提高溝通的效率和效果的研究

劉舒琪

（華北電力大學(xué) 北京 102206）

【摘要】溝通時企業(yè)管理中的重要而關(guān)鍵的部分，本文從企業(yè)角度和管理者角度分別分析與總結(jié)提高溝通效率和提高溝通效果的方法。

【關(guān)鍵詞】溝通 效率 效果

在管理活動和管理行為中最關(guān)鍵的構(gòu)成要素是管理溝通，而值得我們思考的應(yīng)該是如何提升溝通的效率和效果。溝通無疑被認(rèn)定是管理的靈魂所在，管理學(xué)認(rèn)為溝通是指可意會的信息、思想、情感在兩人或多人中的傳遞或交換的過程，所有管理工作都與溝通緊密相連，即溝通的有效性決定整個管理中的效率。有效溝通能讓我們的生活更加愉悅美妙，工作也會成效顯著。

有效的溝通可以達到事半功倍的效果，而無效或低效的溝通會給后續(xù)的工作造成很多麻煩，甚至產(chǎn)生誤解。有的時候因為溝通不暢不僅造成了時間的浪費和工作的擱置，甚至可能造成溝通對象對我們本意的歪曲和誤解，為以后的工作和生活造成很多麻煩。從工作的實際中去分析如何提高溝通的效率和效果。

一、企業(yè)角度

企業(yè)作為溝通的大集合，是溝通效果好與壞和效率高與低的最終反映與要求。因此企業(yè)應(yīng)該提供合理的政策與文化，為溝通提供良好的氛圍與環(huán)境。

第一，完善組織布局、減少溝通層級。研究表明，層次越多，過濾信息的表現(xiàn)就越為明顯，溝通效果自然而言就會越差。當(dāng)一個組織的層級較多還要求達到管理的高效性目標(biāo)，首要任務(wù)就是提高彼此溝通效率，如何達到這一目標(biāo)呢？首先必須在組織的內(nèi)部精簡管理機構(gòu)，適量簡短信息傳遞過程中的鏈?zhǔn)浇Y(jié)構(gòu)，優(yōu)化傳遞的信息中的溝通渠道。加強組織中各單位之間的聯(lián)系，加快信息在各個層級中的溝通速度，以確保在傳遞過程中信息的準(zhǔn)確性和高效性。此外，各級管理人員在管理溝通中能直接傳遞信息時盡可能不要通過任何中間渠道，以避免到最后出現(xiàn)信息丟失或失真的后果。

第二，重新塑造組織文化與文明，創(chuàng)建人性化溝通企業(yè)?？v觀歷史，事實證明，文化的發(fā)現(xiàn)、積淀、弘揚、傳承和共享都與溝通緊密相連。當(dāng)今對于企業(yè)而言，企業(yè)文化是一個企業(yè)的靈魂所在，員工能更好地了解企業(yè)的管理目標(biāo)、管理制度、管理方向和價值觀等都需要良好的內(nèi)部管理者的溝通。傳承和發(fā)揚企業(yè)文化都依靠溝通的有效性，溝通過程中所有員工摸索并最后達成共識，形成相同價值觀，增加人際關(guān)系面。企業(yè)能創(chuàng)造良好的溝通氛圍，員工們的溝通有效性才會逐步提高，才能使他們在融洽和諧的氛圍中相互交流觀點和相互溝通意見，減少一些不必要的矛盾和摩擦。與此同時，還可以構(gòu)建人性化溝通理念相應(yīng)重視發(fā)揮“人”在溝通中的重大作用。

第三，建立有效的管理溝通機制。就現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部管理而言，管理溝通發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，是企業(yè)的生命線，有著企業(yè)管理的實質(zhì)與核心的作用，建立和完善管理溝通體系才能保證在企業(yè)中的內(nèi)部管理溝通運作的有效性、有序性，如何在企業(yè)發(fā)展中可以建立管理溝通機制呢？可以設(shè)立專門的單位來明確這一項職責(zé)，確保企業(yè)的管理溝通更加有效、明朗。

第四，拓寬溝通渠道。企業(yè)溝通機制運作的關(guān)鍵核心是溝通渠道，有效溝通可以利用拓寬溝通渠道來實現(xiàn)。其溝通渠道主要表現(xiàn)為：下行溝通多，上行溝通少；縱向溝通多，橫向溝通少；正式溝通多，非正式溝通少；單項溝通多，雙向溝通少。然而，以上溝通方式并沒有針對性地利用其他溝通方式方法加以修整改良，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部溝通失去所謂的載體而引發(fā)溝通情況堵塞，并嚴(yán)重限制企業(yè)內(nèi)部管理溝通的時效性的有效性，在企業(yè)各項事業(yè)的發(fā)展效果中大打折扣。

二、管理者角度

企業(yè)中的溝通具體說即是各個任務(wù)的傳達準(zhǔn)確無誤、完成的高效快速。管理者作為團隊的領(lǐng)導(dǎo)，是溝通的直接負(fù)責(zé)人。一方面要對自己的表達與溝通負(fù)責(zé)，另一方面又要努力提高團隊的協(xié)調(diào)溝通能力，促進團隊能力的提升。

第一，明確溝通的目標(biāo)和想要的結(jié)果。管理溝通的目的是必須達到一個特定的結(jié)果。在溝通之前應(yīng)該首先心里想清楚這次需要溝通哪些問題，列出來，哪些是重點，應(yīng)該怎么提問甚至引導(dǎo)，形成一個小的方案和思路。有了這個思路，就可以有效的引導(dǎo)溝通方向，往自己的預(yù)期進行，而不會很輕易的被無關(guān)的話題帶跑或者失去對溝通內(nèi)容的引導(dǎo)和控制。

第二，合理定位?！跋胍f服他人，必先說服自己”。既然想要提高溝通的高效性，管理者就應(yīng)該有正確且明確的自我認(rèn)知和自我定位，即對自身的設(shè)定、實力、價值觀等的定位，定位的合理與否直接影響著溝通方式和溝通效果。

第三，提高溝通技能。成功奏效的管理溝通依賴于管理者真實有效的溝通能力，管理者的溝通能力可以保證所有卓越成效的溝通結(jié)果。使用言語類文字時要確保簡潔明了，言之有理有據(jù)，條理清晰順暢，邏輯清楚明白，措辭巧妙恰當(dāng)。對待不同的群體要選擇最適合他們的語言和詞匯，時刻記住溝通的目的是雙方想法的傳遞和交流，所以任何可以方便了解的都需要提倡。

第四，換位思考，及時反饋。溝通不是一味的灌輸和傾聽思想或是不發(fā)表自己的見解，溝通應(yīng)該是雙方進行想法交換的過程，所以溝通過程中不要一味的以自我為中心，要及時進行換位思考，并且對別人的問答及時進行反饋和鼓勵。另外，學(xué)會傾聽。一是坦誠的與他人進行目光接觸；二是在溝通過程中展現(xiàn)贊許性的點頭和保持微笑的鼓勵表情；三是避免出現(xiàn)分心的舉動或手勢；四是要在適當(dāng)是時間提出恰當(dāng)?shù)目捶?，以示自己在認(rèn)真聆聽；五是要有耐心，不要隨意插話。

綜上所述，有效的溝通不是一蹴而就的，需要在平時的工作、生活中多加注意與練習(xí)，才能掌握有效溝通的方式方法，才能不斷提升自己的溝通能力。

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