我國檔案數字化建設的現狀與發(fā)展方向

張明磊

牡丹江農墾農大社區(qū)管理委員會黑龍江牡丹江157000

我國檔案數字化建設的現狀與發(fā)展方向

張明磊

牡丹江農墾農大社區(qū)管理委員會黑龍江牡丹江157000

農業(yè)社會、工業(yè)社會的檔案信息服務工作之所以發(fā)展緩慢，與其對應的社會實踐信息化程度有直接的關系。隨著信息重要性在社會經濟活動各個領域得到體現，社會信息化客觀上要求提高檔案數字化的建設。所以本文主要分析我國當前檔案數字化建設的現狀，以及以后的發(fā)展方向。

檔案管理；數字化建設；現狀；發(fā)展

一、我國檔案數字化建設的現狀

國家檔案局在相關規(guī)定中有規(guī)定加快現有檔案的數字進程，在北京、天津、遼寧、陜西、青島等地開展檔案工作應用數字化和網絡化技術的試點。在這一方針的指導下，我國很多地方已經開始了檔案數字化的理論與實踐研究。具體來說，地方各級檔案部門不斷探索，廣泛應用現代信息技術將豐富的館藏珍貴歷史檔案進行數字化處理。新產生的電子文件及時歸檔保存，直接建立全文數據庫，以提高檔案管理和利用的現代水平，逐步開展對檔案信息資源的科學管理，使檔案信息逐步實現數字化、標準化、網絡化，從而更有效地實現檔案的資源共享，以滿足社會各個領域對檔案信息的需求。目前，且主要集中在數字檔案館建設的研究，以及一些專門檔案數字化建設的研究。在上海、廣東、浙江、江蘇等一些經濟和社會發(fā)展水平較高的沿海地區(qū)。由于電子政務、數字城市等工程的逐步實施，辦公自動化、網絡信息共享等技術在各級政府和企事業(yè)單位中得到了普遍應用。加之社會需求量的增加使得許多地方政府要求檔案館加快檔案管理現代化的步伐。

二、我國檔案數字化建設的發(fā)展方向與趨勢

在當前社會分工日益細化，專業(yè)化程度日益增強，數字化技術更新快速的大背景下，檔案部門完全依靠自身力量完成館藏檔案的數字化工作已愈發(fā)顯得效率低下，且力不從心。鑒于此，國內的一些檔案館開始嘗試將自身力量同社會力量相結合，實行檔案數字化業(yè)務外包，選擇有一定經驗和能力的專業(yè)公司來進行檔案的數字化建設。這樣既可以省時省力，又可以保證檔案數字化的質量與成效。雖然目前來說，檔案數字化的業(yè)務外包工作基本上還處于嘗試和探索階段，但是它已然成為我國檔案數字化建設的發(fā)展方向與趨勢。

檔案數字化業(yè)務外包的內容業(yè)務外包是源于工業(yè)企業(yè)的一種創(chuàng)新經營管理方式。它是將一些傳統(tǒng)上由組織內部人員負責的非核心業(yè)務以外加工方式包給專業(yè)、高效的服務提供商，以充分利用組織外部最優(yōu)秀的專業(yè)化資源，從而降低成本、提高效率、增強自身競爭力的一種管理策略。具體來說，檔案數字化的業(yè)務外包內容應包括檔案資源的數字化整理、檔案數據庫的建設與管理、檔案信息網絡、網站的建設與維護、檔案管理軟件的開發(fā)與設計、計算機、網絡硬件設備的管理與維護等內容。在數字化過程中，檔案館要積極做好數字化的前期準備工作，并不定期進行數化業(yè)務的監(jiān)督與驗收。

實施檔案數字化外包的策略首先要選擇專業(yè)、可靠的檔案數字化業(yè)務外包公司。檔案部門在選擇外包服務提供商時，要根據自己的實際需求，在認真聽取內外部專家意見的基礎上，對外包商的技術能力、業(yè)務處理能力、財務狀況、對新技術的研制與開發(fā)能力等進行全面的評估與審核。選擇業(yè)務能力強、信譽好的服務商。具體來說，一是要對外包商的專業(yè)實力進行資格審查，審查其是否持有相關的資質證書或證明。二是要對外包商的能力進行審查。通常判斷專業(yè)公司是否具備外包的能力。就要審查其所擁有的技術設備和所開發(fā)的軟件或其他信息技術產品能否滿足要求。三是要對外包商的經驗。品牌和信譽進行審查!通過該公司在近幾年完成的項目表。評定其在軟件工程工具、配置管理方法、管理技術人員、控制項目成本和質量的能力及水平。并針對其他客戶對該外包商的滿意程度，進行外包商的選擇。其次，要加強對檔案數字化業(yè)務外包的管理、檔案數字化業(yè)務外包的管理是一個復雜的過程。具體而言，檔案部門要從技術開發(fā)者和業(yè)務實施者向業(yè)務技術應用管理者轉變。

定期或不定期地對服務商情況進行監(jiān)督，如規(guī)定外包商每隔一段時間報告所取得的進展。對外包商直接服務的外部客戶進行滿意度調查。由外包商直接接觸的有關部門對其進行評價，將外包商的服務水平與該外包商競爭對手的服務水平進行比較，對合同中所要求的各項成果進行審查等等，以及時發(fā)現問題，減少風險。再者要加強檔案部門與檔案數字化外包商的溝通與協調，檔案部門要加強與外包公司的溝通。定期舉行協調會議、制定和實施項目計劃，對項目實施過程中人員和經費進行統(tǒng)籌和調配，控制項目的總體進度，明確安排各階段的任務。同時要注意將檔案數字化業(yè)務進行外包，并不意味著檔案工作人員可以擺脫責任。檔案部門要主動了解外包公司的工作安排及工作進展情況，對工作過程中發(fā)現的問題進行指導并協力解決。同時要定期或不定期進行質量抽查，以確保工作質量，比如檔案的頁號錯誤、檔案破損以及修裱破損檔案等工作是否可以擴展為外包公司的業(yè)務范圍?；蛘哂蓹n案部門的工作人員自行解決等實際問題需要進行雙方協商。

三、總結

總之，檔案數字化建設是一項復雜而龐大的系統(tǒng)工程，也是一項長期而艱巨的戰(zhàn)略任務。在數字化進程中采取檔案館與檔案數字化專業(yè)外包公司合作的模式是一種大膽的嘗試。不僅有利于優(yōu)化社會資源配置，更能夠提高檔案館的工作效率、降低業(yè)務運行成本，對于這一模式在實踐中出現的問題，我們應認真總結經驗教訓，使之不斷在推廣中走向規(guī)范與完善。