信息時(shí)代高校院系資料室的管理與建設(shè)研究

楊季

摘 要：高校圖書(shū)館由于其不可替代的作用和規(guī)模，奠定了它在高校圖書(shū)情報(bào)工作中的主體地位，主導(dǎo)著整個(gè)學(xué)校圖書(shū)情報(bào)的相關(guān)工作。正因?yàn)槿绱烁咝D書(shū)館資料缺乏針對(duì)性，需要院系資料室的配合，為此，需要加強(qiáng)高校院系資料室的管理和建設(shè)，促進(jìn)其作用發(fā)揮。該文闡述了高校院系資料室在高校教學(xué)與科研以及學(xué)科、專業(yè)建設(shè)中的地位與作用，通過(guò)分析院系資料室在當(dāng)前發(fā)展中存在的問(wèn)題，結(jié)合筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)，提出了在信息時(shí)代高校院系資料室的管理與建設(shè)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校院系資料室 管理與建設(shè) 文獻(xiàn)資料 創(chuàng)新 信息時(shí)代

中圖分類(lèi)號(hào)：G258.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）01（a）-0138-02

1 高校院系資料室的定位與作用

1.1 是對(duì)高校圖書(shū)館的有益補(bǔ)充

面對(duì)高校圖書(shū)館深度有限，并且不能夠只針對(duì)某一個(gè)學(xué)院教學(xué)與科研以及學(xué)科、專業(yè)建設(shè)等實(shí)際情況，而院系資料室工作的出發(fā)點(diǎn)是立足于本院系的實(shí)際教學(xué)、科研工作，其各種藏書(shū)和資源主要是面向本學(xué)院的各個(gè)專業(yè)，具有專業(yè)性、針對(duì)性、系統(tǒng)性和完整性等特點(diǎn)，因此院系資料室就成為了高校圖書(shū)館的有益補(bǔ)充，并且能夠很好地解決上述問(wèn)題。

1.2 是院系教學(xué)與科研工作的輔助機(jī)構(gòu)

院系資料室在提供專業(yè)文獻(xiàn)資料的同時(shí)，也負(fù)責(zé)收集本院系各專業(yè)教職員工的科研成果，并將這些資料匯總、分類(lèi)、歸檔，將學(xué)院的研究成果、教學(xué)成果等一系列資料形成一個(gè)完整的、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，為今后的工作提供必要的參考和依據(jù)。通過(guò)資料室為院系的教學(xué)與科研活動(dòng)提供的輔助幫助，能夠形成一個(gè)以資料室為媒介的信息集散中心。

1.3 是廣大師生課余學(xué)習(xí)和科研創(chuàng)新場(chǎng)所

當(dāng)今的時(shí)代，是一個(gè)知識(shí)爆炸的時(shí)代，是一個(gè)知識(shí)更新速度日益加快的時(shí)代。這就要求教職員工在課余時(shí)間要經(jīng)常充電、進(jìn)行知識(shí)的擴(kuò)充，這個(gè)問(wèn)題也同樣擺在了廣大的學(xué)生面前。院系資料室的特點(diǎn)就在于它能夠提供比圖書(shū)館更專業(yè)、針對(duì)性更強(qiáng)、系統(tǒng)性更強(qiáng)的文獻(xiàn)資料。因此，資料室特別適于本學(xué)院教職員工與學(xué)生的課余學(xué)習(xí)。

在創(chuàng)新的過(guò)程中，難免會(huì)需要一些專業(yè)性強(qiáng)的文獻(xiàn)資料作為參考，指導(dǎo)、輔助創(chuàng)新活動(dòng)的開(kāi)展。這些資料很多情況下在圖書(shū)館是找不到的，很多情況下只有在學(xué)院的資料室里才能夠檢索到。

2 高校院系資料室的發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 對(duì)院系資料室的重視程度不夠、認(rèn)識(shí)不足

認(rèn)識(shí)上的不足以及重視程度的不夠，使得院系資料室在當(dāng)前的發(fā)展與建設(shè)中處于一個(gè)十分尷尬的境地。自身的重要性并沒(méi)有在實(shí)際工作中得到體現(xiàn)，而學(xué)校在實(shí)際工作中也很少能夠充分利用院系資料室，甚至在某些院校，院系資料室成為了可有可無(wú)的雞肋。

2.2 管理手段與管理方式落后

當(dāng)前，高校院系資料室大多數(shù)還沒(méi)有脫離書(shū)刊訂購(gòu)、收取、分類(lèi)、著錄、排架以及對(duì)那些內(nèi)部資料的加工整理和編制專業(yè)專題目錄、文獻(xiàn)索引、匯編等手工操作[1]。手工操作具有速度慢、準(zhǔn)確率低、耗時(shí)耗力等缺點(diǎn)，而信息時(shí)代的特點(diǎn)是信息數(shù)量多、增長(zhǎng)快、傳遞快。這在客觀上就造成了二者之間巨大的反差，同時(shí)也反映出高校院系資料室在管理手段和管理方式上的落后。

2.3 院系資料室工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)與水平差距較大

許多院系資料室的工作人員并沒(méi)有圖書(shū)情報(bào)專業(yè)背景，并且很多人也沒(méi)有經(jīng)過(guò)這方面的專業(yè)訓(xùn)練。知識(shí)結(jié)構(gòu)上的差異必然會(huì)體現(xiàn)在工作效率和質(zhì)量上的差異，因此也就造成了工作效率上的大打折扣。

2.4 院系資料室提供的服務(wù)與需求之間具有明顯的差距

院系資料室提供的文獻(xiàn)資料、各種服務(wù)與院系師生實(shí)際需求之間，經(jīng)常存在各種差異。這種差異主要體現(xiàn)在兩方面：一方面是內(nèi)容上的差異，一方面是時(shí)間上的差異[2]。內(nèi)容上的差異主要是指院系資料室提供的各種文獻(xiàn)資料和服務(wù)與教學(xué)工作和科研工作的內(nèi)容上有一段距離；時(shí)間上的差異主要是指供需雙方在時(shí)間上的相互滯后。也就是說(shuō)，對(duì)于資料室提供的部分國(guó)內(nèi)外最先進(jìn)的研究成果的資料，本院系的相關(guān)研究沒(méi)有涉獵。

2.5 院系資料室的設(shè)備與經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，服務(wù)理念與態(tài)度有待提高

由于院系資料室沒(méi)有得到足夠重視，相關(guān)的經(jīng)費(fèi)劃撥不到位，常年處于經(jīng)費(fèi)不足的尷尬境地，使得院系資料室的設(shè)備常處于陳舊狀態(tài)且不能得到及時(shí)更換，也因此沒(méi)有多余的經(jīng)費(fèi)對(duì)工作人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)以適應(yīng)其工作上的需要。長(zhǎng)此以往，就造成了院系資料室工作人員的服務(wù)理念無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)院系資料室工作的要求。

3 信息時(shí)代高校院系資料室管理與建設(shè)之對(duì)策

3.1 以本專業(yè)需求為中心，加強(qiáng)高校院系資料室的特色資源建設(shè)

要以本學(xué)院的專業(yè)需求為出發(fā)點(diǎn)，資料室所有的工作與活動(dòng)都要圍繞著專業(yè)需求為中心而展開(kāi)，這樣就能避免在建設(shè)過(guò)程中的偏差、盲目與浪費(fèi)等現(xiàn)象的發(fā)生，并且，以專業(yè)需求為中心開(kāi)展工作，能夠使得資料室提供的資料更具有針對(duì)性、獨(dú)特性和唯一性，盡量使資料室所提供的資料在整個(gè)學(xué)校內(nèi)是這方面最專業(yè)和最系統(tǒng)的。特色資源的建設(shè)，不但要求資料室從外面購(gòu)置的資料具有特色，還要求資料室對(duì)學(xué)院內(nèi)部的資料建立起一套完整的、具有學(xué)院自身特色的數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.2 院系資料室的工作和圖書(shū)資料的管理要科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

院系資料室為了更好地適應(yīng)其發(fā)展、服務(wù)于院系的教學(xué)與科研工作，就必須在工作中采用科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理?？茖W(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理能夠有效地提升資料室工作人員的工作效率，降低工作中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，減少工作中不應(yīng)有的違規(guī)現(xiàn)象，杜絕資料在借閱過(guò)程中的過(guò)期不歸還現(xiàn)象發(fā)生，能夠使圖書(shū)資料從訂閱，到后來(lái)的排架、著錄、借閱等工作都處于一個(gè)井然有序的過(guò)程之中，使院系資料室的發(fā)展與建設(shè)逐步走向健康、有序的道路[3]。

3.3 院系資料室要走網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、自動(dòng)化的發(fā)展道路

當(dāng)前，數(shù)字圖書(shū)館的建設(shè)正如火如荼地進(jìn)行著，而院系資料室在這方面的建設(shè)則相對(duì)落后很多。作為高校圖書(shū)館的有益補(bǔ)充，院系資料室在這方面的建設(shè)也應(yīng)該迎頭趕上。網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化的發(fā)展道路使院系資料室的各種文獻(xiàn)資源能夠?qū)崿F(xiàn)最大限度的共享，并且能夠使圖書(shū)館與資料室之間相互彌補(bǔ)、相互促進(jìn)、協(xié)同完成院系的各項(xiàng)工作。這樣一來(lái)，既能夠使院系資料室的發(fā)展跟上圖書(shū)館發(fā)展的步伐，又能夠節(jié)省大量經(jīng)費(fèi)，更重要的是便于教職員工與學(xué)生以最快的速度獲得最多的、針對(duì)性強(qiáng)的文獻(xiàn)資料，節(jié)省大量寶貴時(shí)間，使他們能夠集中精力搞研究。

3.4 增加院系資料室與教職員工、學(xué)生之間的互動(dòng)

院系資料室不是一個(gè)獨(dú)立于院系發(fā)展之外的機(jī)構(gòu)，恰恰相反，院系資料室的發(fā)展，應(yīng)該與院系的發(fā)展相聯(lián)系，共同進(jìn)步、共同發(fā)展。這就要求資料室與教職員工、學(xué)生之間不斷增進(jìn)了解，使資料室能夠及時(shí)了解這些用戶的最新動(dòng)態(tài)，及時(shí)獲得教職員工與學(xué)生當(dāng)前最需要的是哪些資料，以便安排資料室接下來(lái)的工作方向與工作內(nèi)容，更好地為教職員工與學(xué)生服務(wù)。

3.5 院系資料室要進(jìn)行服務(wù)創(chuàng)新，不斷更新服務(wù)理念

院系資料室在傳統(tǒng)的服務(wù)上面要有所創(chuàng)新，要為教職員工與學(xué)生提供個(gè)性化的信息服務(wù)，這包括定題服務(wù)、推送服務(wù)、咨詢服務(wù)、原文傳遞服務(wù)等等。這方面的服務(wù)多見(jiàn)于圖書(shū)館等大型圖書(shū)情報(bào)機(jī)構(gòu)，而在院系資料室中開(kāi)展的則少之又少，這一方面需要大量的人力物力的支持，另一方面也需要工作人員具有一定的專業(yè)知識(shí)。因此，應(yīng)該加大對(duì)院系資料室的支持力度，為資料室開(kāi)展服務(wù)創(chuàng)新提供有力的保障，這樣才能夠更好地為教學(xué)與科研工作提供幫助。

參考文獻(xiàn)

[1] 周小陽(yáng).高校資料室現(xiàn)代化管理的思考[J].科技信息，2008

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[2] 王敏，姚國(guó)文.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校院系資料室建設(shè)與管理模式探討[J].情報(bào)探索，2008（4）：84-86.

[3] 李敏.高校院（系）資料室如何為本院（系）師生服務(wù)[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2008（17）：198-199.