基于信息化的高校檔案管理研究初探

張杰

漢江師范學(xué)院綜合檔案室湖北十堰442000

基于信息化的高校檔案管理研究初探

張杰

漢江師范學(xué)院綜合檔案室湖北十堰442000

檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，高效有利的進(jìn)行信息文化的存儲(chǔ)，在確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。

信息化；存儲(chǔ)；高效

一、引言

在經(jīng)濟(jì)全球化的今天，隨著時(shí)代的發(fā)展，科技的創(chuàng)新，以及人們生活態(tài)度的轉(zhuǎn)變，我們開始接觸著一種新的時(shí)代格局--信息化時(shí)代格局。在現(xiàn)如今，信息充斥在世界的各個(gè)角落，其中包括了生活中所有能含括的各項(xiàng)活動(dòng)，而今天我們具體詳談的是在信息儲(chǔ)存方面及其重要的“高校檔案管理信息化建設(shè)”。就高校檔案這一條而言，其本身就是一個(gè)信息的儲(chǔ)存中心它可以說是信息存儲(chǔ)保存的關(guān)鍵所在地，對它的建設(shè)關(guān)系到信息的安全性以及保密性。在校園范圍內(nèi)，關(guān)于高校檔案管理信息化的建設(shè)是建設(shè)“數(shù)字化校園”的重要組成部分，也是建設(shè)“數(shù)字化校園”的必然趨勢。高校檔案管理信息話的建設(shè)需要運(yùn)用一種全新的新觀念，運(yùn)用現(xiàn)代化管理的理念、技術(shù)、方法和手段對檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理計(jì)算機(jī)化、數(shù)據(jù)庫化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，開創(chuàng)高校檔案管理的新局面。

二、興起的緣由

自古以來，信息的的記錄和傳承都是及其重要的，人類文明的初期，會(huì)在巖石上記錄特有的繪畫與字符來存儲(chǔ)和傳遞信息，當(dāng)后來的甲骨文，竹書，以及傳承至今的紙質(zhì)書章都是用來記錄和傳承信息的，隨著歷史的驗(yàn)證下，在傳統(tǒng)存儲(chǔ)文件的條件下面臨的一個(gè)問題是，體積過大，查閱不方便，最重要的是在歷史傳承過程中容易丟失，容易被歲月侵蝕。以至于傳承至今所剩的史實(shí)屈指可數(shù)，導(dǎo)致過往的信息殘缺不全，為了更加高效的去存儲(chǔ)和傳輸信息，直到近現(xiàn)在，信息種類的增多，以及信息化發(fā)展的崛起，過去單一的紙質(zhì)檔案已經(jīng)發(fā)展成為圖片、光盤、音像等多途徑的檔案存儲(chǔ)信息存儲(chǔ)載體。所以在信息種類日益增加種類益趨繁雜的今日，為保證信息的高效存儲(chǔ)以及安全性，高校檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施刻不容緩。隨著信息化建設(shè)的實(shí)施，電子檔案信息的存儲(chǔ)已經(jīng)變得愈發(fā)重要，在我們的生活中扮演了及其重要的作用，究其原因，電子檔案憑借其體積輕巧，使用壽命長，易存儲(chǔ)易傳輸?shù)奶匦?，獲得了大眾廣泛的接受。高校檔案管理信息化建設(shè)的開展使原本現(xiàn)實(shí)話的東西，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的存儲(chǔ)下跨越了時(shí)間和空間的局限，又有形轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)虛擬的心態(tài)。是一個(gè)全新的理念，具有跨時(shí)代的意義，在信息化的全球是適應(yīng)其發(fā)展的一種趨勢。

三、發(fā)展的必然性

高校檔案管理信息化建設(shè)可以說是時(shí)代發(fā)展契機(jī)下的必然趨勢。辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn),使檔案的生成方式發(fā)生很大變化,以往的紙質(zhì)存儲(chǔ)方式已經(jīng)完全不能承受現(xiàn)在化建設(shè)中信息的傳輸和存儲(chǔ)效率，傳統(tǒng)紙質(zhì)的詬病全都在這飛速發(fā)展的時(shí)代顯露出來，于是代替紙質(zhì)存儲(chǔ)的電子檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，它能夠?qū)崿F(xiàn)快節(jié)奏生活的方式，能夠提供一些加工過的系統(tǒng)全面的檔案信息服務(wù)，而且在時(shí)代的進(jìn)程中不會(huì)向一樣的存儲(chǔ)工具一樣易于被淘汰，或者以我們現(xiàn)在的眼界來說，信息化建設(shè)可以貫穿于現(xiàn)在節(jié)奏的每一個(gè)環(huán)節(jié)，高校檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施能滿足時(shí)代的要求。因此,電子檔案管理軟件是電子檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。檔案管理由紙質(zhì)向信息化發(fā)展可以說是信息化建設(shè)的一個(gè)質(zhì)的轉(zhuǎn)變，一種突破，是對傳統(tǒng)存儲(chǔ)的一種沖擊，甚至可以說是對新時(shí)代新世界的開辟起到了至關(guān)重要的作用。不論對于企業(yè)還是個(gè)人，我們都應(yīng)順應(yīng)，去試著了解接收高校檔案管理信息化建設(shè)的這一思想觀念，在歷史發(fā)展途中順應(yīng)則可發(fā)展，反之則會(huì)被淘汰，應(yīng)該采取積極的態(tài)度去搶占新時(shí)代的制高點(diǎn)，抓住機(jī)遇。如果不思進(jìn)取只能在時(shí)代格局中陷于被動(dòng)，尤其對于一些高校，要想適應(yīng)形勢的發(fā)展，使得檔案的利用率增加，那么檔案信息化處理這條道路是必須試著去走的，從而可以實(shí)現(xiàn)發(fā)展的跳躍，為學(xué)校的服務(wù)提供必要的條件，推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施。

四、發(fā)展途中的坎坷

高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展離不開兩個(gè)東西，一個(gè)是資金一個(gè)是技術(shù)，尤其是在那些經(jīng)濟(jì)欠缺的地區(qū)尤其顯著。想要進(jìn)行高校檔案管理信息化建設(shè)，必不可少的需要購買，一系列的電子設(shè)備，需要網(wǎng)絡(luò)，這在開始建設(shè)的過程中是一筆極大的投入，而當(dāng)建設(shè)完成后，需要進(jìn)行設(shè)備的維護(hù)和檢測更是一筆巨大的費(fèi)用。其次設(shè)備的使用與開發(fā)也是一個(gè)及其嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，都說科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，可想而知科學(xué)技術(shù)在高校檔案管理信息化建設(shè)中所扮演的重要角色，首先需要對數(shù)據(jù)的采集處理，其次是對數(shù)據(jù)庫的整理與設(shè)計(jì)，我們需要通過計(jì)算機(jī)的超強(qiáng)運(yùn)算能力去創(chuàng)建一個(gè)先進(jìn)的搜索引擎，以便于日后的搜索功能，還有我們需要通過計(jì)算機(jī)語言去編程，去構(gòu)建適合我們網(wǎng)絡(luò)搜索語言和輔助成長的程序。第三數(shù)據(jù)的保密與安全性的建設(shè)也是重中之重，需要加設(shè)網(wǎng)絡(luò)防火墻，保障信息存儲(chǔ)過程的安全性，這就需要不斷的去防護(hù)，去預(yù)防各種有可能發(fā)生的事情，例如防止黑客的侵襲進(jìn)而導(dǎo)致的信息的泄露。要在使用途中去不斷的發(fā)展問題然后不斷的完善修復(fù)整個(gè)體系。最后便是這個(gè)體系的維護(hù)問題，體系的建設(shè)是需要長久的使用，我們對其的維護(hù)可以更加長久的為我們服務(wù)和辦公。

前文提及高校檔案管理信息化建設(shè)需要技術(shù)的支持，然而技術(shù)的支持必然離不開技術(shù)人才的引進(jìn)，人才的培養(yǎng)這是我建設(shè)體系中至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，尤其是那些具備高素質(zhì)高才能的人才更是供不應(yīng)求，極其需要復(fù)合型素質(zhì)的人才，一個(gè)合理有效的人才隊(duì)伍團(tuán)體關(guān)系著高校檔案管理信息化建設(shè)的存亡，這關(guān)系這建設(shè)系統(tǒng)的好與壞，能夠決定最后的因果關(guān)系。，人才的引進(jìn)是高校檔案管理信息化建設(shè)初步實(shí)現(xiàn)的一個(gè)標(biāo)志，技術(shù)人才的引進(jìn)，一系列的設(shè)備才能得以運(yùn)行。檔案信息化是極具考驗(yàn)人才技術(shù)的一個(gè)手段，對人才的思想觀念，專業(yè)技能，以及寫作技巧都有著極高的要求。在高校檔案管理信息化建設(shè)的途中有一個(gè)最難以解決的問題也來源于此，雖說引進(jìn)的技術(shù)人才個(gè)方便要求都頗高，但是與之相匹配的薪資待遇卻不盡如人意，因此此項(xiàng)工作的開展在技術(shù)人才引進(jìn)方面遇到了前所未有的挫折，縱使吸引了人才的到來，到對于人才的保留又是一莊難以解決的問題，工作的乏味性，操作的單一性會(huì)使的人才特容易流失，反而得不償失，最后很難接收到新的血液，導(dǎo)致這一系統(tǒng)的最終崩潰也不是沒有可能。

在現(xiàn)實(shí)生活中我們也會(huì)接觸到不少這種檔案管理信息化的部門，這種部門的工作空間狹小，工作趣味性低，而且對于服務(wù)的檢測方面還是很低，對于局外人而言無從知曉其工作的成果，這是第三個(gè)需要解決的問題，工作離不開工作態(tài)度的輔助，我們需要依著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度去面對每一件事，我們需要有一種手段去評估一個(gè)工作的好與壞，增加工作的趣味性，使得工作不那么枯燥乏味。

五、高校檔案管理信息化建設(shè)的方案

高校檔案管理信息化建設(shè)的開展是一種全新的格局化的建設(shè)，能夠使得檔案更加便捷的利用，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的開展，可以說是一場破天際的全新革命在歷史的進(jìn)程上也是一段不可磨滅的歷史節(jié)點(diǎn)。對于高校檔案管理信息化建設(shè)的開展并不是說那么容易就能開展和進(jìn)行下來的，我們需要結(jié)合實(shí)際的情況，在考慮了客觀情形之后再加以當(dāng)時(shí)所處的實(shí)際地理位置經(jīng)歷情況來做出準(zhǔn)確的判斷。但“萬變不離其宗”，我們在應(yīng)對這些問題時(shí)應(yīng)該有著自己最基本的處理方法。

1.首先確保資金和技術(shù)的到位，我們需要足夠的資金去采購所需的電子器件，去滿足加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的實(shí)施。高校檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)投資巨大但實(shí)際效益很晚才出現(xiàn)的一個(gè)項(xiàng)目，我們需要引進(jìn)大量的資金，這一方面我們需要各級政府機(jī)關(guān)部門的支持，在資金支持和自身的積極籌備上雙重結(jié)合，進(jìn)而在建設(shè)的初期打下良好的基礎(chǔ)。

2.需要在資金滿足的前提下引進(jìn)最基礎(chǔ)的檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施。包括最基本的電腦還有存儲(chǔ)設(shè)備等一系列，還有選取辦公空間，在這期間我們應(yīng)具體考察高校的檔案存儲(chǔ)條件，去適宜的采購設(shè)備，同時(shí)加強(qiáng)校園區(qū)域網(wǎng)的建設(shè)，使得被服務(wù)人群能夠更加便捷有效的獲得便利溝通，更加方便的實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的實(shí)施。

3.高校檔案管理信息化建設(shè)的最關(guān)鍵核心便是檔案信息資源的建設(shè)與輸入。我們需要分析以往的文獻(xiàn)存儲(chǔ)，信息并加以存儲(chǔ)去完善我們的檔案信息。關(guān)于這方面的完善，首先我們可以直接通過高校的各個(gè)基層輸入過往存儲(chǔ)的電子檔案信息，這是最便捷最快速的方法，而且可以使得學(xué)校檔案準(zhǔn)確有效的記錄和存儲(chǔ)。豐富優(yōu)質(zhì)的存儲(chǔ)內(nèi)容是一個(gè)檔案信息建設(shè)的目標(biāo)和基礎(chǔ)，其次我們可以通過手工使人力去手動(dòng)的輸入我們需要存儲(chǔ)的信息，進(jìn)而不斷完善我們的信息庫。對于一個(gè)完善的信息存儲(chǔ)系統(tǒng)，我們能從其內(nèi)部獲得我們所需求的東西，所以對于存儲(chǔ)信息的優(yōu)次我們要有一個(gè)衡量的標(biāo)準(zhǔn)，我們需要的是存儲(chǔ)信息的質(zhì)量，在滿足最基本質(zhì)量的要求的前提下，去不斷吸收和存儲(chǔ)新的內(nèi)容。所以信息的存儲(chǔ)過程中我們應(yīng)該仔細(xì)考究的去審度一下，考慮文件輸入的先后順序以及緊要程度，當(dāng)同時(shí)面對一份新的檔案和舊的檔案時(shí)我們應(yīng)該先入庫新的檔案，因?yàn)檫@樣可以使得我們在同一時(shí)間內(nèi)獲得更大的效率，同時(shí)我們應(yīng)該取其精華去其糟粕，學(xué)會(huì)用考究的思想去選取適宜我們的，對我們有效的檔案，而那樣被時(shí)代淘汰已經(jīng)失去作用的無用檔案我們應(yīng)該及時(shí)的拋去。

4.當(dāng)信息存儲(chǔ)結(jié)束后我們所需要做的便是對所存儲(chǔ)的信息的保護(hù)及其保密性的建設(shè)工作，這是高校檔案管理信息化建設(shè)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。信息的存儲(chǔ)會(huì)存在各種各樣的情況，我們需要提前做好積極的應(yīng)對措施，加強(qiáng)信息所在區(qū)域網(wǎng)的防火墻建設(shè)。在現(xiàn)實(shí)生活中檔案管理信息中存儲(chǔ)了許許多多重要且機(jī)密的文件和信息，因此我們需要建立一套信息化工作的完善體系。加強(qiáng)相關(guān)技術(shù)人員個(gè)人技術(shù)和素質(zhì)的培養(yǎng)，使得信息化建設(shè)的過程能和諧穩(wěn)定有效的進(jìn)行著。

5.最后提起便是對于高校檔案管理信息化建設(shè)的管理階層的建議了。這里的管理階層包括兩個(gè)角色層次，一個(gè)是指的領(lǐng)導(dǎo)管理階層，高校檔案管理信息化建設(shè)離不開各級領(lǐng)導(dǎo)的支持與領(lǐng)導(dǎo)，我們需要在政府領(lǐng)導(dǎo)的正確方針下去有個(gè)系統(tǒng)可行的的方案去給我們以資金上的支持。這樣我們在有了政府機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)下可以更加全面而完善的去解決建設(shè)途中的各種問題。領(lǐng)個(gè)管理階層值得是在設(shè)備建設(shè)和維護(hù)中起到至關(guān)重要性的管理人員，有了他們的管理與維護(hù)我們才能更好的實(shí)施高校檔案管理信息化建設(shè)。

6.了能更好的服務(wù)大眾，使高校檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施更加有利的發(fā)展，我們可以試著去研發(fā)一種檢測機(jī)制，去避免工作熱情缺失所導(dǎo)致的工作失誤，我們知道在傳統(tǒng)的檔案管理體系中缺乏工作熱情，工作的趣味性和積極性都頗低，然而在這種檢測機(jī)制的管理下和統(tǒng)籌下，檔案工作人員可以更好的為建設(shè)信息化檔案管理貢獻(xiàn)出自己的力量，更好的為人民服務(wù)，進(jìn)而更好的為實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)貢獻(xiàn)出自己的一片熱忱。

六、建設(shè)的規(guī)范

高校檔案管理信息化建設(shè)的開展，對于社會(huì)而言是對于信息統(tǒng)籌規(guī)劃的一個(gè)具體而詳細(xì)的方針，在建設(shè)的途中我們應(yīng)該逐步完善檔案信息管理體制，在加強(qiáng)自身檔案管理確保數(shù)據(jù)庫安全保密的情況下要嚴(yán)格遵守法律法規(guī)。同時(shí)確保不丟失不泄露檔案信息，而且保證對于法律所嚴(yán)禁公開發(fā)布的信息，一定做好安全防護(hù)工作。

在《檔案法》和《電子公文歸檔案管理暫行辦法》的規(guī)范下，高效有序守法的進(jìn)行安全維護(hù)和工作。進(jìn)而保障高校檔案管理信息化建設(shè)的合理合法化進(jìn)行使得高校檔案管理信息化建設(shè)能夠平穩(wěn)和諧的建設(shè)發(fā)展。

七、結(jié)語

高校檔案管理是一個(gè)漫長而曲折的過程我們需要在規(guī)劃和發(fā)展中不斷的完善他的建設(shè)，其中包括內(nèi)容廣泛，以及繁瑣的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和記錄，充分的考驗(yàn)了人才的技術(shù)，所以在建設(shè)需要的前提下，去進(jìn)行相關(guān)人才的培養(yǎng)，并結(jié)合學(xué)校自身的實(shí)際情況，多方面的去改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹立一種全新的態(tài)度去創(chuàng)建一種全新的格局，進(jìn)而才能是高校檔案管理信息化建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)有機(jī)一體的去實(shí)現(xiàn)。相信通過我們不斷的努力，高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程會(huì)穩(wěn)步的發(fā)展，在未來的某日我們可以憑借完善的信息檔案管理體系去實(shí)現(xiàn)全球信息化的推進(jìn)，信息檔案管理信息化的建設(shè)關(guān)系著全球信息化一體化的發(fā)展，此二者相互挾持，在時(shí)代的歷程中不斷的發(fā)揚(yáng)，最后使得高校檔案管理信息化建設(shè)在時(shí)代進(jìn)程中熠熠生輝，在高校教育平臺(tái)上更好的為學(xué)生為教職工提供有效而充足的信息。所有高校檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施是刻不容緩的，為了發(fā)展，更為了更好的服務(wù)大眾。

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張杰，女，1978-，湖北丹江口市人，碩士，漢江師范學(xué)院綜合檔案室館員，主要從事高校檔案管理工作。