高校檔案征集的實踐與探索
——以西北大學為例

文/邵婧 趙嘉文 許寧

檔案征集是檔案收集的組成部分，西北大學檔案館秉持“公誠勤樸”的校訓精神，利用線下線上兩種資源，以接受捐贈、制作副本、征收購買等方式，注重征集特色檔案、校史檔案、校友學人檔案、口述歷史檔案、民主黨派檔案，孜孜以求地構建檔案征集網絡、完善檔案征集規(guī)章、打造檔案征集套餐、提高檔案征集質量，以期為高校檔案征集工作提供參考

一、引 言

檔案是民族風情的傳承，國家發(fā)展的記憶，文化遺產的載體，歷史文明的見證，人類社會的財富。如果說中華文化是一條奔騰不息的歷史長河，那么檔案就是見證這條長河的記憶畫卷。周秋萍[1]認為檔案記錄著個人足跡，蘊藏著家國情懷，譜寫著民族歷史，凝聚著感人力量。檔案收集是檔案資源體系建設的基石，其主要包括檔案歸檔接收和檔案征集，在高校檔案工作中，主要是通過檔案歸檔制度保證日常辦理完畢的文件歸檔集中到檔案館管理；對于歷史資料或者相關文獻也可以通過征集方式接收進館，成為檔案館藏的重要補充。就目前高校檔案工作的實際來看，檔案歸檔接收能夠按部就班地有序進行，檔案征集由于各種各樣的原因存在著征集意識不強、征集制度缺失、征集方式落后、征集經費短缺、征集人員素質高低不一等問題。而檔案征集又是檔案歸檔接收的有益補充，是檔案收集的組成部分，因此，高校檔案館必須重視檔案征集工作。

二、檔案征集概念

檔案征集是檔案業(yè)務部門依照國家法規(guī)、結合單位實際，以接受捐贈、制作副本、征收購買、寄存代管等方式將散存散失于社會上和公民個人手中的歷史資料或者相關文獻收集進館，集中保存，以資利用的工作?！吨腥A人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》以及《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》等法律法規(guī)為檔案業(yè)務部門開展檔案征集提供了法律保障?！笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提出[2]要全面推進檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設，檔案資源體系建設被推向重要工作議程，從而使檔案征集工作也引起各方重視，搶救挖掘流散在國內外各地區(qū)、各單位、各部門、各團體以及公民個人手中的歷史憑證和相關資料是檔案歸檔工作的有益補充。檔案征集能夠豐富館藏資源、優(yōu)化館藏結構，發(fā)揮檔案存憑、留史、資政、育人的功能，這是“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的具體體現。高校檔案征集應以服務教學科研、日常管理、立德樹人為目標，緊緊圍繞學校中心工作，把有限的資源投入到最需要的地方，推動檔案工作的健康發(fā)展。

三、檔案征集實踐探索

西北大學檔案館根據兄弟院校、會議交流、校友同仁、師生員工提供的線索，利用線下線上兩種資源，采取接受捐贈、制作副本、征收購買等方式積極開展檔案征集工作。

（一）線下檔案征集

1.征集特色檔案。西北大學在長期的歷史發(fā)展進程中，享有良好的學術聲譽和社會聲望，被譽為“中華石油英才之母”“經濟學家的搖籃”“作家搖籃”。因此，學校十分注重緊緊圍繞這三個主題進行檔案征集工作。2018年檔案館在一個偶然的機會獲得一條信息，學校1954屆校友、原石油工業(yè)部副部長、總地質師閻敦實先生有意捐贈個人檔案，立即指派專人跟進聯系，協助有關同志前往北京拜訪閻老夫婦，在得知蘭州某地質研究所、杭州某地質研究所也有征集閻老檔案的意向之后，迅速安排有關老師前往北京閻老家中，回憶閻老在校期間的師生之誼，匯報學校的發(fā)展情況，感謝閻老對學校的鼎力支持，懇請閻老將其檔案捐贈給西北大學。經過懇請、溝通、交流，閻老夫婦磋商決定將其有關檔案捐贈給母校——西北大學。隨后檔案館老師帶領兩名學生進駐北京，前往閻老家中協助整理檔案。老師和閻老回憶歷史歲月，學生在閻老夫人的指點下，逐件整理、審閱、確認捐贈檔案，先后整理了5間書房的檔案。經過閻老夫人反復斟酌，開箱檢查，取出李四光寫給閻老的書信、朱镕基親筆簽名的閻老任命書、有關講話稿等檔案之后，分兩次寄給學校六十余箱各類檔案。在閻老家中還有數十箱已經整理好的檔案，閻老的女兒閻家泓女士表示等適當的時候再將其余檔案捐贈給西北大學。截至目前，學校檔案館已經征集到閻敦實先生的手稿、書籍、地質報告、地質圖冊等檔案10494卷件。2017年西北大學郭立宏校長把學校1984屆校友、著名經濟學家張維迎院士寫給他的一封信捐贈給檔案館，信中傾注著張院士對母校的殷切期望“一定要把西北大學建設成為高水平的研究型大學”。2015年在檔案館的多次懇請下，西北大學原副校長、著名長江學者李浩教授帶頭將其15卷書稿的手稿鉛印本捐贈給學校檔案館。這些檔案記錄了西北大學石油地質科學和國家石油工業(yè)發(fā)展的足跡，反映了西北大學地質學家、經濟學家和現代作家的精神風貌，充實了西北大學特色檔案的館藏內容，填補了校史的空白。

2.征集校史檔案。校史檔案是學校歷史的記憶，征集校史檔案不能被動迎客，應該主動出擊、探訪求索、多方尋覓。在西北大學百年校慶之前，姚遠教授在國家第一歷史檔案館發(fā)現光緒皇帝開辦陜西大學堂的詔書，把學校的辦學歷史從1912年前推到1902年，找到了西北大學辦學歷史的陜源依據。2015年檔案館根據公共管理學院一位教授提供的線索，安排專人與北京張全海先生聯系，懇請征集相關校史檔案，張先生向學校提供了陜西大學堂總辦吳樹棻①吳樹棻，字移香，山東歷城人，1902年2月至1905年任陜西大學堂總辦。先生的會試答卷復制件。2016年湖北孝感某企業(yè)建設孝感名人館，其中就有陜西大學堂總教習屠仁守②屠仁守，號梅君，湖北孝感人，1901年12月至1904年2月任陜西大學堂總教習。館，學校檔案館得知這一信息后，想方設法尋覓征集線索，4月底至5月初，王旭州館長與屠仁守總教習的重孫屠孝康先生多次會面洽談并進行電話溝通，得知其保存大量屠仁守檔案資料后，客觀闡述征集目的，誠懇表示征集意向，屠先生認為“家傳遺訓，后人不絕，不可捐贈”。在檔案館的不懈努力和反復爭取下，見到了其精心保存的30余件檔案珍品。經過反復懇請、溝通、商榷，2018年屠孝康先生被我們的真誠所打動，同意制作檔案復制品捐贈給西北大學檔案館。截至目前，學校檔案館征集到了屠仁守履歷、陜西省大學校初議、格致叢錄等40余件珍貴文物檔案復制品，目前此項工作還在繼續(xù)進行之中。光緒皇帝的詔書、吳樹棻、屠仁守檔案資料的征集，填補了陜西大學堂時期學校歷史的空白，為研究陜西大學堂時期的校史提供了依據。

3.征集校友學人檔案。校友學人檔案是學校發(fā)展歷程的見證，也是校史文化的重要傳承，校友學人檔案的產生背景及其形成過程對于我們研究今天的辦學理念具有深刻的歷史啟迪。2015年“6·9國際檔案日”前夕，學校校友王懷成先生的后人在《西安晚報》記者的陪同下來館了解國立西北大學時期王懷成校友的檔案資料，王先生于1944年參加遠征軍，1948年返校復讀。在與王先生后人的交流中，檔案館征集到王先生1944年參加遠征軍赴緬前夕與其妹妹的合影照片和工作證件等相關檔案的電子版本。2017年，曾在西安臨時大學、西北聯合大學任教的寸樹聲③寸樹聲，字雨洲，云南騰沖人，1932年至1937年在國立北平大學、西安臨時大學、西北聯合大學任教。先生的后人來校查閱寸樹聲先生在西北聯大時期的相關檔案，檔案館得知寸先生在云南開辦教育的事跡之后，利用開會時機前往云南探訪，征集到寸先生的電子照片19張，電子版手稿《兩年半的鄉(xiāng)村生活》一部。王懷成先生的檔案征集，豐富了國立西北大學時期的西大學子風采；寸樹聲先生的檔案征集，充實了西北大學在西北聯大時期的學人歷史風貌。

4.征集口述歷史檔案?？谑鰵v史檔案是指通過訪問當事人或者目擊者，利用筆錄、錄音、錄像等方式記錄歷史事件，并與文字記載等相關檔案核實之后，形成的檔案資料?？谑鰵v史檔案能夠完善校史資料，填補歷史空白，見證學校發(fā)展歷程。資深學者、學人、校友是現存的活檔案，搶救挖掘資深學者、學人、校友的口述歷史檔案是檔案征集的又一迫切任務。曲春梅[3]等學者認為口述歷史檔案是構建社會記憶中不可或缺的一環(huán)，是補充、激活、強化社會記憶的重要途徑。陳蕾[4]認為真實原則是采集口述歷史檔案的首要原則。個人記憶隨著時間的流逝可能會出現模糊或者遺忘，同時會受到受訪者主觀認知等因素的影響，在敘述中可能存在疏漏或者偏差，導致個別主觀歷史回憶情節(jié)偏離客觀歷史事實的現象出現，造成征集資料的缺憾。征集口述歷史檔案耗時、費力、耗資。所以，檔案工作部門應當審慎選擇征集對象、征集主題、征集內容，積極征集、有效核實、注重編研。在不具備自主征集的條件下，可以采用委托征集或者與高校宣傳等工作部門合作征集，還可采用服務外包形式，引入社會力量，征集口述歷史檔案，彌補高校檔案業(yè)務部門人力不足造成的不便開展檔案征集工作的遺憾。西北大學國內合作處經過審慎選擇，采訪征集了部分資深教授、學者學人、知名校友的口述歷史檔案，在一定程度上填補了校史的空白。

5.征集民主黨派檔案。民主黨派檔案是高校檔案的有機組成部分，也是高校檔案征集不可或缺的一個方面。俞曉青[5]認為檔案征集需要主動和用心。開展檔案征集工作，應當以誠感人，以情動人，積極爭取檔案持有人踴躍捐贈檔案，對于不能捐贈的檔案可以采用寄存代管的方式進行征集，也可采用數字化仿真掃描和制作副本的方式進行征集，還可采用出資購買的方式進行征集。2017年西北大學黨委統戰(zhàn)部給檔案館提供了一條線索，有關同志持有上世紀三四十年代的民盟活動檔案，檔案館及時聯系持有人，請求征集，由于這批檔案歷史久遠，具有珍藏價值，持有人實在不舍，經過陳述利害、積極爭取、反復商榷，最終以購買的方式征集了這批檔案。這批檔案包括上世紀三四十年代民盟開展工作情況、總結報告、盟人提會審查表、盟員盟籍卡片、盟員去向表、組織關系轉移表及學習就業(yè)調查表等64件。通過征集民國時期的民盟檔案，為學校研究民國時期民主黨派活動提供了極具參考價值的歷史資料。

（二）線上檔案征集

隨著信息技術的飛速發(fā)展，智慧校園建設已經開始提上議事日程，智慧校園背景下的高校智慧檔案館建設正在分步漸進地向前發(fā)展，檔案工作也逐漸由線下服務轉向線上服務。所以，檔案征集不僅需要實地征集，而且需要網絡征集。高校檔案館應該特別重視線上檔案征集工作，將線下征集與線上征集結合起來，具體情況具體分析，努力征集各類檔案。西北大學檔案館注意在網絡數據庫中征集相關電子檔案，在“大成故紙堆”數據庫中搜集到了90多件國立西北大學時期的電子檔案。經過檔案館的不懈努力，工作中還征集到了紅色地下工作者、西北大學教授、西安外國語大學創(chuàng)始人之一的王敦瑛先生的手寫自傳電子稿件，開辟了學校線上征集檔案的先河。

四、檔案征集機制探討

1.加強檔案征集宣傳，構建檔案征集網絡。加強檔案征集宣傳，利用校園網站、微信、微博、手機客戶端等新聞媒介宣傳檔案征集工作，使師生員工了解檔案、認識檔案，懂得檔案就在自己身邊。全館關注、三館（檔案館、圖書館、博物館）聯動，激發(fā)檔案征集意識，通過舉辦檔案知識競賽、征集檔案展覽、兼職檔案人員業(yè)務培訓，推動檔案征集工作。廣泛動員相關領導、學校各個業(yè)務單位和有關部門積極參與檔案征集，注意與學生工作處、國內合作處、離退休工作處合作，努力與教師、學生、校友保持密切的聯系，使每一位在校學習過的學生、工作過的教師、甚至是其親朋好友都成為潛在的檔案征集線索的提供者，積極介入校友會等相關社團活動，努力構建廣泛的檔案征集網絡，拓寬檔案征集渠道。

2.完善檔案征集規(guī)章，規(guī)范檔案征集程序。張羽[6]認為檔案征集切忌來者不拒，只求數量、不求質量的做法。深入推進檔案征集工作一定要完善檔案征集規(guī)章，規(guī)范檔案征集程序。一是要依照相關法規(guī)建立健全檔案征集制度和相關配套要求，做到有的放矢，有章可循，規(guī)范操作；二是要健全檔案價值鑒定和評估機制，確保檔案征集質量，促進珍貴檔案征集工作；三是要保障檔案征集經費，設置檔案征集專項資金，嚴格管理重要檔案征集活動，做到一事一審一批，既解決檔案征集經費不足造成的誤事問題，又避免辦公經費固化造成的浪費現象；四是要保障檔案庫房建設，檔案征集工作不僅要把檔案征集回來，而且要保證檔案安全保管，有效利用，檔案庫房建設必須符合國家標準；五是要加強檔案征集隊伍建設，檔案征集工作的主體是檔案征集者，一個優(yōu)秀的檔案征集者必須擁有高尚的職業(yè)操守、專業(yè)的檔案素養(yǎng)、豐富的知識儲備、良好的溝通能力，同時還需具備和藹可親、誠信謙和、熱情敬業(yè)的個人特質。所以，檔案館要不斷加強檔案征集者的教育培訓，努力提高檔案征集者的工作水平，確保檔案資料科學征集、安全保管、有效利用。

3.打造檔案征集套餐，推動檔案征集工作。檔案資源是核心，檔案歸檔是主體，檔案征集是補充，檔案利用是根本。西北大學檔案館堅持耐心細致、以誠感人、以情動人的工作作風，積極動員教職員工、校友同仁把個人珍藏的檔案捐贈給學校，檔案館精心為其準備捐贈套餐。一是舉辦檔案捐贈儀式，頒發(fā)檔案收藏證書，贈予檔案捐贈紀念品，舉行檔案捐贈座談會，把“茶”話桑麻，共敘校友情。二是規(guī)范保管捐贈檔案，認真進行捐贈檔案的整理、編目、著錄、上架工作，錄入檔案信息管理系統，清晰歸檔，安全存儲，方便查閱。三是適時舉辦征集檔案展覽，征研并舉，藏用并重，為歷史記憶，讓檔案發(fā)聲，促進檔案征集工作的持續(xù)發(fā)展。

4.征用并舉，深化編研，提升檔案利用質量。檔案征集是檔案館藏資源的重要補充，檔案編研是檔案文化資源的深入挖掘，檔案利用是檔案核心價值的真實體現，檔案育人是檔案工作的根本宗旨。努力把失散于民間的檔案收集進館，歸檔入庫，組織精干力量開展檔案編研，挖掘檔案歷史文化資源，現已成為檔案資源體系建設的有機組成部分。2018年9月根據館藏檔案，王旭州館長主編的《西北大學大事記（2002-2017）》出版發(fā)行，并且獲得陜西省檔案學會2014-2018年檔案學優(yōu)秀成果著作類優(yōu)秀獎。2020年3月西北大學檔案館根據檔案征集資料，申報承擔了陜西省檔案局科技項目“陜西大學堂時期屠仁守檔案整理與研究”。學校100周年校慶時，檔案館展出了光緒皇帝御筆朱批的陜西大學堂昭書復制件。學校110周年校慶時，姚遠教授編寫的《圖說西北大學110周年》作為慶典獻禮。學校石油地質學科70周年慶典時，檔案館與地質學系聯合舉辦了趙重遠教授、閻敦實先生檔案征集選編展板和手冊展覽。這些舉措有效地弘揚了檔案文化，促進了檔案征集工作，提升了檔案利用質量。

檔案征集是檔案收集的組成部分，是充實檔案資源的有益途徑。高校檔案館必須深刻認識檔案征集的重要性，努力做到領導重視、全員參與、奮力推進、積極開展檔案征集工作。西北大學檔案館秉持“公誠勤樸”的校訓精神，利用線下線上兩種資源，采取靈活多樣的工作方式，努力征集特色檔案、校史檔案、校友學人檔案、口述歷史檔案、民主黨派檔案，孜孜以求地構建檔案征集網絡、完善檔案征集規(guī)章、打造檔案征集套餐、提高檔案征集質量，從而客觀記載西大歷史，生動講述西大故事，精心編織西大記憶，以檔見證西大進程，努力推動西大檔案育人工作的深入發(fā)展。