醫(yī)院檔案借閱中存在的問題及解決對(duì)策

陳海霞

（青海大學(xué)附屬醫(yī)院）

【摘要】醫(yī)院檔案是處理和解決醫(yī)療糾紛的主要依據(jù)，是醫(yī)院在發(fā)展中所做出的科研成就的真實(shí)記載，任何檔案的丟失和遺漏都會(huì)為醫(yī)院的服務(wù)管理工作造成很大影響?，F(xiàn)在很多醫(yī)院的檔案借閱管理制度還存在漏洞，私自外借檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案借閱的監(jiān)管力度，完善監(jiān)管制度，明確監(jiān)管職責(zé)十分重要。

【關(guān)鍵詞】檔案借閱 問題對(duì)策 管理優(yōu)化

醫(yī)院檔案的重要性主要體現(xiàn)在，它是醫(yī)院各個(gè)階段所形成的醫(yī)療、行政、科研和器械設(shè)備等管理的整合與歸檔，是醫(yī)院在長(zhǎng)期發(fā)展中的工作成果的記錄，具有重要的專業(yè)參考意義和科研價(jià)值。完善和加強(qiáng)檔案借閱管理，是對(duì)所有醫(yī)療工作者的尊重，更是對(duì)廣大就醫(yī)者的負(fù)責(zé)。

一、醫(yī)院檔案借閱存在的問題

1借閱程序不規(guī)范。主要表現(xiàn)在，借閱過程中造成檔案的遺漏和丟失。個(gè)別科室的工作人員在借閱檔案時(shí)，保存不仔細(xì)，閱讀結(jié)束后不能及時(shí)歸還，而是將檔案隨便放置一旁，或是和其它文件資料混在一起。另外，某些醫(yī)護(hù)科研人員在外出開會(huì)，教學(xué)，研討時(shí)，會(huì)將醫(yī)院檔案隨身攜帶，為了方便參考，還會(huì)在檔案上記筆記，隨意涂改，或者長(zhǎng)期不歸還。導(dǎo)致這一現(xiàn)象出現(xiàn)的原因檔案的借閱程序管理不夠嚴(yán)格和規(guī)范，從而讓工作人員對(duì)檔案不珍惜，重視程度不夠。

2分散管理，職責(zé)不明。很多醫(yī)院并沒有設(shè)立專職部門或工作人員管理檔案，各科室的檔案歸自己科室管理，每個(gè)科室都保存著大量檔案，因此總體上醫(yī)院檔案呈現(xiàn)出一種分散管理的狀態(tài)。各科室之間缺少銜接配合，在檔案管理上不能明確職責(zé)，導(dǎo)致很多工作人員想借閱檔案都不知道該去找哪個(gè)科室，而檔案一旦遺漏或丟失，更是無從問責(zé)。

3檔案管理人員業(yè)務(wù)不精。醫(yī)院檔案不同于其它文件，它涉及到很多專業(yè)性很強(qiáng)的內(nèi)容，要有一定的醫(yī)學(xué)知識(shí)和醫(yī)療常識(shí)才能將檔案整理得更系統(tǒng)。而目前醫(yī)院管理檔案的工作人員，大多并不是醫(yī)學(xué)專業(yè)的，年齡偏長(zhǎng)，綜合素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)欠缺，這就導(dǎo)致工作人員來借閱檔案時(shí)，他們不知該從何入手為借閱者提供專業(yè)的參考和指導(dǎo)意見，讓借閱者有針對(duì)性地查閱資料。這不僅浪費(fèi)了雙方時(shí)間，而且不能保證借閱者拿到的檔案一定具有針對(duì)性和參考價(jià)值。

4檔案數(shù)字化管理無法落實(shí)。如今很多醫(yī)院的檔案已經(jīng)輸入電腦，由專門的檔案管理軟件進(jìn)行歸檔和整理，更方便了檔案的提取和參閱。然而，一部分管理軟件并不完全適用于醫(yī)院檔案的門類，管理軟件本身的設(shè)計(jì)需要進(jìn)一步完善。另外，負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員，因?yàn)槟挲g和知識(shí)水平的限制，不能熟練操作電腦軟件，進(jìn)一步降低了檔案管理的工作質(zhì)量和效率，不能從根本上實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)管理模式。

二、醫(yī)院檔案借閱的管理措施

1將檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程的計(jì)劃中。檔案是醫(yī)院所有科研服務(wù)工作的記錄，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，因此，檔案管理應(yīng)該與醫(yī)院的其他項(xiàng)目的管理發(fā)展保持一致，應(yīng)該成為醫(yī)院各項(xiàng)工作計(jì)劃中的一部分，提高院內(nèi)所有醫(yī)護(hù)人員對(duì)檔案的重視程度，要有相關(guān)的文件傳達(dá)與宣傳，讓院內(nèi)從上而下所有工作人員對(duì)醫(yī)院檔案極其借閱有正確全面的認(rèn)知。針對(duì)檔案丟失遺漏，私自外借等情況，要有相應(yīng)的懲罰措施。只有這樣，才能確保醫(yī)院檔案在長(zhǎng)期的借閱中得以保存和愛護(hù)。

2規(guī)范檔案借閱程序。通常情況下，檔案在醫(yī)院中會(huì)被頻繁借閱，當(dāng)作醫(yī)護(hù)人員工作和學(xué)習(xí)的參考。為了端正借閱者對(duì)待檔案的態(tài)度，醫(yī)院要建立起規(guī)范的檔案借閱程序，從借閱時(shí)間到歸還時(shí)間，應(yīng)該有準(zhǔn)確的記錄和規(guī)定，并且要求借閱者嚴(yán)格遵循，若不能按時(shí)按期歸還檔案，應(yīng)提前講明，而不是隨意地長(zhǎng)期地將檔案隨身攜帶。除此之外，對(duì)一些重要檔案的移交保密管理要做好，建立相關(guān)規(guī)章制度，確保檔案借閱的每一步每一環(huán)，均有章可循。

3建立檔案管理的考核制度。醫(yī)院檔案涉及不同門類學(xué)科，為了方便借閱和管理，應(yīng)該建立科學(xué)合理的檔案歸檔體系。同時(shí)，為了提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，對(duì)檔案管理工作的考評(píng)，應(yīng)該與醫(yī)院其它的業(yè)務(wù)考評(píng)同步進(jìn)行。此外，醫(yī)院要對(duì)庫管統(tǒng)一管制，實(shí)現(xiàn)圖書和檔案一體化的借閱管理體系，減少重復(fù)的人力物力財(cái)力的資源浪費(fèi)。

4培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)能力。檔案借閱管理中存在漏洞，很大程度上是因?yàn)楣芾頇n案的工作人員業(yè)務(wù)不精，專業(yè)能力和素質(zhì)缺乏導(dǎo)致。因此，要分批有計(jì)劃地招聘或培養(yǎng)具有醫(yī)學(xué)醫(yī)療知識(shí)的人員，對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理人員，通過講座，外出進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式，提高業(yè)務(wù)能力和醫(yī)療觀念，建立一支高效率，精技術(shù)的管理隊(duì)伍，保證醫(yī)院檔案的安全和完整。此外，檔案管理人員的培訓(xùn)計(jì)劃要長(zhǎng)期進(jìn)行，要與醫(yī)院的人才培養(yǎng)同步進(jìn)行，從而建立起規(guī)范的，具有專業(yè)業(yè)務(wù)能力和醫(yī)學(xué)醫(yī)療知識(shí)的檔案管理的人才梯隊(duì)。

5增加多樣化的硬件借閱設(shè)備。完善醫(yī)院檔案的管理軟件，通過計(jì)算機(jī)軟件實(shí)現(xiàn)編目，檢索，統(tǒng)計(jì)的借閱工作，并且要增加多種現(xiàn)代化的閱讀工具，比如攝影機(jī)，照相機(jī)，掃描儀，打印機(jī)等，使借閱者不必將檔案隨身攜帶，在檔案管內(nèi)便可以完成相關(guān)資料的參考和閱讀，既能保證檔案的安全完整，又能為借閱者提供更科學(xué)的學(xué)習(xí)環(huán)境，提高閱讀檔案的效率。另外，醫(yī)院局域網(wǎng)收納了檔案目錄和內(nèi)容概述，可以加強(qiáng)各科室，部門之間的交流探討，實(shí)現(xiàn)資源共享。從而真正發(fā)揮了檔案借閱的意義和作用，切實(shí)滿足了醫(yī)療科研教學(xué)多方面的需要，進(jìn)一步促進(jìn)了醫(yī)院各項(xiàng)工作事業(yè)的發(fā)展。

6清除在借閱中存在的漏洞隱患。目前醫(yī)患關(guān)系普遍緊張，醫(yī)療糾紛頻頻發(fā)生，其主要原因是因?yàn)椴±龣n案保管不當(dāng)所致。為了防止發(fā)生意外，對(duì)患者的病例醫(yī)院應(yīng)該設(shè)置專門的部門，并派專職人員進(jìn)行保管和歸檔，病例借閱時(shí)要進(jìn)行實(shí)名登記，實(shí)施借閱跟蹤的管理措施，保證責(zé)任到人。借閱人員在看完患者病例后，要將病例及時(shí)歸還，以防丟失。病例歸檔后，管理人員必須仔細(xì)認(rèn)真地進(jìn)行核對(duì)清查，避免重號(hào)錯(cuò)號(hào)，錯(cuò)檔和漏檔的現(xiàn)象發(fā)生。

另外，如果患者的病例需要被借閱人員帶出檔案室，那么必須經(jīng)過醫(yī)院的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，原則上應(yīng)該是在當(dāng)天歸還，不得延時(shí)。

結(jié)束語：醫(yī)院檔案的安全，保密和完整，關(guān)系著醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)和工作的開展。規(guī)范檔案借閱程序，建設(shè)系統(tǒng)的檔案借閱管理制度，不僅是對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)科研成果負(fù)責(zé)，更是對(duì)萬千來醫(yī)院就醫(yī)的患者負(fù)責(zé)。只有在健全的檔案管理制度的帶動(dòng)下，我國(guó)的醫(yī)療事業(yè)才能順利發(fā)展，才能為廣大市民百姓提供更好更優(yōu)的醫(yī)療服務(wù)。

參考資料：

[1]于向紅.醫(yī)院檔案借閱中存在的問題及優(yōu)化對(duì)策[J].黑龍江史志，2015，（13）：208.

[2]周琰，梁時(shí)榮，詹金鳳等.醫(yī)院檔案借閱中幾個(gè)問題的分析[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)倫理學(xué)，2013，26（6）：745-746.