民辦高校新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理研究

高偉娜

（吉林建筑大學(xué)城建學(xué)院，吉林 長春 130114）

民辦高校新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理研究

高偉娜

（吉林建筑大學(xué)城建學(xué)院，吉林 長春 130114）

隨著民辦高校規(guī)模的擴(kuò)大，為容納更多的師生，就需要修建新的校區(qū).在民辦高校新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目中，檔案管理工作是非常重要的，檔案資料是對(duì)建設(shè)項(xiàng)目全過程的真實(shí)記錄，能夠客觀的反映出建設(shè)項(xiàng)目中存在的問題.加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，有利于民辦高校新校區(qū)后期的管理和維護(hù)，為其提供完善的參考依據(jù).本文對(duì)民辦高校新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并就加強(qiáng)檔案管理的策略進(jìn)行探討，希望能夠提供其管理效率.

民辦高校；新校區(qū)；項(xiàng)目檔案管理

民辦高校新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目檔案資料主要包括兩部分，一部分是項(xiàng)目建設(shè)原始資料，一部分是在項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類資料，包含建設(shè)項(xiàng)目的全過程.因此，在對(duì)民辦高校新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)確保其完整性和準(zhǔn)確性，以便后續(xù)的維護(hù)管理，為業(yè)主和施工單位提供查詢依據(jù).

1 問題分析

1.1 檔案資料不夠集中

在民辦高校新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目的施工過程中，每個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生大量的資料文件，而這些資料文件是由不同的部門收集整理的，這些資料最后都會(huì)集中到檔案管理部門進(jìn)行歸檔，從而形成企業(yè)的檔案全宗.因此，檔案管理部門需要對(duì)檔案的收集、整理做出統(tǒng)一的規(guī)定，從而實(shí)現(xiàn)檔案的一體化管理.但是，在實(shí)際的工作中，很多部門都沒有按照檔案管理部門的要求收集、整理、管理檔案資料，檔案工作與文件工作并不同步，這就會(huì)導(dǎo)致許多文件工作存在歷史遺產(chǎn)問題.比如，在有關(guān)“土地使用權(quán)利”的檔案管理中，一般是先出現(xiàn)文書工作，將與土地使用權(quán)利有關(guān)的內(nèi)容整理成書面材料，用于傳遞與之有關(guān)的信息.在形成完整的書面材料后，再將其制作成檔案進(jìn)行管理.在土地使用權(quán)中，就可能會(huì)出現(xiàn)一些歷史遺留問題，涉及財(cái)產(chǎn)、權(quán)利、義務(wù)等內(nèi)容.這些內(nèi)容需要在其他單位或者部門才能查閱到，然后才能將其記錄在新的檔案中，這就會(huì)使得檔案管理太過分散，并滯后于文件工作.因此，為避免出現(xiàn)重復(fù)性的工作，確保檔案管理人員能夠按照原有的制度順利地開展檔案管理工作，檔案管理部門在制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度時(shí)，不能違背文檔一體化的規(guī)律，保持文書工作與檔案工作之間的聯(lián)系，使檔案管理能夠更加集中.

1.2 小型配套工程缺乏完善的檔案資料

在民辦高校新校區(qū)的建設(shè)中，還需要對(duì)一些小型的配套工程進(jìn)行建設(shè)，以完善新校區(qū)項(xiàng)目的建設(shè).小型配套工程的建設(shè)對(duì)于高校新校區(qū)的建設(shè)意義重大，但是，基建檔案管理人員在收集工程資料時(shí)，往往只注重大項(xiàng)目資料的收集和整理，而忽視掉這些小型配套工程資料的收集與整理.比如，基建檔案管理重視教學(xué)樓、圖書館、學(xué)生食堂、教職工宿舍等項(xiàng)目的資料收集和整理工作，而對(duì)于乒乓球場、大禮堂、教室和圖書館中的一些配套設(shè)施、食堂的擋土墻和路面硬化等配套建設(shè)等，卻沒有對(duì)相應(yīng)的資料進(jìn)行完善和匯總，有的小項(xiàng)目由于不是很重要，檔案管理人員甚至都沒有整理相關(guān)的資料，導(dǎo)致這部分工程的資料缺失.所以，小型配套工程檔案資料遺失的現(xiàn)象比較常見，甚至有的基建檔案管理人員不會(huì)將這部分資料歸檔，這就會(huì)導(dǎo)致民辦高校新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料不完整.小型配套工程雖然在民辦高校新校區(qū)的建設(shè)中沒有占據(jù)主導(dǎo)地位，但其重要性是不容忽視的，這部分工程資料的缺失，會(huì)對(duì)后續(xù)的維修保養(yǎng)工作帶來不便.

1.3 檔案管理與建設(shè)項(xiàng)目不同步

在民辦高校新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目中，檔案管理工作是非常重要的，在工程實(shí)施的整個(gè)過程中，所產(chǎn)生的全部資料的積累、整理和歸檔，都應(yīng)該是工程項(xiàng)目計(jì)劃管理工作的重要內(nèi)容.并且，在對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行考核時(shí)，檔案管理質(zhì)量應(yīng)該作為其中一項(xiàng)重要的考核指標(biāo).檔案管理人員不僅要參與設(shè)備的開箱檢驗(yàn)工作和項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，還要對(duì)技術(shù)成果進(jìn)行鑒定，對(duì)比較重大的引進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)行鑒定評(píng)審，從而形成相對(duì)完善、健全的檔案管理體系.比如，有的檔案人員認(rèn)為“項(xiàng)目技術(shù)方案”的檔案文件在分類上存在不合理之處，于是與相應(yīng)部門進(jìn)行討論，將此部分檔案文件進(jìn)行重新歸類.但是，對(duì)文件進(jìn)行重新分類歸檔，就需要重新對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)記，這樣會(huì)嚴(yán)重的增加工作量，也會(huì)讓更多的文件變得不合理.所以，檔案管理人員應(yīng)對(duì)其中明顯不合理的地方進(jìn)行局部改動(dòng)，將文件的分類檔案作為檔案分類方案的基礎(chǔ)，這樣不僅能減少工作量，還能使文件的管理者和使用者更加支持檔案工作.在民辦高校新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目中，在完成基建工程之后，才會(huì)開設(shè)對(duì)生產(chǎn)進(jìn)行準(zhǔn)備，而有大部分的生產(chǎn)文件直接采用的是工程檔案.并且，生產(chǎn)文件最后要在其所在公司進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，這就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)工作不同步.

2 策略分析

2.1 保持檔案管理工作的同步性

在高校新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作中，要保持檔案管理工作的同步性，才能夠確保歸檔資料的質(zhì)量.首先，在新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目開始建設(shè)時(shí)，就要建立基建檔案，兩項(xiàng)工作要同步進(jìn)行；其次，在項(xiàng)目建設(shè)過程中，要同步收集和整理相關(guān)的資料，對(duì)于竣工資料的整編和審定，也要保持同步性；再次，在新校區(qū)的竣工驗(yàn)收階段，竣工圖紙、技術(shù)資料要與竣工驗(yàn)收保持同步性.比如，在教學(xué)樓的竣工驗(yàn)收階段，要形成竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、教學(xué)樓的竣工圖紙、教學(xué)樓施工技術(shù)資料、工程竣工驗(yàn)收意見、質(zhì)量保證資料核查情況等資料，所有的資料要有相關(guān)單位和部門的簽字蓋章.在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程中，檔案管理人員還應(yīng)每隔一段時(shí)間就到施工現(xiàn)場了解工程進(jìn)度，檢查參建單位對(duì)檔案資料的管理情況.如果發(fā)現(xiàn)有問題存在，則應(yīng)要求其立即給予修正，以確保民辦高校新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性和真實(shí)性.在竣工驗(yàn)收過程中，要對(duì)技術(shù)資料和竣工圖紙進(jìn)行嚴(yán)格的審核，以確保這些資料是連續(xù)的、系統(tǒng)的，并且是比較完整的.此外，在民辦高校新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中，管理人員還應(yīng)把握好檔案資料的驗(yàn)收要點(diǎn).比如，在工程前期需要對(duì)立項(xiàng)文件、征地和拆遷文件、測繪和設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、開工審議文件、財(cái)務(wù)文件、監(jiān)理資料、施工技術(shù)準(zhǔn)備文件等進(jìn)行檢查，查看其中的內(nèi)容是否完整，手續(xù)是否完備，文件質(zhì)量與歸檔要求是否相符.只有保持檔案管理工作的同步性，才能確保檔案資料的完整性和真實(shí)性.

2.2 重視建設(shè)項(xiàng)目檔案的移交工作

在民辦高校新校區(qū)的建設(shè)項(xiàng)目中，檔案資料是分別由施工單位、監(jiān)理單位等收集、整理、保管的，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，各個(gè)單位都應(yīng)該按照合同要求的數(shù)量和實(shí)踐，將檔案資料移交給建設(shè)單位，并辦理相應(yīng)的移交手續(xù).在完成新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收工作后，建設(shè)單位再將所有的檔案資料移交給地方城建檔案管理部門.為方便相關(guān)單位和人員查閱檔案資料，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的歸類管理.比如，在《建筑工程資料管理規(guī)范》中就對(duì)工程資料管理目錄的填寫做出了具體的規(guī)定.其中的工程名稱是指單位或子單位工程名稱；資料類別是指資料項(xiàng)目名稱，如工程洽商記錄、工程連接技術(shù)交底等；序號(hào)是按時(shí)間形成的先后順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1開始依次編號(hào)；內(nèi)容摘要需要采用精煉語言對(duì)資料內(nèi)容進(jìn)行提示；編制單位是指資料形成的單位名稱；日期是指資料的形成時(shí)間；資料編號(hào)是施工資料右上角資料編號(hào)中的順序號(hào)；備注的內(nèi)容則是需要說明的其他問題.隨著工程建設(shè)進(jìn)度的推進(jìn)，工程資料的數(shù)量和種類都會(huì)不斷增加，更應(yīng)該規(guī)范檔案資料的存儲(chǔ)，否則就會(huì)增加查找的難度，還容易造成檔案資料的丟失.對(duì)各類文件進(jìn)行編號(hào)，并分類別排列在書架上，在目錄中填好相應(yīng)的信息，才能更快更準(zhǔn)確地查找出需要的文件.

2.3 加大檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入

為確保民辦高校新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的順利進(jìn)行，就需要加大檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)對(duì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè).在對(duì)檔案資料進(jìn)行管理時(shí)，要有專業(yè)的檔案管理設(shè)備和人員，還要有專門存放檔案資料的場所.并且，大部分的檔案資料都是紙質(zhì)形式的，這就要求存放場所要具備防火、防潮和防腐蝕的能力.為提高檔案管理效率，還需要對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，對(duì)各類檔案進(jìn)行備份，以提高檔案信息的安全性.因此，建設(shè)單位需要投入更多的資金，以提高檔案管理質(zhì)量.此外，在建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作中，管理人員的素質(zhì)是最重要的，建設(shè)單位只有增加資金投入，才能為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì).比如，安排檔案管理人員外出學(xué)習(xí)、到高校參加相應(yīng)的培訓(xùn)，或者到高校進(jìn)修，以提高檔案管理人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力，使其形成系統(tǒng)性的檔案管理知識(shí)，掌握先進(jìn)的檔案管理理念和技術(shù)，從而提高檔案管理質(zhì)量.此外，在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，還應(yīng)加入相關(guān)的法律法規(guī)知識(shí)，強(qiáng)化檔案管理人員的檔案管理意識(shí).對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)建設(shè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程，有助于其更好地了解施工特點(diǎn)和內(nèi)容，以便其在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，能夠保持與項(xiàng)目建設(shè)的同步性，并保證檔案的完整性和真實(shí)性.在信息時(shí)代下，檔案管理人員還要學(xué)會(huì)以信息化手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，只有提高檔案管理隊(duì)伍的信息素養(yǎng)，才能促進(jìn)檔案管理工作效率的提升.

綜上所述，在民辦高校新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中，需要保持檔案管理工作的同步性、重視建設(shè)項(xiàng)目檔案的移交工作、加大檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入，以提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，使檔案資料的完整性、真實(shí)性得到保障.只有提高檔案管理質(zhì)量，才能夠確保民辦高校新校區(qū)建設(shè)的順利進(jìn)行.

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