淺談塘沽中法供水OA信息系統(tǒng)建設(shè)

王得光

摘 要：隨著重組和改制工作的基本完成，公司逐漸從體制轉(zhuǎn)換轉(zhuǎn)入了制度建設(shè)和規(guī)范管理的體系建設(shè)工作。為了更好地建立企業(yè)現(xiàn)代管理制度，在管理上與局、各兄弟單位接軌，急需建設(shè)辦公OA平臺(tái)來(lái)提高工作效率，規(guī)范機(jī)關(guān)及各項(xiàng)目管理，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供管理平臺(tái)。

關(guān)鍵詞：OA信息系統(tǒng)；項(xiàng)目實(shí)施；信息發(fā)布；辦公流程

中圖分類號(hào)：F299.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.05.055

1 項(xiàng)目實(shí)施背景

天津塘沽中法供水有限公司系原天津市塘沽自來(lái)水公司改制重組的中外合作經(jīng)營(yíng)企業(yè)，于2005-04-01正式運(yùn)行，由天津市自來(lái)水集團(tuán)濱海水務(wù)有限公司與中法水務(wù)投資有限公司合作經(jīng)營(yíng)，公司擁有新村水廠、新河水廠和新區(qū)水廠3座凈水廠，供水設(shè)計(jì)能力3.1×105 m3/d。公司負(fù)責(zé)為塘沽地區(qū)提供飲用水的生產(chǎn)、銷售，供水管網(wǎng)的建設(shè)、維護(hù)，以及相關(guān)的客戶服務(wù)。

公司領(lǐng)導(dǎo)為了進(jìn)一步提高公司辦公能力、工作效率以及公司信息化水平，決定于2016-01啟動(dòng)辦公自動(dòng)化項(xiàng)目。經(jīng)過(guò)1年多時(shí)間，歷經(jīng)需求調(diào)研、系統(tǒng)搭建測(cè)試和試用，系統(tǒng)二次調(diào)整，OA系統(tǒng)現(xiàn)已進(jìn)入穩(wěn)定運(yùn)行階段，在公司總部及下屬3個(gè)水廠正式使用。

2 系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中遇到的問(wèn)題

塘沽中法供水有限公司是有悠久歷史的供水企業(yè)，在公司實(shí)施OA系統(tǒng)之前，已經(jīng)按照ISO 9001：2008《質(zhì)量管理體系—要求》標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定建立質(zhì)量管理體系，完善了企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范了企業(yè)的流程以及標(biāo)準(zhǔn)化了相關(guān)的表格。這些都為OA系統(tǒng)的建設(shè)提供了很好的基礎(chǔ)，但是也存在員工習(xí)慣于紙質(zhì)辦公現(xiàn)狀、員工年齡偏大等問(wèn)題。

3 塘沽中法OA系統(tǒng)主要模塊介紹

OA系統(tǒng)總共有6大模塊，分別是企業(yè)信息發(fā)布模塊、公司辦公流程模塊、人力資源模塊、企業(yè)知識(shí)管理模塊、公司內(nèi)部郵件模塊和管網(wǎng)部工程管理模塊。

3.1 企業(yè)信息發(fā)布模塊

企業(yè)信息發(fā)布模塊實(shí)現(xiàn)了企業(yè)知識(shí)文檔、人力資源、業(yè)務(wù)流程、公司管網(wǎng)工程管理等各種企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)的有效整合。

無(wú)論是普通員工，還是公司領(lǐng)導(dǎo)，OA系統(tǒng)都能讓其迅速獲取公告、流程和郵件等方面的信息。通過(guò)搭建OA企業(yè)信息門戶系統(tǒng)，提高員工的業(yè)務(wù)處理效率，使信息的時(shí)效性更強(qiáng)；合理整合公司資源，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)和信息共享。最終實(shí)現(xiàn)最大化節(jié)省企業(yè)成本，利用企業(yè)資源，提升企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的目標(biāo)。

3.2 公司辦公流程模塊

公司辦公流程模塊是OA系統(tǒng)實(shí)施的最重要的內(nèi)容：共分成8個(gè)類別50余條工作流程，完成公司各種行政類、采購(gòu)類、人事類、施工類流程的審批，同時(shí)完成流程監(jiān)控、流程效率統(tǒng)計(jì)、流程督辦以及相關(guān)報(bào)表的生成。公司合理的工作流程使工作分配合理、高效，指明了工作事項(xiàng)的活動(dòng)流向順序，使企業(yè)內(nèi)部發(fā)生的某項(xiàng)業(yè)務(wù)從開始到歸檔，由多個(gè)部門、多個(gè)崗位、多個(gè)環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)及順序工作共同完成，提升了企業(yè)管理的規(guī)范性和效率。同時(shí)，在流轉(zhuǎn)的工作流中，我們按照公司同事的要求，提取相關(guān)流程的字段形成報(bào)表，以便同事按照搜索條件查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，導(dǎo)出Excel表格定期備份數(shù)據(jù)，為員工整理報(bào)表工作提供了極大的便利。

3.3 人力資源模塊

人力資源模塊也是使用較多的模塊，我們通過(guò)與人事科的積極合作，整理出一套比較完整的公司組織架構(gòu)，把每個(gè)公司員工職責(zé)、權(quán)利、層次、崗位、電話號(hào)碼等信息都錄入到系統(tǒng)中，方便了大家的日常溝通，管理員可以根據(jù)公司人事科提供的信息，及時(shí)調(diào)整上下級(jí)關(guān)系，同步企業(yè)通訊錄。個(gè)人用戶查看、編輯、導(dǎo)出通訊錄可進(jìn)行權(quán)限范圍設(shè)置；支持公司領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系方式查閱授權(quán)，支持多種檢索查詢方式。

3.4 公司內(nèi)部郵件模塊

公司內(nèi)部郵件模塊滿足了企業(yè)內(nèi)部溝通的需要。公司以前的郵箱無(wú)法做到人員信息的同步，每次增加一個(gè)用戶，就需要員工自己把新的通訊錄同步到郵箱。新的OA系統(tǒng)與人力資源模塊聯(lián)動(dòng)，每次在人員管理模塊中添加一個(gè)用戶信息，用戶的郵箱也自動(dòng)生成。這樣，既減少了郵件平臺(tái)的軟硬件投資問(wèn)題，又兼容了各種版本的瀏覽器，讓收發(fā)郵件簡(jiǎn)單、易用。同時(shí)，與工作流程模塊的結(jié)合使工作效率更高，隨著OA移動(dòng)端的部署，公司員工還可以在手機(jī)、ipad或者平板電腦上瀏覽郵件信息，更加及時(shí)地為大家提供信息。

3.5 企業(yè)知識(shí)管理模塊

企業(yè)知識(shí)管理模塊可以解決知識(shí)共享和再利用的問(wèn)題。以企業(yè)信息發(fā)布模塊為載體，把企業(yè)通知、公告、規(guī)章制度、各種類型文檔等快速推送出去；提供一個(gè)功能區(qū)域，供員工上傳資料并收集企業(yè)在流程中形成的各類信息資源、文檔資料，形成內(nèi)部的知識(shí)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的快速傳播與共享，從而提高企業(yè)的學(xué)習(xí)能力、快速響應(yīng)能力，提高員工的技能素質(zhì)。更重要的是，為每個(gè)員工提供一個(gè)個(gè)性化的知識(shí)信息門戶，在這個(gè)個(gè)性化的門戶中，員工能找到與他職位和權(quán)限相關(guān)的知識(shí)，并且每一個(gè)員工在自己的門戶中積累知識(shí)，并與大家共享自己在各方面的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)。

3.6 管網(wǎng)部工程管理模塊

管網(wǎng)部工程管理模塊是使用OA的表單建模功能開發(fā)的基于現(xiàn)有公司管網(wǎng)部流程的新的功能模塊。按照管網(wǎng)工程的基本工作流程，劃分了項(xiàng)目前期階段、合同簽訂階段、施工準(zhǔn)備階段、施工階段、項(xiàng)目驗(yàn)收階段、項(xiàng)目完結(jié)階段。以表單的完成情況驅(qū)動(dòng)項(xiàng)目階段的更新。

一方面，公司領(lǐng)導(dǎo)能夠了解每個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展情況；另一方面，公司員工能夠根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度安排好自己的工作。當(dāng)然，在實(shí)際使用中，還存在著很多問(wèn)題，是在設(shè)計(jì)時(shí)沒(méi)有考慮到的，隨著OA系統(tǒng)的深入使用逐步暴露出來(lái)，我們又進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)整，最大限度地與實(shí)際工作相符。

4 加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)順利推動(dòng)OA項(xiàng)目部署

不斷加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)，使員工轉(zhuǎn)變思路，同時(shí)制訂合理的OA使用規(guī)范。針對(duì)OA的使用，我們多次組織使用培訓(xùn)會(huì)，給員工講解發(fā)起流程、轉(zhuǎn)發(fā)流程、審批流程、退回流程，更新知識(shí)文檔，查找報(bào)表等內(nèi)容。這些細(xì)致的講解使員工逐步了解OA系統(tǒng)的使用功能，同時(shí)，公司員工還能夠提出很多新的建議，我們?cè)偌右愿倪M(jìn)。這樣漸漸就消除了員工對(duì)新事物的恐懼感，大大提高了系統(tǒng)的可用性和實(shí)用性。

要形成完整的OA使用規(guī)范，需要根據(jù)流程走向，定義出員工的工作崗位和內(nèi)容，同時(shí)需要不斷制度化，最終實(shí)現(xiàn)各個(gè)科室的協(xié)同辦公，提高工作效率。

5 增強(qiáng)系統(tǒng)安全性，確保系統(tǒng)連續(xù)工作

OA系統(tǒng)集成了金格電子簽章，電子簽章是按照《電子簽名法》的要求，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的文檔防抵賴，防篡改。保護(hù)文檔合法可信，同時(shí)OA系統(tǒng)審批程序有手寫批注審計(jì)流程具有可溯性。

在OA的服務(wù)器上，系統(tǒng)管理員及時(shí)更新操作系統(tǒng)補(bǔ)丁，安裝殺毒軟件，防止非法入侵和病毒感染，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)備份的完整性和準(zhǔn)確性，在遇到非正常停機(jī)和病毒感染時(shí)，我們可以快速恢復(fù)數(shù)據(jù)。

〔編輯：劉曉芳〕