強(qiáng)化醫(yī)院檔案科學(xué)規(guī)范管理的若干建議

汪媛媛

摘要：科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面，科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升醫(yī)院的科學(xué)管理水平，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為醫(yī)院發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，因此本文對(duì)醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題并就此提出對(duì)策，以供同行交流探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；制度；改進(jìn)；對(duì)策

醫(yī)院檔案管理工作者在檔案管理崗位上必須具備的基礎(chǔ)知識(shí)、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問(wèn)題的基本能力等。檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接會(huì)影響著醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)工作的效率、質(zhì)量和水平，檔案管理是醫(yī)院檔案事業(yè)的重要組成部分，也是醫(yī)院檔案事業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展的重要保證。

醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)高低是做好檔案工作的關(guān)鍵所在，在檔案工作的創(chuàng)新過(guò)程中，要對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)提新的要求，要改進(jìn)當(dāng)前醫(yī)院檔案工作，不斷提高工作質(zhì)量，就必須提高醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)。只有醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)始終處于最佳狀態(tài)，才能保證當(dāng)前醫(yī)院檔案系統(tǒng)有良好的服務(wù)效能，促進(jìn)我院檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案信息的重要性和科學(xué)性認(rèn)識(shí)不足，重視不夠

檔案信息資源的有效利用是醫(yī)院診療與服務(wù)水平提升的關(guān)鍵，但檔案資料在長(zhǎng)期的發(fā)展進(jìn)程中，由于載體的不同、管理的規(guī)范程度不同，可利用成分沒(méi)有進(jìn)行有效的篩選，在具體的管理與利用中，不僅得不到有效的資金保證，更缺乏專(zhuān)業(yè)人員的分類(lèi)、檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，導(dǎo)致了各方面重視不夠、檔案利用率不高。

（二）檔案管理不夠規(guī)范，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和模式

就我院而言，醫(yī)院檔案管理由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)。由于種種原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、音像檔案等，而醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，x線、CT斷層掃描等膠片、病理切片、各種檢查影像圖文等檔案又分屬各個(gè)業(yè)務(wù)科室自己管理，這就在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門(mén)管理檔案的格局。

到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒(méi)有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)，在很多醫(yī)院都存在同樣的問(wèn)題。隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展的深入，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化，各級(jí)醫(yī)院的管理檔案，急待形成一個(gè)規(guī)范性強(qiáng)、管理有序，能充分發(fā)揮檔案在提高醫(yī)技、促進(jìn)整體發(fā)展的新模式。

（三）檔案管理人員屬非專(zhuān)業(yè)性，素質(zhì)參差不齊

檔案管理是一門(mén)科學(xué)，而實(shí)際在從事檔案管理一線的人員，就我院而言，不僅沒(méi)有專(zhuān)業(yè)人員，甚至把從事檔案管理工作當(dāng)作是一種行業(yè)內(nèi)容的照顧，不僅人員隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，而且從事這項(xiàng)工作人員的責(zé)任意識(shí)、敬業(yè)精神與醫(yī)院檔案管理工作本身存在著較大的反差，這就使得檔案管理工作不僅不能促進(jìn)我院的診療、科研、教學(xué)等事業(yè)的發(fā)展，反而成了醫(yī)院發(fā)展的負(fù)擔(dān)。

二、用科學(xué)管理統(tǒng)攬醫(yī)院的檔案管理工作

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，提高檔案的利用率

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的前提。要大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。

檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，使醫(yī)院的檔案為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。同時(shí)，積極開(kāi)展多種編研活動(dòng)，對(duì)信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)，編寫(xiě)各種專(zhuān)題匯編，為利用者提供多方面、有實(shí)效的信息。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。

（二）充分利用現(xiàn)代科技手段，提高檔案管理效率

當(dāng)前是數(shù)字信息化時(shí)代，我們應(yīng)利用好網(wǎng)絡(luò)信息設(shè)備來(lái)提高工作效率，用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院的各類(lèi)信息，由計(jì)算機(jī)編印文件分類(lèi)、主題等目錄，開(kāi)發(fā)專(zhuān)業(yè)軟件、形成自成體系的檢索系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，方便醫(yī)院內(nèi)部工作人員查找資料、查閱檔案，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，加快了工作效率。

同時(shí)，利用數(shù)據(jù)庫(kù)管理可以減少檔案實(shí)物材料對(duì)空間的占用，保存信息方便簡(jiǎn)單，也增加了其保密度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化。

（三）改變管理方式，創(chuàng)新檔案管理

檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類(lèi)、編號(hào)、及案卷目錄，各個(gè)項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化，符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。檔案要做到標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的記載內(nèi)容，系統(tǒng)而正確無(wú)誤地記錄、存檔。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。同時(shí)要通過(guò)與專(zhuān)業(yè)聯(lián)系、引入專(zhuān)業(yè)人才的方式，不斷提高從業(yè)人員的整體專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、理論水平。要把總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展，作為醫(yī)院全面發(fā)展的重要內(nèi)容，廣泛開(kāi)展檔案學(xué)科研活動(dòng)，推動(dòng)檔案管理水平的提高。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案是醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中的寶貴財(cái)富，管理好檔案是維護(hù)醫(yī)院發(fā)展歷史的重要工作，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分，檔案管理必將滲透在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的各個(gè)環(huán)節(jié)中。如何提高檔案管理水平，加速檔案管理現(xiàn)代化，是檔案人員目前面臨的一項(xiàng)根本任務(wù)。

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