Excel數(shù)據(jù)透視表在高校數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用

丁紅利

摘要：Excel中的數(shù)據(jù)透視表具有最快，最靈活的數(shù)據(jù)匯總功能。該文以武漢大學(xué)學(xué)籍管理為例，重點(diǎn)介紹了Excel中的數(shù)據(jù)透視表功能。

關(guān)鍵詞：Excel；數(shù)據(jù)透視表；學(xué)籍管理；數(shù)據(jù)處理；應(yīng)用

中圖分類號：TP317 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2017）03-0067-02

高校信息化管理人員經(jīng)常對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、統(tǒng)計、匯總、分析等工作，使用數(shù)據(jù)庫管理軟件FoxPro可以很輕松地解決這個問題，但是很多高校信息化管理人員都不是計算機(jī)專業(yè)人員，使用專業(yè)的編程軟件有點(diǎn)強(qiáng)人所難，其實(shí)office系統(tǒng)中的excel電子表格提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，尤其是其中而數(shù)據(jù)透視表功能，如果我們能夠很熟練地掌握并使用Excel的這些功能，就可以很輕松地完成各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析、匯總、比對、查詢等工作，下面就以武漢大學(xué)學(xué)籍管理為例重點(diǎn)介紹Excel中的數(shù)據(jù)透視表功能。

Excel中的數(shù)據(jù)透視表具有最快，最靈活的數(shù)據(jù)匯總功能。用戶可以不會復(fù)雜的Excel函數(shù)，不會令人望而生畏ExcelVBA，只要掌握數(shù)據(jù)透視表功能，即可在“拖拖拉拉”中輕松完成各種復(fù)雜的數(shù)據(jù)匯總功能。Excel的數(shù)據(jù)透視表是個交互式的透視表，可快速合并和比較大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，且可以旋轉(zhuǎn)行、列以查看基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果，還可顯示用戶感興趣部分的明細(xì)數(shù)據(jù)等。用戶如果需要分析相關(guān)的匯總值，尤其是需要合計數(shù)據(jù)內(nèi)容較多的列表并對其中數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行多種比較時，都可以使用Excel的數(shù)據(jù)透視表功能輕松完成。因?yàn)閑xcel的數(shù)據(jù)透視表是交互式的，因此，用戶可以以所見即所得的形式隨意改變數(shù)據(jù)布局以便查看更多明細(xì)數(shù)據(jù)或以不同方式獲得匯總內(nèi)容。

1 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

1.1 打開需要處理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表

要創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，首先需要確定要處理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)并在Excel中打開，如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不是excel表格，比如FoxPro數(shù)據(jù)庫等，那么用戶需要先將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)另存為excel工作簿形式，然后在Excel中打開。

1.2 創(chuàng)建“數(shù)據(jù)透視表”框架

在打開的Excel數(shù)據(jù)表中，菜單欄選擇“插入”——“數(shù)據(jù)透視表”，如圖1所示：

圖1 選擇“數(shù)據(jù)透視表”

點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)透視表”菜單后出現(xiàn)如圖2所示“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”窗口：

圖2 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

窗口默認(rèn)生成數(shù)據(jù)透視表的區(qū)域?yàn)槿韰^(qū)域，如果需要做匯總處理的內(nèi)容為表格中部分內(nèi)容，則需要點(diǎn)擊“表/區(qū)域（T）”后面的“”按鈕，在出現(xiàn)的窗口中直接寫入需要處理的表格范圍或用鼠標(biāo)在表格中拖拽出需要處理的表格范圍即可。

在“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”窗口中的“選擇放置數(shù)據(jù)透視表的位置”選擇“新工作表”，則在現(xiàn)有工作簿中生成一個新工作表，專門存放生成的數(shù)據(jù)透視表，否則如果選擇“現(xiàn)有工作表”，則需要在選定現(xiàn)有工作表中空白區(qū)域存放新生成的數(shù)據(jù)透視表，以上設(shè)置完成后，在“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”窗口中點(diǎn)擊“確定”按鈕，則數(shù)據(jù)透視表的框架完成。如圖3所示（該示例為選擇現(xiàn)有工作表的結(jié)果）。

圖3 數(shù)據(jù)透視表框架

屏幕右方顯示所有可以進(jìn)行數(shù)據(jù)透視的字段內(nèi)容，如下圖4：

圖4 數(shù)據(jù)透視表字段

2 在創(chuàng)建的“數(shù)據(jù)透視表”框架中添加需要分類匯總的內(nèi)容

2.1 簡單數(shù)據(jù)項匯總

將圖4所示需要添加的字段拉到區(qū)域節(jié)，例如現(xiàn)在要統(tǒng)計各個民族人數(shù)，將“民族”字段拖入下方的區(qū)域節(jié)的行字段區(qū)域，再將學(xué)號拖入值區(qū)域，即可完成民族字段人數(shù)統(tǒng)計如下圖：

圖5 區(qū)域節(jié)

圖6 按民族統(tǒng)計結(jié)果

2.2 多重數(shù)據(jù)項匯總

例如要匯總各學(xué)院各專業(yè)各年級的人數(shù)，這里面要匯總的字段條件包括學(xué)院和專業(yè)及年級字段，相對前面只統(tǒng)計單項內(nèi)容要復(fù)雜一些，不過使用excel數(shù)據(jù)透視功能也可很快完成，具體做法如下：

為了方便顯示查看，將學(xué)院和專業(yè)字段拖入?yún)^(qū)域節(jié)中的行區(qū)域，再將年級字段拖入?yún)^(qū)域節(jié)中的列區(qū)域，然后在值區(qū)域中拖入學(xué)號字段，顯示如圖7所示.

圖7 區(qū)域節(jié)（按年級統(tǒng)計各學(xué)院各專業(yè)人數(shù)）圖8 統(tǒng)計結(jié)果

統(tǒng)計結(jié)果如圖8所示，系統(tǒng)默認(rèn)多項統(tǒng)計結(jié)果按列顯示，如果在本統(tǒng)計顯示時想讓學(xué)院和專業(yè)按行顯示，則可以在數(shù)據(jù)透視表上右鍵找到“數(shù)據(jù)透視表選項”菜單，如圖9所示，在“顯示”標(biāo)簽下選中“經(jīng)典數(shù)據(jù)透視表布局”項，則透視表中的學(xué)院和專業(yè)轉(zhuǎn)為并列顯示，如圖10所示。

圖9 數(shù)據(jù)透視表選項

圖10 并列顯示的學(xué)院和專業(yè)

綜上所述，excel的數(shù)據(jù)透視表具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計的功能，使用它可以輕松完成數(shù)據(jù)的篩選、統(tǒng)計、分類匯總等，熟練掌握excel數(shù)據(jù)透視表的使用，可以輕松完成日常高校學(xué)籍管理中的各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計任務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 羅云芳.Excel數(shù)據(jù)透視表在廣西高校計算機(jī)聯(lián)合考試成績處理中的應(yīng)用[J].信息化建設(shè)， 2015（10）.