試論如何做好實物檔案整理工作

王明惠+秦毅+王猛

摘 要：檔案整理是檔案管理工作的重要一個環(huán)節(jié)，尤其是對實物檔案而言，實物檔案整理工作至關(guān)重要，做好實物檔案整理工作可以更好地發(fā)揮這些實物的作用，推動企業(yè)更好地發(fā)展。本文就如何做好實物檔案整理工作進(jìn)行了相關(guān)的分析。

關(guān)鍵詞：實物檔案；整理

實物檔案是企業(yè)檔案全宗的重要組成部分，對企業(yè)自身的發(fā)展有著重大影響。實物檔案具有保存價值和激勵作用，可以激勵企業(yè)朝著更好的目標(biāo)奮進(jìn)。然而實物檔案有著種類多的特點，整理、分類難度較大，開發(fā)、保管任務(wù)較重，容易造成實物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)的現(xiàn)象，從而不利于企業(yè)自身的發(fā)展。隨著社會的快速發(fā)展，對企業(yè)檔案管理工作要求也越來越高。實物檔案作為企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容，在當(dāng)前社會發(fā)展形勢下，加強(qiáng)實物檔案整理是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。

1 實物檔案整理的重要性

所謂實物檔案是指記錄和反應(yīng)本企業(yè)有關(guān)生產(chǎn)、基建、科研技術(shù)、經(jīng)濟(jì)管理以及各項工作中形成的獎杯、獎狀、獎牌、證書等。在現(xiàn)代社會里，實物檔案的作用越來越突出，加強(qiáng)實物檔案整理可以維護(hù)實物檔案的完整性，發(fā)揮實物檔案的作用。然而許多電力企業(yè)還沒有認(rèn)識到實物檔案整理的重要性，許多實物檔案都是隨意的擺放，沒有做好相關(guān)整理工作，使得許多實物檔案發(fā)生霉變、蟲蛀、字體脫落等問題，如國家頒給企業(yè)的證書，這種實物檔案是對企業(yè)在發(fā)展過程中所做出貢獻(xiàn)的最大肯定，也是企業(yè)引以為傲的資本，如果企業(yè)疏于整理，證書很有可能就會發(fā)生霉變，從而使得證實失去其完整性，難以發(fā)揮出應(yīng)有的作用，這對企業(yè)而言也將是一大損失。實物檔案對企業(yè)業(yè)績的一種肯定，代表了企業(yè)的一種價值取向，有著良好的激勵作用和查考利用價值，是文書檔案的重要補(bǔ)充。企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識加強(qiáng)實物檔案整理，確保實物檔案的完整性，從而更好地發(fā)揮實物檔案的作用，激烈企業(yè)更好的發(fā)展。

2 如何做好實物檔案整理工作

2.1 實物檔案的分類

在實物檔案整理工作中，檔案的分類是一道工作的工序，要想確保實物檔案的完整性，要求檔案工作人員要積極地做好實物檔案分類。在分類時，工作人員應(yīng)當(dāng)按照實物檔案的內(nèi)容、形式特征、獲得時間等有類比類的進(jìn)行分類保存。如，工作人員在整理過程中，可以按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，采取年度、保管期限等分類方法對實物檔案進(jìn)行分類管理，如年度分類以年份來對實物檔案進(jìn)行分類，同一年，將本企業(yè)獲得的證書、獎牌、獎狀、錦旗等分類擺放，避免同類實物檔案的分散，方便實物檔案的查考和利用。

2.2 實物檔案的排列

實物檔案的排列就是按照一定的原則和方法來對實物檔案進(jìn)行先后次序的排列。通過實物檔案的排列，進(jìn)一步增強(qiáng)實物檔案的系統(tǒng)化程序，以便實物檔案的更好利用。在實物檔案排列中，碰到兩個或者兩個以上的實物檔案日期相同的情況下，要按照重要程序來進(jìn)行排列；在同一類目內(nèi)，同一載體的實物檔案，應(yīng)按照實物檔案的制發(fā)時間的先后順序進(jìn)行排列，不同載體的實物既可以按照實物檔案的制發(fā)時間的先后順序進(jìn)行排列，也可以按照載體形式進(jìn)行排列，如獎品類可按照獎狀、錦旗、證書、獎牌等載體形式依次排列。

2.3 實物檔案標(biāo)簽的制作

實物檔案有著種類多的特點，對實物檔案貼標(biāo)簽可以起到醒目的作用，尤其是在相同類別、統(tǒng)一載體的實物檔案中，通過貼標(biāo)簽可以避免混淆。在實物檔案整理中，將制作好的標(biāo)簽貼在實物檔案的背面右下角或者正面下下角處。通過標(biāo)簽可以為后續(xù)的編目工作以及將來查找和利用實物檔案時提供便利。實物檔案所貼標(biāo)簽項目應(yīng)當(dāng)包括名稱、授獎單位、獲獎單位、獲獎日期、載體種類、檔號等基本信息[1]。

2.4 實物檔案的編目

實物檔案編目就是對實物檔案進(jìn)行著錄、標(biāo)引和組織、制作目錄的工作，是檔案管理中一項重要的內(nèi)容。編制實物檔案目錄可以為實物檔案的保管、鑒定、檢索以及統(tǒng)計等工作提供保障。實物檔案是以“件”為單位，故此，在實物檔案目錄編制中，也應(yīng)當(dāng)以“件”為單位來進(jìn)行，每一件實物都應(yīng)當(dāng)有一個編目，且每一件實物在實物檔案中只能體現(xiàn)一個條目，避免實物檔案的更好利用。在實物檔案編目中，根據(jù)實物分類、排列、貼標(biāo)簽的結(jié)果逐類編目，從而確保編目能夠全面地反應(yīng)實物的全貌。實物檔案的編目應(yīng)當(dāng)包括檔號、名稱、授獎單位、獲獎單位、獲獎日期以及載體種類等基本信息[2]。

2.5 實物檔案的裝盒

實物檔案的裝盒就是將實物按件號順序入檔案盒，是實物檔案整理的最終結(jié)果。在實物檔案裝盒前，要選擇適合實物檔案大小的載體，如印章類實物檔案可以放置在與印章大小相符的文書檔案盒里，在盒內(nèi)設(shè)置實物檔案目錄和備考表，以便實物的保管和利用，在填寫相關(guān)信息的時候信息內(nèi)容要清除，要真實。再如獎狀類實物檔案可以卷起來，錦旗可以掛起來，也可以折疊平裝[3]。

2.6 加大計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用

實物檔案是企業(yè)發(fā)展以及各方面工作取得突出成績的肯定，有著較高的查考利用價值和宣傳教育功能。然而實物檔案隨著時間的推移也會出現(xiàn)字跡模糊、酶變等問題，從而影響到實物檔案的完整性，不利于檔案的考查利用。在這種情況下，企業(yè)可以利用計算機(jī)信息技術(shù)來進(jìn)行實物檔案的保管。利用相機(jī)將這些實物檔案排成照片，在拍照的過程中要確保照片的清晰，能夠反映實物檔案上所有的文字信息，然后以照片的形式存儲在計算機(jī)中，以便更好地確保實物檔案的完整性。同時企業(yè)可以更好地利用實物檔案的圖片來激勵企業(yè)員工，強(qiáng)化員工的主人翁精神，從而推動企業(yè)的更好發(fā)展[4]。

2.7 加大實物檔案工作人員的教育

在實物檔案整理工作中，檔案工作人員能力的好壞直接影響到了實物檔案整理工作質(zhì)量。為企業(yè)要想提高實物檔案整理效率和水平，就必須加強(qiáng)檔案工作人員的教育。一方面要加強(qiáng)檔案工作人員專業(yè)檔案整理能力的培養(yǎng)，提高他們的檔案整理水平，從而更好地開展檔案整理工作；另一方面，要加強(qiáng)職業(yè)教育，提高檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)，為實物檔案整理工作培養(yǎng)一直專業(yè)的隊伍。另外，企業(yè)還必須落實相關(guān)責(zé)任，將實物檔案整理工作相關(guān)責(zé)任落實到實處，從而提高檔案工作人員的工作責(zé)任性，避免在實際工作中出現(xiàn)偏差和失誤，確保檔案整理工作質(zhì)量[5]。

3 結(jié)語

隨著社會的快速發(fā)展，對企業(yè)檔案管理工作要求也越來越高。實物檔案整理作為企業(yè)檔案管理的重要組成部分，對于企業(yè)而言，實物檔案整理工作的好壞關(guān)系到了企業(yè)檔案管理水平，影響到了企業(yè)自身的發(fā)展。實物檔案有著較高的考察利用價值，是文書檔案的補(bǔ)充，有著教育宣傳功能，在現(xiàn)代社會里，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視實物檔案整理工作，要積極地做好實物檔案整理工作，結(jié)合企業(yè)的實際情況來進(jìn)行實物檔案分類、排列、貼簽、編目以及裝盒，從而更好地方便實物檔案的利用。同時，要加強(qiáng)檔案工作人員的教育，善于利用計算機(jī)技術(shù)，來提高實物檔案管理效率，從而推動企業(yè)的更好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[3]王志英. 檔案整理工作是提高檔案利用價值的保障[J]. 機(jī)電兵船檔案，2011，03：41-43.

[4]王子肖. 談實物檔案整理[J]. 科技檔案，2012，02：19-21.

[5]姚淑慧. 實現(xiàn)實物檔案科學(xué)整理的幾項具體措施[J]. 才智，2010，18：292.

作者簡介

王明惠（1980—），女，安徽省池州市人，工作單位：國網(wǎng)池州供電公司，檔案專責(zé)，研究方向：電力檔案。