人事檔案審核中的問(wèn)題與探析

韓一紅

人事檔案記載個(gè)人的基本情況，歷史地、全面地反映個(gè)人的成長(zhǎng)、學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷，體現(xiàn)個(gè)人的基本誠(chéng)信，是組織部門干部考查和個(gè)人工資、職稱晉升的依據(jù)。人事檔案是由一份份材料組成，這些材料除所學(xué)習(xí)、工作過(guò)的單位形成的以外，大部分還是經(jīng)個(gè)人之手形成的。個(gè)人所填的形成檔案的材料將體現(xiàn)個(gè)人的歷史。就是說(shuō)你是什么樣的人有什么樣的經(jīng)歷大部分是你自己所“說(shuō)”的。在我校2015年的全國(guó)干部檔案專項(xiàng)審核工作中，經(jīng)審千余份檔案，發(fā)現(xiàn)好多問(wèn)題是個(gè)人“有意”“無(wú)意”間造成的。本文以一個(gè)檔案工作者的身份，從檔案主體的角度來(lái)探析個(gè)人形成的檔案材料的問(wèn)題（本文所述都以干部檔案為例），希望對(duì)個(gè)人在形成檔案材料時(shí)有所啟發(fā)，避免出現(xiàn)自己否定自己的情況。

一、經(jīng)個(gè)人手形成的檔案材料

人事檔案的內(nèi)容主要分為十大類，除第五類政審材料、第八類違反黨、政紀(jì)、國(guó)法材料和第九類里的工資材料及任免材料、第十類其它材料如體檢報(bào)告、報(bào)到證等不經(jīng)個(gè)人形成外，其它大部材料中都有全部或部分是個(gè)人所填寫。第一類履歷材料。主要是干部履歷表和屬于履歷性質(zhì)的登記表等材料。其中干部履歷表的填表說(shuō)明里就明確要求“由本人實(shí)事求是地填寫”。干部履歷表可以說(shuō)是截止填表時(shí)間干部檔案的簡(jiǎn)縮表，內(nèi)容包括經(jīng)歷、學(xué)識(shí)，能力、社會(huì)關(guān)系等比較全面。第二類自傳、報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)材料。此類從類名就可知是個(gè)人所寫。第三類考察、考核、鑒定、審計(jì)材料。此類主要是個(gè)人的年度考核，每年一填，比較能反映一個(gè)人的詳細(xì)經(jīng)歷及所取的成績(jī)。第四類學(xué)歷、學(xué)位、職稱、培訓(xùn)等材料。此類材料主要是學(xué)習(xí)、工作或培訓(xùn)過(guò)的學(xué)校、單位所形成，但個(gè)人基本信息部分大都還是個(gè)人自填。第六類加入黨團(tuán)材料的申請(qǐng)部分是個(gè)人所填寫。第七類獎(jiǎng)勵(lì)材料里的姓名、出生年月等基本信息也是個(gè)人填寫。第九類里的出國(guó)（境）材料和代表登記材料部分也是個(gè)人所填。

二、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題

此次干部檔案審核的主要關(guān)注點(diǎn)：三齡二歷一身份。三齡指年齡（出生年月）、工齡（參加工作時(shí)間）、黨齡（入黨時(shí)間），二歷指學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷，一身份指是否是干部身份。干部檔案的審核是全面地、對(duì)比性的審核。全面審核指整本檔案作為一個(gè)整體來(lái)看，如出生年月是看整本檔案里的所有帶有出生年月項(xiàng)的材料里的出生年月一致性。對(duì)比性審核指所填部分的前后對(duì)比。如在工作后填的履歷表的經(jīng)歷部分同早期檔案中的經(jīng)歷如學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷相互對(duì)比印證。在審核的千余份檔案中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題也不少，在三齡方面主要是前后出現(xiàn)多個(gè)時(shí)間，如出生時(shí)間，在整本檔案里前后出現(xiàn)多個(gè)時(shí)間；在二歷方面主要是前后經(jīng)歷不一致，如在履歷表里的簡(jiǎn)歷與之前填寫的經(jīng)歷或與其它表的簡(jiǎn)歷不一致，具體表現(xiàn)是如在學(xué)歷信息里是1995年入小學(xué)，但在履歷表里的學(xué)習(xí)經(jīng)歷項(xiàng)里入小學(xué)時(shí)間卻寫的是1996年。有些是在材料里填有取得學(xué)位、成績(jī)等，但卻沒(méi)有相關(guān)材料證明，如在材料里填有學(xué)位，但在學(xué)歷項(xiàng)里卻沒(méi)有取得學(xué)位的相關(guān)材料。甚至有的還有非常明顯的涂改現(xiàn)象。各種問(wèn)題歸結(jié)起來(lái)可分為三種情況：一是有意的問(wèn)題，二是無(wú)意的問(wèn)題，三是確實(shí)是不知的問(wèn)題。

1.“有意”的問(wèn)題

此種問(wèn)題是個(gè)人有意為之，為了獲得某種利益或某種資格，有意改變自己的出生年月，或?qū)⒆约罕緛?lái)沒(méi)有獲得的學(xué)歷學(xué)位，而在填表時(shí)，卻填寫有。如：入團(tuán)時(shí)年齡不夠，為了能入團(tuán)，有意把自己的年齡填大，而在后來(lái)的表格里填真實(shí)的年齡，造成前后出生年月不一致。有的檔案里有好幾個(gè)出生年月，需大年齡時(shí)用大的，需小的用小的，更有甚者通過(guò)各種不正常方式，涂改自己的檔案，種種有意為之的問(wèn)題，可能暫時(shí)會(huì)達(dá)到某種目的，但也在檔案里留下了污點(diǎn)，甚至關(guān)乎道德、法律，影響整個(gè)人的基本誠(chéng)信。如在干部選拔前的檔案審核里，是對(duì)整本檔案的審核，此種污點(diǎn)會(huì)影響組織、人事部門對(duì)被審核人的評(píng)價(jià)。

2.“無(wú)意”的問(wèn)題

無(wú)意的問(wèn)題指出現(xiàn)的情況，不是個(gè)人有意為之的，而是自己認(rèn)為不重要、無(wú)所謂，在形成檔案材料時(shí)，隨意填寫，如出生年月的陰陽(yáng)歷問(wèn)題，這個(gè)表按陰歷，另個(gè)表按陽(yáng)歷，就出現(xiàn)出生月份不一致問(wèn)題，更有甚者出現(xiàn)出生年不一致問(wèn)題，如此陰陽(yáng)歷問(wèn)題雖不是嚴(yán)重問(wèn)題，但也能反映出一個(gè)人對(duì)事情的態(tài)度。還有一種情況是在填表時(shí)，發(fā)現(xiàn)填錯(cuò)了，如寫錯(cuò)數(shù)字，隨意一改，認(rèn)為不重要，不是什么大不了的事，但這可是嚴(yán)重的問(wèn)題，因此種情況不好區(qū)分到底是筆誤還是有意改寫。若被認(rèn)為是有意改之，則影響一個(gè)人的基本誠(chéng)信。

3.“無(wú)（不）知”的問(wèn)題

無(wú)（不）知的問(wèn)題是自己認(rèn)定了一個(gè)時(shí)間，但這時(shí)間可能不是最初形成檔案材料的時(shí)間，如入學(xué)時(shí)間，個(gè)人認(rèn)為報(bào)到時(shí)間就是入學(xué)時(shí)間，但在形成的檔案材料里，在時(shí)間上與報(bào)到時(shí)間有出入，此種情況的表現(xiàn)是在所有個(gè)人形成的材料上都是一致的時(shí)間，唯獨(dú)與最初形成的檔案材料時(shí)間不一致。此種情況倒不影響對(duì)個(gè)人的基本評(píng)價(jià)，但也出現(xiàn)檔案內(nèi)容前后不一致問(wèn)題。還是一種情況是確實(shí)忘記了，如對(duì)入學(xué)時(shí)間，不像自己的出生年月一樣記憶深刻，時(shí)間長(zhǎng)了就記不清了，填表時(shí)就容易出現(xiàn)前后不一致現(xiàn)象。如在填履歷表里的經(jīng)歷項(xiàng)時(shí)填的入學(xué)時(shí)間是記錯(cuò)的時(shí)間，這就與最初的入學(xué)檔案材料里的時(shí)間不一致了。

三、如何避免出現(xiàn)以上情況

個(gè)人檔案里出現(xiàn)的各種不一致問(wèn)題，都會(huì)影響組織人事部門對(duì)個(gè)人的評(píng)價(jià)，為避免出現(xiàn)負(fù)面的不好的評(píng)價(jià)，除檔案部門的宣傳外，重要還是自己要對(duì)自己負(fù)責(zé)，這就要個(gè)人做到思想上重視，行動(dòng)上體現(xiàn)。

1.思想上重視

思想上重視，認(rèn)真對(duì)待每一份形成檔案的材料，因你是什么情況有什么經(jīng)歷、成就很大一部分是你自己所“寫”的。如沒(méi)取得學(xué)位，但晉升評(píng)職稱時(shí)，需要必須有學(xué)位才能有資格參加，為能達(dá)到基本要求，獲得機(jī)會(huì)，在填寫形成檔案材料時(shí)，填上有學(xué)位，這或許能一時(shí)蒙過(guò)去，達(dá)到目的，但在檔案里就留下了與取得的學(xué)歷學(xué)位不一致現(xiàn)象。

不要有僥幸心理。材料入檔后就會(huì)跟隨自己一輩子，甚至去世后檔案還要保存好多年。單一的材料或許當(dāng)時(shí)能達(dá)到一定的目的，但卻在檔案里留下了污點(diǎn)。對(duì)檔案的審核是整本的前后對(duì)比核查，此種僥幸在前后對(duì)比審核時(shí)就顯現(xiàn)出，會(huì)影響自己的誠(chéng)信，甚至真正取得的成績(jī)也會(huì)被懷疑。

2.行動(dòng)上體現(xiàn)

認(rèn)真、如實(shí)的填寫每一份材料，就不會(huì)出現(xiàn)前后不一致現(xiàn)象。大多數(shù)材料不是每年都填的，如履歷表，是對(duì)一段經(jīng)歷的記載，從所有檔案來(lái)看，最早是在1988年出現(xiàn)過(guò)填寫履歷表，在1999年又填過(guò)一次履歷表，除了單位變換過(guò)的外，個(gè)人檔案里到目前最多有兩份履歷表，時(shí)間跨度長(zhǎng)達(dá)11年。每次履歷表的填寫都是對(duì)填表之前個(gè)人重要信息的濃縮。也有每年必填的年度考核，年度考核是每年度或每學(xué)年個(gè)人思想工作的總結(jié)，真實(shí)詳細(xì)的體現(xiàn)一個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷，如在某單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)微調(diào)，在履歷表里一般不會(huì)詳細(xì)體現(xiàn)的，但年度考核里是可以記載的。對(duì)以后的個(gè)人考查，也是工作經(jīng)歷的一部分。但有的人認(rèn)為不重要，無(wú)所謂，沒(méi)什么可寫的，寫了也不會(huì)有人看的。但年度考核是考查一個(gè)人的詳細(xì)經(jīng)歷的最好體現(xiàn)材料。如在填寫年度考核時(shí)，取得的成績(jī)，認(rèn)真如實(shí)的填寫，在組織部門考核時(shí)，真實(shí)的記載為自己加分，但若實(shí)際沒(méi)有的成績(jī)，在填寫形成檔案的材料時(shí)卻寫上有，在組織核查時(shí)發(fā)現(xiàn)弄虛作假，直接影響基本的誠(chéng)信。

對(duì)有些確實(shí)不知，或確實(shí)記不清的時(shí)間，可到組織人事部門申請(qǐng)查對(duì)。防止出現(xiàn)前后不一致的無(wú)意的問(wèn)題出現(xiàn)。

3.及時(shí)上交檔案材料

人事檔案是由一份份材料組成的，有些材料是經(jīng)個(gè)人形成的，首先到個(gè)人手里，檔案里沒(méi)有。對(duì)能證明自己經(jīng)歷、學(xué)識(shí)、能力的材料要及時(shí)交到檔案管理部門，放在自己手里，組織人事部門不能全面的了解自己，在遇到有關(guān)選拔、推薦時(shí)，會(huì)因?yàn)闄n案里的條件不夠而會(huì)失去機(jī)會(huì)。如：在推薦有出國(guó)經(jīng)歷的博士人員信息時(shí)，本人都滿足條件，但出國(guó)經(jīng)歷或是博士學(xué)位材料沒(méi)及時(shí)上交檔案管理部門，檔案里沒(méi)有相關(guān)資料，就有可能因達(dá)不到要求而失去機(jī)會(huì)。

人事檔案伴隨人的一生，體現(xiàn)個(gè)人的成長(zhǎng)歷史，但人事檔案是不與個(gè)人見(jiàn)面的，建立個(gè)人自己保管的檔案?jìng)浞?，?duì)每一重要時(shí)間、事項(xiàng)做個(gè)備忘，需要時(shí)找出直接填寫，防止出現(xiàn)忘記、記不清的現(xiàn)象。若需要什么信息，可直接查自己的備忘檔案，也是防止在填人事檔案時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題，影響個(gè)人的基本誠(chéng)信。

（作者單位：臨沂大學(xué)）