營(yíng)銷電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用

李廣翱+李婧+田璐+錢程+曹銘

摘 要：從供電企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，從項(xiàng)目背景、系統(tǒng)架構(gòu)、系統(tǒng)功能和建設(shè)成果4個(gè)方面介紹了營(yíng)銷電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程及應(yīng)用情況。該系統(tǒng)通過(guò)對(duì)電力客戶檔案的收集、生成、歸檔、保管、更新、借閱和銷毀的全過(guò)程管理，實(shí)現(xiàn)了營(yíng)銷客戶檔案管理的線上標(biāo)準(zhǔn)化操作，提高了營(yíng)銷客戶檔案管理工作的規(guī)范性和效率。

關(guān)鍵詞：營(yíng)銷電子檔案管理系統(tǒng)；系統(tǒng)架構(gòu)；系統(tǒng)功能；建設(shè)成果

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.22.046

1 項(xiàng)目背景

為進(jìn)一步推進(jìn)遼寧公司營(yíng)銷檔案規(guī)范化管理，提升營(yíng)銷檔案信息化建設(shè)水平，遼寧公司計(jì)劃建設(shè)營(yíng)銷電子檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)將對(duì)營(yíng)銷檔案的全過(guò)程進(jìn)行管理，并能夠支持?jǐn)?shù)字化檔案信息的各項(xiàng)功能，以及檔案擴(kuò)展資源管理和知識(shí)管理。

電力營(yíng)銷部門承載著業(yè)擴(kuò)報(bào)裝、電費(fèi)計(jì)費(fèi)、電能計(jì)量、用電信息采集等關(guān)鍵業(yè)務(wù)以及95598電話語(yǔ)音、互動(dòng)網(wǎng)站、銀電聯(lián)網(wǎng)等對(duì)外服務(wù)工作，具有業(yè)務(wù)復(fù)雜、與客戶交互文件多、信息資源量大等特點(diǎn)，營(yíng)銷紙質(zhì)文檔管理工作也日益繁重，電子文件管理和紙質(zhì)文件管理的需求日益突出。與此同時(shí)，無(wú)紙化辦公和電子化作業(yè)已成為公司信息化發(fā)展趨勢(shì)，營(yíng)銷部門也越來(lái)越多地采用電子文件進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理和日常管理，電子文件對(duì)提高辦事效率、加快查詢速度、提高優(yōu)質(zhì)服務(wù)水平發(fā)揮了越來(lái)越重要的作用。因此，做好營(yíng)銷業(yè)務(wù)紙質(zhì)文件的收集、保管、利用及電子化等管理工作，成為營(yíng)銷信息化工作的重要組成部分。

電力客戶檔案指供用電雙方在業(yè)擴(kuò)報(bào)裝、變更用電、用電檢查、電費(fèi)抄核收和日常營(yíng)業(yè)管理等各類供用電活動(dòng)過(guò)程中形成的用于明確雙方權(quán)利義務(wù)、載明雙方履行情況的紙質(zhì)文書和電子文檔的集合。電力客戶檔案管理是營(yíng)銷管理的重要工作之一，其特點(diǎn)是種類繁多、數(shù)據(jù)量大，客戶檔案不但以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存放于營(yíng)銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)中，而且包含非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，主要包括用戶提供資料的掃描件、涉及現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)（勘查、用電檢查、營(yíng)業(yè)普查）的工作單（營(yíng)銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生）等內(nèi)容。做好電力客戶檔案的收集、生成、歸檔、保管、更新、借閱和銷毀的全過(guò)程管理及檔案室建設(shè)，可以有效預(yù)防企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，不斷提高優(yōu)質(zhì)服務(wù)水平，促進(jìn)營(yíng)銷基礎(chǔ)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、精益化、法制化，同時(shí)可以為以后公司電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)提供堅(jiān)強(qiáng)支撐。

2 系統(tǒng)架構(gòu)

營(yíng)銷電子檔案管理系統(tǒng)遵循“標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、分級(jí)集中、動(dòng)態(tài)管理、信息管控”原則，依托營(yíng)銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)及電子檔案資源進(jìn)行優(yōu)化和整合，通過(guò)建立營(yíng)銷電子檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶檔案的全生命周期管理，實(shí)現(xiàn)電力客戶檔案的生成、收集、歸檔、更新等全過(guò)程與營(yíng)銷各項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理流程的緊密連接，及時(shí)收集、實(shí)時(shí)更新、動(dòng)態(tài)監(jiān)控，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案的逐一對(duì)應(yīng)，提高客戶檔案的完整性、準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性。圖1為營(yíng)銷檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)。

營(yíng)銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)營(yíng)銷檔案文件產(chǎn)生的來(lái)源，負(fù)責(zé)對(duì)所有營(yíng)銷業(yè)務(wù)的處理。

營(yíng)銷電子檔案管理系統(tǒng)：負(fù)責(zé)電子文件的生成、文件整理與歸檔、建檔管理、檔案存放管理、檔案室管理、檔案更新與借閱、檔案管理的檢查與考核。

營(yíng)銷電子檔案管理系統(tǒng)借助于營(yíng)銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)展文件、數(shù)據(jù)的采集，營(yíng)銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)從營(yíng)銷電子檔案管理系統(tǒng)調(diào)閱封裝好的電子文件瀏覽查看，基于檔案管理全生命周期在營(yíng)銷電子檔案管理系統(tǒng)上進(jìn)行全過(guò)程管理，從而確保檔案管理的一致性。

3 功能介紹

3.1 資料收集

用戶通過(guò)營(yíng)銷業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)入“業(yè)務(wù)資料收集”頁(yè)。通過(guò)“高拍”“高掃”對(duì)資料進(jìn)行電子化，并將電子化的圖片與所對(duì)應(yīng)的資料關(guān)聯(lián)，收集完成后，提交流程，具體如圖2所示。

用戶進(jìn)入“營(yíng)銷管理系統(tǒng)→資料歸檔→資料審查”頁(yè)面進(jìn)行資料信息的移交。

3.2 檔案保管

檔案管理員登錄，進(jìn)入“整理入庫(kù)→高壓→整理文件標(biāo)簽”頁(yè)，可進(jìn)行待整理文件的查詢、盒新增、盒修改、盒刪除、裝盒及開(kāi)架等操作。

3.3 檔案利用

用戶進(jìn)入檔案檢索頁(yè)面，選擇查詢條件，點(diǎn)擊“檢索”按鈕，檢索結(jié)果列表展示相應(yīng)的結(jié)果，管理人可勾選記錄，并發(fā)起文檔的調(diào)閱申請(qǐng)和借閱申請(qǐng)流程，點(diǎn)擊“出入庫(kù)記錄”展示該文檔的出入庫(kù)記錄，檔案檢索主頁(yè)面和出入庫(kù)記錄頁(yè)面。

4 系統(tǒng)建設(shè)成果

營(yíng)銷電子檔案管理應(yīng)用平臺(tái)對(duì)用電客戶在營(yíng)銷系統(tǒng)中產(chǎn)生的實(shí)體資料以及電子化資料進(jìn)行全過(guò)程管理，并為檔案回溯、檔案利用提供數(shù)據(jù)支撐，在保障用戶資料完整與準(zhǔn)確的同時(shí)通過(guò)在線檔案調(diào)閱和借閱服務(wù)，減少了營(yíng)銷電子檔案管理的人的重復(fù)性勞動(dòng)，并通過(guò)平臺(tái)對(duì)資料收集相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為營(yíng)銷系統(tǒng)用戶檔案數(shù)據(jù)資料收集情況考核評(píng)價(jià)提供數(shù)據(jù)支撐。

參考文獻(xiàn)

[1]彭紅.檔案管理與信息化建設(shè)[J].河南科技，2011（12）.

〔編輯：劉曉芳〕