優(yōu)化檔案管理方法 提高檔案管理質(zhì)量

劉禹鵬

摘 要：檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位日常管理工作中的重要組成部分，對整個機關(guān)事業(yè)單位行政事務(wù)有序、高效運行起到舉足輕重的作用，更是單位創(chuàng)新發(fā)展、科學(xué)管理以及制定今后宏觀發(fā)展規(guī)劃方案的重要保障。因此，在當(dāng)前形勢下，如何對檔案管理方法進行優(yōu)化創(chuàng)新，怎樣提高機關(guān)檔案管理工作質(zhì)量顯得尤為迫切，更是我們檔案工作者值得探討和深思的課題。依據(jù)多年從事檔案管理工作的切身體會，筆者班門弄斧，想借此談?wù)剛€人的一些淺見，希望能起到拋磚引玉的作用。

關(guān)鍵詞：機關(guān)單位；檔案管理；優(yōu)化；創(chuàng)新

檔案的顯著特點是真實性、權(quán)威性和依據(jù)性，做好檔案管理工作是確保每個單位各項事務(wù)性工作開展的基本前提。結(jié)合當(dāng)前我國機關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來看，其在檔案管理上都還存在管理觀念落后欠缺、管理制度不規(guī)范、監(jiān)管工作不到位、相關(guān)人員素質(zhì)及能力偏低以及信息化建設(shè)步伐緩慢等問題。對此，通過仔細分析，查閱大量資料，提出以下改進意見：

1 與時俱進，致力轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式

推動檔案管理在功能上由館藏型向利用型轉(zhuǎn)變。檔案工作基本的要求是建好管好檔案，保障檔案安全。但管理的目的在于利用，其價值的體現(xiàn)也在于利用如何把“死檔案”變成“活信息”、“活資源”，最大限度地發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟效益，是新時期檔案管理工作者的重要任務(wù)。檔案管理要善于從浩如煙海的檔案資料中“沙里淘金”、發(fā)現(xiàn)價值，把對單位有益的東西充分挖掘利用起來，使其潛在價值得到充分實現(xiàn)，為推動單位發(fā)展發(fā)揮積極作用。

比如，圍繞推動文化大發(fā)展大繁榮，檔案管理要發(fā)揮自身優(yōu)勢，積極提供文化資源服務(wù)，主動參與有關(guān)文化課題研究、文化項目建設(shè)、文化展覽活動、文藝作品創(chuàng)作以及文化產(chǎn)品生產(chǎn)等.當(dāng)好先進文化建設(shè)的生力軍。曾經(jīng)風(fēng)靡一時的系列圖書《老照片》、創(chuàng)下高收視率的電視劇《闖關(guān)東》等優(yōu)秀文化產(chǎn)品，其創(chuàng)作過程中都參閱了大量館藏資料，檔案部門給予了有力支持，這些成功范例為檔案工作參與文化建設(shè)提供了有效借鑒。

2 拓展思路，創(chuàng)新單位檔案管理服務(wù)新格局

檔案管理在服務(wù)上應(yīng)由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，尤其要清晰地意識到新時期檔案工作的覆蓋面會更寬、受眾更廣，體現(xiàn)出更強的社會性、全民性和公益性。一是檔案利用不再局限于工作查考和學(xué)術(shù)研究，越來越多的普通公民為掌握信息或維護自身合法權(quán)益走進檔案館、登錄互聯(lián)網(wǎng)。這就要求盡快建立覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系，這也是當(dāng)前檔案工作區(qū)別于以往的重要內(nèi)容。二是檔案事業(yè)只有走出神秘象牙塔，聯(lián)系于社會、根植于大眾、服務(wù)于現(xiàn)實，才能有廣闊的發(fā)展空間，走向真正意義上的現(xiàn)代化。這就要求改變目前檔案資料“鎖在深閨人不識”的狀況，積極履行政府信息公開職責(zé)，通過規(guī)范有序地公開檔案目錄、卷宗，舉辦陳列展覽等有效形式，使社會各界與人民群眾更多地了解、利用檔案資源。三是要優(yōu)化檔案服務(wù)措施，方便人們查閱利用。這就要求做好與群眾關(guān)系密切的民生檔案以及社會文化檔案等工作，及時公開有關(guān)信息，使檔案工作更加貼近群眾、便民利民。四是要改進服務(wù)方式，探索發(fā)展諸如信息導(dǎo)航服務(wù)、增值服務(wù)、推送服務(wù)等以用戶為中心的檔案服務(wù)新模式。

3 多措并舉，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作枯燥、繁瑣，因此在大多數(shù)人的認知中，檔案管理工作不僅負擔(dān)重，且沒有前途。特別是在一些公立機關(guān)單位中，檔案管理工作者晉升空間則不大，且晉升難度相對較高。因此很多機關(guān)單位檔案管理人員都多半為實習(xí)人員，或者臨時聘用人員，在編制內(nèi)的正式職工則相對較少。正因如此，當(dāng)前大多數(shù)機關(guān)單位檔案管理人員都存在學(xué)歷低、工作經(jīng)驗少、專業(yè)技能欠缺等問題，所以機關(guān)單位檔案管理的優(yōu)化還需進一步提高管理人員專業(yè)技能和綜合素質(zhì)[3]。

基于此，一是機關(guān)單位要重視對現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)知識的培訓(xùn)，鼓勵其加強繼續(xù)教育，定期對其展開培訓(xùn)，并且注重培訓(xùn)工作的針對性，結(jié)合管理人員自身實際情況制定專業(yè)性強、針對性強以及可行度高的培訓(xùn)計劃。二是結(jié)合員工結(jié)構(gòu)情況，為檔案管理人員創(chuàng)設(shè)繼續(xù)教育條件，不僅要重視提高其專業(yè)知識水平，更要重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。三是引入具有信息化技術(shù)知識背景的檔案管理人員，提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員政策待遇、生活待遇，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，用相對優(yōu)厚的條件吸引人才、留住人才，全面提高管理人員綜合素質(zhì)。四是作為檔案管理工作者，其新形象就是知識領(lǐng)域工作者的高修養(yǎng)、高情操以及檔案服務(wù)部門應(yīng)有的氣質(zhì)與風(fēng)范。理想當(dāng)中的形象并非是一朝一夕的事情，作為檔案工作者就應(yīng)該不斷的陶冶情操，通過博學(xué)和良好的職業(yè)道德素質(zhì)來贏得社會公眾的敬重，這樣才能夠充分發(fā)揮好檔案的利用功能以及社會功能。五是為滿足檔案發(fā)展的需求，檔案管理工作者必須拓寬自身的知識面，以時不我待的精神學(xué)習(xí)新的技能，掌握相關(guān)領(lǐng)域知識，不斷創(chuàng)新管理理念，從具體的管理、服務(wù)和制度等多個方面去努力，以期適應(yīng)檔案學(xué)科最新的發(fā)展動態(tài)。

4 崇尚科技，加強現(xiàn)代信息技術(shù)使用

以往機關(guān)事業(yè)單位檔案多為紙制檔案，在管理上也通常都是采用手動管理，不僅需要占據(jù)大量空間位置，檔案還極易受潮、損壞，不利于的保存和二次利用，使得機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量和效率始終難以提升，因此機關(guān)事業(yè)單位必須加強檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。一是提高檔案管理的信息化程度，借助先進科技方法建立電子檔案，利用視頻、文字、條碼及射頻技術(shù)對機關(guān)單位檔案進行備份。二是創(chuàng)新機關(guān)事業(yè)單位檔案管理技術(shù)優(yōu)點是方便、辯解，不僅能夠借助服務(wù)器直接進行檔案收集、歸類、儲存，且檔案不易受環(huán)境影響，更利于檔案的保存。三是借助信息技術(shù)進行檔案管理還有利于檔案的二次利用，為檔案利用者提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)。四是借助現(xiàn)代科技手段可以進行檔案建檔、識別、輸入、輸出、存儲及檔案總結(jié)分析等，讓檔案管理人員從傳統(tǒng)繁瑣檔案工作中解脫出來，大大提高檔案管理工作效率，從而騰出更多時間為單位、甚至為社會提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，真正使檔案信息資源共享工作落在實處。

5 結(jié)語

簡言之，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理是一項長期的、任重而道遠的工作，單位領(lǐng)導(dǎo)，尤其是單位具體分管領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，切實認識到檔案管理對單位發(fā)展的重要意義，積極引導(dǎo)檔案管理人員樹立工作信心，擺正位置，全身心做好崗位工作，同時要有的放矢組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門、檔案工作者適時對檔案管理的方法進行優(yōu)化更新，保證檔案管理工作的健康開展，促使檔案信息資源充分發(fā)揮出應(yīng)有作用，進而促進單位各項工作的全面發(fā)展。

參考文獻

[1]李金苓.淺談如何做好機關(guān)文書檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2016，（02）：94.

[2]袁淑儀.對新形勢下機關(guān)檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（09）：70-71.

[3]潘影.機關(guān)檔案管理工作中存在的問題及對策探究[J].黑龍江檔案，2016，（03）：101.