生產(chǎn)等.當(dāng)好先進(jìn)文化建設(shè)的生力軍。曾經(jīng)風(fēng)靡一時(shí)的系列圖書《老照片》、創(chuàng)下高收視率的電視劇《闖關(guān)東》等優(yōu)秀文化產(chǎn)品，其創(chuàng)作過(guò)程中都參閱了大量館藏資料，檔案部門給予了有力支持，這些成功范例為檔案工作參與文化建設(shè)提供了有效借鑒。

2 拓展思路，創(chuàng)新單位檔案管理服務(wù)新格局

檔案管理在服務(wù)上應(yīng)由封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變，尤其要清晰地意識(shí)到新時(shí)期檔案工作的覆蓋面會(huì)更寬、受眾更廣，體現(xiàn)出更強(qiáng)的社會(huì)性、全民性和公益性。一是檔案利用不再局限于工作查考和學(xué)術(shù)研究，越來(lái)越多的普通公民為掌握信息或維護(hù)自身合法權(quán)益走進(jìn)檔案館、登錄互聯(lián)網(wǎng)。這就要求盡快建立覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系，這也是當(dāng)前檔案工作區(qū)別于以往的重要內(nèi)容。二是檔案事業(yè)只有走出神秘象牙塔，聯(lián)系于社會(huì)、根植于大眾、服務(wù)于現(xiàn)實(shí)，才能有廣闊的發(fā)展空間，走向真正意義上的現(xiàn)代化。這就要求改變目前檔案資料“鎖在深閨人不識(shí)”的狀況，積極履行政府信息公開(kāi)職責(zé)，通過(guò)規(guī)范有序地公開(kāi)檔案目錄、卷宗，舉辦陳列展覽等有效形式，使社會(huì)各界與人民群眾更多地了解、利用檔案資源。三是要優(yōu)化檔案服務(wù)措施，方便人們查閱利用。這就要求做好與群眾關(guān)系密切的民生檔案以及社會(huì)文化檔案等工作，及時(shí)公開(kāi)有關(guān)信息，使檔案工作更加貼近群眾、便民利民。四是要改進(jìn)服務(wù)方式，探索發(fā)展諸如信息導(dǎo)航服務(wù)、增值服務(wù)、推送服務(wù)等以用戶為中心的檔案服務(wù)新模式。

3 多措并舉，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作枯燥、繁瑣，因此在大多數(shù)人的認(rèn)知中，檔案管理工作不僅負(fù)擔(dān)重，且沒(méi)有前途。特別是在一些公立機(jī)關(guān)單位中，檔案管理工作者晉升空間則不大，且晉升難度相對(duì)較高。因此很多機(jī)關(guān)單位檔案管理人員都多半為實(shí)習(xí)人員，或者臨時(shí)聘用人員，在編制內(nèi)的正式職工則相對(duì)較少。正因如此，當(dāng)前大多數(shù)機(jī)關(guān)單位檔案管理人員都存在學(xué)歷低、工作經(jīng)驗(yàn)少、專業(yè)技能欠缺等問(wèn)題，所以機(jī)關(guān)單位檔案管理的優(yōu)化還需進(jìn)一步提高管理人員專業(yè)技能和綜合素質(zhì)[3]。

基于此，一是機(jī)關(guān)單位要重視對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，鼓勵(lì)其加強(qiáng)繼續(xù)教育，定期對(duì)其展開(kāi)培訓(xùn)，并且注重培訓(xùn)工作的針對(duì)性，結(jié)合管理人員自身實(shí)際情況制定專業(yè)性強(qiáng)、針對(duì)性強(qiáng)以及可行度高的培訓(xùn)計(jì)劃。二是結(jié)合員工結(jié)構(gòu)情況，為檔案管理人員創(chuàng)設(shè)繼續(xù)教育條件，不僅要重視提高其專業(yè)知識(shí)水平，更要重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。三是引入具有信息化技術(shù)知識(shí)背景的檔案管理人員，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員政策待遇、生活待遇，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，用相對(duì)優(yōu)厚的條件吸引人才、留住人才，全面提高管理人員綜合素質(zhì)。四是作為檔案管理工作者，其新形象就是知識(shí)領(lǐng)域工作者的高修養(yǎng)、高情操以及檔案服務(wù)部門應(yīng)有的氣質(zhì)與風(fēng)范。理想當(dāng)中的形象并非是一朝一夕的事情，作為檔案工作者就應(yīng)該不斷的陶冶情操，通過(guò)博學(xué)和良好的職業(yè)道德素質(zhì)來(lái)贏得社會(huì)公眾的敬重，這樣才能夠充分發(fā)揮好檔案的利用功能以及社會(huì)功能。五是為滿足檔案發(fā)展的需求，檔案管理工作者必須拓寬自身的知識(shí)面，以時(shí)不我待的精神學(xué)習(xí)新的技能，掌握相關(guān)領(lǐng)域知識(shí)，不斷創(chuàng)新管理理念，從具體的管理、服務(wù)和制度等多個(gè)方面去努力，以期適應(yīng)檔案學(xué)科最新的發(fā)展動(dòng)態(tài)。

4 崇尚科技，加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)使用

以往機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案多為紙制檔案，在管理上也通常都是采用手動(dòng)管理，不僅需要占據(jù)大量空間位置，檔案還極易受潮、損壞，不利于的保存和二次利用，使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量和效率始終難以提升，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。一是提高檔案管理的信息化程度，借助先進(jìn)科技方法建立電子檔案，利用視頻、文字、條碼及射頻技術(shù)對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案進(jìn)行備份。二是創(chuàng)新機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理技術(shù)優(yōu)點(diǎn)是方便、辯解，不僅能夠借助服務(wù)器直接進(jìn)行檔案收集、歸類、儲(chǔ)存，且檔案不易受環(huán)境影響，更利于檔案的保存。三是借助信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理還有利于檔案的二次利用，為檔案利用者提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)。四是借助現(xiàn)代科技手段可以進(jìn)行檔案建檔、識(shí)別、輸入、輸出、存儲(chǔ)及檔案總結(jié)分析等，讓檔案管理人員從傳統(tǒng)繁瑣檔案工作中解脫出來(lái)，大大提高檔案管理工作效率，從而騰出更多時(shí)間為單位、甚至為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，真正使檔案信息資源共享工作落在實(shí)處。

5 結(jié)語(yǔ)

簡(jiǎn)言之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、任重而道遠(yuǎn)的工作，單位領(lǐng)導(dǎo)，尤其是單位具體分管領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，切實(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)單位發(fā)展的重要意義，積極引導(dǎo)檔案管理人員樹(shù)立工作信心，擺正位置，全身心做好崗位工作，同時(shí)要有的放矢組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門、檔案工作者適時(shí)對(duì)檔案管理的方法進(jìn)行優(yōu)化更新，保證檔案管理工作的健康開(kāi)展，促使檔案信息資源充分發(fā)揮出應(yīng)有作用，進(jìn)而促進(jìn)單位各項(xiàng)工作的全面發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李金苓.淺談如何做好機(jī)關(guān)文書檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2016，（02）：94.

[2]袁淑儀.對(duì)新形勢(shì)下機(jī)關(guān)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（09）：70-71.

[3]潘影.機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策探究[J].黑龍江檔案，2016，（03）：101.