對做好高校辦公室工作的幾點思考

許恩奇

摘 要：高校辦公室是高校的綜合辦事機構(gòu)，是“窗口”單位和“門面”單位，充分認(rèn)識辦公室的性質(zhì)、地位、作用以及它的職能定位，在新形勢下，面對新任務(wù)、新要求對做好高校辦公室工作至關(guān)重要。

關(guān)鍵詞：高校 辦公室工作 “窗口”

中圖分類號：G64

文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）12-182-02

作為重要“窗口”和“門面”的高校辦公室，是高校綜合辦事中心，是溝通、協(xié)調(diào)各部門的橋梁和紐帶，主要負責(zé)綜合協(xié)調(diào)、督查督辦、公文處理、組織會議、信訪處理、對外聯(lián)絡(luò)、組織重要活動、信息調(diào)研、年鑒匯編等工作。當(dāng)下，有部分高校黨、政辦公室合署辦公，基本上是兩塊牌子，一套人馬。不論采取單獨辦公還是合署辦公室，辦公室自始至終處于高校運轉(zhuǎn)、協(xié)調(diào)的中心地位。在新時期、新形勢下，面對新情況，如何做好高校辦公室的工作，如何提高辦公室的工作效率，通過學(xué)習(xí)，結(jié)合長期從事高校辦公室工作實際及相關(guān)工作情況，談些筆者對高校辦公室工作的想法，僅供高校辦公室工作的同行們參考。

一、充分認(rèn)識高校辦公室的性質(zhì)、地位和作用

綜合性、政治性、從屬性和服務(wù)性是高校辦公室的工作的本質(zhì)。第一，它工作的內(nèi)涵和外延都很廣，不同于主管某一方面業(yè)務(wù)的職能部門。第二，辦公室很多工作是在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理具體事務(wù)，工作稍有疏忽就可能造成比較大的負面影響。第三，辦公室工作的從屬性主要表現(xiàn)就是其自身不能獨立存在，而是領(lǐng)導(dǎo)工作的延伸、延續(xù)。第四，辦公室它是為領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、全體教職員工和學(xué)生服務(wù)的。一方面，作為參謀和助手，辦公室主要承擔(dān)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)的任務(wù)，是高校領(lǐng)導(dǎo)的直接服務(wù)機構(gòu)；另一方面，作為中樞神經(jīng)，在高校中起著綜合組織、協(xié)調(diào)各職能部門關(guān)系的作用；同時，辦公室要負責(zé)接收接待上下級來文、來函，還要承擔(dān)接待兄弟單位的調(diào)研、訪問等任務(wù)，處在“門面”和“窗口”的位置。辦公室的地位和特性，決定了其工作的特殊性和重要性。

二、充分認(rèn)識高校辦公室的職能定位

辦公室是高校的綜合協(xié)調(diào)部門，負責(zé)辦理高校黨委和行政的日常工作。其職能簡單的講就是“三辦”，即“辦文”“辦事”“辦會”。具體地說，辦公室要負責(zé)高校重要或重大會議安排組織、文電處理、秘書事務(wù)、信息統(tǒng)計等工作，還要參與制定規(guī)章制度，為領(lǐng)導(dǎo)充當(dāng)參謀和事務(wù)助手。它是承上啟下、聯(lián)系左右、傳遞信息、協(xié)調(diào)溝通各方的橋梁，是保證高校正常運轉(zhuǎn)的樞紐?？梢詮囊韵聨讉€方面去理解：

（一）參謀助手的作用

參謀助手作用發(fā)揮的程度，是辦公室工作水平、工作效率的直接體現(xiàn)。作為高校領(lǐng)導(dǎo)層之下的起輔助作用的辦公室，既要完成日常基礎(chǔ)性的如信息統(tǒng)計、文稿起草、政策調(diào)研、協(xié)調(diào)督辦等各方面工作，還要輔助領(lǐng)導(dǎo)指揮整個機構(gòu)，又要代替領(lǐng)導(dǎo)在某些特定場合下作出判斷、決定，因此、辦公室在組織協(xié)調(diào)工作過程中，時常帶有領(lǐng)導(dǎo)的意思、意圖。發(fā)揮好參謀助手作用，要求辦公室人員必須高瞻遠矚，夯實基礎(chǔ)理論、培養(yǎng)全局觀念，隨時掌握學(xué)校情況和校園發(fā)展動態(tài)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供具有全局性、綜合性、前瞻性、針對性參考信息。

（二）樞紐的作用

高校辦公室既是領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)開展工作的指揮中心，又是對外聯(lián)絡(luò)的橋梁和紐帶。辦公室與其他職能部門雖然同屬一個行政層級，但最大的區(qū)別是，職能部門具體負責(zé)某一項具體業(yè)務(wù)的管理和執(zhí)行，例如人事處負責(zé)學(xué)校人才強校政策的貫徹與落實、隊伍建設(shè)規(guī)劃的制定與實施、人力人才資源的開發(fā)與管理、校內(nèi)人事制度的改革與完善等，而辦公室則不同，它屬于中介層，主要負責(zé)上級主管部門文件的接收、辦理，領(lǐng)導(dǎo)部分文稿的撰寫，領(lǐng)導(dǎo)指示的處理，其他部門請示的承辦，以及與眾多上下內(nèi)外單位的聯(lián)系等，都需要辦公室來辦理，這些工作不可能由其他業(yè)務(wù)部門來承擔(dān)。因此，作為指揮部的辦公室既是一個承上啟下、聯(lián)系左右、傳遞信息的中介層，又是保證高校工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐。

（三）“窗口”、“門面”作用

處于一線位置的辦公室要負責(zé)接待上級和兄弟單位的調(diào)研、參觀、訪問和各種公務(wù)往來，處理來信來訪等事宜，其工作人員的精神面貌、言行舉止、工作效率、管理水平如何，直接影響到學(xué)校的形象和聲譽。例如日常工作中的公文處理，不管是上行文還是下行文，如果書寫格式或文種不規(guī)范，必然會影響單位的形象。

（四）做好保密

辦公室是一個各類信息集中的高地，由于其地位特殊，各類情報信息第一時間會集中到辦公室，很多機密資料辦公室也會第一時間看到，因此，辦公室工作人員一定要有高度保密意識，謹(jǐn)言慎行，該說能說的說，不該講的堅決不講。

三、高校辦公室必須做好以下具體工作

（一）加強政策理論和業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)和研究，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手作用

作為處在一個相對特殊工作崗位的辦公室工作人員，既要為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)，也要為廣大師生員工和其他職能部門做好服務(wù)，這就給辦公室人員提出了更高標(biāo)準(zhǔn)的要求，只有具備較高的政策理論水平和理解、解決問題的能力，才能準(zhǔn)確地領(lǐng)悟、把握并貫徹落實領(lǐng)導(dǎo)決策的意圖；高校是高層次人才集中的高地，師生員工文化水平相對較高，政治敏感性也較強，這就對辦公室工作人員的綜合素質(zhì)要求也相應(yīng)提高。因此，作為高校辦公室的一名工作人員，一方面，在工作中一定要自覺、認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的政策理論，加強自身的政治素質(zhì)修養(yǎng)，堅持用正確的政治理論武裝頭腦；另一方面，還要努力學(xué)習(xí)，刻苦鉆研相關(guān)業(yè)務(wù)、法律、科技知識，不斷充電，自覺提高自身的知識水平和業(yè)務(wù)水平。特別要對自己的工作不斷總結(jié)并不斷提升，提出具有創(chuàng)意、具有可操作性的工作思路；要善于收集、整理與業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的各類有價值的信息；圍繞學(xué)校中心工作和重點工作，經(jīng)常到基層部門和普通師生中進行調(diào)研走訪，及時掌握第一手資料，進行綜合分析和融合，以便為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)和建議，真正發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手作用。

（二）充分發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用

綜合協(xié)調(diào)是集思想性、政策性、實踐性為一體的藝術(shù)，貫穿于辦公室辦文、辦事、辦會的方方面面，是辦公室的重要工作職責(zé)之一。高校領(lǐng)導(dǎo)工作千頭萬緒，面廣量大，需要協(xié)調(diào)的工作很多，領(lǐng)導(dǎo)決策的貫徹落實，除需要領(lǐng)導(dǎo)親自處理和協(xié)調(diào)的事情外，大都需要學(xué)校辦公室來處理和協(xié)調(diào)。在具體工作中，一是堅持原則性和靈活性的有機統(tǒng)一，注意運用多種方式，加強溝通協(xié)調(diào)，促使各方面達成共識。首先，凡事都要按照程序和規(guī)定辦事，盡量避免在處理和協(xié)調(diào)工作過程中出現(xiàn)隨意性和盲目性；同時避免僵化刻板，做到具體問題具體分析，根據(jù)情況變化，對原有的思路和方法及時做出調(diào)整。其次，在靈活準(zhǔn)確把握協(xié)調(diào)具體事項的根本的基礎(chǔ)上，依靠各基層單位，充分發(fā)揮職能部門的作用，做到工作到位而不越位。三是要特別注意工作的方式方法。在全面了解和掌握情況的基礎(chǔ)上，抓住問題的共同點，尋找到大家能共同接受的解決問題的方式方法。同時，日常工作中要注意加強與基層各部門的聯(lián)系和溝通，為日后處理問題奠定感情基礎(chǔ)。

（三）強化服務(wù)意識，做好服務(wù)工作

管理和服務(wù)都是辦公室的重要職責(zé)，辦公室是把做好服務(wù)作為工作出發(fā)點和落腳點的綜合服務(wù)部門。做好這種全方位立體式的服務(wù)工作，一是要有服務(wù)意識。學(xué)會換位思考，多站在對象立場想問題，急對象之所急，想對象之所想；二是要講工作效率。在最短的時間內(nèi)以最快的速度解決問題，真正做到不誤時，不誤事。三是要樹立辦公室無小事的觀念。細節(jié)決定成敗，辦公室人多事雜，其工作特點可用一個“雜”字來加以概括，并且看起來都是一些不起眼的事務(wù)性的小事，如果一件小事處理不好，往往可能引起連鎖反應(yīng)，甚至可能導(dǎo)致較大的工作失誤，帶來極其負面的影響，往往難以彌補，例如學(xué)校每周會議安排，參加人員和會議室往往會重疊，這就要求辦公室工作人員在安排會議時要非常認(rèn)真仔細的去核實每一個細節(jié)，以免出現(xiàn)不該出現(xiàn)的差錯。這些工作雖然細小，卻要求辦公室的工作人員有高度工作責(zé)任心，認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)、一絲不茍的工作精神。同時樹立精品意識，用心、細心、專心做好每一件事情，保證學(xué)校各項工作正常和高質(zhì)量的運轉(zhuǎn)，牢固樹立“管理就是服務(wù)”的理念，在提高服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，增強服務(wù)的主動性，要靠服務(wù)樹形象，靠服務(wù)贏得認(rèn)同。

（四）加強督查督辦和落實工作

督察督辦是辦公室工作的職能之一。只有加強督察督辦，才能將學(xué)校的各項決策真正落到實處。對于負責(zé)督查督辦的工作人員，不僅要求其具備過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)，還須具備辦務(wù)實、嚴(yán)謹(jǐn)、雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)。督查督辦工作首先要特別注重時間節(jié)點，務(wù)必在規(guī)定時限內(nèi)完成督辦事項；對由于一些特殊原因不能在規(guī)定期限內(nèi)完成的，要及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報并作出情況說明；其次要突出抓好重點工作的落實，要切實抓好校長辦公會、黨政聯(lián)席會等重要會議的工作部署、安排的貫徹落實；第三就是要建立健全督查督辦制度和督辦工作專人負責(zé)制，切實抓好督查督辦事項的跟蹤檢查工作。

（五）要實現(xiàn)OA辦公，進一步提高工作效率和工作水平

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)快速發(fā)展、普及和應(yīng)用，OA技術(shù)應(yīng)運而生，OA已經(jīng)成為許多辦公室尤其是機關(guān)、高校辦公室處理事務(wù)的重要手段，也是提高服務(wù)水平和工作效率的一項重要措施。進一步加強辦公室軟硬件條件和設(shè)施建設(shè)，努力提高和不斷完善OA水平，積極推進網(wǎng)上辦公新模式，實現(xiàn)無紙化辦公。OA的實現(xiàn)不僅可以節(jié)約大量的時間、人力、物力，減少中間環(huán)節(jié)，而且可以成倍的提高辦文效率，使辦公變得輕松自如。

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[5] 孫昌增.把握關(guān)鍵環(huán)節(jié) 提高高校辦公室工作效率.辦公室業(yè)務(wù)，2009（08）

（作者單位：西安交通大學(xué)城市學(xué)院 陜西西安 710018）

（責(zé)編：紀(jì)毅）