會計(jì)信息化環(huán)境下內(nèi)部控制存在的問題及對策

浙江旅游職業(yè)學(xué)院 趙金芳

會計(jì)信息化環(huán)境下內(nèi)部控制存在的問題及對策

浙江旅游職業(yè)學(xué)院 趙金芳

在會計(jì)信息化環(huán)境下，內(nèi)部控制在崗位分離設(shè)置、風(fēng)險評估，內(nèi)部監(jiān)督等諸多方面受到影響。本文以浙江省某大型酒店為例，剖析了酒店在會計(jì)信息化環(huán)境下內(nèi)部控制存在的問題，并提出了相應(yīng)的對策。

會計(jì)信息化 內(nèi)部控制 對策

隨著信息技術(shù)的日益發(fā)展，會計(jì)工作也發(fā)生了深刻的變化。信息系統(tǒng)的普及使用為企業(yè)內(nèi)部控制帶來了許多前所未有的新問題，如無紙化會計(jì)帶來的數(shù)據(jù)審核、確認(rèn)，電子檔案的歸檔保存，會計(jì)電算化處理過程中的安全問題等，這些都對內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊，對會計(jì)人員在操作上提出了更高的要求。同時，對企業(yè)的管理監(jiān)督也帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。

浙江某大酒店是一家涉外旅游飯店，由國有集團(tuán)公司投資近2億元組建而成的。酒店于2000年4月29日正式對外營業(yè)。財(cái)政部頒布的《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范—基本規(guī)范》對企業(yè)的內(nèi)部控制進(jìn)行了規(guī)范。這對企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制提出了新的要求。但企業(yè)如何結(jié)合自身特點(diǎn)進(jìn)行內(nèi)部控制建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。不少企業(yè)雖有意進(jìn)行內(nèi)部控制建設(shè)，卻覺得無從下手。由于假期有幸在N酒店財(cái)務(wù)部進(jìn)行了實(shí)踐鍛煉，能夠詳細(xì)了解該酒店的情況并收集整理相關(guān)的信息，熟悉該酒店的內(nèi)部管理。因此，借鑒內(nèi)部控制理論成果和實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，研究建立適合N酒店發(fā)展相適應(yīng)的內(nèi)部控制體系具有非?，F(xiàn)實(shí)的意義。同時希望通過酒店內(nèi)部控制的分析，分析其內(nèi)控的缺陷和問題并提出優(yōu)化建議，也為其他企業(yè)提供借鑒意義。

一、酒店內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及存在的問題

筆者設(shè)計(jì)問卷，并根據(jù)深度訪談的內(nèi)容，對N酒店有了深入了解，在此基礎(chǔ)上分析了酒店內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及存在的問題。

(一)酒店內(nèi)部環(huán)境

企業(yè)內(nèi)部環(huán)境是實(shí)施其內(nèi)部控制的依據(jù)。機(jī)構(gòu)設(shè)置和權(quán)責(zé)分配為整個內(nèi)控系統(tǒng)的運(yùn)行提供有力的保障。根據(jù)訪談了解到，酒店的機(jī)構(gòu)設(shè)置做得相對完善。從酒店是否做到不相容職務(wù)分離，分級授權(quán)控制中了解到，酒店的權(quán)責(zé)分配做的相對比較好，讓權(quán)責(zé)在不同的部門，不同的崗位分配來完成。但是董事會對于酒店的決策控制力不足。因?yàn)榻?jīng)理層位于生產(chǎn)經(jīng)營的一線，而董事會成員中有一部分是獨(dú)立董事或外部董事而非執(zhí)行董事，這類董事來自于不同的行業(yè)且不參與企業(yè)的日常經(jīng)營活動，董事會對于管理層的提案無論支持與否都缺乏充分的知識支持和信息支持。

(二)酒店風(fēng)險評估

酒店的運(yùn)行與長期發(fā)展的目標(biāo)相一致，但是對于各部門的具體目標(biāo)卻介紹的不夠詳細(xì)。從酒店的員工是否能很好的理解酒店發(fā)展的長期戰(zhàn)略和明確的目標(biāo)？這一問題了解到，當(dāng)酒店管理層制定發(fā)展目標(biāo)后，會傳達(dá)到各個部門，上下級之間很少出現(xiàn)相互矛盾的情況。但是員工對于本業(yè)務(wù)單元的目標(biāo)認(rèn)同感卻并不是很強(qiáng)，大多數(shù)的員工只是比較機(jī)械的完成自己的工作。

員工對風(fēng)險的識別，財(cái)務(wù)部和人力資源部相對較好，康樂部對風(fēng)險識別能力不是很強(qiáng)。而當(dāng)員工發(fā)現(xiàn)風(fēng)險，很多時候沒有能夠向管理人員及時的匯報(bào)。

從深度訪談問題：您是否清楚有哪些外部因素可能引發(fā)酒店管理的風(fēng)險？可以了解到員工了解的比較多的是管理層的管理能力，但是酒店內(nèi)部人員的流動和財(cái)務(wù)狀況對內(nèi)部風(fēng)險的引發(fā)，員工的了解比較少。從這兩個問題的訪談中可以了解到，員工對于引發(fā)酒店風(fēng)險的因素了解的還不夠全面，還需要管理人員在這方面加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)。

酒店的風(fēng)險分析流程還不夠全面恰當(dāng)，而且當(dāng)風(fēng)險分析出來之后，沒有馬上傳達(dá)給管理層。酒店的員工對風(fēng)險分析能力很欠缺，無法明確的描述相應(yīng)的風(fēng)險。從深度訪談問題，員工對于風(fēng)險分析基本都停留在表觀層次上，而不了解具體風(fēng)險分析的方法。這樣導(dǎo)致的結(jié)果就是，即使識別出了風(fēng)險，也沒有辦法對風(fēng)險有一個準(zhǔn)確的分析，更沒有辦法做到良好的風(fēng)險應(yīng)對。

(三)酒店控制活動

酒店設(shè)置了專門的內(nèi)部分離監(jiān)督機(jī)構(gòu)，并且對酒店內(nèi)部控制控制活動釆取了適當(dāng)?shù)某绦蚝头椒ㄟM(jìn)行落實(shí)和完善。酒店根據(jù)經(jīng)營活動中金批準(zhǔn)額大小和事項(xiàng)重要程度不同控制分層級授權(quán)審批。酒店管理層的直系親屬系統(tǒng)沒有擔(dān)任酒店財(cái)務(wù)管理部門控制的管理人員。

沒有輪崗不利于崗位人員對于酒店會計(jì)工作整體需求和工作要求的了解，而且對酒店整體的利益觀和效益觀的了解也會有所欠缺，最重要的是，互相牽制人員在長期的搭檔中可能會互相包庇。了解到酒店?duì)I運(yùn)分析控制有待進(jìn)一步加強(qiáng)。酒店目前只有預(yù)算執(zhí)行結(jié)束后的考沒有建立階段性考評工作，而這方面的問題亟待改善。

二、酒店內(nèi)部控制體系的改進(jìn)建議

筆者根據(jù)深度訪談和問卷調(diào)查反饋的信息進(jìn)行加工分析，了解到酒店企業(yè)的真實(shí)情況，針對酒店在內(nèi)部控制制度建立和執(zhí)行過程中的薄弱環(huán)節(jié)，對內(nèi)部控制體系進(jìn)行改進(jìn)優(yōu)化，使其發(fā)揮更有效的作用。

由于酒店董事會的決策控制能力不夠強(qiáng)、酒店并沒有將審計(jì)委員會與監(jiān)事會分開；員工職業(yè)素養(yǎng)需要提高、對特定崗位的描述不夠清楚、對員工的考察次數(shù)不夠、培訓(xùn)制度貫徹不夠認(rèn)真；管理者對酒店文化的宣傳不夠、員工違背道德準(zhǔn)則時，沒有給予足夠的懲罰措施、招聘流程不規(guī)范等。針對發(fā)現(xiàn)的問題，提出以下優(yōu)化建議：

(一)崗位設(shè)置與權(quán)責(zé)分配

酒店的管理結(jié)構(gòu)完善與否對酒店內(nèi)部控制體系效果的發(fā)揮起到基礎(chǔ)性作用。酒店應(yīng)對各個崗位職責(zé)進(jìn)行準(zhǔn)確的描述及規(guī)范，從而形成《職位說明書》，其中包括各個職位的稱謂、描述、工作職責(zé)、工作權(quán)限、工作績效考核標(biāo)準(zhǔn)等。

具體建議:

1、工作內(nèi)容和流程進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化

由于不同的酒店財(cái)務(wù)崗位設(shè)置不太一樣，即使同樣的崗位工作內(nèi)容和流程也大相徑庭，能否研究一套標(biāo)準(zhǔn)化的工作內(nèi)容和流程，是具有很好的推廣價值的。建議在明確崗位架構(gòu)和崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步研究崗位工作內(nèi)容和流程，既能夠完成酒店財(cái)務(wù)管理的各項(xiàng)職責(zé)，也能夠?qū)崿F(xiàn)工作的高效，最終形成一套標(biāo)準(zhǔn)的崗位工作內(nèi)容和流程，這套標(biāo)準(zhǔn)可以在酒店其它部門和集團(tuán)內(nèi)其它酒店推廣。

2、工作流程進(jìn)一步細(xì)化

對現(xiàn)有的工作流程進(jìn)行細(xì)化，盡可能使得一個新手按照工作流程的說明就能夠完成該項(xiàng)工作，這樣就可以大大縮短一個新手熟悉崗位的時間，無形之中也是對酒店人力成本的節(jié)約。

3、采購與存貨管理方面問題與建議

(1)采購無任何計(jì)劃性。計(jì)劃采購與應(yīng)急采購無任何區(qū)分，各部門對本部門使用物品沒有任何月度以及年度的采購計(jì)劃，所有采購都是即時的。建議酒店制度采購計(jì)劃，由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預(yù)測，在每年年底編制采購計(jì)劃和預(yù)算報(bào)財(cái)務(wù)部審核；計(jì)劃外采購或臨時增加的項(xiàng)目，需要制定計(jì)劃或報(bào)告財(cái)務(wù)部審核。

(2)采購付款報(bào)銷方式不夠明確。酒店沒有明確額度內(nèi)的報(bào)銷方式，自由性較大。建議酒店采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，經(jīng)確認(rèn)批準(zhǔn)后方可付款；支票結(jié)帳一般由出納根據(jù)采購員提供的準(zhǔn)確數(shù)字或單據(jù)填制支票，若由采購員領(lǐng)空白支票與對方結(jié)帳，金額必須限制在一定的范圍內(nèi)；按酒店財(cái)務(wù)制度，規(guī)定額度內(nèi)的付款可以采用現(xiàn)金，超過的使用支票或委托銀行付款結(jié)款；超過額度要求付現(xiàn)金者，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)審查批準(zhǔn)后方可付款，但現(xiàn)金必須在一定的范圍內(nèi)。

(3)資產(chǎn)報(bào)損控制不夠嚴(yán)格，對員工無懲罰激勵機(jī)制。酒店對低值易耗等物品的報(bào)損控制不夠嚴(yán)格，沒有明確正常的報(bào)損率以及相關(guān)的懲罰激勵機(jī)制。建議明確建立相關(guān)的報(bào)損率以及相關(guān)的懲罰激勵機(jī)制，以此來鼓勵員工降低物品的損耗率，提高工作積極性。

(二)建立健全有效的風(fēng)險評估體系

酒店應(yīng)當(dāng)依據(jù)公司設(shè)定的具體控制目標(biāo)，進(jìn)行全面、系統(tǒng)、不間斷的收集相關(guān)有效信息，結(jié)合酒店的具體經(jīng)營情況進(jìn)行風(fēng)險評估，從而實(shí)現(xiàn)有效控制。員工缺乏風(fēng)險應(yīng)對能力，對應(yīng)對風(fēng)險的策略了解的不夠全面。針對發(fā)現(xiàn)的問題，提出以下優(yōu)化建議：

1、設(shè)定控制目標(biāo)

酒店內(nèi)控控制目標(biāo)的設(shè)定是酒店進(jìn)行基于風(fēng)險評估的內(nèi)部控制運(yùn)作的前提。酒店內(nèi)控目標(biāo)既包含長期戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，同時也包含酒店近期計(jì)劃的短期具體目標(biāo)。目標(biāo)設(shè)定應(yīng)遵循實(shí)事求是和目標(biāo)指導(dǎo)實(shí)踐的原則，指定的控制目標(biāo)要實(shí)事求是，切實(shí)可行，與酒店的發(fā)展規(guī)劃保持高度一致。需要指定詳細(xì)的具體目標(biāo)，指導(dǎo)酒店內(nèi)部業(yè)務(wù)活動和協(xié)調(diào)各個職能部門活動。

2、酒店的風(fēng)險識別

造成酒店經(jīng)營風(fēng)險的因素來自很多方面，總體而言可以分為兩類，即內(nèi)部風(fēng)險和外部風(fēng)險。酒店內(nèi)員工現(xiàn)階段對于外部風(fēng)險中的政治與經(jīng)濟(jì)因素了解較少，對店內(nèi)的內(nèi)部風(fēng)險的財(cái)務(wù)狀況因素及內(nèi)部員工流動性風(fēng)險認(rèn)識存在不足，酒店需要建立相關(guān)培訓(xùn)體系，管理人員應(yīng)加強(qiáng)對各個業(yè)務(wù)部門員工的培訓(xùn)。只有對風(fēng)險因素有明確的認(rèn)識和理解，才能有效的進(jìn)行內(nèi)控體系風(fēng)險的分析并制定相對應(yīng)的方法。

3、酒店風(fēng)險應(yīng)對

酒店風(fēng)險評估是為了最終的風(fēng)險應(yīng)對，酒店在對自身進(jìn)行充分的風(fēng)險分析基礎(chǔ)上，結(jié)合自身的發(fā)展階段和內(nèi)外部環(huán)境變化，繼續(xù)搜集分析風(fēng)險變化信息，從而適時調(diào)整應(yīng)對風(fēng)險的策略。對員工進(jìn)行風(fēng)險應(yīng)對相關(guān)培訓(xùn)，讓其了解主要的風(fēng)險應(yīng)對策略包含規(guī)避風(fēng)險、降低風(fēng)險、承擔(dān)風(fēng)險、轉(zhuǎn)移風(fēng)險。

(三)完善信息溝通系統(tǒng)

酒店的運(yùn)轉(zhuǎn)基于內(nèi)部信息及外部信息的取得、分析及使用。通暢有效的信息溝通系統(tǒng)是酒店高效運(yùn)營的重要基礎(chǔ)。筆者對酒店信息溝通系統(tǒng)的調(diào)查分析中發(fā)現(xiàn)如下問題：酒店各部門之間合作有待加強(qiáng)、各個系統(tǒng)協(xié)同化不夠好、餐飲部對信息收集能力較弱、員工對高質(zhì)量信息理解不全面。針對發(fā)現(xiàn)的問題，提出以下優(yōu)化建議：

實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的高效運(yùn)行主要依托于建立協(xié)同化的酒店信息系統(tǒng)，主要由會計(jì)信息系統(tǒng)、客房管理系統(tǒng)、餐飲管理系統(tǒng)、釆購和倉儲系統(tǒng)及人力資源管理系統(tǒng)組成，各個系統(tǒng)協(xié)同工作，無縫銜接。會計(jì)信息系統(tǒng)。會計(jì)信息系統(tǒng)需要及時提供符合會計(jì)電算化要求的會計(jì)信息，并且根據(jù)酒店相應(yīng)的規(guī)章制度完善系統(tǒng)的各個分模塊，與此同時，酒店應(yīng)合理安排不相容工作崗位的設(shè)置?？头抗芾硐到y(tǒng)。建立并完善智能化的客房服務(wù)管理系統(tǒng)，從而保障酒店提供服務(wù)的智能化及高效。

餐飲管理系統(tǒng)。用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為顧客點(diǎn)餐提供自動服務(wù)，從而完成點(diǎn)菜、送單及收款服務(wù)。此系統(tǒng)要與采購銷售系統(tǒng)相結(jié)合，無縫銜接，發(fā)揮其內(nèi)在分析功能，從而協(xié)調(diào)采購與銷售活動，并結(jié)合成本效益最大化原則。同時鑒于調(diào)查問卷中發(fā)現(xiàn)餐飲部對于信息收集能力很差，餐飲部門的員工在為客戶服務(wù)時，盡可能多的了解顧客的信息，提高服務(wù)質(zhì)量，在酒店餐飲搞活動時如團(tuán)購等通知顧客，盡量爭取回頭客數(shù)量的增加。

人力資源管理系統(tǒng)?；趩柧碚{(diào)查的結(jié)果，了解到酒店各個部門已經(jīng)建立了相對完善的信息系統(tǒng)，對于信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)合理，其信息流暢性及保密性均表現(xiàn)良好，但員工對于信息系統(tǒng)架構(gòu)的了解只在初步階段，需要進(jìn)行進(jìn)一步加強(qiáng)。同時各個系統(tǒng)的協(xié)同化不夠好，部門之間的合作有待加強(qiáng)，單一系統(tǒng)的強(qiáng)大無法彌補(bǔ)系統(tǒng)協(xié)作上的不暢和失誤，這是提高酒店管理效率的關(guān)鍵因素之一。對于信息系統(tǒng)的員工培訓(xùn)對于系統(tǒng)高效運(yùn)行至關(guān)重要，酒店應(yīng)該定期加強(qiáng)對此系統(tǒng)的應(yīng)用培訓(xùn)，可不定期引進(jìn)或咨詢外部相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜疫M(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)。

(四)規(guī)范并完善酒店的控制活動

筆者對酒店控制活動的調(diào)查分析中發(fā)現(xiàn)如下問題：酒店的職務(wù)分離控制做的不夠完善、授權(quán)責(zé)任不清。針對發(fā)現(xiàn)的問題，提出以下優(yōu)化建議：職務(wù)分離控制，授權(quán)批準(zhǔn)控制及會計(jì)系統(tǒng)控制。完善健全的會計(jì)系統(tǒng)控制是內(nèi)部控制體系建立及實(shí)施的重要組成部分。

1、增加夜審崗

由于夜審很難招到人，所以財(cái)務(wù)部一直沒有設(shè)置該崗位。夜審和日審是酒店稽查體系的兩個樞紐，只有建立完整的稽查系統(tǒng)才能有效的掌控整個酒店的經(jīng)營，雖然目前采取由前臺收銀行使夜間稽核的職能，但實(shí)踐中前臺收銀只是完成了過賬職能，并沒有履行起稽核職能，夜審工作流于形式，這就難免產(chǎn)生漏洞。建議加強(qiáng)夜審崗的招聘工作，在招到合適的人員之前可以采取由日審人員進(jìn)行突擊夜審的辦法來加強(qiáng)夜間稽核工作。

2、增加資產(chǎn)管理崗

由于除存貨外，大部分實(shí)物資產(chǎn)為業(yè)主所有，在核算時也未記入損益，所以在資產(chǎn)管理上除專人管理存貨外，其它資產(chǎn)的管理相對比較薄弱，如果這些資產(chǎn)管理不善的話，會大大增加酒店的費(fèi)用支出，影響當(dāng)期損益。建議設(shè)置專門的資產(chǎn)管理崗來管理酒店的資產(chǎn)。

3、制定崗位說明書

目前財(cái)務(wù)崗位的工作職責(zé)主要還是依賴相關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)，并沒有形成具有指導(dǎo)意義的文字說明。建議制定包含崗位基本情況、任職條件、工作職責(zé)、工作流程等具有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義的崗位說明書。

三、主要結(jié)論

本項(xiàng)目以內(nèi)部控制理論為基礎(chǔ)，以酒店為調(diào)研對象，采用了實(shí)地調(diào)查、深度訪談等方法，對酒店的經(jīng)營狀況和內(nèi)控現(xiàn)狀進(jìn)行了解，經(jīng)過對數(shù)據(jù)的分析，了解酒店內(nèi)控體系的缺陷及問題。根據(jù)內(nèi)部控制的相關(guān)理論，針對發(fā)現(xiàn)的實(shí)際問題，對酒店內(nèi)控體系提出相應(yīng)的優(yōu)化完善建議。酒店主要問題表現(xiàn)在員工素質(zhì)考察制度不完善、人力資源成本控制較差、對于企業(yè)文化認(rèn)同感有待加強(qiáng)、風(fēng)險分析能力有待提高、風(fēng)險應(yīng)對策略單一、控制活動職務(wù)分離建設(shè)較差、內(nèi)部監(jiān)督體系尚須完善等等。筆者根據(jù)上述問題提供優(yōu)化內(nèi)部控制體系思路：改善內(nèi)部控制環(huán)境，優(yōu)化人力資源系統(tǒng)并建立相應(yīng)員工培訓(xùn)教育制度，尤其是對風(fēng)險應(yīng)對的培訓(xùn)；建立高效信息系統(tǒng)；完善監(jiān)督體系，制度嚴(yán)格的監(jiān)督制度及監(jiān)管流程；明晰酒店各部分控制活動、職務(wù)分離并建立嚴(yán)格預(yù)算。通過對酒店的內(nèi)部控制體系提出優(yōu)化建議及方案，以期為我國本土星級酒店企業(yè)的完善和發(fā)展提供借鑒。

[1]財(cái)政部.財(cái)政部關(guān)于全面推進(jìn)我國會計(jì)信息化工作的指導(dǎo)意見[J].交通財(cái)會,2009(6)

[2]劉玉廷.論我國會計(jì)信息化發(fā)展戰(zhàn)略[J].會計(jì)研究，2009(6)

[3]習(xí)戰(zhàn)偉.企煤炭企業(yè)會計(jì)信息化內(nèi)部控制中的問題和對策[J].財(cái)經(jīng)界，2015(24)