創(chuàng)“六星級(jí)”檔案管理助推企業(yè)科學(xué)發(fā)展

國(guó)網(wǎng)秦皇島供電公司本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”的原則，大力推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化建設(shè)，檔案工作質(zhì)量和科學(xué)管理水平大幅提升，2016年12月被河北省檔案局評(píng)定為河北省企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理“六星級(jí)”。

一、健全機(jī)制保障，明確管理職責(zé)

建立了由公司總經(jīng)理、辦公室主任、公司專職檔案員、各職能部門和基層單位負(fù)責(zé)人及專（兼）職檔案人員構(gòu)成的檔案工作體系。企業(yè)信息材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的工作計(jì)劃和各項(xiàng)管理程序，列入公司領(lǐng)導(dǎo)議事日程，列入有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位職責(zé)。并將檔案管理納入各單位企業(yè)負(fù)責(zé)人績(jī)效考核，以指標(biāo)考核推動(dòng)責(zé)任落實(shí)、任務(wù)落地。

二、加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

改造優(yōu)化檔案樓，實(shí)現(xiàn)了庫(kù)房、閱檔、辦公三分開，建筑面積達(dá)到3150.42平方米，其中庫(kù)區(qū)面積1795.3平方米，配備了現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，使檔案整體布局更加合理、功能分區(qū)更加科學(xué)、檔案存儲(chǔ)更加有序。建立大型檔案展館——電力博物館，由1928年建成的南山電廠廠房改建而成的，是中國(guó)第一家依托發(fā)電廠房建立的電力主題博物館，也是河北省第一家電力博物館。電力博物館總建筑面積44000平方米，其展品涵蓋了中國(guó)有電以來的各個(gè)不同時(shí)期的電力圖書、實(shí)物、圖表等1000余件珍貴文物，系統(tǒng)地展現(xiàn)全國(guó)、京津唐、秦皇島的電力發(fā)展歷程。

三、執(zhí)行更高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格規(guī)范管理

為使檔案工作更加科學(xué)化、規(guī)范化，依據(jù)國(guó)家和電力行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，編制了《國(guó)網(wǎng)秦皇島供電公司檔案管理制度》《國(guó)網(wǎng)秦皇島供電公司檔案管理辦法》《國(guó)網(wǎng)秦皇島供電公司檔案標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)》《國(guó)網(wǎng)秦皇島供電公司歸檔范圍及保管期限表》《國(guó)網(wǎng)秦皇島供電公司檔案分類方案說明》等，以更加嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)檔案日常工作，打牢檔案管理的基礎(chǔ)，同時(shí)也是提升其管理手段的重要保證。為便于查找和利用檔案建立了檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，檔案管理人員定期對(duì)檔案庫(kù)存及檔案借閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。為加強(qiáng)檔案的動(dòng)態(tài)管理，充分發(fā)揮檔案的保存和利用價(jià)值，合理優(yōu)化庫(kù)存，成立了檔案鑒定委員會(huì)，并制訂了檔案鑒定銷毀管理制度，進(jìn)一步規(guī)范檔案處置。近三年，國(guó)網(wǎng)秦皇島供電公司檔案完整率、準(zhǔn)確率均達(dá)到100%。

四、加快數(shù)字化進(jìn)程，檔案信息利用安全便捷

1.實(shí)施檔案數(shù)字化戰(zhàn)略

國(guó)網(wǎng)秦皇島供電公司將檔案信息化建設(shè)納入公司信息化建設(shè)總體規(guī)劃和目標(biāo)，與公司信息化建設(shè)協(xié)調(diào)同步發(fā)展。2011年公司全面啟用“協(xié)同辦公檔案管理系統(tǒng)”，使檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體向數(shù)字化文件存儲(chǔ)、查閱轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)在線收集、管理、利用、數(shù)據(jù)維護(hù)、系統(tǒng)權(quán)限設(shè)定等基本功能，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。

2.推進(jìn)歷史檔案數(shù)字化加工

由于產(chǎn)生時(shí)間較長(zhǎng)、紙張種類多樣，建國(guó)初期以及時(shí)間更早的檔案有的已經(jīng)處于非常“危險(xiǎn)”（字跡模糊、破碎）的狀況，如不及時(shí)加以挽救，很可能造成檔案的損毀。為了更好的保管歷史檔案，2016年開始，國(guó)網(wǎng)秦皇島供電公司開始全面啟動(dòng)歷史檔案數(shù)字化加工處理及修復(fù)工作，截至2016年 11月，已完成文書檔案1949年至1998年永久、長(zhǎng)期檔案案卷目錄1780卷，涉及文件22948件、文字180651頁(yè)；科技檔案完成10152條數(shù)據(jù)錄入和6223條文件材料及圖紙掃描工作，會(huì)計(jì)檔案條目全部錄入完成；文書檔案、照片檔案、實(shí)物檔案數(shù)字化率全部達(dá)到100%。

3.實(shí)現(xiàn)了檔案查詢檢索網(wǎng)絡(luò)化

將檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)互聯(lián)，員工可以通過局域網(wǎng)隨時(shí)調(diào)閱和查詢系統(tǒng)中的檔案信息資源，查閱檔案的原圖原貌、原文原件，從而大幅提高了檔案的利用率和管理人員的工作效率。網(wǎng)絡(luò)安全方面，對(duì)檔案管理系統(tǒng)所有用戶作了規(guī)范限制，根據(jù)用戶的不同身份進(jìn)行了權(quán)限合理分配，同時(shí)加裝了防火墻等安全保密措施，并由專人維護(hù)、提供技術(shù)支持，確保系統(tǒng)運(yùn)行安全穩(wěn)定高效。

五、科學(xué)開發(fā)檔案信息資源，助力企業(yè)發(fā)展

多年來，國(guó)網(wǎng)秦皇島供電公司堅(jiān)持開發(fā)檔案信息資源，推進(jìn)檔案編研工作，近期完成了《國(guó)網(wǎng)秦皇島供電公司組織機(jī)構(gòu)沿革》《國(guó)網(wǎng)秦皇島供電公司史志》和《國(guó)網(wǎng)秦皇島供電公司年鑒》（2015、2016）。通過拓展檢索工具和檔案編研材料，使檔案資料查詢、借閱和使用效率得到持續(xù)優(yōu)化，檔案的歷史借鑒、參考依據(jù)、證據(jù)憑證等作用得到充分發(fā)揮，為企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃、科學(xué)決策提供了可靠依據(jù)，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和精益管理中發(fā)揮了重要支持作用，不斷推動(dòng)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。