小學(xué)電子檔案數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存安全保障方式之研究

摘 要：現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)快速發(fā)展的社會(huì)，信息化程度也在逐步提升，小學(xué)教學(xué)數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)與備份均普遍采用電子建檔方式，電子檔案在某種程度上來(lái)講，早已超越了傳統(tǒng)的紙制檔案，它也成為信息保存不可或缺的方式，電子檔案的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)優(yōu)勢(shì)不容小覷。故小學(xué)電子檔案能否長(zhǎng)期保存？其安全性又如何進(jìn)行保障？針對(duì)此問(wèn)題本文做以闡述，并尋求安全存儲(chǔ)的實(shí)用性及可靠性方案。

關(guān)鍵詞：小學(xué)電子檔案；安全存儲(chǔ)；方案研究

1 小學(xué)電子檔案長(zhǎng)期存儲(chǔ)問(wèn)題概述

電子檔案的長(zhǎng)期存儲(chǔ)對(duì)于小學(xué)教學(xué)來(lái)講是一種延續(xù)和傳承方式，它將歷史文件資料及時(shí)代進(jìn)步的文件依據(jù)留存下來(lái)，完整的呈現(xiàn)給后來(lái)人。我們將存儲(chǔ)過(guò)程視為一種戰(zhàn)略性、系統(tǒng)化方案，它是引領(lǐng)時(shí)代文明發(fā)展的一個(gè)階段。以往，我們常把電子檔案的長(zhǎng)期存儲(chǔ)工作理解為以技術(shù)手段作為保障，認(rèn)為其存儲(chǔ)問(wèn)題就是文件轉(zhuǎn)換、移動(dòng)、外界環(huán)境控制等有關(guān)技術(shù)性問(wèn)題。隨著電子檔案存儲(chǔ)工作的深入性開(kāi)展，人們的認(rèn)知狀態(tài)逐漸改變，意識(shí)到這種長(zhǎng)期存儲(chǔ)是一項(xiàng)從存儲(chǔ)目標(biāo)到存儲(chǔ)方式再到支撐因素等多方面工作共同影響的，這種存儲(chǔ)形態(tài)的復(fù)雜性使得存儲(chǔ)工作的思考點(diǎn)應(yīng)從宏觀角度入手，全面衡量、充分統(tǒng)籌、細(xì)則規(guī)劃，相關(guān)環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)應(yīng)引起足夠重視。

2 小學(xué)電子檔案管理現(xiàn)狀

目前，小學(xué)電子檔案的管理存在諸多困難，比如：

（一）數(shù)據(jù)庫(kù)龐大。隨著信息時(shí)代的高速發(fā)展，海量數(shù)據(jù)也正逐步融入小學(xué)教學(xué)信息庫(kù)中，對(duì)于數(shù)據(jù)的管理顯然面臨無(wú)限增長(zhǎng)可能，這種大規(guī)模遞增也正考驗(yàn)著小學(xué)數(shù)據(jù)管理部門(mén)的承受能力，甚至不可否認(rèn)的超出這一能力范圍。針對(duì)這種狀態(tài)，管理部門(mén)一定要細(xì)化數(shù)據(jù)形式，根據(jù)所包含的內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)。

（二）電子文件的格式繁多。文件檔案的格式多樣，其查閱時(shí)所應(yīng)配備的軟件也就各不相同，管理部門(mén)要在存檔文件時(shí)將相對(duì)應(yīng)的軟件安裝程度予以保存，因?yàn)橛袝r(shí)電腦重做系統(tǒng)后有些軟件因不常用而沒(méi)有及時(shí)安裝，導(dǎo)致需要查看有關(guān)文檔時(shí)軟件不匹配無(wú)法查看，也因有些軟件的安裝程序沒(méi)處下載，進(jìn)而導(dǎo)致文件檔案查看時(shí)受阻，影響有關(guān)工作的順利開(kāi)展。對(duì)于這一點(diǎn)，小學(xué)數(shù)據(jù)管理部門(mén)應(yīng)引起足夠的重視，積極應(yīng)對(duì)各種文件格式，充分解決此類(lèi)問(wèn)題。

（三）數(shù)據(jù)類(lèi)型也極其復(fù)雜。小學(xué)數(shù)據(jù)不僅文檔格式繁多，其類(lèi)型分布也十分多變，除了文本文件、圖形文件、音頻文件、視頻文件等類(lèi)型，各類(lèi)新媒體數(shù)據(jù)文件也日益增長(zhǎng)，不斷更新升級(jí)，在順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的同時(shí)，給文件存儲(chǔ)工作也增加了不少難度。

（四）電子檔案的存儲(chǔ)技術(shù)更迭較快。小學(xué)信息化發(fā)展速度迅猛且不可抵擋，面對(duì)這種大環(huán)境中所存在的諸多不確定因素，我們要思考相對(duì)穩(wěn)定的前瞻性技術(shù)手段，將其運(yùn)用于文件處理環(huán)節(jié)。新型方法手段是否與舊文件兼容也必須全面考慮，我們存儲(chǔ)電子檔案是要求檔案具備絕對(duì)的可延續(xù)性，而強(qiáng)調(diào)兼容性也就是在保證這種可延續(xù)性能不受此類(lèi)外界因素的影響，使電子檔案被所有人規(guī)范查閱變?yōu)榭赡堋；诖?，小學(xué)管理部門(mén)要加大力度研討有關(guān)辦法。

3 小學(xué)電子檔案長(zhǎng)期存儲(chǔ)方案研討與分析

（一）存儲(chǔ)管理的支撐因素。

支撐因素是指對(duì)小學(xué)電子檔案長(zhǎng)期存儲(chǔ)管理的目標(biāo)設(shè)定、實(shí)施方式等的選擇起到直接影響的因素。明確支撐因素這一概念，可以幫助電子檔案管理部門(mén)更好的開(kāi)展資源的選配、組織、融合等，從而為最終實(shí)現(xiàn)電子檔案的長(zhǎng)期存儲(chǔ)打好基礎(chǔ)。支撐因素存在密切的關(guān)連性，同時(shí)又具有相對(duì)的制約性，只有充分提高認(rèn)識(shí)，才能使其不斷協(xié)作，有效支持電子檔案的長(zhǎng)期存儲(chǔ)工作。其中，主要支撐因素包括責(zé)任劃分、資源文件、環(huán)境依托、技術(shù)支撐、團(tuán)隊(duì)協(xié)作及保障資金、風(fēng)險(xiǎn)估算等。責(zé)任因素是指承擔(dān)電子檔案長(zhǎng)期存儲(chǔ)任務(wù)的相關(guān)主體；資源文件即電子文件，有關(guān)電子文件的相關(guān)問(wèn)題也在解決行列；電子檔案還需存儲(chǔ)環(huán)境依托，保證存儲(chǔ)的可靠性；而技術(shù)支撐是最主要的支撐因素，它決定了電子檔案的存儲(chǔ)有效性；在電子檔案的存儲(chǔ)過(guò)程中，人力、物力的責(zé)任支撐，會(huì)使電子檔案的長(zhǎng)期存儲(chǔ)可行性增強(qiáng)。

（二）小學(xué)數(shù)據(jù)電子檔案的存儲(chǔ)安全性分析。

1、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性。小學(xué)數(shù)據(jù)電子檔案中的各種信息在長(zhǎng)期存儲(chǔ)時(shí)要確保其安全性，這種安全性是指良好的保密性、可靠的真實(shí)性、結(jié)構(gòu)的完整性以及絕對(duì)的有效性。在存儲(chǔ)電子文件時(shí)，各種文件信息要經(jīng)過(guò)授權(quán)認(rèn)證，不允許未授權(quán)人私自查閱與獲取相關(guān)信息，只允許被授權(quán)人合理訪(fǎng)問(wèn)；被確認(rèn)保存的電子檔案要具備可靠的真實(shí)性，不允許內(nèi)容虛假，文件檔案也不允許惡意篡改；相關(guān)數(shù)據(jù)信息的來(lái)龍去脈，如時(shí)間、內(nèi)容、相關(guān)背景資料等要完整無(wú)缺；被授權(quán)人要具備獲取相關(guān)資料的充分權(quán)力，不可以查閱等操作時(shí)因技術(shù)或管理等出現(xiàn)問(wèn)題而導(dǎo)致不能及時(shí)訪(fǎng)問(wèn)，影響查閱電子檔案的效率和速度，保證電子檔案的有效性存儲(chǔ)。

2、存儲(chǔ)電子檔案所使用的軟、硬件要安全及實(shí)用。獲取電子檔案的相關(guān)信息時(shí)要借助計(jì)算機(jī)軟、硬件的技術(shù)作為依托，因此要確保其技術(shù)設(shè)備的絕對(duì)安全。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是檔案生成、保存以及管理與傳輸?shù)闹饕橘|(zhì)，其中不安全性因素包括：（1）局限網(wǎng)受U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等外界設(shè)備的影響被注入的病毒，它會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)被篡改、刪除或盜取等隱患；（2）計(jì)算機(jī)軟件及硬件系統(tǒng)不可遭到人為性損毀。我們要采取嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹⒖茖W(xué)的管理辦法以及技術(shù)手段進(jìn)行維護(hù)管理。

3、各種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的運(yùn)行安全要有保障。電子檔案管理的主要目的之一是便于小學(xué)工作人員查閱，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱則更為快速、便捷，于是，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全顯得尤為重要，局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)分開(kāi)布設(shè)，電子檔案存儲(chǔ)于內(nèi)部局域網(wǎng)關(guān)聯(lián)的計(jì)算機(jī)上，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)做另外分支。這類(lèi)操作需要在網(wǎng)絡(luò)維護(hù)上下功夫，網(wǎng)維人員要依據(jù)管理的規(guī)范性與嚴(yán)格性原則，將電子文件的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境定期檢驗(yàn)，定期排查，將網(wǎng)絡(luò)隱患有效的控制住，確保網(wǎng)絡(luò)暢通運(yùn)轉(zhuǎn)，使其發(fā)揮應(yīng)有功能。

（三）數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)。

小學(xué)教學(xué)數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)能力直接影響著數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期存儲(chǔ)能力。小學(xué)管理部門(mén)要有效避免數(shù)據(jù)的丟失給數(shù)據(jù)查閱及存儲(chǔ)工作帶來(lái)的制約性，主要方法是采用“專(zhuān)用服務(wù)器”備份，備份期限要有規(guī)律性，備份資料要完整無(wú)分割，完整的備份系統(tǒng)涵蓋了備份與自動(dòng)備份、備份處理、災(zāi)難恢復(fù)，所有數(shù)據(jù)無(wú)論在形成過(guò)程中還是成型后都能“不間斷備份”，即數(shù)據(jù)制作時(shí)采取30秒備份設(shè)定，突然斷電的USP設(shè)備跟蹤備份功能，以及“云備份”功能的開(kāi)設(shè)等等，保證電子數(shù)據(jù)“永不丟失”的可能性。

（四）電子檔案室內(nèi)存儲(chǔ)環(huán)境的嚴(yán)格控制。

電子檔案的存儲(chǔ)對(duì)室內(nèi)環(huán)境也有要求，要做到設(shè)施性能良好、便于查閱，適于電子檔案的保存。此類(lèi)環(huán)境要注意防潮、防水、防塵以及防火等關(guān)鍵細(xì)節(jié)，同時(shí)避免被強(qiáng)光照射，室溫也不能太高。電子檔案的存儲(chǔ)需依據(jù)相關(guān)載體，如電腦硬盤(pán)、刻錄光盤(pán)、U盤(pán)等，這些載體的共性是使用壽命有限，不能長(zhǎng)期存儲(chǔ)，故要考慮將電子文件適時(shí)轉(zhuǎn)存。我們要定期檢查電子文件的可讀性，數(shù)據(jù)信息的完整性，載體打開(kāi)與關(guān)閉的穩(wěn)定性及可操作性，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題載體，立即將數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)存，轉(zhuǎn)存載體的選擇也要仔細(xì)排查，首先質(zhì)量要過(guò)關(guān)。有時(shí)新載體也會(huì)遇到性能不佳狀態(tài)，需要將新載體試存，經(jīng)過(guò)維護(hù)人員的科學(xué)驗(yàn)證方可轉(zhuǎn)存。在對(duì)電子檔案進(jìn)行移動(dòng)盤(pán)符處理即移盤(pán)時(shí)，要將隱藏文件一并移動(dòng)，切忌丟失文件，移盤(pán)時(shí)最好不要直接剪切，先采取復(fù)制方式，待成功移盤(pán)后，確保文件全盤(pán)移出時(shí)，再將重復(fù)文件刪除，但文件的備份工作要做在前頭，才可進(jìn)行必要的刪除操作。移盤(pán)時(shí)也要保證沒(méi)有重復(fù)性文件（備份文件除外），不然移動(dòng)過(guò)程中會(huì)因遇到重復(fù)性文件而停止移動(dòng)，這時(shí)文件也并未完全移動(dòng)成功，但非技術(shù)人員不一定懂，也可能會(huì)導(dǎo)致文件的丟失。

4 總結(jié)

信息時(shí)代對(duì)于小學(xué)信息數(shù)據(jù)的電子檔案保存方式也提出了更高要求，電子檔案正逐步并將全面代替紙質(zhì)檔案。小學(xué)各項(xiàng)活動(dòng)的原始數(shù)據(jù)記錄要依托電子文件做為載體，其功能性特點(diǎn)如存儲(chǔ)功能、憑證性質(zhì)等在正發(fā)揮著積極作用。隨著信息化的全面改革，電子檔案規(guī)范化存儲(chǔ)渠道是使其得以長(zhǎng)期保存的先決條件，由此，優(yōu)質(zhì)的環(huán)境、先進(jìn)的存儲(chǔ)手段、分工細(xì)化的管理部門(mén)以及對(duì)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的前期假定方案等，使小學(xué)電子檔案的長(zhǎng)期保存成為可能。

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作者簡(jiǎn)介

祁云（1985-）女，浙江省杭州市人，漢，館員，本科，杭州天地實(shí)驗(yàn)小學(xué)。