高校信息化檔案管理建設(shè)

趙志剛

武漢工程大學(xué)湖北武漢430000

高校信息化檔案管理建設(shè)

趙志剛

武漢工程大學(xué)湖北武漢430000

信息化檔案管理是順應(yīng)時代的產(chǎn)物，傳統(tǒng)的一套已經(jīng)不適用于現(xiàn)在，新的時代，有新的技術(shù)和新的管理方法。從傳統(tǒng)檔案到信息化檔案的轉(zhuǎn)型是具有歷史意義的，是機遇也是挑戰(zhàn)，這是一場持久的戰(zhàn)斗，贏就可以快速促進(jìn)我國信息化事業(yè)的發(fā)展，輸就死會起步階段。對于轉(zhuǎn)型期間出現(xiàn)的問題，我們要認(rèn)真對待出現(xiàn)的種種問題，不能有一點點的馬虎，以下是通過分析信息化檔案管理中所出現(xiàn)的問題在結(jié)合具體的分析提出的有指導(dǎo)意義的觀點。

信息化檔案管理；安全；轉(zhuǎn)型

現(xiàn)在提倡建設(shè)高等學(xué)?！皵?shù)字化校園”，其中最重要的部分就是建立信息化檔案管理系統(tǒng)。信息化檔案管理系統(tǒng)就是結(jié)合計算機技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行輸入、分析、處理、整合、分類、管理，還能方便實現(xiàn)資源共享。高校信息化系統(tǒng)的建立是順應(yīng)社會發(fā)展的一套高校資源管理系統(tǒng)，一方面實現(xiàn)高校的信息資源數(shù)字化、規(guī)范化，方便學(xué)習(xí)管理信息好實現(xiàn)資源共享以此促進(jìn)高校的信息化發(fā)展，還能通過數(shù)字化信息直觀的了解信息所反應(yīng)的發(fā)展趨勢，從而為高校建設(shè)提高參考資料；另一方面，在社會發(fā)展大趨勢下實現(xiàn)信息化檔案管理可以幫助教育部門和社會人士收集更多的高校發(fā)展信息，可以因此分析我國的教育問題，進(jìn)行教育的改革。高校信息化檔案管理迫在眉睫，如何更好的提高信息化檔案管理的能力、如何更好的為高校發(fā)展提供更大的幫助、如何為推動教育改革、社會進(jìn)步作出貢獻(xiàn)都是我們現(xiàn)在需要考慮的問題。

一、高校信息化檔案管理的重要性和緊迫性

隨著計算機技術(shù)的不斷革新，我們已經(jīng)進(jìn)入了高速發(fā)展的信息時代，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不適用于當(dāng)下社會現(xiàn)狀?，F(xiàn)在的我們可以把數(shù)以萬計的書本數(shù)字化放在一個指甲大小的存儲器中，這是數(shù)字化的時代，也是經(jīng)濟發(fā)展的趨勢，信息化檔案管理事業(yè)正在起步，高校信息化檔案管理作為其主要的組成部分之一，應(yīng)該給予高度的重視，只有建設(shè)好高校信息化檔案管理，才可以促進(jìn)信息化檔案管理事業(yè)，才能促進(jìn)經(jīng)濟增長，社會發(fā)展。

（一）高校信息化檔案管理事業(yè)發(fā)展的需要

高等學(xué)校作為學(xué)生進(jìn)入社會的第一站，是幫助學(xué)生樹立正確的社會主義核心價值觀和健康積極人生理想的人才孵化基地，同時也是文化傳播的地方，高校最重要的核心內(nèi)容就是具有濃厚的文化氣息和文化底蘊，這也是高校發(fā)展的一個方向。高校檔案管理部門作為研究學(xué)校發(fā)展歷史、收集學(xué)校發(fā)展資料的地方，對于促進(jìn)信息化檔案管理和我國信息化事業(yè)發(fā)展具有重要意義。隨著社會發(fā)展，國內(nèi)外高校之間交流增加，高校的檔案管理也面臨新的問題，需要不斷的去研究新的學(xué)科，收集新類型的資料，同時檔案的形式也越來越多，以前的是紙質(zhì)的偏多，各種原圖片、舊書簽等等現(xiàn)在很多都被電腦存儲替代，只需要動動手就能很好的管理信息，但是需要收集、管理、研究的檔案越多、越雜，高校的管理難度也越大，變化的因素也越來越多。

（二）實現(xiàn)信息化檔案管理是提升管理人員經(jīng)驗的需要

我國的信息化檔案管理處于起步階段，它的興起和發(fā)展是為了滿足社會發(fā)展的需要，隨著信息化變革的加深，對于信息化檔案管理的需求也是越來越大。越來越多的信息載體出現(xiàn)，電子計算機等技術(shù)替代了越來越多的傳統(tǒng)檔案信息以及管理方式，這就對相關(guān)的信息化檔案管理人員提出了新的要求，他們需要跟上社會發(fā)展的速度，不斷學(xué)習(xí)新的知識，掌握新的管理技術(shù)才能更好的分析、管理、應(yīng)用信息，才能夠促進(jìn)我國的信息化事業(yè)發(fā)展。

（三）信息化檔案管理是發(fā)展的必然

現(xiàn)在的信息化社會對于信息的需求越來越大，而且用戶都越來越懶，不喜歡去全盤接收整個信息資料，進(jìn)而自己分析整理信息，更喜歡接收僅僅只符合自己需要的信息、更加具體、更加全面的信息。這就對信息的篩選分析、處理分類等提出了更加嚴(yán)格的要求。對于高校檔案管理人員來說，這個是一項新的挑戰(zhàn)，是從傳統(tǒng)檔案管理中跳出來的一個質(zhì)的飛躍，是一個完全不用的管理方式。紙是我國的四大發(fā)明之一，是先輩智慧的結(jié)晶，把千年的歷史寫在紙上，保存到現(xiàn)在，我們才能從中了解中華上下五千年文化，但是現(xiàn)在的社會和以前的完全不一樣，以前的檔案都是紙質(zhì)的容易損害、不易于管理、一旦損害就是永久性的、所占空間太大、不能實現(xiàn)資源共享、信息瀏覽太過笨拙等等，這完全不適合于現(xiàn)在高度發(fā)展的信息社會現(xiàn)在的社會要求快、準(zhǔn)、狠，這沒有一樣的傳統(tǒng)的檔案管理所具有的。所以說我國正在經(jīng)歷一個大的變革，也是人類文化出現(xiàn)以來較大的一次變更，就是從現(xiàn)實世界轉(zhuǎn)向虛擬世界，信息化檔案管理作為轉(zhuǎn)型最重要的組成之一也會面臨巨大的阻力。這是機遇也是挑戰(zhàn)，如果在變革的洪流中逆流而上就可以鳳凰涅槃，浴火重生，打開一個新發(fā)展局面，如果不能經(jīng)的過考驗就在社會發(fā)展中逐漸被淘汰，最后消失殆盡。

二、在實現(xiàn)高校信息化檔案管理過程中所面臨的困難

信息化檔案管理是一個巨大的挑戰(zhàn)，所面臨的困難肯定也是巨大的，在發(fā)達(dá)的的地區(qū)會比較還實現(xiàn)，但是在不怎么發(fā)達(dá)的地區(qū)，信息化檔案管理所面臨的困難是巨大的，這需要我們堅持不懈的努力。

（一）資金投入大，資金籌集難

在實現(xiàn)信息化檔案管理，首先要配備信息化管理的相關(guān)設(shè)備如打印機、路由器、電腦等等大型電子設(shè)備，同時電子設(shè)備的更新?lián)Q代、維修更換零部件都是非常正常的，這需要花費很多的人力、物力、財力，如果要實現(xiàn)所有的高校信息化檔案管理所需要花費的資金難以想象，如果要實現(xiàn)全國范圍內(nèi)的信息化檔案管理，就需要投入更大了，同時配備設(shè)備，還需要專業(yè)人員操作，就需要花額外的錢去進(jìn)行專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)。所以說，只要錢的問題解決了，那么高校信息化檔案管理的進(jìn)程會很快，我國的信息化管理事業(yè)會蓬勃發(fā)展起來，從而帶動經(jīng)濟增長。

（二）任務(wù)繁重，工作見效難

信息化檔案管理不可能一朝一夕就實現(xiàn)，畢竟是一個大的社會變革，同時在資金服務(wù)跟不上的時候，我們需要結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理方法和信息化檔案管理方法去管理現(xiàn)有檔案，這樣就明顯的增加了檔案管理部門的工作量和工作難度，而且需要長久的堅持下去，知道我國真正的有實現(xiàn)信息化檔案管理全國化的能力。同時在進(jìn)行信息化管理的時候還會遇到面臨下面幾個繁瑣的步驟：1、需要對紙質(zhì)的檔案進(jìn)行錄入，結(jié)合相關(guān)軟件和計算機處理技術(shù)把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子數(shù)字化檔案；2、還需要在錄入信息后用規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)來管理信息，方便在以后的發(fā)展過程中會用到；3、科技生產(chǎn)力是一把雙刃劍，我們運用先進(jìn)的計算機技術(shù)管理信息，也有人運用相關(guān)技術(shù)來非法獲取相關(guān)信息，現(xiàn)狀所有的信息，小到個人信息，大到國家最高機密，一旦泄露就會造成巨大的社會動蕩，影響社會和平、穩(wěn)定發(fā)展，所以需要對信息化檔案有很好的等級劃分，設(shè)置相應(yīng)的防火墻等保密措施；4、計算機技術(shù)是不斷發(fā)展的，信息的存儲、管理也是不斷的革新，在每一次的電子產(chǎn)品更新的時候，要保證信息化檔案可以仍然活力十足，所以就要不斷的對信息化檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換，防止信息不能適用于最新的版本，這也是保證信息化檔案安全的重要舉措之一。

（三）信息化檔案管理人員要求高，培養(yǎng)難

檔案管理事業(yè)的轉(zhuǎn)型對于與之相關(guān)的管理人才要求嚴(yán)格，將信息從紙質(zhì)變成數(shù)字化信息對于檔案管理人員來說，需要的不僅僅是單純的寫入寫出能力，還需要有現(xiàn)代化的思維，有自己的思維，還需要有很強的寫作能力，這樣才能保證轉(zhuǎn)型的信息正確、完整，還需要有過硬的專業(yè)技能，可以熟練的操作相關(guān)技術(shù)，保證檔案轉(zhuǎn)型安全、可靠。所以說信息化檔案管理人員是一個全能型人員，會寫作，會專業(yè)技能，腦洞夠大。我國目前缺少的就是這樣的全能型人才，只是受制于當(dāng)下工作、用人的體制，人才一直不能培養(yǎng)起來，首先是因為信息化檔案管理人員的待遇不高，但是他們的綜合能力強，所以會選擇高薪就業(yè)，在更好的公司或者平臺發(fā)展，其次人才不能被吸引，一旦吸引之后在繁瑣、沒有成就感的工作崗位又會使得大量的人才流失，因而一直進(jìn)行信息化檔案管理的都是達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的信息化管理人員，這樣的濫竽充數(shù)使得信息化檔案管理老套、死板、低效率、沒有創(chuàng)新，這使得高校的信息化檔案管理受到了很多的阻礙，進(jìn)而阻礙了我國的信息化事業(yè)發(fā)展。

（四）在多邊的環(huán)境下服務(wù)模式轉(zhuǎn)變困難

由于信息化檔案管理人員普遍達(dá)不到要求，使得信息化檔案管理發(fā)展不前，再結(jié)合信息化檔案發(fā)展的模式，這也對我國信息化事業(yè)發(fā)展造成了巨大的困難。信息的管理共享等等都是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，處于完全封閉的環(huán)境。由于當(dāng)下的信息化檔案管理剛剛起步，很多東西都是來自傳統(tǒng)化的檔案管理，同時沒有全能型的管理人才，信息化檔案管理的方法也就沒有創(chuàng)新，死板的沿用前人留下來的一套，服務(wù)模式，服務(wù)質(zhì)量一直跟不上社會的進(jìn)步，無法為用戶提供合理的信息，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，而且社會發(fā)展涌現(xiàn)的新領(lǐng)域很多，檔案管理需要不斷去開拓新的領(lǐng)域，但是傳統(tǒng)的服務(wù)模式，管理模式根本無法適用于誕生于社會發(fā)展下的新事物。我們需要不斷的改變服務(wù)的模式、質(zhì)量，去拓寬信息化檔案的領(lǐng)域，在封閉的環(huán)境下也能有符合社會發(fā)展的信息，能為高校信息化檔案管理乃至我國信息化事業(yè)貢獻(xiàn)力量。

三、就當(dāng)下信息化檔案管理所遇到的困難應(yīng)該采取的措施

信息化檔案管理使得網(wǎng)絡(luò)服務(wù)應(yīng)運而生。無論是對于信息化檔案或是用戶來說，都是一場前所未有的技術(shù)變革，信息化檔案的管理方式、信息的應(yīng)用和服務(wù)的對象都不同。

（一）基礎(chǔ)的信息化檔案建設(shè)

相關(guān)的信息化檔案管理部門都要把建設(shè)信息化檔案作為工作的重點，加快信息化建設(shè)的進(jìn)程，提高對于各種計算機技術(shù)和硬件設(shè)施的應(yīng)用并發(fā)揮他們的功能-。在高校信息化檔案管理的時候，學(xué)生通過登錄校園網(wǎng)賬戶輸入自己的信息，管理部門通過網(wǎng)絡(luò)的接口，使用相關(guān)的管理系統(tǒng)對信息間接的控制、整理，實現(xiàn)信息的數(shù)據(jù)化。

（二）信息化檔案資源建設(shè)

充分的利用現(xiàn)有的相關(guān)軟件將信息數(shù)據(jù)化，有根據(jù)、有目的的分類整理，這是信息化檔案管理資源建設(shè)的重點，也是難點，我們可以通過下面的兩個方面來實現(xiàn)：1、高校各個部門每次及時的將改部門的文件整理寫入高校的檔案管理系統(tǒng)，這樣做的一方面可以很大的節(jié)省檔案管理的時間，不用他們再去專門的整理，同時還能方便高校各部門及時的了解相關(guān)信息，更能夠加快高校的信息化檔案管理進(jìn)程；2、學(xué)校需要組織大量的相關(guān)人員對傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)慢慢的寫入計算機，要保證寫入的數(shù)據(jù)具有完整性、真實性，可以長久的保持下去，在以后的運用中不會出現(xiàn)問題，同時根據(jù)二者并存的方法將紙質(zhì)檔案很好保存。

（三）信息化檔案的保護措施

目前的高校中部門很多，但是各個部門之間很難做的協(xié)調(diào)、統(tǒng)一，不論是傳統(tǒng)的工作部門還是新新的部門，都和信息化檔案管理保持了一定的距離，久而久之，這種距離就是阻礙高校信息化檔案管理進(jìn)程的最主要障礙，那么整合各部門信息，統(tǒng)一處于，加強各個部門之間的團結(jié)合作就是加快高校信息化檔案管理進(jìn)程的主要措施，可以從下面兩個方面實現(xiàn)：一是學(xué)校可以組件專門的檔案小組，負(fù)責(zé)信息的收集和加強各個部門之間交流的工作，同時小組成員還需要做好本職工作，也可以為自己設(shè)定工作的目標(biāo)，以此提高工作效率；二是要分清楚各項檔案信息的先后順序，重要程度，一般來說要把重要的檔案寫入，再考慮后續(xù)檔案，別的情況下就可以先寫入新的檔案，因為對于新的檔案有更加深層次的認(rèn)識?？梢愿泳唧w、生動的寫入，在寫入別的檔案。同時在遇到?jīng)]有寫入價值的檔案時可以予以丟棄。

（四）加大支持力度

像上面說的一樣，信息化檔案管理是任務(wù)繁重，見效慢的一項工作，這需要政府等相關(guān)部門不斷加大支持的力度來緩和工作中暴露的問題，信息化檔案管理部門無法自己創(chuàng)造價值，自能通過政府等相關(guān)部門的經(jīng)濟支持，所以應(yīng)該把爭取經(jīng)濟支持納入常規(guī)工作之中，不要有任何的不好意思，因為檔案管理本身就吃力不討好，如果經(jīng)濟支持在不到位，那么我國的信息化發(fā)展就根本無法發(fā)展起來，同時還可以尋求外界幫助，通過提供給相關(guān)用戶范圍內(nèi)的信息幫助來獲取應(yīng)得的報酬，經(jīng)濟支持力度跟信息化檔案管理進(jìn)程直接掛鉤。

（五）加強信息化檔案的安全管理

各種新技術(shù)層出不窮，信息化檔案安全面臨泄露的危險，這需要我們不斷加強檔案的信息化安全管理，加強對信息化檔案的監(jiān)督力度，要保證在檔案轉(zhuǎn)型的時候，不僅要保證信息化檔案的合理、完整、準(zhǔn)確，還要保證信息化檔案的安全，完全杜絕信息錯誤、信息泄露事件的發(fā)生，對于自己在各種軟件平臺和交易網(wǎng)站上的信息也要尤為注意。

（六）加強全能型人才的培養(yǎng)

信息化檔案管理部門人員老化，缺乏達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的人才，這需要相關(guān)部門加強人才的吸收，培養(yǎng)，為檔案管理注入新的活力，同時多開展知識學(xué)習(xí)活動，打造一個具有濃厚學(xué)習(xí)氛圍的管理部門，這樣才能不斷的提升學(xué)習(xí)能力，提高管理能力。同時還需要定期的信息化檔案進(jìn)行檢查，保證信息的準(zhǔn)確性。

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