談提高辦公室綜合管理水平的有效途徑

陸金寶

廣西建工集團第二安裝建設(shè)有限公司

【摘 要】當(dāng)今社會的快速蓬勃發(fā)展和機構(gòu)組織的不斷進步，使得辦公室管理工作在單位中起到了重要作用，是每個單位不可缺少的部門，該文章對辦公室綜合管理中的問題進行討論分析，以便更好的進行辦公室的工作。

【關(guān)鍵詞】淺析辦公室；綜合管理；實踐思考

引言

辦公室是一個有綜合性的、服務(wù)型的管理部門，一個單位要想能正常的運行，提供決策，擔(dān)負(fù)起服務(wù)的責(zé)任，辦公室的工作水平和效率是一個單位的能力的體現(xiàn)，當(dāng)前隨著黨的教育活動深入人心，辦公室的綜合管理工作也在不斷突出，工作上也有了高要求，為了適應(yīng)當(dāng)前的新形勢，我們要進行辦公室的改進和創(chuàng)新。

1.綜合辦公室提升工作措施的實際意義

對于事業(yè)單位的發(fā)展來說，只有保證基本的工作措施得到升級，才能實現(xiàn)整體事業(yè)單位的長遠發(fā)展。而在整體的工作項目中，對于事業(yè)單位的辦公室工作結(jié)構(gòu)優(yōu)化直接關(guān)系到事業(yè)單位管理發(fā)展的未來趨勢，于是要對辦公室工作進行精細化的設(shè)計管理。無論事業(yè)單位的規(guī)模大小，工作結(jié)構(gòu)如何，都需要相關(guān)負(fù)責(zé)人設(shè)置辦公室的基礎(chǔ)工作機制。辦公室對于事業(yè)單位來說，具有一定的調(diào)和作用，既要保證對于上層管理層的領(lǐng)導(dǎo)意識進行傳達，也要保證對于下層職員的基礎(chǔ)管理。并且，在實際工作推進過程中，也要進行各方關(guān)系的協(xié)調(diào)，要對整體系統(tǒng)進行有效的連接，是一個信息和數(shù)據(jù)的中轉(zhuǎn)傳達的機構(gòu)，也是整個單位運營的樞紐和調(diào)度控制中心。另外，多數(shù)綜合辦公室的工作人員都是單位領(lǐng)導(dǎo)層成員的助理，不僅要對基本單位信息進行細致的研究，也要對整體單位的發(fā)展規(guī)律和發(fā)展動向進行跟蹤。綜合辦公室的工作人員也要對基礎(chǔ)員工的工作情緒和問題進行有效的收集和整理，并提供實質(zhì)化的改進意見和建議。

另外，在綜合辦公室工作過程中，相關(guān)的工作人員要針對事業(yè)單位的基本情況進行集中的調(diào)查和信息收集，并對基本問題進行集中的分析和研究，形成正確的工作理念和思路，保證整體意見對于單位的發(fā)展具有一定的針對性，更好地為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支撐。相關(guān)部門的工作人員要做好基本的平衡助推行為，形成有效的溝通橋梁，促進整體單位的良性發(fā)展。綜合辦公室工作人員不僅要完成相應(yīng)的基礎(chǔ)工作，也要進行及時的自我提升，認(rèn)真落實事業(yè)單位內(nèi)部的各項規(guī)章制度，保證自身的學(xué)習(xí)力和執(zhí)行力，沉著冷靜的處理相應(yīng)的工作問題，要不斷優(yōu)化自身的工作理念和意識。在實際的工作中，也要進行科學(xué)化的工作規(guī)劃，處理好各方工作人員的管理，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

2.辦公室工作特點

辦公室是一個服務(wù)型的部門，辦公室工作的功能特性也有兩個方面，不僅要在工作中遵循服從大局的原則，也要有自己的主觀能動性

2.1工作內(nèi)容復(fù)雜多樣

辦公室的工作要對外樹立良好的工作形象，對內(nèi)要明確辦公室的管理權(quán)限和責(zé)任，制定相應(yīng)的管理辦法，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好各個部門的協(xié)調(diào)和公文、電子政務(wù)等工作，并且對工作中的事物進行調(diào)查，對內(nèi)部進行應(yīng)急管理。

2.2工作的服務(wù)性強

辦公室工作的服務(wù)形式一個不可忽視的特點，具體體現(xiàn)在：一是為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，發(fā)揮應(yīng)有的助手的特點，提高自身業(yè)務(wù)能力，便于領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)決策；二是，對服務(wù)的主體起到良好的作用，對工作的事物進行協(xié)調(diào)，由于辦公室中的會議接待較多，辦公室還要做到服務(wù)保障的職責(zé)。

2.3工作內(nèi)容的綜合性

在工作中要有大局意識和整體意識，在分析處理問題時，工作人員的素質(zhì)要不斷的進步，要有出色文字功底，要有良好的口才和處理事務(wù)的能力，辦公室的工作涉及面也比較廣，遍布到生活中的多個方面，例如：對日常事務(wù)的處理、文件的落實、物品的購買和發(fā)放、與外部的聯(lián)絡(luò)等方面，所以說，綜合性是辦公室的一個突出特點。

3.辦公室綜合管理工作中不足

3.1辦公室落后的管理方式

經(jīng)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)的管理并不規(guī)范，工作人員在管理中采用了多種方法，但沒有將制度具有的約束性所表現(xiàn)出來，實行辦法不統(tǒng)一，這樣就會出現(xiàn)錯誤，對企業(yè)造成影響，工作人員缺乏管理意識，缺乏專業(yè)素質(zhì)，工作缺乏主動性對于人員和資源的配置不合理，制約著辦公室的發(fā)展，使得辦公室管理比較混亂。

3.2管理工具比較陳舊

辦公室工作效率較低，所以要想提高企業(yè)的效益就要不斷提高工作效率。由于現(xiàn)在很多企業(yè)依舊采用落后的管理工具進行工作，無法通過多種渠道進行搜集和獲取信息，對辦公職能的發(fā)揮造成影響，影響辦公室的工作效率，不能充分發(fā)揮辦公室的職能。

4.加強辦公室綜合管理的措施

4.1管理思想的現(xiàn)代化

樹立全局意識：辦公室人員要學(xué)會謀大局，提高駕馭全局的能力，在思考工作時，心中要顧全大局，單個工作服從全局工作，局部利益服從全局利益，在日常工作中，樹立全局的思想，在領(lǐng)導(dǎo)和員工之間?？剖抑g進行協(xié)調(diào)工作，形成一股強大的合力。

樹立效率意識：辦公室的工作人員要不斷提高工作中的辦事效率，實現(xiàn)效率和效益的統(tǒng)一。

樹立創(chuàng)新意識：堅持和弘揚開闊創(chuàng)新的統(tǒng)一，要善于繼承優(yōu)良傳統(tǒng)，學(xué)會適應(yīng)形式的變化和任務(wù)的需求，勇于進行探索、勇于進行創(chuàng)新，運用創(chuàng)造性的思維，增強工作的主動性和預(yù)見性。

4.2管理上的轉(zhuǎn)變

被動型轉(zhuǎn)為主動型：我們工作要有思維的超前性和預(yù)見性、創(chuàng)造性。要善于發(fā)現(xiàn)傾向性、方向性和苗頭性的問題，提供信息和解決方法，努力克服舊的觀念、思維和工作中的惰性，用科學(xué)的求實精神和大膽創(chuàng)新的勇氣，努力克服辦公室工作中的辦事效率和辦事辦法，使得工作更加到位。

事務(wù)型向智慧型轉(zhuǎn)變：要在繁雜的事物中走出來，要勤動手、勤動腦、多為領(lǐng)導(dǎo)出主意，要有嚴(yán)密性、科學(xué)性。根據(jù)本部門的實際情況，進行創(chuàng)新操作，在掌握情勢的基礎(chǔ)上，規(guī)劃工作，對工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、合理的進行安排。