如何提高高校銀行對賬的效率

吳文兵+黃燦榮

摘 要：無論是以前手工對賬還是如今自動對賬，高校銀行對賬都是一項(xiàng)繁重、費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作，主要原因在于過分的強(qiáng)調(diào)以銀行對賬單為標(biāo)準(zhǔn)。文章基于實(shí)際工作運(yùn)用重要性原則提出了事先對銀行對賬單進(jìn)行剔除無效數(shù)據(jù)、分類匯總、總數(shù)明細(xì)替換一系列有針對性的整理的方法，很好地解決了自動對賬難題，從而提高了高校銀行對賬工作的效率，并從出納對賬的視角對高校財(cái)務(wù)管理進(jìn)行了探究。

關(guān)鍵詞：銀行對賬 會計(jì)電算化 高校財(cái)務(wù)管理

中圖分類號：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）12-216-02

近年來，隨著高校資金交易筆數(shù)逐年增加，無紙化辦公的逐步推進(jìn)，高校出納對賬工作發(fā)生了巨大的變化。過去需要手工完整準(zhǔn)確的記載每一筆銀行存款的收付形成銀行存款日記賬，如今銀行存款日記賬可以在高校財(cái)務(wù)管理軟件中生成；過去銀行對賬單需要自行去銀行領(lǐng)取或由銀行郵寄，如今銀行對賬單可以從企業(yè)客戶網(wǎng)銀下載；過去手工對賬，如今通過高校財(cái)務(wù)管理軟件自動對賬。對賬工作似乎簡單多了，為何出納還在抱怨對賬難？

一、自動對賬可能出現(xiàn)的問題

1.自動對賬不能對發(fā)生次數(shù)較多的整數(shù)完成正確的勾對。自動對賬可以根據(jù)“時(shí)間近似，金額相等”原則進(jìn)行匹配。但是由于高校賬務(wù)處理往往不滿足及時(shí)性要求（這是高校行政事業(yè)單位性質(zhì)、政府及社會監(jiān)管不嚴(yán)等特點(diǎn)所決定的），大都采用“金額相等”原則進(jìn)行自動對賬。這就導(dǎo)致自動對賬只能對發(fā)生次數(shù)很少的“特殊”金額進(jìn)行正確勾對。而對于發(fā)生次數(shù)較多的整數(shù)，自動對賬會進(jìn)行錯(cuò)誤匹配，最終顯示的未達(dá)賬項(xiàng)不準(zhǔn)確。

2.自動對賬無法解決“一對多”“多對一”“多對多”的勾對問題。隨著競爭日益激烈，高校與銀行之間的合作更加緊密，高校利用銀行先進(jìn)的支付平臺完成大批量付款業(yè)務(wù)變得越來越普遍。如獎(jiǎng)助學(xué)金批量代發(fā)、公務(wù)卡報(bào)銷批量上卡、津貼補(bǔ)貼勞務(wù)費(fèi)批量上卡等等，諸如此類的高校賬務(wù)處理有多筆付款業(yè)務(wù)而銀行對賬單就一筆或幾筆付款業(yè)務(wù)或者銀行對賬單多筆，高校賬務(wù)處理就一筆或幾筆的情況，自動對賬無法識別。

3.銀行存款日記賬和銀行對賬單中的差錯(cuò)更正和調(diào)整事項(xiàng)更是降低了自動對賬的準(zhǔn)確性。這些差錯(cuò)更正、調(diào)整事項(xiàng)實(shí)際上只需同側(cè)勾對即可，自動對賬則是異側(cè)勾對。

4.自動對賬會產(chǎn)生軟件系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)際操作中在手工對自動對賬進(jìn)行修正的時(shí)候，容易產(chǎn)生錯(cuò)誤，最終導(dǎo)致已達(dá)賬項(xiàng)不滿足“銀行存款日記賬借方+銀行對賬單借方=銀行存款日記賬貸方+銀行對賬單貸方”的試算平衡，系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)對對賬工作是致命性的打擊。

二、針對問題提出的解決方法

自動對賬無法提高高校對賬效率、滿足實(shí)際對賬工作需求、提升高校財(cái)務(wù)管理水平主要原因在于我們過分地強(qiáng)調(diào)以銀行對賬單為準(zhǔn)，而銀行對賬單在很多方面本身就不具備自動對賬銀行存款日記賬與銀行對賬單一一對應(yīng)這一條件。筆者認(rèn)為應(yīng)該先基于實(shí)際工作對銀行對賬單進(jìn)行數(shù)據(jù)整理，再將整理后的銀行對賬單導(dǎo)入高校財(cái)務(wù)管理軟件進(jìn)行自動對賬。這樣弱化了上述問題的突出性，減輕手工修正的工作量，提高未達(dá)賬項(xiàng)、銀行存款余額調(diào)節(jié)表的質(zhì)量（未達(dá)賬項(xiàng)和銀行存款余額調(diào)節(jié)表在高校財(cái)務(wù)管理軟件自動生成），有利于對未達(dá)賬項(xiàng)進(jìn)行分析，順利地完成對賬工作?；诟咝?shí)際財(cái)務(wù)工作，主要可以在以下幾個(gè)方面對銀行對賬單進(jìn)行數(shù)據(jù)整理：

1.剔除銀行對賬單中的無效數(shù)據(jù)。銀行對賬單中存在部分“無效數(shù)據(jù)”，之所以“無效”，是因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)不重要，在高校賬務(wù)處理中無需進(jìn)行反映。比如銀行人員錯(cuò)誤入賬后進(jìn)行的沖正、高校網(wǎng)銀付款后的退匯，這些無效數(shù)據(jù)屬于干擾項(xiàng)，應(yīng)該予以剔除。如圖1所示，以網(wǎng)銀付款退匯為例，出納根據(jù)會計(jì)憑證1月1日XX號憑證需要付款2000元。由于報(bào)賬人員、會計(jì)人員或出納的失誤，收款人信息填寫不準(zhǔn)確，出現(xiàn)了付款退匯再付款再退匯的情況。根據(jù)重要性原則，我們只關(guān)心最終是否付款成功，至于之前的付款退匯過程從性質(zhì)上來講不重要，不用進(jìn)行賬務(wù)處理。自動對賬時(shí)如果不將銀行對賬單中的這些干擾數(shù)據(jù)剔除，這些干擾數(shù)據(jù)就會變成虛假的收入和支出進(jìn)行錯(cuò)誤勾對，自動對賬質(zhì)量和手工修正的難度可想而知。

2.將銀行對賬單中部分?jǐn)?shù)據(jù)定期分類匯總。銀行對賬單中有部分?jǐn)?shù)據(jù)具備相同業(yè)務(wù)性質(zhì)、數(shù)量多、金額小、風(fēng)險(xiǎn)低的特點(diǎn)，如網(wǎng)銀付款的手續(xù)費(fèi)，單位在每進(jìn)行一筆網(wǎng)銀支付時(shí)銀行都會按照收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取手續(xù)費(fèi)，數(shù)量多、金額小、風(fēng)險(xiǎn)低。手續(xù)費(fèi)屬于交易費(fèi)用，依附于每一筆網(wǎng)銀支付背后的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，按道理來講，應(yīng)該隨不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行反映。但高校普遍的做法是，將手續(xù)費(fèi)作為財(cái)務(wù)工作業(yè)務(wù)費(fèi)進(jìn)行定期核算（月末、季末、年末核算都有），這樣處理是由其性質(zhì)、特點(diǎn)所決定的，簡化了財(cái)務(wù)工作，降低了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。又如銀行直接托收的水電費(fèi)、電話通訊費(fèi)，這些費(fèi)用出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)低、從審計(jì)的角度來看不滿足重要性，不屬于高校賬務(wù)處理的重點(diǎn)。在進(jìn)行數(shù)據(jù)整理時(shí)應(yīng)進(jìn)行分類匯總，用匯總數(shù)替換銀行對賬單中的明細(xì)，會計(jì)人員根據(jù)匯總數(shù)進(jìn)行賬務(wù)處理并附上出納整理的明細(xì)表即可，這樣不僅減輕了出納對賬工作，也有效地降低了會計(jì)人員賬務(wù)處理錯(cuò)誤。如圖2（見上頁）以網(wǎng)銀付款手續(xù)費(fèi)和代扣電費(fèi)為例，對比了分類匯總前后會計(jì)人員進(jìn)行賬務(wù)處理及出納對賬的工作量。說明了分類匯總對賬具有省時(shí)、高效的優(yōu)越性。

3.對銀行對賬單中的公務(wù)卡支付結(jié)算進(jìn)行總數(shù)明細(xì)替換。公務(wù)卡是金融機(jī)構(gòu)為預(yù)算單位工作人員發(fā)放，具有透支功能，主要用于日常公務(wù)支出和財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)的一種貸記卡（信用卡）。2012年財(cái)政部下發(fā)通知，在預(yù)算單位全面推行公務(wù)卡支付結(jié)算。為了進(jìn)一步方便結(jié)算，各高校采取的做法是，統(tǒng)一辦理公務(wù)卡，進(jìn)而利用銀行的支付平臺對大量的報(bào)銷業(yè)務(wù)進(jìn)行批量支付。出納只需將一天的公務(wù)卡支出匯總，轉(zhuǎn)一筆匯總數(shù)到銀行支付平臺，并將公務(wù)卡支出明細(xì)發(fā)送到銀行即完成了當(dāng)天所有的公務(wù)卡款項(xiàng)的支付。這種方式很可取，做到了資金安全，也大大減輕了出納的工作量。對于這類高校多筆支付款項(xiàng)而銀行對賬單中只有一筆支付款項(xiàng)的“多對一”這種情況，將銀行對賬單中的匯總數(shù)替換成明細(xì)數(shù)，就很好地解決了金額相匹配的問題。為了進(jìn)一步化解整數(shù)不能正確匹配的問題（在問題1中已經(jīng)說明），還可以將銀行對賬單中的摘要替換成會計(jì)憑證的憑證號，在手工修正時(shí)就根據(jù)憑證號進(jìn)行調(diào)整，能直接反映出公務(wù)卡批量支付有無漏付、重付、付款金額不準(zhǔn)等問題。隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，類似的批量業(yè)務(wù)在高校會越來越多，如果不對銀行對賬單進(jìn)行有針對性的整理，出納對賬工作將陷入尷尬的窘境。圖3以某出納某日根據(jù)會計(jì)憑證需要支付若干筆公務(wù)卡款項(xiàng)為例，說明了如果不對銀行對賬單進(jìn)行替換，自動對賬將顯示虛假的未達(dá)賬項(xiàng)，手工修正的難度很大。而將對銀行對賬單中的總數(shù)進(jìn)行明細(xì)替換，使其滿足自動對賬條件很好地解決了問題。

4.解決POS收款帶來的對賬難題。如今POS收款已經(jīng)取代現(xiàn)金收款成為了各高校日常收款主要的收款方式。站在出納對賬角度，POS收款不同于現(xiàn)金收款的是，現(xiàn)金收款出納可以按照業(yè)務(wù)類型填寫現(xiàn)金繳款單，銀行根據(jù)現(xiàn)金繳款單入賬，對賬時(shí)能自動匹配。而POS收款一天收取多筆款項(xiàng)，業(yè)務(wù)類型不一，賬務(wù)處理不能合并，次日銀行按照總數(shù)入賬。這給對賬工作增加了麻煩，尤其是日常收款業(yè)務(wù)量大的高校更為突出。這就需要在回單下載系統(tǒng)中下載POS收款明細(xì)來替換銀行對賬單中的總數(shù)（操作方法與圖3類似），而且出納需要養(yǎng)成一個(gè)良好的習(xí)慣，平常按照業(yè)務(wù)類型傳遞原始單據(jù)并告知會計(jì)人員會計(jì)憑證摘要中應(yīng)標(biāo)注收款方式及收款時(shí)間，出納應(yīng)記錄好每一筆收款業(yè)務(wù)收款時(shí)間、繳款單位、事由、金額、移交單據(jù)時(shí)間、接交人，形成收款日記賬。

因各高校實(shí)際情況不同，對銀行對賬單進(jìn)行數(shù)據(jù)整理也遠(yuǎn)不止以上幾方面。在操作過程中，應(yīng)該靈活運(yùn)用上述幾種方法對銀行對賬單進(jìn)行數(shù)據(jù)整理，使之具備自動對賬的條件。這樣有效弱化了對賬難題，提高了高校出納對賬工作效率及效果，會計(jì)電算化得以真正實(shí)現(xiàn)。

三、出納對賬工作對高校財(cái)務(wù)管理提出了更高的要求

1.對出納人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求。出納必須具備開拓創(chuàng)新精神，對對賬工作進(jìn)行思考，使之與現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理活動密切聯(lián)系，相互融合，相互促進(jìn)；出納必須具備較高的職業(yè)道德，愛崗敬業(yè)、誠實(shí)守信、廉潔自律、客觀公正、堅(jiān)持準(zhǔn)則，本文提出的數(shù)據(jù)整理是出納基于客觀工作實(shí)際對銀行對賬單進(jìn)行針對性整理，而非以掩蓋錯(cuò)誤、舞弊等違法犯罪行為為目的的手段；出納應(yīng)具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)勝任能力，理論聯(lián)系實(shí)際，在實(shí)際工作中運(yùn)用會計(jì)審計(jì)思維，突出工作重點(diǎn)，繼承和發(fā)揚(yáng)出納良好的職業(yè)習(xí)慣，對日常發(fā)生的特殊事項(xiàng)形成備忘錄，做好對賬日常準(zhǔn)備工作，保存好銀行對賬單數(shù)據(jù)整理資料，做到有理有據(jù)，便于財(cái)務(wù)、紀(jì)檢委監(jiān)督和內(nèi)外部審計(jì)。出納作為財(cái)務(wù)管理人員的組成部分應(yīng)更多地站在整個(gè)財(cái)務(wù)管理的高度，而不是疲于應(yīng)付日常工作，應(yīng)變被動為主動，積極思考高校財(cái)務(wù)管理，推動高校財(cái)務(wù)管理的發(fā)展。

2.高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)。各高校財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該樹立高校財(cái)務(wù)整體意識，組織協(xié)調(diào)各財(cái)務(wù)人員，密切配合出納對賬工作；建立監(jiān)控機(jī)制，對出納對賬工作進(jìn)行有效監(jiān)督，防止出納徇私舞弊，保證資金安全；建立反饋機(jī)制，出納對賬是對高校財(cái)務(wù)進(jìn)行最后的檢驗(yàn)驗(yàn)證，可以反映出財(cái)務(wù)人員日常工作質(zhì)量，各高校應(yīng)將對賬結(jié)果與績效考核結(jié)合起來，提高績效管理水平；繼續(xù)加強(qiáng)與外界的合作；加強(qiáng)與銀行之間的合作，充分利用銀行的優(yōu)勢資源，做到資源互補(bǔ)；與高校財(cái)務(wù)軟件維護(hù)人員進(jìn)行良好的溝通，及時(shí)解決發(fā)現(xiàn)的軟件系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)，并根據(jù)各高校實(shí)際情況進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置。

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（作者單位：云南民族大學(xué)財(cái)務(wù)處 云南昆明 650500）

（作者簡介：吳文兵，云南民族大學(xué)財(cái)務(wù)處科員，會計(jì)師，CPA&CTA，碩士研究生，專業(yè)：會計(jì)學(xué)，研究方向：股票期權(quán)；黃燦榮，云南民族大學(xué)財(cái)務(wù)處副科，會計(jì)師，助理研究員，碩士，專業(yè)：會計(jì)，研究方向：審計(jì)。）

（責(zé)編：賈偉）