淺談信息化條件下基層審計(jì)檔案管理與利用

●劉繼紅

淺談信息化條件下基層審計(jì)檔案管理與利用

●劉繼紅

在新的歷史時(shí)期,審計(jì)檔案管理工作的作用凸顯,社會(huì)需求不斷增長(zhǎng)。審計(jì)監(jiān)督涉及多部門的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況,其檔案管理與利用有著一定的特殊性。如何規(guī)范管理和利用審計(jì)檔案，是基層審計(jì)檔案管理人員面臨的新課題。本文從基層的視角，就信息化條件下審計(jì)檔案管理與利用，從其多樣性、復(fù)雜性、安全性、有效性方面作了探析。

信息化審計(jì)檔案檔案管理檔案利用

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，檔案管理工作越來(lái)越重要。審計(jì)工作作為國(guó)家治理的重要工具，其檔案管理承載著服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的歷史使命。在新時(shí)期新形勢(shì)下，隨著信息化的普及和運(yùn)用，審計(jì)工作涉及多部門、多領(lǐng)域、多行業(yè)的經(jīng)濟(jì)大數(shù)據(jù)，部門利用大數(shù)據(jù)決策、治理、運(yùn)作等已成為新常態(tài)，審計(jì)機(jī)關(guān)同樣利用大數(shù)據(jù)分析診斷存在的突出問(wèn)題。審計(jì)工作在實(shí)踐中產(chǎn)生了大量檔案資料，為服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，需要基層審計(jì)機(jī)關(guān)對(duì)審計(jì)檔案從單純的管理向管理與利用并重轉(zhuǎn)型升級(jí)，從簡(jiǎn)單的立案歸檔向服務(wù)社會(huì)、推動(dòng)審計(jì)工作發(fā)展轉(zhuǎn)變。隨著信息化和大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理工作的影響日益增大，如何從深度上加強(qiáng)審計(jì)檔案規(guī)范管理和綜合利用以及安全防范，是基層審計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理工作中面臨的重要課題。本文結(jié)合基層實(shí)際，就信息化條件下的審計(jì)檔案管理與利用問(wèn)題進(jìn)行了探析。

一、基層審計(jì)檔案具有多樣性

在審計(jì)工作實(shí)踐中，按照法律法規(guī)，既要查閱與被審計(jì)事項(xiàng)的相關(guān)資料和進(jìn)行必要的調(diào)查，又要取得相關(guān)證明材料，由此產(chǎn)生了大量的審計(jì)檔案。在審計(jì)檔案管理中，與其他部門的工作檔案既有共性，又有特性，其多樣性的特質(zhì)將長(zhǎng)期存在。

首先，審計(jì)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。審計(jì)機(jī)關(guān)成立初期，審計(jì)工作形成的檔案基本上是以紙質(zhì)檔案為主，大量檔案是手抄或繪制的，紙質(zhì)檔案是檔案管理的主要內(nèi)容。隨著人類進(jìn)入信息化社會(huì)，信息技術(shù)也被廣泛地運(yùn)用于審計(jì)檔案工作中，利用計(jì)算機(jī)錄入、現(xiàn)代技術(shù)影印、影像記錄、網(wǎng)上采集等手段被普遍應(yīng)用于審計(jì)檔案，形成了審計(jì)檔案信息采集和處理數(shù)字化、檔案內(nèi)容形成快速化、檔案管理隨之需要智慧化。在信息技術(shù)的助力下，審計(jì)檔案管理形態(tài)發(fā)生了明顯變化，既存在著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，又產(chǎn)生著日趨增多的電子檔案及影像檔案，導(dǎo)致了紙質(zhì)檔案與電子檔案長(zhǎng)期并存并重的局面。這種基本態(tài)勢(shì)，對(duì)基層審計(jì)機(jī)關(guān)的檔案管理人員提出了更高的要求，既要按標(biāo)準(zhǔn)依法管理紙質(zhì)檔案，又要充分掌握信息化利用技術(shù)，完善審計(jì)檔案信息的收集、歸納和立卷歸檔，還要注重紙質(zhì)檔案與電子檔案的綜合利用與服務(wù)，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和部門工作中，充分發(fā)揮審計(jì)檔案的積極作用。

其次，經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)檔案與工作檔案共有。審計(jì)工作的職責(zé)是獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)監(jiān)督，與經(jīng)濟(jì)大數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)密切。地方財(cái)政預(yù)算和執(zhí)行以及部門利用公共資金進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，都是依據(jù)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)體現(xiàn)的。審計(jì)機(jī)關(guān)運(yùn)用各種手段采集的相關(guān)證明材料大多屬于經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)范疇，并且依據(jù)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)分析判斷問(wèn)題，形成審計(jì)報(bào)告等文字資料。部門工作不少也是通過(guò)數(shù)據(jù)客觀反映工作績(jī)效，依據(jù)數(shù)據(jù)進(jìn)行決策。同時(shí)，審計(jì)機(jī)關(guān)在國(guó)家治理和服務(wù)地方工作大局中，也產(chǎn)生著不同類型的工作檔案。從基層審計(jì)機(jī)關(guān)來(lái)看，經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)檔案與各類工作檔案構(gòu)成了檔案的統(tǒng)一體，在檔案內(nèi)容中成為一種相互關(guān)聯(lián)和共有互補(bǔ)，缺一不可。因此，基層審計(jì)機(jī)關(guān)在檔案管理中，要做到經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)檔案與工作檔案并重，尤其要妥善采集整理經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)檔案信息，以保持經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)的完整性和系統(tǒng)性，以利于經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)更好地指導(dǎo)和服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)和部門工作。

再次，審計(jì)工作檔案與部門檔案融合。審計(jì)工作作為事后監(jiān)督，審計(jì)實(shí)施又有著一定的計(jì)劃性和周期性，被審計(jì)單位都是以檔案內(nèi)容為審計(jì)機(jī)關(guān)提供資料的。從檔案內(nèi)容關(guān)聯(lián)度來(lái)看，審計(jì)檔案與部門檔案融合度比較高。審計(jì)機(jī)關(guān)利用技術(shù)手段在被審計(jì)單位采集的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)或查閱的經(jīng)濟(jì)決策事項(xiàng)，都是部門歸檔的重要內(nèi)容，需要雙方妥善管理。而審計(jì)機(jī)關(guān)送達(dá)的審計(jì)通知書、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定等相關(guān)資料，行政事業(yè)單位等被審計(jì)對(duì)象也需要納入檔案管理，與審計(jì)事項(xiàng)共同立卷歸檔。由此來(lái)看，審計(jì)機(jī)關(guān)管理的檔案與部門管理的審計(jì)事項(xiàng)檔案，在內(nèi)容上相通，在管理上一致，在利用上互補(bǔ)。審計(jì)工作檔案與部門工作檔案的融合性，是審計(jì)檔案多樣性的一個(gè)具體體現(xiàn)，需要有目的、有針對(duì)性地加強(qiáng)管理和利用，增強(qiáng)雙方檔案管理利用的內(nèi)在價(jià)值。

二、審計(jì)檔案管理呈現(xiàn)復(fù)雜性

一是審計(jì)檔案管理發(fā)生質(zhì)的變化。在審計(jì)工作的初始階段，審計(jì)檔案的管理，主要手段是傳統(tǒng)式的、針對(duì)既有紙質(zhì)檔案的管理，只要按照檔案相關(guān)法律、規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，定期立卷歸檔，基本符合檔案管理的要求。但在新的形勢(shì)下，審計(jì)檔案管理工作發(fā)生了明顯的質(zhì)的變化，不僅紙質(zhì)檔案規(guī)范管理的標(biāo)準(zhǔn)要求高，需要依法依規(guī)強(qiáng)化管理，而且信息化技術(shù)的推廣和應(yīng)用，極大地甚至是顛覆性地改變了傳統(tǒng)審計(jì)檔案管理形態(tài)和方式方法。隨著審計(jì)工作的創(chuàng)新發(fā)展和服務(wù)內(nèi)容的拓展，審計(jì)檔案管理的業(yè)務(wù)和內(nèi)容不斷擴(kuò)張，審計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)量和管理種類日漸增加，紙質(zhì)檔案和電子檔案又需要分類管理，導(dǎo)致立卷歸檔工作增加了一定難度，新任務(wù)新要求使審計(jì)檔案的常態(tài)管理平添了一定的復(fù)雜性。

二是電子檔案的技術(shù)應(yīng)用要求高。信息技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，大數(shù)據(jù)應(yīng)用已成為時(shí)代的產(chǎn)物，大數(shù)據(jù)利用呈現(xiàn)戰(zhàn)略化、資產(chǎn)化和社會(huì)化，其應(yīng)用必然進(jìn)入公共管理和政府治理范疇內(nèi)，檔案管理實(shí)行數(shù)據(jù)化信息化已成為新形勢(shì)的必然。審計(jì)電子檔案又與其他部門有著較大差異，一方面需要審計(jì)人員利用信息化手段采集相關(guān)證明材料，經(jīng)分析、判斷、整理后成為檔案內(nèi)容，審計(jì)人員既要管理又要傳輸相關(guān)檔案資料。另一方面，檔案管理人員同樣需要利用信息技術(shù)收集、整理、歸納既成的電子檔案，最大限度地保證電子檔案的完整性和可靠性。不論審計(jì)人員還是從事檔案管理人員，如果短缺必要的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)，大數(shù)據(jù)意識(shí)不強(qiáng)，就難以適應(yīng)新形勢(shì)下電子檔案管理的需要，也不利于檔案管理工作創(chuàng)新和服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。信息技術(shù)的不足則是制約電子檔案管理的重要因素，必須引起高度重視。

三是審計(jì)檔案服務(wù)社會(huì)的期望大。充分發(fā)揮審計(jì)檔案在社會(huì)治理中的推動(dòng)作用，就需要打造服務(wù)型審計(jì)和服務(wù)型檔案。在服務(wù)型政府建設(shè)中，不僅針對(duì)社會(huì)需求增加服務(wù)供給，而且最大限度增加政務(wù)透明度。當(dāng)今社會(huì)，檔案不僅僅是單純的管理，而是需要有針對(duì)性地利用和服務(wù)。隨著審計(jì)工作的地位和作用越來(lái)越重要，社會(huì)對(duì)審計(jì)的期望值不斷在拉大。社會(huì)不僅需要審計(jì)工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮推動(dòng)作用，而且要求就審計(jì)事項(xiàng)向社會(huì)公開，做到這些，審計(jì)檔案起著關(guān)鍵作用。由此分析，審計(jì)檔案服務(wù)是時(shí)代賦予檔案管理的全新任務(wù)。但是，由于各種因素制約，審計(jì)工作公開透明度不高，利用審計(jì)檔案服務(wù)發(fā)展的水平與社會(huì)需求的矛盾還比較突出。

四是管理能力與管理需求有差距。檔案管理工作有著一定的專業(yè)性和科學(xué)性，需要相應(yīng)的知識(shí)和素質(zhì)才能勝任，但是，基層審計(jì)專業(yè)、職業(yè)和獨(dú)立的檔案管理人員還很少，大多是處于兼職狀態(tài)，橫向比較在素質(zhì)和技能上差別較大，即使兼職也存在經(jīng)常更迭的情況。這種狀況，極易導(dǎo)致檔案管理人員的管理能力與檔案管理需求存在差距，不利于檔案管理的深層次發(fā)展。

三、注重保持審計(jì)檔案安全性

其一，在審計(jì)檔案內(nèi)容環(huán)節(jié)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范。在審計(jì)實(shí)踐中，審計(jì)人員或多或少觸及被審計(jì)單位的秘密，審計(jì)檔案資料中也具有相關(guān)的秘密性，法律規(guī)定審計(jì)人員承擔(dān)保密義務(wù)，而且審計(jì)檔案屬于長(zhǎng)期保存檔案。在新時(shí)期，審計(jì)檔案承載著服務(wù)與保密的雙重責(zé)任，隨著政府政務(wù)公開的不斷深入和審計(jì)業(yè)務(wù)透明度的提高，有些審計(jì)檔案內(nèi)容需要對(duì)社會(huì)公開。在這種趨勢(shì)下，要注意處理好服務(wù)保密的關(guān)系，凡涉及被審計(jì)單位與審計(jì)內(nèi)部的秘密事項(xiàng)，嚴(yán)格按照法律規(guī)定限制對(duì)外公開，適宜服務(wù)社會(huì)并不涉密的檔案內(nèi)容，盡可能向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

其二，在科技設(shè)備操作環(huán)節(jié)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范。運(yùn)用信息化優(yōu)化部門工作，提升創(chuàng)新能力，是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。但是，任何事物都有利弊的雙重性，科技設(shè)備也易被盜密、泄密或者侵襲。基層審計(jì)普遍利用科技手段形成各種檔案資料，如果審計(jì)人員保密意識(shí)不強(qiáng)或設(shè)備利用失當(dāng)，在操作環(huán)節(jié)容易發(fā)生涉密風(fēng)險(xiǎn)因素。因此，要特別注意在這一環(huán)節(jié)加強(qiáng)涉密風(fēng)險(xiǎn)防范，既要從不同性能設(shè)備上加大安全保障系數(shù)，又要從操作上強(qiáng)化安全措施，不斷排除風(fēng)險(xiǎn)因素，做到既防止病毒入侵，又防止外界人為盜密，確保屬于保密的檔案內(nèi)容處于安全狀態(tài)。

其三，在制度執(zhí)行環(huán)節(jié)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范。依法治國(guó)、依法行政和法治政府建設(shè)是中央的重大部署，檔案管理工作同樣需要依法治理。推進(jìn)基層審計(jì)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化建設(shè)和加強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)防范，關(guān)鍵是在認(rèn)真貫徹審計(jì)法、檔案法、保密法等法律法規(guī)的同時(shí)，健全完善相關(guān)機(jī)制制度并得到有效執(zhí)行。要根據(jù)形勢(shì)需要和結(jié)合審計(jì)工作實(shí)際，創(chuàng)新檔案風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，分解落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)防范責(zé)任制，特別是主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)要落實(shí)好領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，檔案管理人員要明確主體責(zé)任。只有機(jī)制制度的創(chuàng)新和執(zhí)行，才能在檔案風(fēng)險(xiǎn)防范上取得實(shí)際成效。

其四，在涉密人員管理環(huán)節(jié)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范。檔案管理和安全保障主要是通過(guò)人去運(yùn)作，涉密人員在風(fēng)險(xiǎn)防范中起著決定性作用。審計(jì)干部屬于雙重涉密并且是具體操作的人員，必須在人員管理環(huán)節(jié)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范。一方面，要選配綜合素質(zhì)較高、熱愛(ài)檔案工作并保密意識(shí)強(qiáng)的人員從事檔案管理工作，并盡力保持相對(duì)穩(wěn)定性。另一方面，教育引導(dǎo)涉密審計(jì)干部增強(qiáng)保密和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，在風(fēng)險(xiǎn)防范中增強(qiáng)自覺(jué)性和主動(dòng)性，促使涉密審計(jì)干部知密不泄密。再一方面，加強(qiáng)在審計(jì)干部中的檔案管理和風(fēng)險(xiǎn)防范業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì)，在工作實(shí)踐中不斷增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范能力。

四、提升檔案利用的針對(duì)性

（一）堅(jiān)持檔案配合實(shí)施審計(jì)監(jiān)督

基層行政事業(yè)單位是地方預(yù)算的執(zhí)行者，也是審計(jì)機(jī)關(guān)的監(jiān)督對(duì)象，監(jiān)督的目的是推動(dòng)部門工作更好發(fā)展。審計(jì)范圍既包括部門的預(yù)算執(zhí)行和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，又涵蓋領(lǐng)導(dǎo)干部在經(jīng)濟(jì)決策中應(yīng)負(fù)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，而這些又都是部門歸檔的重要內(nèi)容。審計(jì)的特點(diǎn)呈現(xiàn)著周期性規(guī)律，是計(jì)劃性組織實(shí)施，而期間的相關(guān)資料已全部歸檔。新時(shí)期，部門檔案配合審計(jì)監(jiān)督是新的職責(zé)，必須堅(jiān)持。每當(dāng)審計(jì)機(jī)關(guān)確定實(shí)施審計(jì)監(jiān)督時(shí)，部門檔案和財(cái)務(wù)人員要密切協(xié)調(diào)配合，及時(shí)如實(shí)提供歸檔的相關(guān)資料，確保所提供資料的真實(shí)性和可靠性，為審計(jì)工作實(shí)施創(chuàng)造方便條件，保障審計(jì)工作順利進(jìn)行。同時(shí)，要把審計(jì)機(jī)關(guān)出具的有關(guān)審計(jì)文書資料和事關(guān)整改情況形成的資料適時(shí)歸檔，保持審計(jì)事項(xiàng)檔案內(nèi)容的一致性和完整性。要把配合審計(jì)機(jī)關(guān)實(shí)施審計(jì)監(jiān)督作為檔案管理人員履行職務(wù)的重要內(nèi)容之一，切實(shí)提高既有檔案的利用水平，實(shí)現(xiàn)檔案在管理和利用中的內(nèi)在價(jià)值。

（二）協(xié)調(diào)助力部門嚴(yán)格預(yù)算執(zhí)行

部門的預(yù)算執(zhí)行關(guān)系著整個(gè)財(cái)政預(yù)算的績(jī)效，也是部門經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的具體體現(xiàn)。隨著改革的不斷深入和政府績(jī)效管理的推進(jìn)，預(yù)算績(jī)效越來(lái)越受到重視，也是審計(jì)監(jiān)督的重要目標(biāo)。預(yù)算執(zhí)行情況及其績(jī)效水平以及所上建設(shè)項(xiàng)目的效益預(yù)期，都是通過(guò)一系列經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)去反映的，而這些數(shù)據(jù)構(gòu)成了檔案的主要內(nèi)容。部門檔案管理人員掌握著歸檔的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)，在履職的過(guò)程中，要學(xué)會(huì)利用經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)分析判斷部門的預(yù)算執(zhí)行情況及其資金績(jī)效態(tài)勢(shì)，并結(jié)合審計(jì)機(jī)關(guān)審查出的問(wèn)題及提出的審計(jì)意見，認(rèn)真發(fā)揮部門工作的參謀作用，協(xié)調(diào)助力部門加大財(cái)政預(yù)算執(zhí)行力度和審計(jì)整改力度?？傊块T檔案管理人員要充分利用管理和掌握經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)將歸檔經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)與現(xiàn)有預(yù)算執(zhí)行及經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況進(jìn)行對(duì)比分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)負(fù)面情況，協(xié)調(diào)配合及時(shí)解決問(wèn)題，以利于部門嚴(yán)格預(yù)算執(zhí)行和確保預(yù)算應(yīng)有績(jī)效。

（三）推動(dòng)部門利用檔案科學(xué)決策

在中央“四個(gè)戰(zhàn)略布局”和“五個(gè)發(fā)展理念”指引下，各地都在加快經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，基層行政事業(yè)單位都在圍繞地方黨委政府戰(zhàn)略部署和中心工作，就創(chuàng)新工作和服務(wù)發(fā)展進(jìn)行決策。但是，在決策中，尤其是經(jīng)濟(jì)決策，離不開經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)的參考和審計(jì)意見的借鑒。因此，部門檔案管理人員要從服務(wù)的視角，利用檔案資料服務(wù)于部門領(lǐng)導(dǎo)決策。在領(lǐng)導(dǎo)班子就經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)或項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行決策需要數(shù)據(jù)參考時(shí)，檔案管理人員要及時(shí)提供相關(guān)數(shù)據(jù)和資料，必要時(shí)可做出客觀分析，以利于領(lǐng)導(dǎo)做出的決策更具科學(xué)性、針對(duì)性。要把檔案利用服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策常態(tài)化、規(guī)范化和制度化，把檔案管理工作融入部門工作發(fā)展中。同時(shí)，要將領(lǐng)導(dǎo)班子的決策事項(xiàng)，及時(shí)完整歸檔，尤其是經(jīng)濟(jì)決策和領(lǐng)導(dǎo)干部履行經(jīng)濟(jì)責(zé)任情況，要保持歸檔的系統(tǒng)性和有效性，以利于審計(jì)機(jī)關(guān)實(shí)施審計(jì)監(jiān)督時(shí)有目標(biāo)、有重點(diǎn)進(jìn)行審查。

（作者單位：吉林省公主嶺市紅十字血站）

康云鳳、黃燕、張少萍.淺論審計(jì)檔案的信息化管理[J].經(jīng)濟(jì)師, 2013（7）.