檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問題的研究

萊州市檔案館 翟玉芳

檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問題的研究

萊州市檔案館 翟玉芳

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為各個行業(yè)、單位組織檔案建設(shè)的重要任務(wù)。但是檔案管理朝著智能化、自動化發(fā)展的過程中，檔案信息資源變得越來越復(fù)雜，檔案信息管理面臨著很多新的問題。本文主要通過分析檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，探討改進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的具體措施，旨在為我國各個行業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)和管理提供參考。

檔案 數(shù)字化 存在問題 措施

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上，檔案信息的建設(shè)和管理逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。數(shù)字化管理系統(tǒng)在檔案信息管理中的應(yīng)用，很大程度上提高了檔案信息管理建設(shè)的質(zhì)量和效率。但是在檔案信息化的背景下仍然存在很多的問題制約著檔案信息管理建設(shè)的效率提高，所以急需采取有效的措施改進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。文章就檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題展開分析，探討如何改進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

(一)傳統(tǒng)檔案建設(shè)理念的束縛

在社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制不斷發(fā)展的背景下，我國各行業(yè)檔案的建設(shè)必須兼顧整體性，承擔(dān)一定的社會責(zé)任，認(rèn)清自身檔案管理發(fā)展與社會外部因素之間的關(guān)系，促使檔案信息化建設(shè)與社會發(fā)展的總體方向保持高度的一致性。但是從檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來看，我國檔案建設(shè)具有一定的滯后性，難以與社會的發(fā)展保持同步。

(二)沒有健全的檔案管理制度

檔案信息化管理和運(yùn)用比較混亂，主要表現(xiàn)在內(nèi)部檔案信息難以保持協(xié)調(diào)穩(wěn)定狀態(tài)。現(xiàn)在我國大部分組織單位沒有明確的檔案管理制度，只是將重點(diǎn)放在檔案建設(shè)的表面工作上，真正能夠用于研究應(yīng)用的檔案信息少之又少，所以導(dǎo)致現(xiàn)在很多檔案失去了其本身的意義和價值。

(三)數(shù)字化建設(shè)的軟硬件設(shè)備準(zhǔn)備不充分

提高檔案信息化管理的質(zhì)量和效率，先進(jìn)的軟硬件設(shè)備必不可少，但是現(xiàn)階段我國很多單位組織的硬件設(shè)備陳舊，軟件信息管理功能也不夠完善，整個硬件和軟件系統(tǒng)都處于比較落后的一個狀態(tài)。

(四)檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)不高

檔案數(shù)字化管理和建設(shè)中對檔案管理人員的專業(yè)水平技能和素質(zhì)提出了較高的要求，但是我國很多單位的檔案信息管理人員并不具備專業(yè)的檔案管理知識，沒有系統(tǒng)化的計算機(jī)數(shù)據(jù)的處理能力，并且檔案管理人員的素質(zhì)不高，缺乏復(fù)合型信息化檔案管理人才。

二、改進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的具體措施

(一)強(qiáng)化檔案管理者的數(shù)字化意識

檔案數(shù)字化能夠有效的解決檔案管理建設(shè)工作與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)之間的矛盾，但是檔案數(shù)字化建設(shè)是一個漫長的過程，也是檔案管理者與現(xiàn)代檔案信息管理客體之間不斷磨合的一個過程。所以需要強(qiáng)化檔案管理者的數(shù)字化意識，大力的宣傳檔案數(shù)字化管理理念，引起社會各行業(yè)單位的高度重視。

(二)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

綜合素質(zhì)包括檔案管理人員的管理意識和專業(yè)能力，所以要培養(yǎng)檔案數(shù)字化管理的復(fù)合型人才。首先要對管理者的責(zé)任心進(jìn)行激化，對單位檔案管理人員進(jìn)行思想政治教育，促使檔案管理人員在參與工作實(shí)踐的過程中樹立正確的人生觀和價值觀，有效增強(qiáng)其愛崗敬業(yè)的精神。其次要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)理論知識的定期培訓(xùn)，提高其專業(yè)技術(shù)技能，及時的掌握計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)技巧，提高檔案數(shù)字化管理建設(shè)服務(wù)能力。最后檔案管理人員要利用現(xiàn)代化檔案管理的技術(shù)和手段，推進(jìn)檔案管理工作的系統(tǒng)化和規(guī)范化。

(三)建立完善的檔案數(shù)字化建設(shè)制度

首先，檔案數(shù)字化制度制定的時候，要對單位內(nèi)部的實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行分析，對國家的相關(guān)檔案管理法規(guī)進(jìn)行仔細(xì)的研究，保證制定的檔案管理制度既能符合單位具體發(fā)展的需求，也能規(guī)范于國家的檔案管理法規(guī)。其次，要嚴(yán)格落實(shí)實(shí)施制定的檔案數(shù)字化管理制度，盡快解決內(nèi)部檔案數(shù)字化管理的混亂狀態(tài)。最后，在檔案管理制度的基礎(chǔ)上設(shè)立專門的檔案管理崗位，并有效的落實(shí)責(zé)任問責(zé)制度。

(四)提高檔案數(shù)字化整理的技術(shù)手段

檔案歸檔整理的前提是對檔案信息進(jìn)行安全的保存，數(shù)字化檔案信息一般是存儲在計算機(jī)中，所以要加強(qiáng)計算機(jī)的防火墻設(shè)置，防止病毒感染，確保檔案信息存儲位置的安全性。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理朝著智能化、自動化和數(shù)字化的方向發(fā)展，雖然很大程度上提高了檔案信息管理建設(shè)的質(zhì)量和效率，但是檔案信息資源變得越來越復(fù)雜，檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題尤為突出。所以單位組織需要強(qiáng)化檔案管理者的數(shù)字化意識，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立完善的檔案數(shù)字化建設(shè)制度，提高檔案數(shù)字化整理的技術(shù)手段，不斷的改進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，促使檔案數(shù)字化管理、建設(shè)工作水平的不斷提高。

[1]張洋.淺談數(shù)字化檔案長期保存的問題及措施[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2016 (05)

[2]王東.數(shù)字化檔案的信息安全問題與管理策略[J].電子世界,2014(19)