新形勢(shì)下街道辦檔案管理存在的問題及對(duì)策探析

摘 要：街道辦檔案管理工作一直是街道辦工作的重要組成部分，進(jìn)入信息化社會(huì)之后，在以人為本發(fā)展理念的指導(dǎo)下，面對(duì)新形勢(shì)下的新挑戰(zhàn)，開展并提高檔案管理工作的水平顯得尤為重要。街道辦是我國社會(huì)中的基層居民組織，是我國社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展的重要基石，基層方案管理工作的研究及對(duì)策分析，使本文的主要研究內(nèi)容。

關(guān)鍵字：街道辦；檔案管理；問題及對(duì)策

1 引言

隨著人類社會(huì)從工業(yè)時(shí)代發(fā)展到信息時(shí)代造詞，信息在人們生活中發(fā)揮著越來越重要的作用。街道辦檔案作為街道居民日常生產(chǎn)生活的重要記錄，不僅對(duì)街道居民有著重要的影響，同時(shí)也是當(dāng)?shù)卣畽C(jī)構(gòu)制定城市發(fā)展規(guī)劃和一系列政策發(fā)揮的重要依據(jù)。面對(duì)時(shí)期街道辦檔案管理客觀存在的諸多問題和困難，開展檔案管理工作的相關(guān)研究，制定有針對(duì)性的解決對(duì)策，是進(jìn)一步提高街道辦檔案管理水平的有效途徑。

2 街道辦檔案管理存在的問題

2.1 街道辦檔案工作制度建設(shè)不完善

街道辦檔案工作制度建設(shè)存在弱化現(xiàn)象，從而導(dǎo)致檔案管理規(guī)范化難以落實(shí)。有個(gè)別單位的檔案竟接連幾年沒有收集整理，更別說按照《檔案法》的規(guī)定移交檔案館了，還有的單位檔案室變成了儲(chǔ)藏室。

2.2 街道辦檔案利用率不高

街道辦檔案周邊服務(wù)功能開發(fā)不足，以致現(xiàn)有檔案難以發(fā)揮應(yīng)有作用。當(dāng)前街道辦檔案管理人員對(duì)檔案機(jī)構(gòu)重保管、輕利用，對(duì)檔案資源開發(fā)利用下功夫不深，忽略了檔案信息服務(wù)保障功能的開發(fā)，使檔案與檔案工作失去了“更上一層樓”的機(jī)會(huì)，從而間接導(dǎo)致街道辦檔案機(jī)構(gòu)工作地位的下降。

2.3 街道辦檔案管理工作專業(yè)化程度不高

街道辦檔案管理工作存在兼職多、缺人手、變動(dòng)頻等特點(diǎn)，導(dǎo)致履行口常檔案管理工作職責(zé)較難，這就決定了檔案管理工作人員有三個(gè)特點(diǎn)：一是缺人手。絕大多數(shù)街道沒有安排專門的工作人員進(jìn)行檔案管理；二是人員變動(dòng)頻繁。一般檔案工作1-2年的居多，還有的接到一年人員要變動(dòng)好幾次；三是缺乏專業(yè)人才。街道檔案管理人員缺乏專業(yè)化、職業(yè)化。很多工作人員甚至沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)就上崗，有的業(yè)務(wù)剛?cè)腴T后就被調(diào)整了工作崗位，檔案管理水平普遍不高。

2.4 對(duì)于檔案信息化建設(shè)的重視程度不高

對(duì)于起到輔助作用的檔案管理，絕大多數(shù)街道長期不重視。同時(shí)在檔案建設(shè)與管理過程中存在重視收集，輕視利用的弊端。很多街道比較重視信息統(tǒng)計(jì)過程，一旦信息歸檔就認(rèn)為萬事大吉。管理層對(duì)于檔案開發(fā)和使用所帶來的效益沒有正確的認(rèn)識(shí)，對(duì)于人事檔案信息化多能帶來的巨大便利和經(jīng)濟(jì)利益認(rèn)識(shí)不足。

2.5 檔案資料收集不全、整理不及時(shí)

街道辦貼近居民生活，工作涉及面廣，加之對(duì)于檔案管理重視程度不足，存在為應(yīng)付上級(jí)檢查臨時(shí)修改數(shù)據(jù)或者編造數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。本應(yīng)該準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案收集工作流于形式，沒有發(fā)揮影友的作用。部分街道辦檔案管理人員建制相對(duì)松散，沒有專職人員，導(dǎo)致在工作交接過程中存在交接不及時(shí)、不規(guī)范的現(xiàn)象?，F(xiàn)實(shí)中檔案管理人員對(duì)于新收集的街道辦數(shù)據(jù)沒有及時(shí)整理，在后期歸檔過程中造成信息缺失。

2.6 檔案保存條件不達(dá)標(biāo)

收到辦公經(jīng)費(fèi)短缺和辦公場所擁擠的影響，檔案的保存條件收到一定的影響。多數(shù)街道辦并沒有建立專門的檔案保存室，檔案對(duì)方在辦公桌上或者臨時(shí)的文件柜中。即使在建立了專門檔案保管辦公室的街道，也存在管理不到位的現(xiàn)象，紙質(zhì)檔案容易受到霉變、火災(zāi)、蟲害等的威脅，一旦損失，將難以進(jìn)行數(shù)據(jù)的復(fù)原。

2.7 檔案管理人員的培訓(xùn)不完善

街道辦工作人員流動(dòng)性較大，檔案管理人員的文化程度和專業(yè)背景各不相同，多數(shù)工作人員并沒有接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理沒有正確清晰的認(rèn)識(shí)?，F(xiàn)實(shí)中一部分檔案管理人員不重視街道辦資料的整理，而另一部分檔案管理人員為求整理的全面，將所有能收集到的數(shù)據(jù)都進(jìn)行歸檔，造成大量無用數(shù)據(jù)混入街道辦檔案中。

3 新形勢(shì)下加強(qiáng)街道辦檔案管理的對(duì)策

檔案管理工作是街道辦日常工作的重要組成部分，就像其他工作一樣需要各方面的重視與共同努力。街道辦身處基層，與人民生活密切相關(guān)，應(yīng)該將檔案管理工作列入街道的總體發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，從全局和長遠(yuǎn)角度進(jìn)行謀劃，建立健全街道辦檔案管理規(guī)章制度，形成良性的工作機(jī)制，大力推進(jìn)街道辦檔案管理工作向前發(fā)展。

3.1 加強(qiáng)制度化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的正規(guī)化運(yùn)作

在街道辦檔案管理工作中，制度化和規(guī)范化是第一位的，在日常工作中，需要制定詳盡的檔案管理規(guī)章，對(duì)于負(fù)責(zé)人員的崗位責(zé)任和權(quán)利進(jìn)行明確的劃分，建立健全檔案收集、整理、歸檔、保存、查閱等一系列制度。街道辦的檔案管理工作涉及面廣，工作相對(duì)繁瑣，由此來看，更需要對(duì)檔案管理中的每一個(gè)細(xì)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，實(shí)現(xiàn)全面的制度化。

3.2 重視檔案系統(tǒng)的定期維護(hù)

街道辦檔案的信息化管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，在此過程中需要對(duì)其進(jìn)行定期的維護(hù)和更新，需要做到以下幾點(diǎn)：首先，信息錄入完整詳細(xì)，數(shù)據(jù)的完整性是后期管理的基礎(chǔ)；其次，培養(yǎng)數(shù)據(jù)定期更新意識(shí)，委派專職人員對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行信息更新和系統(tǒng)維護(hù)，街道辦人員變動(dòng)是一個(gè)不斷變化的過程，只有將最新的信息錄入系統(tǒng)才能保證系統(tǒng)在使用中的可靠性。

3.3 確保街道辦檔案管理的安全性

現(xiàn)代社會(huì)中人們對(duì)于身份信息安全性的重視程度越來越高，只有確保街道辦檔案管理的安全性，才能讓街道群眾提供真實(shí)有效的信息。與此同時(shí)，街道辦檔案也是整個(gè)街道的共有財(cái)產(chǎn)，一旦泄露，可能造成較為嚴(yán)重的后果。為此，街道辦在進(jìn)行檔案的收集、歸檔和保存過程中，需要格外重視保密性，杜絕資料外泄。強(qiáng)化安全意識(shí)，建立健全專人負(fù)責(zé)制和檔案查閱申請(qǐng)制。

3.4 加大宣傳，營造全民參與的氛圍

街道辦的檔案管理工作需要全體社區(qū)居民的參與和支持，營造全民參與檔案收集與整理工作可以極大的提高街道辦檔案管理工作效率。另一方面，通過大力的宣傳，也能增強(qiáng)居民的檔案管理意識(shí)，提高居民對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知度和參與度，以此來減小數(shù)據(jù)收集過程中的困難。

3.5 增加政府投入

街道辦檔案管理工作是一項(xiàng)長期的工程，需要政府穩(wěn)定的資金支持。同時(shí)作為一項(xiàng)服務(wù)街道辦居民的公益事業(yè)，在為政府決策提供依據(jù)的同時(shí)，也能更好地保障居民利益。街道辦資金有限，在檔案收集、整理、保存和日常維護(hù)等方面都需要政府的大力支持。

4 結(jié)語

街道辦檔案管理工作設(shè)計(jì)街道居民的切身利益，同時(shí)也是政府決策的重要依據(jù)。面對(duì)新時(shí)期新形勢(shì)，在以人為本理念的指導(dǎo)下，開展街道辦檔案管理工作具有重大的現(xiàn)實(shí)意義?，F(xiàn)實(shí)中因?yàn)榉N種原因?qū)е陆值擂k檔案管理工作存在不少問題，但是相信在政府、街道辦服務(wù)人員的社區(qū)居民的共同努力下，街道辦的檔案管理工作一定會(huì)越辦越好。

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作者簡介

賀曉倩，女，山東省青島市，本科，研究方向：檔案管理，青島市市北區(qū)人民政府登州路街道辦事處。