新時期人事檔案管理工作的問題分析

魏正艷

摘 要：人事檔案的管理工作是一項政策性和業(yè)務(wù)性都較強的工作，它集服務(wù)性與保密性于一體，對促進人力資源開發(fā)、構(gòu)建和諧社會發(fā)揮著重要作用。

關(guān)鍵字：人事檔案；檔案管理

人事檔案是記述和反映某人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況的人事材料。人事檔案管理既是人事管理的重要內(nèi)容，也是人力資源開發(fā)的主要信息源。一份規(guī)范的人事檔案能充分反映出個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)、獎懲情況、行為軌跡、歷史背景及其經(jīng)歷的重大事件。因此，從新時期人事工作的實際出發(fā)，把握新時期人事檔案管理工作的特性，管好用好人事檔案，對促進人力資源開發(fā)、構(gòu)建和諧社會有著重要作用。

1 新時期人事檔案管理的地位和作用

人事檔案工作是做好人事工作的基礎(chǔ)條件之一，是人事調(diào)動、聘用、晉升、工資調(diào)整等多方面工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。

1、人事檔案是做好干部選拔任用工作的基礎(chǔ)。

新時期的干部選拔標準是按照干部“四化”方針和德才兼?zhèn)涞臉藴蕘磉x拔的。要做到選賢舉能、知人善任，就必須對干部進行歷史而全面地考察和了解。而借助干部人事檔案了解干部在各個時期靜態(tài)的、原始的資料情況，則成為重要依據(jù)。所以說，干部工作離不開人事檔案，人事檔案是做好干部工作的基礎(chǔ)。另外，干部人事工作中的工資福利、職稱評定、獎勵懲處、離退休等方面的工作也離不開干部檔案為依據(jù)。

2、人事檔案在發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟中具有十分重要的作用。

從人事檔案的形成過程來看，它不僅是每個員工成長歷程的真實寫照，而且也從一定程度上詳實、全面地記載了每個員工的德才素質(zhì)和能力水平。隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人才的交流互動將更加頻繁，人事檔案也將面臨更廣泛的市場需求。人事檔案中積累著大量的各類人才信息，檔案管理部門可以通過各種渠道和措施，及時主動地向經(jīng)濟建設(shè)主戰(zhàn)場提供檔案信息，把檔案資源優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為人才優(yōu)勢，進而達到促進和推動社會主義市場經(jīng)濟不斷發(fā)展的目的。

2 新時期人事檔案管理工作中存在的問題及其原因分析

改革開放以來，經(jīng)過實踐經(jīng)驗的積累，我國的人事檔案管理工作在各方面已經(jīng)積累了豐富的經(jīng)驗。然而，隨著我國政治和經(jīng)濟體制改革的深化，尤其是隨著干部人事制度改革的深化，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)新時期人事管理工作的需要，在工作中出現(xiàn)了一些新問題。

1、管理體制不順暢。

現(xiàn)行的人事檔案，主要按管理權(quán)限和隸屬關(guān)系進行管理，在組織人事工作中發(fā)揮著重要作用。但是由于在新時期，人員流動量大而且快，人員的隸屬關(guān)系時常會有變化等原因，人事檔案管理工作出現(xiàn)了一些新情況新問題。一是檔案管理的關(guān)系較亂。主要表現(xiàn)在企、事業(yè)單位部分人員的檔案有的在人事部門，有的在人才交流中心，還有的在勞動部門以及社會保險、醫(yī)療保險等部門，其管理的主體不清。二是人檔脫節(jié)。在人員流動中，少數(shù)職能單位檔案意識淡漠，造成人檔分離，棄檔、“死”檔和無檔現(xiàn)象時有發(fā)生。三是管理有盲區(qū)。部分單位在招聘人員時，擅自保存所聘人員檔案，少數(shù)流動人員及一時沒有落實工作的大中專畢業(yè)生和退伍軍人，私自截留檔案的現(xiàn)象也時有發(fā)生，成為新的管理盲區(qū)。

2、人事檔案管理的信息化水平有待提高

近年來，隨著我國科學技術(shù)的不斷發(fā)展，雖然計算機技術(shù)已逐漸在人事檔案管理中得到應(yīng)用，但是在人事檔案管理工作中很多環(huán)節(jié)其管理人員依然習慣于手工操作，計算機技術(shù)在人事檔案管理中還不能得到完全地廣泛運用，其信息化管理水平還有待于進一步提高。人事檔案管理信息化水平不高，不但不利于檔案的完整與保管，同時也影響了其工作效率。

3、人事檔案的內(nèi)容不完整。

一是檔案的內(nèi)容不實。人事檔案中的材料一般都是由本人填寫的，由于組織上對有些材料缺乏嚴格的審查，致使個別人事檔案內(nèi)容不實不準。特別是有的人處于個人的私利，在檔案中將“年齡越填越小、工齡越填越長、文憑越填越高”；有的人事檔案材料中填寫的內(nèi)容前后不一致，使檔案資料缺乏準確性和真實性，這給人事部門考察了解當事人的信息增加了難度。二是檔案的內(nèi)容不全，這在一些趨于破產(chǎn)或已經(jīng)破產(chǎn)的企業(yè)單位尤為突出。三是檔案的內(nèi)容不精。檔案材料分為十類并依材料形成時間排列。實踐證明，這種管理方式是基本合理的。但是在具體操作中，由于資料形成部門要求將一些可裝可不裝的、甚至不該裝的資料都裝進了檔案，使檔案的內(nèi)容臃腫繁雜。

3 加強人事檔案管理工作的建議

要做好人事檔案管理工作，就必須堅持解放思想、實事求是、與時俱進、開拓創(chuàng)新的原則，采取強有力的改革措施，進一步完善各項檔案管理制度和人事檔案案卷整理工作細則，及其對策。一要明確檔案管理工作的性質(zhì)。各級組織人事部門應(yīng)明確人事檔案工作為人事工作提供服務(wù)的性質(zhì)，對人事檔案管理的體制、機制改革應(yīng)當在干部人事制度總體改革的背景下進行思考，使人事檔案管理改革與人事制度改革同步進行。二要進一步完善管理制度。要建立健全《干部檔案管理制度》、《檔案查（借）閱制度》、《檔案管理聯(lián)絡(luò)員制度》、《定期溝通聯(lián)系制度》、《檔案管理責任追究制度》等制度，推進人事檔案管理工作的制度化和規(guī)范化。三要實行責任追究制。明確單位主要負責人為人事檔案管理工作的第一責任人，專（兼）職管理人員為直接責任人；應(yīng)把人事檔案管理工作納入單位年度目標考核和干部個人評優(yōu)考核之中，實行責任追究制。四要改革人事檔案的內(nèi)容，包括歸檔個性內(nèi)容、審核內(nèi)容層次、收集補充新內(nèi)容等。