淺析如何做好社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作

孫雅

博爾塔拉蒙古自治州精河縣社會保險(xiǎn)管理局新疆精河33300

淺析如何做好社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作

孫雅

博爾塔拉蒙古自治州精河縣社會保險(xiǎn)管理局新疆精河33300

社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是社會保險(xiǎn)經(jīng)辦管理工作中最基礎(chǔ)的工作之一，也是提高社會保險(xiǎn)工作質(zhì)量和科學(xué)管理水平，加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)的必備條件。希望本文的研究能夠?qū)ι鐣ｋU(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的發(fā)展提供一定的參考意見。

社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)；醫(yī)療保險(xiǎn)；檔案管理；策略分析

根據(jù)人力資源和社會保障部、國家檔案局統(tǒng)一部署，各級社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)開展了社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理達(dá)標(biāo)升級工作，通過達(dá)標(biāo)升級活工作，增強(qiáng)社保經(jīng)辦人員的檔案意識，促進(jìn)和加強(qiáng)了社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理，使社會保險(xiǎn)檔案管理與社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作得到了同步發(fā)展?，F(xiàn)根據(jù)自己近年來的工作經(jīng)驗(yàn)就如何做好社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作，談幾點(diǎn)體會。

一、社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的具體內(nèi)容

社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是指社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作中形成的，記錄單位和個人繳納社會保險(xiǎn)費(fèi)、社會保險(xiǎn)待遇核發(fā)及基金收支、管理情況應(yīng)長期保存的文字、圖表、賬冊、數(shù)字信息等原始記錄，是全面、系統(tǒng)記錄參保單位和勞動者個人參保、繳納社會保險(xiǎn)費(fèi)，計(jì)發(fā)社會保險(xiǎn)待遇的重要憑據(jù)。主要包括：（1）社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦中形成的各類基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)資料；（2）向上級部門報(bào)送的各類業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表和會計(jì)報(bào)表。

二、對做好社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的幾點(diǎn)體會

（一）提高認(rèn)識，把社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理擺在重要位置

一是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。二是層層落實(shí)目標(biāo)責(zé)任制，將檔案管理和社保業(yè)務(wù)工作同部署、同實(shí)施、同檢查、同考核。三是完善各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范管理。

（二）加強(qiáng)管理，夯實(shí)基礎(chǔ)，嚴(yán)把社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案質(zhì)量關(guān)

能否做好社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作，關(guān)鍵在于能否抓住日常工作這個重點(diǎn)環(huán)節(jié)，打好社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)。為此，要從社會保險(xiǎn)檔案的源頭抓起：一是抓好業(yè)務(wù)經(jīng)辦關(guān)。做好參保登記、繳費(fèi)申報(bào)、基金征繳、賬戶管理、退休審批、企業(yè)退休人員社會化管理和稽核等具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中形成的各種資料。二是嚴(yán)把資料收集關(guān)。首先要明確歸什么。要嚴(yán)格按照《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》中明確的歸檔項(xiàng)目及內(nèi)容，把社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄作為歸檔的內(nèi)容。其次要明確誰來歸。要做到責(zé)任到人。最后要明確怎么歸?？赏ㄟ^兩個步驟來完成，即檔案收集、檔案整理。檔案收集時注意把有查考利用價(jià)值的材料收集完整，發(fā)現(xiàn)有缺失的及時補(bǔ)齊，做到真實(shí)完整。三是把好社保檔案整理關(guān)。在檔案整理過程中，要始終堅(jiān)持科學(xué)分類、合理組卷的原則。同時實(shí)行層層檢查制度，嚴(yán)格把關(guān)。特別是在醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作中，應(yīng)該針對不同居民的情況來建立不同的檔案資料，并建立參保居民的個人賬戶數(shù)據(jù)庫，將參保居民的照片、姓名、性別、身份證號碼、編號等數(shù)據(jù)真實(shí)有效地記錄在案，使檔案資料完整、完善、真實(shí)，以便于醫(yī)療保險(xiǎn)制度的順利實(shí)施與醫(yī)療保險(xiǎn)工作的順利開展。

（三）加強(qiáng)硬件建設(shè)，完善檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施

檔案基礎(chǔ)設(shè)施是檔案管理的物質(zhì)條件。為了創(chuàng)造良好的管理?xiàng)l件，要重視檔案工作的投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，做到庫房與查閱、辦公三分開。檔案室要安裝防盜門窗，配置空調(diào)和符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的密集架及卷皮、卷盒等。檔案庫房配置了吸塵器、加濕器、滅火器、裝訂機(jī)、溫濕度計(jì)等設(shè)施，達(dá)到防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防磁的“九防”要求。同時，根據(jù)工作需要配備微機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。為檔案管理工作的長期發(fā)展打下牢固的基礎(chǔ)。

（四）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的技能和素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)也是搞好檔案工作的首要前提。一是挑選合格的干部擔(dān)任檔案員。二是加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)理論知識和實(shí)際工作能力。三是充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)體系作用，專職檔案員一方面主動收集散存在科室和個人手中的檔案資料，做到不缺不漏；另一方面，經(jīng)常與業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)檔案工作人員加強(qiáng)聯(lián)系。四是開展經(jīng)驗(yàn)交流，提高檔案管理水平，總結(jié)教訓(xùn)，改進(jìn)工作不足，提高工作效率。

（五）立足服務(wù)，注重開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案使用價(jià)值

第一，完善檔案的借閱、利用制度。第二，編制較為齊全的檢索工具，包括《全引目錄》、《手工案卷目錄》、《歸檔目錄》等檢索工具。第三，匯編資料。將收集到的檔案信息重新組合，進(jìn)行深加工。第四，建立全宗卷，包括立卷說明、分類方案、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等，為了解本單位全宗歷史情況提供方便。第五，創(chuàng)新載體，對主要業(yè)務(wù)檔案實(shí)行電子化管理。安裝檔案管理軟件，建立起準(zhǔn)確完整的數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，確保調(diào)檔迅速準(zhǔn)確，為檔案信息利用提供方便。

總之，隨著社保工作的不斷發(fā)展，社會保險(xiǎn)檔案管理工作今后應(yīng)更好地服從和服務(wù)社會保險(xiǎn)工作的大局，不斷推動社會保險(xiǎn)事業(yè)健康、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。

[1]趙巧霞.芻議新時期該如何做好社會養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作[J].明日風(fēng)尚，2016，11：222.

[2]賈麗敏.醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)探究[J].電子技術(shù)與軟件工程，2014（20）