從制度建設(shè)和檔案管理論當(dāng)前基層消防部隊(duì)資金安全管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)和防控措施

云南省昆明市消防支隊(duì)后勤處 陳艷林

從制度建設(shè)和檔案管理論當(dāng)前基層消防部隊(duì)資金安全管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)和防控措施

云南省昆明市消防支隊(duì)后勤處 陳艷林

不論是企業(yè)單位還是部隊(duì)內(nèi)部單位，資金安全管理問(wèn)題總是屢禁不止，層出不窮，而且一旦爆發(fā)，都是影響企業(yè)發(fā)展和部隊(duì)安全穩(wěn)定甚至是違法犯罪的活動(dòng)，資金安全管理不是狹義的管好現(xiàn)金管好存款就行了，而是一個(gè)龐大的體系，一旦哪一個(gè)環(huán)節(jié)忽視了，隱患就埋下了，制度建設(shè)、資金收付、銀行賬戶和網(wǎng)銀管理、票據(jù)管理、檔案管理等業(yè)務(wù)流程都是不容忽視的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其中資金收付、銀行賬戶和網(wǎng)銀管理、票據(jù)管理是核心，制度建設(shè)和檔案管理是保障，也是最容易被遺漏的環(huán)節(jié)，或者有的單位即使有相應(yīng)的管理制度，也是形同虛設(shè)，不被重視，造成資金安全管理中的漏洞，本文主要從制度建設(shè)和檔案管理業(yè)務(wù)流程層面來(lái)談?wù)勝Y金安全管理中容易出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)以及面對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)如何做好防控措施。

一、制度管理不健全存在的風(fēng)險(xiǎn)及防范措施

某單位在接受上級(jí)財(cái)務(wù)檢查時(shí)被查出：?jiǎn)挝毁~面銀行存款余額為89.88萬(wàn)元,經(jīng)銀行實(shí)地對(duì)賬,銀行賬面余額只有0.88萬(wàn)元,相差89萬(wàn)元。經(jīng)查,該單位出納長(zhǎng)期沉迷于網(wǎng)絡(luò)游戲,挪用資金購(gòu)買游戲裝備,檢查人員對(duì)出納和會(huì)計(jì)賬薄核對(duì)發(fā)現(xiàn),會(huì)計(jì)賬未及時(shí)登記核對(duì)長(zhǎng)達(dá)半年之久,網(wǎng)銀U盾全部由出納一人保管,半年內(nèi)該出納分別多次利用網(wǎng)銀支付購(gòu)買游戲裝備等,最后家屬到處借錢補(bǔ)上了漏洞,但也造成了不可彌補(bǔ)的破壞性影響,同時(shí)當(dāng)事人受到了相應(yīng)的處罰。

從這個(gè)例子不難看出，除了當(dāng)事人毫無(wú)法制意識(shí)外，會(huì)計(jì)不履職、網(wǎng)銀管理職權(quán)不清，不落實(shí)管理制度都是被忽視了的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，那下面我們就主要從制度建設(shè)方面來(lái)看一看作為出納和會(huì)計(jì)會(huì)面對(duì)怎樣的內(nèi)險(xiǎn)，應(yīng)該做些什么：

(一)管理制度不健全存在的風(fēng)險(xiǎn)

(1)資金安全管理部門及職責(zé)不清晰。導(dǎo)致資金管理管理制度不清晰，無(wú)章可循，每個(gè)人都不知道自己的職責(zé)范圍，整個(gè)資金安全管理處于無(wú)序狀態(tài)，引導(dǎo)發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。

(2)資金安全管理崗位分工不合理。導(dǎo)致崗位設(shè)置分工不合理，導(dǎo)致職責(zé)不明晰，工作相互推諉，效率低下，甚至出現(xiàn)一人兼任多個(gè)不相容崗位的情況。

(3)財(cái)務(wù)印鑒管理不善，不認(rèn)真落實(shí)盤點(diǎn)管理。導(dǎo)致缺乏制度或者不將制度形同虛設(shè)成為一紙空文，會(huì)造成重大差錯(cuò)、舞弊、欺詐行為的發(fā)生而導(dǎo)致資金損失。

(4)工作交接管理可有可無(wú)不重視。導(dǎo)致工作交換程序不清晰，容易造成責(zé)任劃分不清楚，相互推責(zé)的風(fēng)險(xiǎn)。

(二)防范措施

會(huì)計(jì)的職責(zé)：負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)開(kāi)支的審核把關(guān)，對(duì)報(bào)銷票據(jù)的合法性負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定審核原始憑證，所有需在本單位辦理結(jié)算手續(xù)的票據(jù)，會(huì)計(jì)必須首先審核，再按財(cái)務(wù)審批程序逐級(jí)審批;定期分析、反映經(jīng)費(fèi)收支和預(yù)算執(zhí)行情況，每半年對(duì)經(jīng)費(fèi)收支和預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行匯總、分析并寫出書面材料向黨委匯報(bào)，負(fù)責(zé)起草有關(guān)經(jīng)費(fèi)請(qǐng)示報(bào)告;負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、賬簿、上級(jí)批件、請(qǐng)示、報(bào)告等財(cái)務(wù)檔案的整理、裝訂、歸檔、保管；辦理到期財(cái)務(wù)檔案銷毀手續(xù);嚴(yán)格票據(jù)使用規(guī)定，負(fù)責(zé)票據(jù)的請(qǐng)領(lǐng)、分發(fā)、登記以及票據(jù)存根的核對(duì)、回收、保管工作；保管好會(huì)計(jì)印章。

出納人員職責(zé)：負(fù)責(zé)到銀行取款、送款和庫(kù)存現(xiàn)金的清點(diǎn)保管，負(fù)責(zé)銀行現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票、匯款單、匯票等傳票的簽發(fā)、接收、保管，對(duì)所管資金的安全負(fù)責(zé);負(fù)責(zé)出納賬的記載、結(jié)賬、核對(duì)、保管及銀行存款的清理、核對(duì)。取得的原始憑證要合法有效，手續(xù)要齊全，記賬要及時(shí)，入賬要規(guī)范，做到日清月結(jié)，銀行存款和現(xiàn)金與實(shí)際要一致，按月與會(huì)計(jì)和銀行核對(duì)賬目，清點(diǎn)庫(kù)存現(xiàn)金，月末編制庫(kù)存現(xiàn)金清點(diǎn)表和銀行存款余額調(diào)節(jié)表;熟悉現(xiàn)行財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制度，嚴(yán)格執(zhí)行《武警消防部隊(duì)資金安全管理規(guī)定》，簽發(fā)支票必須注明簽發(fā)日期、用途、金額（金額不詳?shù)淖⒚飨揞~）等內(nèi)容，不得預(yù)先填寫支票密碼,不得簽發(fā)空白支票，借用支票在5日內(nèi)收回并及時(shí)結(jié)清賬目；不得用白條或單據(jù)頂替庫(kù)存現(xiàn)金，嚴(yán)禁私自外借公款和挪用現(xiàn)金；提取現(xiàn)金時(shí)，必須填寫“提取現(xiàn)金審批單”，經(jīng)會(huì)計(jì)審核簽字，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可從銀行提取現(xiàn)金;辦理貨幣資金收付業(yè)務(wù)，手續(xù)必須齊全，收款要開(kāi)給收據(jù)，付款要有憑證，報(bào)銷和收款時(shí)，要在相應(yīng)的原始憑證上加蓋“現(xiàn)金收、付訖”或“銀行收、付訖”戳章，由于工作不細(xì)而收取的假鈔，責(zé)任自負(fù);負(fù)責(zé)辦理、核對(duì)和清理各類預(yù)借款。

(三)印鑒管理

(1)在銀行的預(yù)留印鑒應(yīng)有兩個(gè)或兩個(gè)以上。財(cái)務(wù)印鑒章須指定專人保管。

(2)指定財(cái)務(wù)印鑒章管理人員應(yīng)注意以下事項(xiàng)：嚴(yán)禁一人同時(shí)保管同一賬戶的銀行支票和預(yù)留印鑒,或同時(shí)保管同一賬戶的兩枚以上（含兩枚）銀行預(yù)留印鑒;個(gè)人名章為銀行預(yù)留印鑒之一的人員發(fā)生工作變動(dòng)時(shí)，應(yīng)在工作變動(dòng)內(nèi)及時(shí)辦理銀行預(yù)留印鑒更換手續(xù)。銀行預(yù)留印鑒的更換必須按審批權(quán)限審批同意;未經(jīng)審批的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，不得加蓋印鑒;印鑒保管人臨時(shí)交接印鑒時(shí)，需填寫印鑒交接記錄，印鑒交接時(shí)需有監(jiān)交人在場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)交，并編制〈交接單〉，由交接雙方與監(jiān)交人簽字確認(rèn);財(cái)務(wù)印鑒章管理人員應(yīng)建立〈印鑒章使用臺(tái)賬〉對(duì)印鑒賬的使用進(jìn)行登記。

(四)工作交接管理

當(dāng)后勤財(cái)務(wù)人員變動(dòng)時(shí)應(yīng)及時(shí)安排新老崗位人員進(jìn)行交接，移交工作要點(diǎn)如下：現(xiàn)金、有價(jià)證券要與賬簿進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)生賬實(shí)不符，移交人員應(yīng)及時(shí)查明原因;會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、合同、單據(jù)和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)完整無(wú)誤，如有遺漏，短缺，移交人應(yīng)及時(shí)查明原因，并在移交清冊(cè)中注明，由移交人負(fù)責(zé);銀行存款賬戶余額應(yīng)做到對(duì)賬單、銀行日記賬核對(duì)相符，有未達(dá)賬款的，應(yīng)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表;銀行印章移交時(shí)，移交人應(yīng)帶領(lǐng)接交人到各銀行辦理印章更換及與相關(guān)人員進(jìn)行工作銜接，幫助接交人熟悉銀行環(huán)境及人員;各種債權(quán)債務(wù)賬戶余額應(yīng)與往來(lái)單位和個(gè)人核對(duì)清楚;工作交接過(guò)程中，移交人員有責(zé)任解答接替人員對(duì)有關(guān)交接事項(xiàng)提出的質(zhì)疑，且不得以任何形式借故推延不移交;移交后，如發(fā)現(xiàn)原經(jīng)辦業(yè)務(wù)有違法違規(guī)等問(wèn)題，責(zé)任由原移交人承擔(dān);臨時(shí)性移交雙方應(yīng)在《工作移交清冊(cè)》或《移交清單》簽字確認(rèn)。

會(huì)計(jì)出納人員移交工作均應(yīng)編制《工作移交清冊(cè)》或《移交清單》，一式三份，交接雙方各一份，存檔一份備查。

二、檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)和防控措施

(一)檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)

不重視檔案管理的重要性，認(rèn)為可有可無(wú)。導(dǎo)致與資金管理活動(dòng)相關(guān)檔案管理不到位，可能造成資料遺失、檔案不全、信息外泄等風(fēng)險(xiǎn)。

(二)防控措施

(1)各單位應(yīng)設(shè)立會(huì)計(jì)檔案室，保管會(huì)計(jì)檔案，并指定專人負(fù)責(zé)保管。

(2)年度終了后3個(gè)月內(nèi)經(jīng)辦人須移交會(huì)計(jì)檔案管理員進(jìn)行歸檔保管，歸檔資料包括：會(huì)計(jì)憑證;會(huì)計(jì)賬簿;會(huì)計(jì)報(bào)表;其他會(huì)計(jì)檔案，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單。與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)的各種經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料等。

(3)辦理檔案歸檔雙方須在《工作移交清冊(cè)》簽字確認(rèn)。

(4)會(huì)計(jì)檔案保管期滿時(shí)，應(yīng)及時(shí)向單位領(lǐng)導(dǎo)提出銷毀意見(jiàn)，編寫好會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)及書面報(bào)告，按審批權(quán)限進(jìn)行審批。