信息化時(shí)代背景下檔案管理探析

紀(jì)翠林　閻麗

摘要：檔案管理關(guān)系到維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)崇高而神圣的事業(yè)。由于受到信息科技革命的影響，檔案管理信息化成為檔案工作的必然趨勢(shì)。如何在信息化時(shí)代背景下做好檔案管理工作，是當(dāng)前檔案管理工作者必須肩負(fù)的使命。為此，從信息化時(shí)代背景下檔案管理面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)、以及應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行探討，為我國(guó)的檔案管理事業(yè)適應(yīng)中國(guó)特色社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；探析

中圖分類(lèi)號(hào)：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.01.029

當(dāng)今社會(huì)，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，使整個(gè)社會(huì)步入了信息化的時(shí)代。毋容置疑，檔案管理工作不可避免地受到了信息化浪潮的沖擊，它就像一把雙刃劍一樣，給檔案管理工作發(fā)展帶來(lái)新的契機(jī)的同時(shí)，也帶來(lái)史無(wú)前例的挑戰(zhàn)。如何迎接機(jī)遇，應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，使檔案管理不再局限于傳統(tǒng)管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，成為我國(guó)檔案管理工作者必須肩負(fù)的歷史重任，同時(shí)這一實(shí)踐課題的提出也為我國(guó)新時(shí)期的檔案管理提供了有益的參考。

1信息化時(shí)代背景下帶給檔案管理工作的機(jī)遇

檔案管理之所以要實(shí)現(xiàn)信息化管理，是因?yàn)閷?shí)現(xiàn)檔案管理信息化能夠解決傳統(tǒng)的檔案管理方式越來(lái)越不能滿(mǎn)足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的檔案需求的矛盾。因此，信息化時(shí)代下給檔案管理也帶了不可估量的機(jī)遇，抓住這個(gè)機(jī)遇，方能在信息化的浪潮中能夠制勝。

1.1促使了檔案的載體、記錄方式呈現(xiàn)多樣化的趨勢(shì)

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多的社會(huì)實(shí)踐不再采取傳統(tǒng)的文本紙張形態(tài)，而是出現(xiàn)了一大批類(lèi)型的新型載體和記錄方式。例如，聲像型的影片、照片、唱片、錄像帶，機(jī)讀型的磁帶、磁盤(pán)，還有就是將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)引入檔案管理等等。這些存儲(chǔ)文件具有體積小，存儲(chǔ)大，圖、文、聲、像并茂的特點(diǎn)，而且在需要的時(shí)候進(jìn)行方便查找，這些新型載體的檔案需要特定的保管技術(shù)，只有在信息化的時(shí)代背景下以新型載體管理檔案才能行得通。但是，要注意的是，即使出現(xiàn)這些新型載體，傳統(tǒng)的檔案載體也不能丟棄，要使傳統(tǒng)與現(xiàn)代化相結(jié)合，來(lái)進(jìn)行檔案管理。

1.2解決了傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式與檔案需求之間的矛盾

“社會(huì)對(duì)檔案的需求是檔案工作存在和發(fā)展的根本原因，因而，社會(huì)需求的變化必然對(duì)檔案工作方式發(fā)生重大的影響?！苯?0年以來(lái)，我國(guó)對(duì)檔案的需求很大，這些需求涉及到政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面，許多需求者在查閱檔案時(shí)，有時(shí)候會(huì)精確到某一專(zhuān)題、某一地區(qū)的全部檔案等，這些檔案有時(shí)會(huì)分散在不同檔案館內(nèi)，需要進(jìn)行館際之間的借閱。如果依靠傳統(tǒng)的檔案函調(diào)服務(wù)就會(huì)消耗的時(shí)間多、費(fèi)用大。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，遠(yuǎn)距離的檔案需求的空間距離限制被打破，檔案需求者足不出戶(hù)就能查閱自己所需求的檔案信息，這樣更便捷。因此，檔案管理信息化滿(mǎn)足了社會(huì)發(fā)展日益增長(zhǎng)的檔案需求。

2信息化時(shí)代背景下帶給檔案管理工作的挑戰(zhàn)

“檔案管理信息化是指在不改變其實(shí)質(zhì)的情況下其結(jié)構(gòu)與存在方式作符合信息原則的轉(zhuǎn)變，其目的在于抓住信息化機(jī)遇，融入社會(huì)信息化潮流，更好地實(shí)現(xiàn)檔案工作的社會(huì)功能?！彼沁m應(yīng)社會(huì)信息化的大趨勢(shì)，也是眾望所歸。與傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作不同，在某種程度上，它的存在給目前的檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)是不可避免的。

2.1給傳統(tǒng)的檔案管理方式帶來(lái)了沖擊

檔案的數(shù)量隨著歷史的延續(xù)而增加，這種增長(zhǎng)趨勢(shì)是自從人類(lèi)社會(huì)產(chǎn)生以來(lái)就存在的。特別是進(jìn)入現(xiàn)代社會(huì)后，人們?cè)絹?lái)越意識(shí)到檔案在社會(huì)發(fā)展中所起到的至關(guān)重要的作用，就更加注重檔案的保存，因而導(dǎo)致了檔案在數(shù)量上不斷攀升。檔案數(shù)量的增加，也給檔案管理工作增加了繁重的任務(wù)。傳統(tǒng)的檔案管理主要就是依靠人工進(jìn)行管理，也就是檔案管理工作者把檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、整合，做好標(biāo)識(shí)，以便人們?cè)谛枰臅r(shí)候進(jìn)行查閱。但是，在信息化背景下，檔案資源信息量非常大，僅傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能夠?qū)Υ罅康貦n案資源信息進(jìn)行處理和保存，必須依據(jù)信息化時(shí)代下的先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行管理。

2.2信息化檔案管理安全性較低，限制了檔案資源的共享

在信息化時(shí)代背景下，檔案管理逐步走向管理的信息化。其在管理的過(guò)程中，主要依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)這種形式去管理。我們都知道，這種新型的檔案管理形式具有不穩(wěn)定的特點(diǎn)，這樣就直接降低了信息化檔案管理的安全性。一旦，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障，儲(chǔ)存的檔案信息就會(huì)丟失或者是被不法的網(wǎng)絡(luò)黑客侵襲，造成一些有關(guān)國(guó)家機(jī)密的檔案被泄露，這樣造成的損失是不可估量的。然而，檔案管理者意識(shí)到信息化檔案管理存在安全隱患，就會(huì)為了確保檔案的保密性，而增設(shè)一些安全措施，不能使檔案信息資源共享出來(lái)。這種做法有失偏頗，不能為了存在安全隱患，就完全將一些檔案信息資源進(jìn)行封存，這樣會(huì)在一定程度上影響到檔案資源的利用效率，利用效率也大大降低。

2.3對(duì)從事檔案管理工作者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求

眾所周知，傳統(tǒng)的檔案管理人員只從事繁瑣而復(fù)雜的勞動(dòng)，對(duì)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)要求比較低，只需要具有基本操

作的技能就可以。而且，這些傳統(tǒng)的檔案管理人員思想理念比較陳舊，他們?nèi)匀徊捎脗鹘y(tǒng)的工作方式、工作理念等來(lái)進(jìn)行檔案管理工作。更甚者，我國(guó)的檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，要么只是懂得檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，要么只懂得操作技術(shù)，具備綜合專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的管理人員是鳳毛麟角。然而，這就導(dǎo)致檔案管理跟不上信息化的步伐，如果這些工作人員長(zhǎng)期固守傳統(tǒng)的檔案管理理念，就會(huì)造成不可逆轉(zhuǎn)的后果。長(zhǎng)此以往，必然會(huì)使檔案管理與信息化建設(shè)想脫離。

3信息化時(shí)代背景下加強(qiáng)檔案管理的應(yīng)對(duì)措施

在信息化時(shí)代背景下，如何應(yīng)對(duì)信息化給檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，是檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。檔案管理信息化的任務(wù)是任重而道遠(yuǎn)的，但是意義也是影響深遠(yuǎn)的。信息化時(shí)代背景下加強(qiáng)檔案管理的應(yīng)對(duì)措施如下：

3.1創(chuàng)新管理理念、改變傳統(tǒng)的檔案管理方式

任何一種實(shí)踐活動(dòng)都需要先進(jìn)的思想理念作為指引，無(wú)一例外，檔案管理工作也必須要有先進(jìn)的管理理念作為支撐。在信息化時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的管理理念已經(jīng)不能完全適應(yīng)信息化時(shí)代下的檔案管理工作。因此，就必須創(chuàng)新管理理念，要在更加充分認(rèn)識(shí)檔案管理的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持創(chuàng)新信息化管理理念，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念。我們要充分認(rèn)識(shí)到，傳統(tǒng)的檔案管理方式已存在著弊端，不能只是單純地局限于紙張的形式等，要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性。只有這樣，才能最大限度地保護(hù)檔案，延長(zhǎng)檔案的壽命，最大限度地是實(shí)現(xiàn)檔案資源為社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域所共享。

3.2提高檔案管理信息化的安全性，共享檔案資源

檔案資源不僅是國(guó)家資產(chǎn)，而且還是需要精心管理的重中之中的資產(chǎn)。檔案資源的安全性，是檔案資源共享的保證。因此，信息化時(shí)代背景下檔案管理中存在的重要的問(wèn)題之一就是安全性問(wèn)題。針對(duì)這個(gè)安全性問(wèn)題，我們必須要重視起來(lái)，這就需要檔案管理工作人員的共同努力。這就要求檔案管理工作人員在使用網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的時(shí)候，對(duì)軟件的開(kāi)發(fā)和利用要提高安全性，工作人員更要提高安全意識(shí)，從源頭上杜絕安全隱患。然后，對(duì)于一些比較關(guān)系重大深層次檔案資料的利用，必須經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)申請(qǐng)和嚴(yán)格審批等程序，在保證檔案安全的前提下，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，并且進(jìn)一步地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

3.3注重從事檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)

檔案管理信息化就像鳳凰涅槃一樣，是一個(gè)極其艱難的過(guò)程，能否浴火重生，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變，關(guān)鍵在于檔案管理人才的培養(yǎng)?！叭瞬攀且磺泄ぷ鞯纳€”，信息化時(shí)代背景的檔案管理工作也不例外。我們知道，傳統(tǒng)檔案管理人員在信息技術(shù)方面專(zhuān)業(yè)知識(shí)達(dá)不到信息化的需要，檔案管理技術(shù)手段越是先進(jìn)，對(duì)檔案管理人員的綜合專(zhuān)業(yè)素質(zhì)要求就會(huì)更高。要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作者具備綜合的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，就必須培養(yǎng)檔案管人員的創(chuàng)新能力。他們不僅要具備專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)，而且還要掌握信息技術(shù)和科學(xué)管理知識(shí)，懂得理論與實(shí)際相結(jié)合，能夠在實(shí)踐中應(yīng)對(duì)檔案管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題。只有這樣，才能成為信息化時(shí)代下的新型人才，才能更好地為我國(guó)的檔案管理事業(yè)做出更大的貢獻(xiàn)。

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