提高檔案管理水平的若干策略研究

李杰

廣西師范大學(xué)廣西桂林541006

提高檔案管理水平的若干策略研究

李杰

廣西師范大學(xué)廣西桂林541006

在任何歷史時(shí)期的任何社會(huì)當(dāng)中，檔案都具有非常重要的意義。在現(xiàn)代社會(huì)當(dāng)中檔案不僅關(guān)系到我們生活的方方面面，同時(shí)還關(guān)系到國(guó)家的發(fā)展與未來。尤其是在最近幾年當(dāng)中，隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)的各個(gè)方面都發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)變，檔案的作用也逐漸變的越來越重要。同時(shí)隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理有了發(fā)展的新契機(jī)，在這樣的背景下，加快檔案管理改革，提高檔案管理的水平具有非常重要的意義?；诖朔N情況，在本文當(dāng)中筆者結(jié)合自己的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，分析了當(dāng)前階段提高檔案管理水平的若干策略。

檔案管理；水平；策略；路徑選擇

一、引言

黨在十七屆四中全會(huì)當(dāng)中提出了要全面提高黨的科學(xué)化水平的口號(hào)，在這樣的背景下，我們必須要不斷提高檔案管理的科學(xué)性。同時(shí)從社會(huì)發(fā)展的角度來看，當(dāng)前階段的社會(huì)系統(tǒng)與制度不斷趨于完善，檔案在社會(huì)前進(jìn)的歷程當(dāng)中所發(fā)揮的作用也越來越大。尤其是在最近幾年當(dāng)中，我國(guó)逐漸進(jìn)入到了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，在這樣的時(shí)代背景下，檔案管理的水平可以被有效地提高，目前也有許多專家與學(xué)者對(duì)我國(guó)檔案管理水平的提升策略進(jìn)行了研究，但是從總體上來說，關(guān)注的重點(diǎn)都是放在具體的策略之上，很少有人對(duì)檔案管理的科學(xué)性進(jìn)行必要的研究?；诖朔N情況，在本文當(dāng)中，筆者結(jié)合自己的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，分析了當(dāng)前階段我國(guó)檔案管理發(fā)展過程當(dāng)中的一些建議與策略，希望能對(duì)我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理發(fā)展有所幫助。

二、提高科學(xué)化水平是檔案管理的時(shí)代要求

當(dāng)前階段提高檔案管理的水平其實(shí)就是提高檔案管理的科學(xué)性與科學(xué)化程度，其基本的內(nèi)涵是以科學(xué)的理論為基本導(dǎo)向，將一些科學(xué)的方法運(yùn)用到檔案管理的過程當(dāng)中去，同時(shí)以科學(xué)的制度來保障檔案管理的現(xiàn)代化，從而使得檔案管理的規(guī)范化與制度化不斷得到改善。尤其是在最近幾年當(dāng)中，我國(guó)的社會(huì)發(fā)展逐漸加速，各種制度不斷趨于完善，因此，檔案的作用被有效地凸顯出來了，同時(shí)也逐漸被融入到各行各業(yè)當(dāng)中去了，也融入了人們生活的方方面面，在現(xiàn)階段人們生產(chǎn)與生活的各個(gè)方面，檔案都具有非常重要的地位，同時(shí)檔案管理的水平也直接關(guān)系到了決策的過程。

（一）提高檔案管理的水平是提高國(guó)家文化軟實(shí)力的基本要求

在當(dāng)今的國(guó)際形勢(shì)當(dāng)中，國(guó)與國(guó)之間的競(jìng)爭(zhēng)逐漸變得越來越激烈，但是不管是何種競(jìng)爭(zhēng)，其最根本的競(jìng)爭(zhēng)就在于文化的競(jìng)爭(zhēng)，因此檔案管理也已經(jīng)成為影響國(guó)家綜合實(shí)力的重要軟文化實(shí)力。檔案就是一個(gè)國(guó)家發(fā)展的歷史見證，同時(shí)也是一種寶貴的精神財(cái)富，在推動(dòng)社會(huì)主義文化發(fā)展的過程當(dāng)中具有非常重要的作用。檔案的最本質(zhì)屬性在于原始的記錄，可以客觀的反應(yīng)出國(guó)家在發(fā)展的過程當(dāng)中所遇到的各種事情，因此，與其他的信息相比而言，檔案在真實(shí)性與權(quán)威性方面都具有不可比擬的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)對(duì)于國(guó)家的意識(shí)形態(tài)的鞏固也具有非常重要的作用。同時(shí)，檔案的內(nèi)容不僅覆蓋到了國(guó)家發(fā)展的方方面，同時(shí)也涉及到了人們生活的方方面面，是一個(gè)國(guó)家發(fā)展的最根本見證，也是民族文化最集中地體現(xiàn)。推進(jìn)文化創(chuàng)新的最好素材和堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。就一個(gè)地方的文化建設(shè)而言,檔案對(duì)豐富區(qū)域文化底蘊(yùn)、提升區(qū)域文化品味、拓展區(qū)域文化發(fā)展空間同樣具有重要意義。當(dāng)前國(guó)際國(guó)內(nèi)文化競(jìng)爭(zhēng)日益激烈,誰占據(jù)了文化制高點(diǎn)誰就能把握發(fā)展的主動(dòng)權(quán)。作為國(guó)家文化軟實(shí)力建設(shè)的一支重要力量,只有不斷提高檔案管理的科學(xué)化水平,才能使檔案的文化價(jià)值得到充分發(fā)揮,更好地為中心服務(wù)、為大局服務(wù)。

（二）提高檔案管理的水平是信息技術(shù)發(fā)展的要求

自從上個(gè)世紀(jì)90年代開始，我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開始快速的發(fā)展起來，尤其是在最近幾年當(dāng)中，隨著移動(dòng)互聯(lián)以及無線通訊技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)基本進(jìn)入了移動(dòng)互聯(lián)時(shí)代，根據(jù)最新的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，目前階段通過手機(jī)移動(dòng)端以及平板電腦連接到網(wǎng)絡(luò)的用戶已經(jīng)逐漸增多，在這樣的背景下，信息技術(shù)被廣泛的運(yùn)用在各行各業(yè)當(dāng)中，尤其是在進(jìn)入到“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代之后，我國(guó)的信息技術(shù)以及進(jìn)入到了一個(gè)全面應(yīng)用的環(huán)境當(dāng)中。同時(shí),隨著信息技術(shù)發(fā)展,人們對(duì)檔案信息的多元化需求日益增長(zhǎng),特別是中華人民共和國(guó)政府信息公開條例的頒布實(shí)施,賦予了公眾更多的檔案知情權(quán),也賦予了檔案管理更大的社會(huì)責(zé)任,這對(duì)檔案管理方式創(chuàng)新、信息資源建設(shè)以及服務(wù)功能提升,都提出了更高要求。為順應(yīng)這一新趨勢(shì),檔案管理必須站在信息技術(shù)前沿,把握人民群眾需求的新變化,努力提高科學(xué)化水平,使其更好地服務(wù)社會(huì)、造福人民。

（三）提高檔案管理的水平是檔案工作發(fā)展的根本要求

我國(guó)的檔案管理工作已經(jīng)有了很長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展歷史，在漫長(zhǎng)的發(fā)展歷程當(dāng)中，我國(guó)的檔案管理工作逐漸形成了自己獨(dú)特的管理特色，同時(shí)也逐漸形成了自己管理體系與管理制度，從而為我國(guó)的發(fā)展奠定了重要的基礎(chǔ)，但是從總體上來看，我國(guó)目前的檔案管理水平相對(duì)還較為低下，與西方發(fā)達(dá)國(guó)家之前還存在著較大的距離。同時(shí)檔案從業(yè)的人員總體素質(zhì)還不夠高，尚未形成一個(gè)穩(wěn)定的發(fā)展隊(duì)伍，同時(shí)還存在著許多需要我們進(jìn)一步解決的問題，就檔案抓檔案的階段,微觀工作做得多,宏觀思維比較少,從而制約了檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。二是信息化建設(shè)水平相對(duì)落后。檔案管理的整體現(xiàn)代化水平還比較低,許多檔案管理還停留在傳統(tǒng)手工模式上,檔案管理的軟件開發(fā)與應(yīng)用也往往落后于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,存在檔案檢索效率不高的問題,也存在著檔案信息網(wǎng)絡(luò)化與網(wǎng)絡(luò)信息安全性之間的矛盾。三是檔案管理制度不盡完善。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化體系還沒有真正建立起來,特別是一些基層單位,還沒有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求,也沒有建立起嚴(yán)格的責(zé)任追究和獎(jiǎng)懲體系,存在卷宗混亂、檔案缺失、檔號(hào)無序等管理不規(guī)范問題。在新起點(diǎn)上推動(dòng)檔案管理工作的健康發(fā)展,必須在提高科學(xué)化水平上下工夫,努力實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)的提升。

三、提檔案管理科學(xué)化水平的若干策略

當(dāng)前階段若想提高檔案管理的水平，必須要以科學(xué)的態(tài)度找準(zhǔn)檔案管理的基本規(guī)律，同時(shí)推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新，不斷探索檔案管理的有效路徑，是檔案管理的時(shí)代特色被不增強(qiáng)，基于此種情況，具體需要從以下幾個(gè)方面入手，不斷促進(jìn)檔案管理的改革與發(fā)展。

（一）找準(zhǔn)自己的科學(xué)定位

一直以來檔案管理的定位都是一種社會(huì)服務(wù)工作，但是從目前階段我國(guó)的檔案管理實(shí)際情況來看，我國(guó)的檔案管理的服務(wù)性并不是很強(qiáng)，尤其是社會(huì)服務(wù)性還存在著較大的問題。許多檔案管理部門都認(rèn)為自己的工作只不過是社會(huì)與企業(yè)發(fā)展的一個(gè)附屬部門，基本上處于可有可無的狀態(tài)當(dāng)中，檔案管理部門只需要根據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示，將相關(guān)的檔案實(shí)體進(jìn)行有效地保存就可以了，并不需要主動(dòng)的做其他的服務(wù)。由于這種觀點(diǎn)在許多檔案管理部門當(dāng)中都普遍存在，從而導(dǎo)致我國(guó)目前階段的檔案管理的積極性與主動(dòng)性存在著較大的問題，大部分的檔案管理工作都是一種被動(dòng)的工作，并不會(huì)主動(dòng)的卻解決實(shí)際過程當(dāng)中所存在的一些問題，也不會(huì)積極主動(dòng)的去進(jìn)行創(chuàng)新，這就使得檔案管理的實(shí)際效率受到很大的影響。同時(shí)在服務(wù)方面，其定位也存在著很大的問題，在許多單位當(dāng)中，檔案并不是面向所有的工作人員以及社會(huì)公眾所開放的，只是作為本單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)決策的時(shí)候的一些參考依據(jù)，許多對(duì)檔案有實(shí)際需求的人往往無法接觸到檔案，同時(shí)還有許多具有一定價(jià)值的檔案一直被埋藏在檔案室當(dāng)中而無法被社會(huì)公眾所接觸到，這就使得檔案管理的服務(wù)性受到了很大的限制，同時(shí)也使得檔案資源的合理配置存在著較大的問題。

（二）推動(dòng)館藏型檔案管理向利用型檔案管理的轉(zhuǎn)變

一直以來，我國(guó)的檔案管理工作都是以保管為工作的重點(diǎn)內(nèi)容，所有的管理工作都是以保障檔案的安全性為基本目標(biāo)。但是從檔案管理的實(shí)際內(nèi)容出發(fā)進(jìn)行分析我們發(fā)現(xiàn)，對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)以及管理的最根本目標(biāo)并不是將檔案實(shí)體進(jìn)行有效地保存，其目標(biāo)在于將檔案中所存在的價(jià)值有效地保護(hù)起來，同時(shí)將其價(jià)值充分的發(fā)揮出來。因此，在現(xiàn)代化的檔案管理當(dāng)中，如何將死的“檔案”轉(zhuǎn)變?yōu)榛畹摹皺n案信息”具有非常重要的意義，只有通過這種方式才能使得檔案管理的社會(huì)效益得到充分的發(fā)揮，這也是現(xiàn)代化的檔案管理當(dāng)中的一個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容。但是在實(shí)際的檔案管理過程當(dāng)中，管理人員如何從海量般的檔案實(shí)體當(dāng)中將有效地檔案資源找出來是一個(gè)較為艱巨的任務(wù)，同時(shí)也只有這樣這樣的方式才能使得檔案的社會(huì)效益得到充分的發(fā)揮，避免資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。推動(dòng)檔案管理的館藏型向利用型發(fā)展是我國(guó)的檔案管理在目前的一個(gè)重要內(nèi)容，同時(shí)對(duì)于我國(guó)的檔案事業(yè)的發(fā)展也具有非常重要的意義。從總體上來看，我國(guó)的檔案管理部門已經(jīng)逐漸意識(shí)到檔案資源利用的意義，許多部門在檔案管理的實(shí)際過程當(dāng)中都逐漸開始采用各種方式進(jìn)行檔案管理的實(shí)際改革。

（三）推動(dòng)檔案管理在手段上由傳統(tǒng)型向科技型轉(zhuǎn)變

雖然我國(guó)的檔案管理事業(yè)在我國(guó)已經(jīng)有了多年的發(fā)展歷程，但是從總體上來看，我國(guó)目前的檔案管理水平相對(duì)較為低下，檔案管理的大部分工作還是采用傳統(tǒng)的手工進(jìn)行的方式在進(jìn)行管理，科學(xué)化水平相對(duì)較為低下。這種管理模式雖然可以滿足傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中的檔案保管的要求，但是目前階段我國(guó)對(duì)于檔案管理提出了更多的要求，這句使得我國(guó)目前的檔案管理已經(jīng)逐漸跟不上時(shí)代的發(fā)展。基于此種情況，必須要全面提高我國(guó)檔案管理的科學(xué)水平。此外，從目前階段世界范圍內(nèi)的檔案管理具體方式來看，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，大部分國(guó)家的檔案管理已經(jīng)逐漸從傳統(tǒng)的檔案管理向信息化的檔案管理轉(zhuǎn)變，在這個(gè)過程當(dāng)中，檔案管理的具體管理手段需要得到徹底的轉(zhuǎn)變才能滿足時(shí)代的發(fā)展需求。首先，我國(guó)的檔案管理部門需要充分借鑒其他國(guó)家的經(jīng)驗(yàn)，建立專業(yè)化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將所有的檔案資源利用電子信息的方式有效地保存下來，同時(shí)還需要建立專業(yè)的檔案資源共享與管理平臺(tái)，用戶通過網(wǎng)絡(luò)可以直接連接到相關(guān)的平臺(tái)當(dāng)中，同時(shí)可以根據(jù)自己的權(quán)限進(jìn)行相關(guān)檔案的查閱。而檔案管理人員也可以通過相關(guān)的平臺(tái)對(duì)檔案資源進(jìn)行處理，從而有效地提高了檔案管理的效率，同時(shí)也使得檔案資源的利用率得到顯著地提高。

（四）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

一直以來，在我國(guó)大不部分的企業(yè)與單位當(dāng)中，檔案管理部門都是被認(rèn)為是一個(gè)附屬部門，僅僅是進(jìn)行檔案的保管工作，并不具有太大的作用，因此，許多單位的檔案管理部門都得到不應(yīng)用的重視，從事檔案管理的工作人員大部分都是企業(yè)的通過零時(shí)聘用或者從其他崗位當(dāng)中淘汰下來的工作人員，這部分工作人員一般都沒有接受過專業(yè)的檔案管理的培訓(xùn)，在理論方面存在著較大的缺陷，只是在平時(shí)的工作當(dāng)中通過經(jīng)驗(yàn)的累計(jì)，提高自己的檔案管理水平。隨著時(shí)代的發(fā)展，這些檔案管理人員的素質(zhì)已經(jīng)逐漸無法滿足時(shí)代的需求，基于此種情況，必須要全面提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先，需要加強(qiáng)對(duì)于工作人員信息技術(shù)的培訓(xùn)，由于現(xiàn)階段大部分的檔案管理的工作人員都沒有接受過檔案管理信息化的相關(guān)教育，在信息化管理方面還存在著較大的缺陷，相關(guān)單位需要不斷提高檔案管理人員的信息化水平才能不斷提高檔案管理的效率。此外，還需要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于檔案管理的理論知識(shí)的培訓(xùn)，讓工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，同時(shí)將這些理論知識(shí)運(yùn)用到檔案管理的實(shí)際當(dāng)中去。

（五）完善相應(yīng)制度體系

一直以來，我國(guó)的檔案管理在管理體系方面都較為封閉，這種封閉的管理體系導(dǎo)致其中存在著許多的問題，例如檔案的利用效率不高等。因此當(dāng)前階段我國(guó)檔案管理當(dāng)中的一個(gè)重要問題就在于管理制度與體系的完善。首先，必須要建立起檔案管理的基本制度標(biāo)準(zhǔn)，并在全社會(huì)當(dāng)中推行，從而使得不同單位的檔案信息存在著一定的兼容性。另一方面，需要制定對(duì)應(yīng)的管理體系，將所有的管理納入到體系當(dāng)中去。

四、結(jié)語

當(dāng)前階段在我國(guó)的社會(huì)發(fā)展當(dāng)中，檔案的作用逐漸被凸顯出來，基于此種情況，提高檔案管理的水平對(duì)于我國(guó)的社會(huì)發(fā)展具有非常重要的意義?；诖朔N情況，在本文當(dāng)中筆者結(jié)合當(dāng)前階段我國(guó)的社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理的實(shí)際需求，總結(jié)了現(xiàn)階段提升檔案管理水平的若干策略，希望能對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理水平的提高有所幫助。

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