ERP系統(tǒng)對企業(yè)管理的影響

王春紅+楊平

摘 要：ERP系統(tǒng)是一種先進的管理理念在企業(yè)實際工作中的應(yīng)用，它是一種先進的技術(shù)，也是體現(xiàn)企業(yè)先進的管理方式。ERP系統(tǒng)對企業(yè)管理工作帶來很大的影響，有利的方面，如加快企業(yè)整體運作效率、人力資源管理、財務(wù)管理等信息共享，極大地降低了數(shù)據(jù)錯誤，提高了報表質(zhì)量、管理效率，降低了流程復(fù)雜度、失誤率、問題點、成本費用等?？傊?，ERP系統(tǒng)優(yōu)化了企業(yè)的管理流程，能夠加強經(jīng)營控制，減少人員成本，提高企業(yè)的競爭力。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng) 會計工作 信息 管理

中圖分類號：F234 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）12-275-03

一、ERP定義及特點

ERP系統(tǒng)不僅是一個簡單管理工具，它更是企業(yè)基于網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟時代所產(chǎn)生的供應(yīng)鏈式的管理思想。ERP作為一個新時代的軟件，它跨過傳統(tǒng)企業(yè)的邊界，不僅擁有企業(yè)資源計劃和財務(wù)核算信息系統(tǒng)的功能，更是在20世紀90年代激烈的經(jīng)濟市場競爭中所誕生的企業(yè)管理和核算系統(tǒng)，因此，ERP的核心總體來說是為了實現(xiàn)系統(tǒng)對整個企業(yè)運營的有效管理，把企業(yè)和供應(yīng)商、客戶等諸多要素結(jié)合起來，并將企業(yè)內(nèi)部的人力資源、建設(shè)、會計核算等管理信息緊密結(jié)合起來，使企業(yè)管理者對公司的人力、財力、物力、供給、產(chǎn)出、銷售以及信息化等方面的資源進行有效的管理與監(jiān)控，最終完美實現(xiàn)整個企業(yè)經(jīng)營管理運作在全部流程上的效率提升。使用ERP系統(tǒng)最終目的是對企業(yè)成本費用進行有效的管控，通過對信息流和資金流進行認真控制設(shè)計，對企業(yè)服務(wù)質(zhì)量及產(chǎn)品質(zhì)量進行合理規(guī)劃和監(jiān)督，提高產(chǎn)品生產(chǎn)效率，使企業(yè)能夠在激烈的經(jīng)濟市場競爭中占有一席之位。

ERP系統(tǒng)對于一個企業(yè)來說，屬于PC資源與企業(yè)在經(jīng)營數(shù)據(jù)管理方面的集成化系統(tǒng)，運用且實際操作ERP系統(tǒng)是企業(yè)在整體化管理上的一次改革和創(chuàng)新。在ERP系統(tǒng)中儲備了企業(yè)的大量生產(chǎn)經(jīng)營管理的信息，同時也具備了獲取遠程全部信息的能力，這從原則上改變了企業(yè)舊的管理模式。

二、ERP對企業(yè)管理有利方面

在ERP系統(tǒng)中，企業(yè)可以將其經(jīng)營管理活動的所有相關(guān)信息以系統(tǒng)自動設(shè)定的結(jié)構(gòu)和模式進行存儲，應(yīng)用者只要根據(jù)企業(yè)的相關(guān)要求確認好報表樣式、取數(shù)原則、計算相關(guān)規(guī)則，就可以從系統(tǒng)中自動提取出應(yīng)用者所需要的有關(guān)報表方面的信息。同時，REP系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化能力使其信息的提取突破了空間、時間的局限，應(yīng)用者可以根據(jù)需求及時、準確、高效地出具各種外部會計報表和企業(yè)內(nèi)部管理等相關(guān)報表。因此，ERP系統(tǒng)的操作和使用在企業(yè)經(jīng)營、管理及核算中發(fā)揮著巨大的作用，這不僅僅節(jié)省了大量的人力、物力、供給、產(chǎn)出等資源的成本，同時也提高了工作效率、工作質(zhì)量及相關(guān)數(shù)據(jù)核算的準確率。

1.人力資源的應(yīng)用。ERP系統(tǒng)的人力資源模塊，主要涉及的是人員規(guī)劃模塊、人才招聘管理、企業(yè)員工薪資管理、員工培訓(xùn)以及檔案自助等管理。

（1）人員規(guī)劃的輔助決策。一是系統(tǒng)能夠輔助企業(yè)人力資源部門設(shè)計出有關(guān)企業(yè)員工的管理、組織框架的編制等功能的多種方案。其流程為首先系統(tǒng)會對多種方案進行模擬和對比，之后再做運行分析，最終系統(tǒng)會及時并準確地提示企業(yè)管理者做出最適合其企業(yè)員工管理的實施方案。二是設(shè)定企業(yè)管理人員假設(shè)模式，包括職務(wù)相關(guān)條件、升職途徑和培訓(xùn)安排，根據(jù)擔任該職務(wù)管理人員的資歷和要求，系統(tǒng)會自動設(shè)計出適合該職務(wù)管理人員相關(guān)的培訓(xùn)計劃方案，例如當某位管理人員遇到機構(gòu)改組或職位調(diào)動時，系統(tǒng)則會自動提出相對應(yīng)一系列的適合職位調(diào)動、升職的建議并設(shè)計出培訓(xùn)計劃方案。三是進行人員成本分析。ERP系統(tǒng)可以對以前、現(xiàn)在及將來的人員成本做出精細性及匯總性分析，并且在此分析信息的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)還可以對相應(yīng)的人員成本做出數(shù)據(jù)化分析，根據(jù)數(shù)據(jù)的變動走向能夠做出合理預(yù)測。

（2）招聘管理。對于一個企業(yè)來說，人才才是最重要的資源，如果一個企業(yè)不具備大量出色的人才，那么此企業(yè)也無法獲得持久且強大的競爭力。因此，ERP的招聘系統(tǒng)通常是從以下幾個方面對公司人才招聘進行提供支撐：一是對招聘過程進行詳細管理，優(yōu)化招聘過程，這樣可以減少負責招聘人員的工作量；二是對招聘人才的成本費用進行有效、科學(xué)的管理，從而降低企業(yè)在招聘期間的成本；三是為企業(yè)選擇聘用人員的職位提供參考信息，企業(yè)根據(jù)系統(tǒng)提供的參考信息可以進行優(yōu)秀人才資源的挖掘并儲備。

（3）薪資核算。一是ERP系統(tǒng)能夠根據(jù)企業(yè)的性質(zhì)在多個地區(qū)設(shè)立分公司、多個部門以及每個企業(yè)存在多個工種的多種薪資類型下進行管控，同時ERP系統(tǒng)也能夠制定出與多地區(qū)、多部門以及多工種情況相匹配的薪資核算辦法。二是及時更新公司員工薪資的變化，對員工的薪資核算實行動態(tài)化。三是自動計算功能，人力資源ERP系統(tǒng)通過和其他模塊的集成，根據(jù)企業(yè)需求變動自動生成薪資構(gòu)成及相關(guān)信息，人工成本核算會計人員通過在財務(wù)ERP系統(tǒng)內(nèi)提交HRMS員工成本信息檢查和HRMS接口員工成本更新兩個請求，薪資核算的人工成本信息就自動導(dǎo)入到財務(wù)核算系統(tǒng)內(nèi)，完成了薪資核算。

（4）檔案和自助管理。員工的檔案能通過自動導(dǎo)入功能實現(xiàn)，時時都能更新員工檔案信息；員工可以隨時通過系統(tǒng)查詢自己的檔案信息及相關(guān)的薪資信息，員工對于自己檔案需要完善的地方可以提出申請，人力資源部門根據(jù)申請進行審核，在節(jié)省了人力的同時也提高了工作時效。

2.財務(wù)管理的應(yīng)用。

（1）預(yù)算模塊的管理。在預(yù)算管理方面，ERP系統(tǒng)為整個企業(yè)的預(yù)測、控制以及協(xié)調(diào)都提供了無比強大的業(yè)務(wù)支撐。最重要的是企業(yè)各階層部門的領(lǐng)導(dǎo)，隨時都可以看到本部門分配的各項費用預(yù)算情況。同時，在會計核算期間的每一天，各階層部門領(lǐng)導(dǎo)還能夠查看自己所負責的部門的成本費用使用情況以及相應(yīng)所形成的利潤情況，并且可以將所產(chǎn)生的成本費用及利潤情況與期初所制定的預(yù)算進行比較。ERP系統(tǒng)提供對預(yù)算管理的這種業(yè)務(wù)支撐，不但使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者可以根據(jù)ERP所提供的預(yù)算數(shù)據(jù)對企業(yè)的管理及經(jīng)營決策做出及時且準確的更改，令預(yù)算管理功能在企業(yè)管理中起到真正的監(jiān)管作用，并且可以落到實處，還為下一年度的預(yù)算編制儲備了更加準確的歷史信息。因此，在ERP系統(tǒng)預(yù)算模塊的支撐下，預(yù)算管理一方面能夠完美地發(fā)揮事前、事中和事后全面控制作用；另一方面，預(yù)算管理可以提供精準的歷史信息，同時還做好了各種產(chǎn)品、業(yè)務(wù)、部門以及地市縣區(qū)的明細預(yù)算工作。因此，ERP系統(tǒng)的預(yù)算模塊可以使企業(yè)的預(yù)測、控制以及協(xié)調(diào)制定更加完整，令企業(yè)的財務(wù)管理更加先進。

（2）電子報賬。ERP系統(tǒng)通過電子報賬的程序，關(guān)聯(lián)了企業(yè)相關(guān)的供應(yīng)商、工程的訂單及項目、合同等大量的信息，實現(xiàn)了企業(yè)大部分成本費用核算及工程款的支付，使企業(yè)的內(nèi)部流程及監(jiān)控更進一步強化。報賬人員通過電子報賬流程；同時也加載了一些相關(guān)的報賬資料的掃描件，實現(xiàn)了報賬業(yè)務(wù)，免去了三番五次找領(lǐng)導(dǎo)簽字難的問題，并且也提高了會計人員核算準確率。

（3）工程建設(shè)的應(yīng)用。ERP系統(tǒng)的工程建設(shè)應(yīng)用可以確保在建工程等相關(guān)費用在企業(yè)的預(yù)算范圍內(nèi)可控，并且此應(yīng)用符合企業(yè)在建工程內(nèi)部控制和業(yè)務(wù)管理相關(guān)流程。ERP系統(tǒng)在工程建設(shè)方面提供了高效準確的在建工程費用控制方法，即訂單功能和項目管理模塊兩種管理方式。首先訂單功能的制定，就是對每一項在建工程確定一個項目訂單號，通過對每一個項目訂單下達預(yù)算額，從而達到對每個在建工程項目的成本費用支出進行實時監(jiān)管，在建工程費用支出達到預(yù)算的一定警戒線時，系統(tǒng)就會自動發(fā)出警告提示相關(guān)信息，提示項目管理人員此項目的預(yù)算快用完；當費用支出超出預(yù)算時，系統(tǒng)會提示不允許此項目涉及的相關(guān)憑證過賬，要求此項目進行申請調(diào)整預(yù)算或者對已經(jīng)入項目的成本費用進行審減。另一種是具有強大功能的項目管理模塊，此模塊是對項目訂單的管理及核算功能進行了更加深化和細化的管理，比較適合企業(yè)較大的項目。投資管理部門掌控下達每個工程項目的明細預(yù)算，實時控制大型項目工程的落實、進展、實施情況，確保大型項目在建工程投資成本費用控制在批準的項目預(yù)算范圍內(nèi)，減少不必要的資金浪費。

（4）資產(chǎn)模塊的管理。一是資產(chǎn)卡片的管理。計劃建設(shè)部門項目管理者錄入設(shè)備投資相關(guān)明細及工程建設(shè)相關(guān)費用，負責工程的會計只需要審核相關(guān)資料及審批手續(xù)，按照系統(tǒng)提示進行相關(guān)操作，系統(tǒng)將工程設(shè)備及費用自動分配至相關(guān)卡片，點轉(zhuǎn)資按鈕，即可將工程設(shè)備投資以及工程建設(shè)所產(chǎn)生的相關(guān)費用轉(zhuǎn)為固定資產(chǎn)；同時又自動生成固定資產(chǎn)卡片。在每一張固定資產(chǎn)卡片上都記錄著資產(chǎn)的詳細信息，包括固定資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)創(chuàng)建日期（使用日期）、資產(chǎn)的規(guī)格型號、資產(chǎn)類別、計量單位、數(shù)量、折舊方法、使用年限、剩余年限、成本中心、資產(chǎn)管理人員、資產(chǎn)所在地點、目前資產(chǎn)使用狀態(tài)（自用、出租、待報廢、閑置等）等信息。資產(chǎn)管理人員根據(jù)資產(chǎn)變動情況時時對資產(chǎn)相關(guān)信息提出更改申請，提交相關(guān)的審批手續(xù)就可以完成資產(chǎn)的變動更改，并可以隨時查詢資產(chǎn)相關(guān)資料，也可以根據(jù)管理需要按照資卡片上的一些信息進行限定性查詢，為實物管理部門提供有效的資產(chǎn)管理相關(guān)信息。二是固定資產(chǎn)分類的功能。為了便于固定資產(chǎn)的管理，公司在ERP系統(tǒng)按照固定資產(chǎn)的性質(zhì)分為有線傳輸、無線數(shù)據(jù)網(wǎng)、信息系統(tǒng)、移動通信、房屋建筑物、運輸設(shè)備、通用設(shè)備、其他設(shè)備等，這種分類為企業(yè)固定資產(chǎn)核算、管理提供了實質(zhì)性的幫助。公司還可以利用ERP系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)分類指定默認的折舊方法及折舊年限，然后轉(zhuǎn)資人員可以根據(jù)系統(tǒng)提示的相關(guān)信息，即哪些字段為必輸項、哪些字段為選輸項，可以隨時準確地進行工程轉(zhuǎn)資。三是固定資產(chǎn)核算。固定資產(chǎn)有關(guān)業(yè)務(wù)變更的核算都在ERP系統(tǒng)內(nèi)進行操作，資產(chǎn)管理人員根據(jù)業(yè)務(wù)變更的需要能夠方便迅速地完成固定資產(chǎn)的相關(guān)業(yè)務(wù)變更核算及處理，包括新增固定資產(chǎn)、報廢固定資產(chǎn)、資產(chǎn)的調(diào)撥、資產(chǎn)的拆分等內(nèi)容。ERP系統(tǒng)既可以針對每一條的固定資產(chǎn)卡片進行調(diào)撥、全部報廢、部分報廢等等，將資產(chǎn)價值全部或部分轉(zhuǎn)移到其他資產(chǎn)上，也可同時進行資產(chǎn)大批量處理，一次性完成數(shù)條資產(chǎn)的相關(guān)處理及價值變動。大批量處理固定資產(chǎn)不僅僅極大地減輕了財務(wù)人員的工作量，同時也提高了企業(yè)對于固定資產(chǎn)核算的準確率。

月末資產(chǎn)會計在資產(chǎn)模塊內(nèi)通過運行折舊，創(chuàng)建會計科目等操作，系統(tǒng)內(nèi)自動運行折舊并將資產(chǎn)模塊相關(guān)數(shù)據(jù)傳送到ERP總賬，根據(jù)相關(guān)要求在資產(chǎn)管理模塊內(nèi)提一些請求數(shù)據(jù)并能與總賬模塊進行核對，如有不相符的數(shù)據(jù)及時查找原因，以保證每月資產(chǎn)管理模塊與ERP總賬的數(shù)據(jù)保持一致。除此之外，ERP系統(tǒng)還提供了強有力的折舊預(yù)測功能。企業(yè)資產(chǎn)管理人員可以通過在資產(chǎn)模塊下提交運行折舊預(yù)測的請求，ERP系統(tǒng)能夠根據(jù)現(xiàn)存的資產(chǎn)情況很快模擬計算出下個月及下一年度的資產(chǎn)折舊固定成本費用，為企業(yè)成本預(yù)算提供了準確參考的測算依據(jù)。四是資金模塊的管理。企業(yè)財務(wù)管理的重中之重就是對資金的管理，對資金流的集合管控。企業(yè)對于資金模塊的管理主要是在ERP系統(tǒng)里對其資金的信息進行設(shè)定并且制定了相應(yīng)的流程，這樣就可以充分實現(xiàn)信息共享，同時節(jié)省了物資部門和市場部門與財務(wù)部門之間的人員穿梭往來。對資金的管理舊的模式下的事后審核、算賬、報賬、做賬、支付等都向前推進，ERP系統(tǒng)下資金管理貫通于企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)管理的處處環(huán)節(jié)。從調(diào)研市場、開拓產(chǎn)品、業(yè)務(wù)談判、簽訂合同開始，ERP系統(tǒng)就充分考慮企業(yè)的資金計劃是否合理等相關(guān)問題，并提前做好資金計劃的準備，對企業(yè)資金用途的盈利能力進行全面的分析，減少資金使用的漏洞，保證企業(yè)整體資金利用效益的最大化，同時也提高了資金管理人員的工作效率及對資金核算的準確性。五是更及時準確地反映財務(wù)報表、令財務(wù)分析更加深入。ERP系統(tǒng)采用統(tǒng)一設(shè)定的模板生成會計月報表以及與企業(yè)相關(guān)的一些輔助報表數(shù)據(jù)，這樣可以保證每個月財務(wù)報表數(shù)據(jù)的準確性及相關(guān)性的要求，同時ERP系統(tǒng)也提升了財務(wù)報表的時效及質(zhì)量。由于ERP可以集中收集處理大量的財務(wù)信息，并可以使相關(guān)財務(wù)信息在完成后自動進入會計分錄形成會計憑證，減少了資料整理等事務(wù)性工作，大大提高了工作效率。以前每月10號左右才能出具財務(wù)報表，現(xiàn)在每月4號就可以進行月結(jié)，出具報表，大幅縮短財務(wù)結(jié)算的工作日。

ERP系統(tǒng)內(nèi)中儲備了大量信息，企業(yè)不僅可以隨時提取財務(wù)需求相關(guān)報表數(shù)據(jù)，而且各種生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)也可以隨時提取，對企業(yè)每一個運營環(huán)節(jié)進行分析，并且可以通過ERP系統(tǒng)所實現(xiàn)的預(yù)警功能，在報表相關(guān)問題發(fā)生前即可向企業(yè)的管理者進行提示，并且對于經(jīng)營所產(chǎn)生的問題提出相關(guān)建議和意見，使得經(jīng)營管理能夠及時準確地做出決策及相關(guān)的整改方案，調(diào)整企業(yè)的經(jīng)營方向。

三、ERP對企業(yè)管理的不利方面

ERP系統(tǒng)是信息集成系統(tǒng)，其功能十分龐大而復(fù)雜，一些企業(yè)雖然使用ERP系統(tǒng)，對于整個系統(tǒng)來說卻只實施了部分功能，但在財務(wù)管理中并沒有獨立使用財務(wù)管理模塊，或者僅僅啟用了管理會計中非常小的一部分模塊，在這種情況下企業(yè)就達不到充分發(fā)揮和利用ERP的核心功能。隨著ERP系統(tǒng)在各大中型企業(yè)的推行及使用，精通ERP系統(tǒng)的使用優(yōu)秀人才稀缺，必定會在企業(yè)間互相爭奪，所以企業(yè)應(yīng)該調(diào)動相關(guān)人員積極參與ERP系統(tǒng)的培訓(xùn)。在企業(yè)財務(wù)管理中，對于靈活使用ERP系統(tǒng)的人才缺失必然會對企業(yè)的整體運作產(chǎn)生一定的負面影響，導(dǎo)致企業(yè)整體運營效益不能夠達到最大化。目前大部分企業(yè)的財務(wù)人員略偏老齡化，這些老齡化員工最大的弊端就是沒有及時參加相應(yīng)的ERP系統(tǒng)的培訓(xùn)，因此就無法提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，這樣下去就會導(dǎo)致整個財務(wù)部門的工作效率下降，并不利于企業(yè)未來的快速發(fā)展及壯大。

四、加強企業(yè)財務(wù)人員的培訓(xùn)，大力提升財務(wù)人員的綜合能力

ERP系統(tǒng)的實施，對企業(yè)財務(wù)人員來說是一個很大的挑戰(zhàn)。因為這不僅要求企業(yè)財務(wù)人員要有很強的操作能力，還需要會計人員在工作能力及指導(dǎo)能力方面都有很大提升。在如今的ERP系統(tǒng)所引領(lǐng)的現(xiàn)代化環(huán)境下，企業(yè)需要會計人員具備大局思想，從企業(yè)全局著眼，實現(xiàn)財務(wù)與人力、物資、市場等全方面運營管理系統(tǒng)的步調(diào)一致。為了提高企業(yè)的整體競爭優(yōu)勢，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營管理的一體化，會計人員應(yīng)具有主人翁責任感，發(fā)揮其應(yīng)有的作用，成為企業(yè)真正的管理人員。

由此可見，企業(yè)若要全面實行ERP系統(tǒng)的管理，就迫切地需要企業(yè)會計人員能夠迅速轉(zhuǎn)變其角色。在ERP環(huán)境下，企業(yè)對于會計人員的溝通能力、協(xié)調(diào)能力、系統(tǒng)使用能力和跨部門工作的適應(yīng)能力等各種技能都需要有更大的提高。企業(yè)財務(wù)人員自身也應(yīng)當加強系統(tǒng)操作技能，并提升自我緊迫感，找準自己的角色定位。而且為了盡快適應(yīng)ERP時代，企業(yè)財務(wù)人員更應(yīng)該強化自身修養(yǎng)，不斷改進并增強其業(yè)務(wù)及服務(wù)水平。同時，企業(yè)會計人員也要通過各種培訓(xùn)、學(xué)習(xí)來提高會計、審計、財務(wù)管理等方面的技能操作及理論知識，更要了解企業(yè)經(jīng)營管理的整體流程和相關(guān)的法律法規(guī)。

目前，ERP作為一種成熟的信息技術(shù)系統(tǒng)，有著許多的優(yōu)點和創(chuàng)新之處，給企業(yè)管理工作帶來了根本性的變革，提高了企業(yè)業(yè)務(wù)處理的時效性，有助于我國企業(yè)戰(zhàn)略管理和發(fā)展的提升，更能夠提高企業(yè)的經(jīng)營效率，同時增加企業(yè)信息的集中性、可操作性和及時性，提升企業(yè)在行業(yè)中的競爭力。對于很多企業(yè)來說，選擇適合企業(yè)的ERP系統(tǒng)軟件是很有必要性的，因為ERP系統(tǒng)選擇是否得當，對企業(yè)管理具有十分重要的影響。

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（作者單位：中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司錦州市分公司 遼寧錦州 121000）

[作者簡介：王春紅（1973—），女，遼寧錦州人，會計學(xué)本科專業(yè)畢業(yè)，會計師，高級經(jīng)濟師；1996年至今一直從事財務(wù)工作，現(xiàn)在中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司錦州市分公司財務(wù)部工作。楊平（1969—），女，遼寧錦州人，會計學(xué)本科專業(yè)畢業(yè)，高級會計師；1989年至2016年6月份一直從事財務(wù)工作，2016年7月至今從事審計工作，現(xiàn)在中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司錦州市分公司審計部工作。]

（責編：若佳）