加強干部人事檔案的管理與利用問題分析

李洪琴

摘 要：干部人事檔案是事業(yè)單位、國家機構和社會企業(yè)選拔人才的一項參考標準，主要是記錄了個人的工作履歷、專業(yè)能力和學歷等基本信息，能真實地反映出一個人的能力和思想、知識能力等方面的內容。本文對人事檔案管理進行了分析，主要是剖析當前的干部人事檔案管理存在的缺陷，然后闡述加強這一工作的意義，最后給出實用的加強人事檔案管理與利用的建議。希望人事檔案能應用于更廣泛的渠道，為社會提供更全面優(yōu)質的服務。

關鍵詞：干部；人事檔案；管理與利用

干部人事檔案對于人才選拔非常重要，隨著人事制度的不斷改革，人事檔案管理也要做出相應改變，我們應加強對于干部人事檔案的管理，使人事檔案能夠更好地為人們服務，文章中提出的一些措施可以幫助管理人員完善工作水平，將檔案管理工作推上新的高度。

1 干部人事檔案管理的現(xiàn)有缺陷

1.1 檔案管理意識薄弱

有些單位領導缺乏加強檔案管理的意識，沒有認識到檔案管理的夯實基礎的重要作用，也沒有看到檔案管理的使用價值，將檔案與業(yè)務分開管理。甚至有些單位只是為了應付上級檢查，重視管理形式，沒有對內容進行調整，也沒有指導管理人員如何進行改良，思想上不重視檔案管理工作，認為其可有可無不愿支持，使檔案管理工作流于形式，沒有發(fā)揮出其獨特的效用[1]。

1.2 管理人員專業(yè)素質較低

很多管理人員滿足于現(xiàn)狀，不愿花費更多的時間去學習，提高自身的業(yè)務水平，掌握新技能，也無法運用現(xiàn)代技術手段改進檔案管理工作。管理人員沒有認識到現(xiàn)代技術的先進性，只會利用計算機查閱存儲檔案，而領導也是忽視了這一工作，沒有采取措施提高管理人員的工作水平。管理人員因循守舊，沿用前輩們教會的工作技能，專業(yè)知識面狹窄，已經不能適應現(xiàn)代社會的需求。

1.3 管理手段落后

當前的檔案管理大部分是采用直面管理方式，管理手段比較落后，沒有利用現(xiàn)代技術進行改進，基本上都是手工操作，電子檔案還沒有得到廣泛應用。而且因為資金缺少，檔案管理信息化一直沒有得到實施，因此也無法引進信息化設備，管理工作效率長期得不到提高，信息化發(fā)展也受到限制。雖然有些單位開始在使用現(xiàn)代手段，但仍然是人工操作為主，電子檔案也沒有真正投入使用，先進技術手段的優(yōu)勢顯現(xiàn)不出來，檔案利用率也無法提高。

2 加強干部人事檔案管理的意義

人事檔案是記錄個人情況的材料，對于轉正、評職稱和社保等相關問題具有參考憑證的作用。此外，它也是證明身份、學歷和工作經歷的重要資料，是決定工資待遇和組織關系的參考依據(jù)，是具有法律效用的文件，因此對其進行管理是非常有必要的。干部人事檔案管理就是將人事檔案進行歸納、整理、統(tǒng)計和利用，干部檔案管理也是國家檔案事業(yè)的重要構成部分，而加強檔案管理是提高檔案質量的重要條件[2]。干部人事檔案具有真實性、完整性和動態(tài)性的特點，它會隨著人們的成長、工作升遷或者戶口搬遷等變化而變化，人員發(fā)生調動后檔案也要移交別處，任何人不能保留他人的人事檔案，必須嚴格封存人事檔案，非特殊情況不得拆開翻看。因此人事檔案具有嚴格的保密性，有關部門必須妥善保管。干部人事檔案是維護干部權益的憑證，也是國家和黨考核干部的有效文件，因此加強干部人事檔案管理是非常關鍵的。而且加強干部人事檔案管理，是適應干部人事制度改革的需要，對于維護社會穩(wěn)定也具有一定的影響。

3 加強干部人事檔案管理的策略

3.1 增強檔案管理意識

首先各部門領導要重視檔案管理工作，對檔案管理工作進行指導，提出一些有建設性的意見，定期監(jiān)督檢查工作過程，對于不符合規(guī)范的行為要進行指正。然后要對檔案管理工作進行宣傳，吸引整個單位的關注，鼓勵其他員工為檔案管理工作獻計獻策。還可以實行輪流管理制度，安排一至兩個員工學習檔案管理，了解整個管理過程以及操作規(guī)范，爭取其他員工對檔案管理工作的支持。這樣安排可以提高專職人員的工作積極性和自信心，營造全員輪流參與檔案管理的工作氛圍，也可以激發(fā)員工的工作熱情。

3.2 增強管理人員的業(yè)務水平

人事檔案管理人員的素質是檔案管理工作效率和質量的決定性因素，因此，要通過多種途徑提高管理人員的綜合素質，增強其對管理工作的認知，端正工作態(tài)度。首先部門領導要對管理人員進行專門教育，增強他們的工作服務意識，將管理工作視為重要的政治工作，嚴格遵守組織原則，認真做好材料鑒定和歸檔等工作，要具備責任心減少工作失誤[3]。然后管理人員要注意提升自身水平，熟記上級部門的業(yè)務規(guī)定，掌握各個環(huán)節(jié)的工作重點和細節(jié)，認真鑒別歸檔材料，在不斷的實踐中總結工作經驗，也可以與同事交流經驗，互相借鑒共同進步。最后單位要舉辦不定期的員工培訓，開辦專家講座，讓管理人員了解最新的科學成果，培養(yǎng)信息技術知識，提高專業(yè)素質，組成一支高素質、基礎扎實和責任心強的管理隊伍，滿足大眾對管理工作的利用需求[4]。

3.3 做好檔案歸檔工作

為了加強干部人事檔案管理，應做好以下幾類工作：（1）對管理人員進行培訓，學習如何將檔案分類整理，請資深人員親身示范，檔案分好后由老員工檢查，為檔案整理治療把關。（2）檔案經過整理后，要分門別類歸檔，需要打印檔案目錄，這是一個比較嚴謹?shù)挠^察，應該由工作細心的員工負責操作。（3）關于檔案裝訂是有具體規(guī)范的，管理人員必須嚴格按照規(guī)范進行裝訂，確保檔案四面平整。（4）檔案裝訂完畢后要分批入庫，如果發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)范的，要抽出來重新整理。合格的檔案工作應做到材料完整、排列整齊、分類明確和裝訂規(guī)范，需要按照嚴格有序的步驟進行，對各個過程嚴格把關。（5）在追求檔案的真實性、完整性和全面性的前提下，應拓展人事檔案的收集渠道。

3.4 提高檔案的利用率

首先要豐富檔案的內涵，在原有檔案內容上增加一些真實信息，例如是否有房和收入概況等，提高其利用價值。然后要提升人事檔案的影響力，充分發(fā)揮檔案的參考作用，建立檔案的管理與利用機制。接著是創(chuàng)新檔案管理工作方法，構建檔案信息平臺，提高檔案的利用率，還需要加強檔案管理隊伍建設，吸納更多的優(yōu)秀人才并加強培訓，使管理人員的素質得到提高，確保其能夠勝任管理工作。最后需要建立檔案管理服務體系，擴大檔案管理的應用范疇，不僅要滿足人事和組織部門的需求，還要滿足社會大眾的合法需求[5]。

4 結語

人事檔案管理的本質具有服務性質，相關部門需要從思想上重視這一工作，不斷引進新的信息技術和管理方式，對管理人員進行專業(yè)培訓，提高他們的檔案管理業(yè)務水平，還要不斷增強服務意識，這樣檔案管理工作才能繼續(xù)向前發(fā)展，為社會主義做出更大的貢獻。

參考文獻

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[5]楊麗茹.淺析國有企業(yè)干部人事檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].辦公室業(yè)務，2014，33（15）：185-186.