淺談醫(yī)院檔案管理

◎梁源

淺談醫(yī)院檔案管理

◎梁源

在任何一個(gè)醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理都是極為重要的工作，因其作為最根本的記錄，具有權(quán)威性和發(fā)揮憑證的作用，在醫(yī)院的所有管理當(dāng)中，檔案管理不可或缺。為了更好地進(jìn)行檔案管理，需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)；提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)；實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與信息化。所以，醫(yī)院檔案管理工作有待進(jìn)一步加強(qiáng)。

醫(yī)院 檔案 管理

在醫(yī)院發(fā)展的過(guò)程中，原始記錄作為最可靠的數(shù)據(jù)，存在于醫(yī)院檔案當(dāng)中，其具有權(quán)威性的特點(diǎn)，能夠發(fā)揮憑證的作用。在這些歷史性檔案資料當(dāng)中，有些是非常重要的，一旦遇到意外情況，容易損壞，甚至其原始面貌也變得模糊不清，所以，做好檔案管理非常重要。采取何種辦法也無(wú)法恢復(fù)，其損失是非常大的。

一、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理人員往往是從臨床或從其他不是檔案管理部門(mén)借調(diào)過(guò)來(lái)的，人員素質(zhì)參差不齊。檔案管理人員的數(shù)量不能決定檔案管理水平的高與低，也不能決定檔案服務(wù)質(zhì)量的好與壞。實(shí)際上，檔案管理的水平、檔案服務(wù)的質(zhì)量，往往與檔案管理人員具備的素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平以及工作方法是否先進(jìn)、管理體制是否科學(xué)合理有關(guān)。換句話說(shuō)，檔案管理需要學(xué)歷高的、素質(zhì)高的，具有多功能的、復(fù)合型的人才，這樣才能為檔案管理不出疏漏打下基礎(chǔ)。

首先，選擇優(yōu)秀的檔案管理人員進(jìn)入檔案管理崗位。比如有些人員的思想素質(zhì)好，沒(méi)有復(fù)雜的社會(huì)關(guān)系，具有較強(qiáng)的檔案管理專(zhuān)業(yè)技能，還要做到，檔案管理人才不流失。其次，針對(duì)檔案管理人員素質(zhì)層次不一的情況，應(yīng)努力提高他們的綜合素質(zhì)，以其專(zhuān)業(yè)技能層次為依據(jù)，進(jìn)行對(duì)應(yīng)的培訓(xùn)，使檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能越來(lái)越高?？梢云刚?qǐng)檔案局的專(zhuān)家或本系統(tǒng)中經(jīng)驗(yàn)豐富的專(zhuān)業(yè)人才來(lái)授課，為檔案管理人員講授檔案專(zhuān)業(yè)相關(guān)知識(shí)，結(jié)合計(jì)劃對(duì)其專(zhuān)業(yè)理論與實(shí)踐進(jìn)行檢測(cè)。這些人員應(yīng)該掌握計(jì)算機(jī)方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并具有讀寫(xiě)英語(yǔ)的能力。管理人員需經(jīng)考核，只有合格的人員才能上崗，反之不能上崗。[1]以公開(kāi)的形式進(jìn)行招聘，做到公平競(jìng)爭(zhēng)，取優(yōu)棄劣。

二、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)

大部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)以醫(yī)療的質(zhì)量、醫(yī)療的技術(shù)為核心，來(lái)促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展，也注重培養(yǎng)醫(yī)療專(zhuān)業(yè)人才，加大醫(yī)療學(xué)科發(fā)展建設(shè)力度，但往往忽視檔案的管理工作。檔案管理工作往往體現(xiàn)了一個(gè)單位的管理水平以及文明程度，所以，提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理認(rèn)識(shí)勢(shì)在必行。只有這樣，才能促進(jìn)檔案工作的開(kāi)展，醫(yī)院檔案管理者也要有責(zé)任意識(shí)。所以，領(lǐng)導(dǎo)層的態(tài)度決定了檔案管理工作的開(kāi)展情況。

三、檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化

在醫(yī)院，有一個(gè)部分是綜合檔案部，作為一個(gè)獨(dú)立的部門(mén)，其保存醫(yī)院的各方面檔案，所以，有必要構(gòu)建一個(gè)完善的、能夠歸檔的工作體系。對(duì)于文件的處理，需要構(gòu)建對(duì)應(yīng)的立卷制度，處理之后，應(yīng)當(dāng)把每一種形式、載體的文件與材料進(jìn)行歸檔，接著，這些資料被文件材料的承辦部門(mén)及時(shí)接收與整理。在這之后，把其傳遞給醫(yī)院綜合檔案管理部門(mén)或檔案工作人員手中，完成歸檔、保留的任務(wù)。[2]檔案管理部門(mén)或檔案工作人員要對(duì)檔案的質(zhì)量進(jìn)行檢測(cè)與接收。

實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，需要把現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)等運(yùn)用在檔案信息資源的每一個(gè)環(huán)節(jié)中，包括處置、保存、管理、利用等?；诖?，管理工作的效率越來(lái)越高，經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益越來(lái)越多。近幾年，隨著時(shí)代發(fā)展，醫(yī)院辦公實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、信息化，打破了以往“手工操作”“立卷歸檔”的工作模式，改變了以往“重保管，輕利用”的思維，順應(yīng)了醫(yī)院檔案管理工作的需要。檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用往往與醫(yī)院檔案管理的信息化程度有關(guān)，所以，醫(yī)院將其當(dāng)做檔案管理工作中的一個(gè)重要課題來(lái)抓，即如何發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用，實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)、檢索檔案信息的功能，以達(dá)到網(wǎng)絡(luò)化管理?；诖?，醫(yī)院需要構(gòu)建一個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，尤其是醫(yī)院的人事檔案，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，人事檔案管理具有數(shù)字化的特點(diǎn)。另外，在檔案的應(yīng)用管理中引入縮微、光盤(pán)技術(shù)，并積極發(fā)揮局域網(wǎng)及辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的作用，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。

總而言之，檔案管理工作要基于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持，提高檔案專(zhuān)業(yè)管理人員的綜合素質(zhì)，使得檔案管理更加規(guī)范，實(shí)現(xiàn)信息化管理，并依據(jù)《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》等法律與法規(guī)，確保醫(yī)院檔案管理工作順利完成，推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)快速發(fā)展。

[1]張晉川.醫(yī)院檔案編研工作的思考[J].重慶醫(yī)學(xué)，2015（05）.

[2]譚波.醫(yī)院檔案室工作現(xiàn)狀及對(duì)策[J].現(xiàn)代醫(yī)藥衛(wèi)生，2014（07）.

[3]周建芝.淺議企業(yè)檔案管理信息化[J].山西科技，2006（05）.

（責(zé)任編輯 劉冬楊）

梁源，男，本科，四平市口腔醫(yī)院，助理館員，研究方向：檔案管理）