醫(yī)院實施檔案數(shù)字化管理的必要性研究

王晨琛

摘要：醫(yī)院檔案數(shù)字化有利于保護珍貴的檔案原件。將醫(yī)院的各類檔案進行信息化手段處理后，可以有效地保護檔案原件，避免檔案原件被過多地直接使用、借閱等造成原件的損壞，可以有效地降低和避免重要資料丟失的風險。醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展過程中，將重要、珍貴資料進行信息化處理，應用計算機對原件進行電子掃描，之后以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，就可以有效地保護檔案原件。本文從醫(yī)院檔案管理的自身特點出發(fā)，通過現(xiàn)代與傳統(tǒng)檔案管理方法進行比較分析，說明醫(yī)院檔案管理信息化的必要性。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化；必要性

醫(yī)院檔案管理牽扯到廣大人民群眾從醫(yī)治病的醫(yī)療檔案、病理切片、各式各樣的檢查資料等等，不止在醫(yī)療、教研等活動中的有顯著的作用，而且與人民群眾的自身健康和醫(yī)學的發(fā)展有著密切的聯(lián)系，成為材料檔案事業(yè)進展的新方向和新課題。電子文檔的大量產(chǎn)出和運用，使得檔案的信息化迅速向數(shù)字化發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法和手段已不能滿足信息化的發(fā)展流向。所以，加強醫(yī)院檔案信息化在醫(yī)院的管理中有著至關(guān)重要的意義。

一、檔案信息化完善了檔案管理模式

在諸多傳統(tǒng)的檔案歸檔方法中，檔案資源大多數(shù)都是以紙質(zhì)的形式存在的。隨著時間的交替，檔案里的資料越來越多，數(shù)量越來越大，占用的空間也越來越廣。根據(jù)有關(guān)部門規(guī)定，出院病人的在住院時的病歷，院方必須保存30年以上。所以，隨著時間的不斷推移和每年的入院病人數(shù)目的不斷激增，醫(yī)院需要多大的空間來保存這些病例，而科學合理的保管好這么多的而且在不斷遞增的病案資料將會給醫(yī)院造成多大的困難。

所以，實行電子病歷將成為一種必然的趨勢。各類醫(yī)院文字檔案在經(jīng)過信息化的處理以后，可以更大限度地增強檔案的運用效率，使檔案的信息更加形象、生動。便于檔案的搜索以及利用，并節(jié)約了大量的儲蓄資料的空間，節(jié)省了人力、物力以及財力，同時也保證檔案的備份安全。

二、檔案信息化使文件的歸納方式得到完善

在醫(yī)院工作過程中，檔案管理部門要對各類文件進行及時的著名錄入。在紙類文件時代，采用手工操控的方法，檔案工作人員要花費很多的時間及精力一直歸納檔案和收入目錄，工作量是非常大的。如果遇到信息的改變，改動一個地方就要發(fā)生一連串的反應，相關(guān)的部分都要需要改動，會耗費大量的時間及精力。

將檔案經(jīng)過信息化的處理之后，可以使檔案工作人員從繁雜的手工操作中解救出來，應用計算機軟件進行工作，很大程度的改善了工作的條件，信息在改動時只需輸入相應的命令，就可以自動促成系統(tǒng)的改正，更大層面上提高了工作的效率。在醫(yī)院的各類檔案文件中，有很多需要完成的年度整理工作，需要在年底之前對全年的文件以及相關(guān)的材料進行分門別類的整理和錄入，因而造成年底工作十分繁忙。檔案信息化處理之后，可以運用檔案及軟件提供的信息格式，進行錄入工作，通過軟件進行檔案信息的轉(zhuǎn)化，并對進行管理。

檔案人員還可運用系統(tǒng)的檢索以及排序的功能，隨時閱讀文件的歸屬情況，發(fā)現(xiàn)沒能及時歸檔的或者不符合條件的材料可以隨時發(fā)出信息，檢查和更改，很大程度的改善了檔案的歸檔方法，使檔案管理工作更加規(guī)范化。

三、檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享

檔案資源整合的重點在于體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)化、有效化以及共享性，最終要達到的目的是進一步的擴大檔案資源的使用范疇。往常在醫(yī)院的不同部門，不同的科室，需要隨時隨地查閱有關(guān)的檔案文檔，所以存在一些的不便捷的因素。將檔案信息化處理后，利用醫(yī)院設(shè)備聯(lián)網(wǎng)，就解決了這些問題。電子文檔比檔案紙質(zhì)原件更易于導視，可擴大對原始檔案的運用程度和范圍；而且更有利于醫(yī)院的各個部門、各個科室按照自身需求瀏覽并隨機存取，提高了檔案原件的使用比率，更有利于檔案部門能最大程度的發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)的無限潛能。

四、檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便

過去手工操作查詢檔案資料，往往是費時費力，有時還不能達到預想的目的。將檔案信息化處理后，采用了電子錄入和電子文檔歸類，提供便捷的電子查閱系統(tǒng)，使用的時候只需要輸入一個關(guān)鍵詞，相關(guān)的資料文獻就可逐個呈現(xiàn)在屏幕上。這種智能化檢索方式，速度有快、效率有高、范圍也廣，同時還可采用電子加密功能對檔案進行保密處理。

五、檔案信息化有利于更好的保存檔案原件

醫(yī)院的各種檔案在經(jīng)過信息化手段的處理后，可以更加有效地保護檔案原件，可以防止檔案原件被過量地直接翻閱，或過多使用而造成原件被損壞嚴重，以做到保護檔案原件的目的；可以更有效地避免珍貴資料丟失。

例如，醫(yī)院在建設(shè)以及發(fā)展過程中，不同時間段的一些珍貴的歷史文獻資料，包括歷史文字照片圖片資料等。將重要的、貴重的資料進行信息化管理，運用計算機對原件經(jīng)過電子設(shè)備的掃描之后以電子文檔的形式進行歸納、查閱和利用，就可以有效地保護珍貴的檔案的原件。再如，有一部分疑難雜癥的醫(yī)學檔案是彌足珍貴的，有著重要的醫(yī)學、教學和研究價值。將其進行信息化管理后，就可以將原件在病例文案室進行妥帖的長期保存，而將其電子文件形式的檔案多次反復地應用于各項工作之中。

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