財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)構(gòu)建初探

謝麗健

摘 要：近年來隨著大學(xué)的擴(kuò)招，財(cái)務(wù)的自主性越來越強(qiáng)，使得高校的財(cái)務(wù)管理也面臨著更多的挑戰(zhàn)。面對(duì)高校財(cái)務(wù)管理難度的加大和信息技術(shù)的發(fā)展，財(cái)務(wù)管理的信息化是未來的發(fā)展大勢(shì)所趨，雖然當(dāng)前大部分高校都基本實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息化管理，但信息化水平不高，數(shù)字化，精確化，便捷化的程度和高校的財(cái)務(wù)管理需求仍然有一定的距離。本文將對(duì)高校的財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)的構(gòu)建展開研究，從高校財(cái)務(wù)管理的業(yè)務(wù)流程角度出發(fā)，對(duì)高校財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)的基本方案進(jìn)行設(shè)計(jì)，以期能及時(shí)、準(zhǔn)確地給高校管理者提供相關(guān)信息，方便日常的財(cái)務(wù)管理工作。

關(guān)鍵詞：信息化；財(cái)務(wù)管理；方案；業(yè)務(wù)流程

一、引言

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，高校的傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理都是依賴于國家的統(tǒng)管模式，高校的財(cái)務(wù)管理職能簡(jiǎn)單，只需要有常規(guī)的日常收支。而隨著大學(xué)的擴(kuò)招，使得高校的財(cái)務(wù)管理有了更高的要求，財(cái)務(wù)部門單一的會(huì)計(jì)或財(cái)務(wù)軟件使用已經(jīng)不能滿足需求，財(cái)務(wù)管理部門的職能也需要和其他部門如科研、人事、教務(wù)、后勤等進(jìn)行對(duì)接，這就使得財(cái)務(wù)管理的信息化需要從一個(gè)宏觀的系統(tǒng)角度出發(fā)，進(jìn)行多部門的信息整合，形成一體化的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，使得高校財(cái)務(wù)管理工作體制清晰，流程簡(jiǎn)潔，工作高效。因此在當(dāng)前的背景下，探尋高校財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)的建設(shè)方案具有重要的意義。

二、高效財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)的架構(gòu)

1.財(cái)務(wù)信息化的需求

目前高校的財(cái)務(wù)管理工作存在著不足之處，主要表現(xiàn)在對(duì)信息管理上的粗放，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)沒有發(fā)揮作用，各個(gè)職能部門之間的信息整合不足，不利于學(xué)校對(duì)實(shí)際的財(cái)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)狀況了解和掌握；統(tǒng)計(jì)查詢與數(shù)據(jù)分析功能的缺失，每年的預(yù)算的編制缺乏更科學(xué)的數(shù)據(jù)支持，學(xué)生和教職工查詢信息不方便，采購流程訂單、管理粗放，合同與資產(chǎn)登記流程繁瑣等問題。因此在面對(duì)這些財(cái)務(wù)管理的問題時(shí)，高校的財(cái)務(wù)信息化需要從以下幾點(diǎn)思考：

首先要能夠發(fā)揮出財(cái)務(wù)的決策功能，為校領(lǐng)導(dǎo)和管理者提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的支持；其次是包含了多個(gè)職能部門之間的聯(lián)動(dòng)數(shù)據(jù)庫，將整個(gè)高校的財(cái)務(wù)聯(lián)系起來，和不同部門之間建立完成財(cái)務(wù)細(xì)膩的數(shù)據(jù)互聯(lián)共享，集成學(xué)校的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，提高高校財(cái)務(wù)管理的效率和服務(wù)質(zhì)量；最后系統(tǒng)的建立需要提供足夠的數(shù)據(jù)搜索、分析、決策支持能力以及數(shù)據(jù)的安全性，為學(xué)校的預(yù)算編制、投資建設(shè)、管理改革等提供依據(jù)。

2.職能部門的協(xié)調(diào)

高校的財(cái)務(wù)管理工作并不是單一化的、脫離的，而是和其他的職能部門有著密切的聯(lián)系，因此建立財(cái)務(wù)信息憑條就需要輻射到其他的主要職能部門。從高校財(cái)務(wù)管理的日常工作出發(fā)，主要包括了人事處的薪酬發(fā)放，科研處的經(jīng)費(fèi)管理，設(shè)備的采購和資產(chǎn)管理，后勤部門的財(cái)務(wù)監(jiān)管和財(cái)務(wù)收支，學(xué)生處的獎(jiǎng)助勤貸，教務(wù)處的教務(wù)規(guī)劃和學(xué)費(fèi)收取等。傳統(tǒng)的學(xué)校財(cái)務(wù)管理中，這些部門是單獨(dú)割裂的，因此財(cái)務(wù)信息平臺(tái)需要將這些職能部門聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的集成。因此從這些職能部門與財(cái)務(wù)的聯(lián)系出發(fā)， 基于這一系統(tǒng)和其他職能部門的關(guān)系，高校的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中，需要在數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程等多方面形成端口，進(jìn)而和這些職能部門進(jìn)行關(guān)聯(lián)，形成數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)。

3.系統(tǒng)總體功能介紹

高校財(cái)務(wù)信息的管理是建立在于其他部門的數(shù)據(jù)對(duì)接和共享的基礎(chǔ)上，因此需要克服孤立和分散的狀況，建立完善的數(shù)據(jù)功能，提高財(cái)務(wù)管理效率，也能為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生提供完善的財(cái)務(wù)服務(wù)?；谝陨系穆毮懿块T的聯(lián)系，財(cái)務(wù)信息平臺(tái)的主要模塊應(yīng)該包含以下幾點(diǎn)：

第一，賬務(wù)處理模塊。管理學(xué)校的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

第二，資產(chǎn)管理模塊。例如合同、基建、采購、房租、水電、住宿等資產(chǎn)支出管理。

第三，薪酬模塊，主要是對(duì)全校的教職工的檔案管理，建立多個(gè)信息條，使得薪酬的管理更為細(xì)致。

第四，收費(fèi)模塊，主要是學(xué)生的學(xué)費(fèi)繳納以及教材購買等。

第五，信息管理，對(duì)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的權(quán)限分配，信息的查詢反饋等。

第六，統(tǒng)計(jì)與分析模塊與系統(tǒng)配置模塊，主要是對(duì)系統(tǒng)的延伸服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)用戶的自定義，設(shè)置系統(tǒng)之中的信息，對(duì)系統(tǒng)的不斷完善和功能拓展。

基于以上六個(gè)系統(tǒng)模塊的設(shè)置，需要遵循以下幾個(gè)基本原則，首先是系統(tǒng)的繼承性，財(cái)務(wù)管理涉及到多個(gè)部門之間的聯(lián)系，因此要使得財(cái)務(wù)信息平臺(tái)能夠在不同的部門之間有序的開展合作，將分散的業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)集成，從而促進(jìn)財(cái)務(wù)管理的準(zhǔn)確性和針對(duì)性。其次是要保證系統(tǒng)的完整性，初期的數(shù)據(jù)信息錄入需要準(zhǔn)確無誤的進(jìn)入數(shù)據(jù)庫中，對(duì)財(cái)務(wù)部門形成反饋，消除信息的隔離問題。第三是系統(tǒng)的直觀性，在用戶的操作界面要盡可能的簡(jiǎn)潔，整齊，有序。最后是系統(tǒng)的智能化及安全性，系統(tǒng)中可以對(duì)用戶進(jìn)行各種信息的必要性提醒，尤其是對(duì)合同到期，工程進(jìn)度管理等方面，有充足的學(xué)習(xí)和適應(yīng)能力，信息更有效地安全地傳遞，具備良好的可視化界面，有利于操作人員的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和報(bào)表打印，數(shù)據(jù)分析決策等。

4.系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程

以采購業(yè)務(wù)（屬于政府采購的除外，因有專門的政府采購流程）為例，系統(tǒng)中設(shè)置了明確的財(cái)務(wù)采購流程，首先要有申請(qǐng)費(fèi)用和合同，采購部門提出采購申請(qǐng)，后勤部簽訂合同，產(chǎn)生采購的細(xì)節(jié)商議，根據(jù)采購合同的簽訂結(jié)果來下發(fā)資金，調(diào)整財(cái)務(wù)信息。其次是貨物和發(fā)票，驗(yàn)收之后的發(fā)票收取與登記，財(cái)務(wù)部門接到票據(jù)后處理，進(jìn)行預(yù)算檢查，并進(jìn)行報(bào)銷業(yè)務(wù)，收支現(xiàn)金（公務(wù)卡）信息和銀行存款信息對(duì)應(yīng)修改。最后財(cái)務(wù)進(jìn)行記賬和登記，同時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)資金流量調(diào)配與管理。

若是教職工工資發(fā)放，則涉及到人事部門、財(cái)務(wù)部門以及后勤管理部門之間的關(guān)系。首先，由人事部門結(jié)合考勤等相關(guān)數(shù)據(jù)，對(duì)工資實(shí)際的發(fā)放進(jìn)行匯總，后勤對(duì)人事部門的費(fèi)用匯總進(jìn)行計(jì)算扣除，財(cái)務(wù)部門最終執(zhí)行工資發(fā)放，這樣整個(gè)薪酬的支付就能夠很好的控制，在統(tǒng)計(jì)方面也十分簡(jiǎn)潔，運(yùn)作起來更加流暢。

再如報(bào)銷流程，首先提出費(fèi)用申請(qǐng)，注明申請(qǐng)事項(xiàng)和單據(jù)；其次進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷管理，包括報(bào)銷沖借款、還款、賬齡提醒等。隨后將報(bào)銷申請(qǐng)轉(zhuǎn)向?qū)徟I(lǐng)導(dǎo)，通過信息平臺(tái)直接網(wǎng)絡(luò)查看報(bào)銷申請(qǐng)明細(xì)、單據(jù)、預(yù)算等；對(duì)費(fèi)用報(bào)銷和預(yù)算進(jìn)行監(jiān)控，管理歸檔票據(jù)資料，每一財(cái)務(wù)周期生成預(yù)算報(bào)表，為高校預(yù)算管理提供依據(jù)。

5.主要功能模塊的劃分

首先是賬務(wù)管理模塊，賬務(wù)管理模塊分為憑證管理、出納管理、賬簿管理、報(bào)表管理、系統(tǒng)設(shè)置等。憑證管理主要是憑證錄入、憑證編輯、憑證刪除。出納管理主要內(nèi)容是現(xiàn)金出納、銀行出納、出納復(fù)核，賬簿管理分為總賬、明細(xì)賬、輔助賬、打印模塊。報(bào)表管理主要食查詢并挑選信息以及形成文檔和報(bào)告形式。

其次是資產(chǎn)管理，對(duì)相關(guān)收費(fèi)、繳費(fèi)情況以及資產(chǎn)狀態(tài)進(jìn)行管理，涉及到固定資產(chǎn)，非固定資產(chǎn)，工程，房租，水電，合同等。包括學(xué)校資產(chǎn)的管理，相關(guān)信息的更新。

薪酬管理模塊主要包括工資查詢，數(shù)據(jù)查詢，報(bào)表管理等，包括工資標(biāo)準(zhǔn)、人員檔案、工資計(jì)劃等信息，財(cái)務(wù)信息的查詢，生成文檔和工資名冊(cè)等。

學(xué)生收費(fèi)模塊包括學(xué)費(fèi)管理，代辦費(fèi)管理，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，欠費(fèi)管理等。還包括經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生的學(xué)費(fèi)減免，查詢以及處理學(xué)生收費(fèi)數(shù)據(jù)等。

信息管理模塊主要是對(duì)信息的查詢，修改，管理，統(tǒng)計(jì)查詢，報(bào)表打印等。

系統(tǒng)配置模塊，主要是按照管理層級(jí)和使用權(quán)限，對(duì)用戶進(jìn)行管理，包括校領(lǐng)導(dǎo)，一般財(cái)務(wù)人員，部門領(lǐng)導(dǎo)，部門工作人員等。

三、結(jié)語

當(dāng)前信息化時(shí)代的來臨，促使著各行各業(yè)轉(zhuǎn)變自身的管理模式和提升管理水平，信息化將是未來高校財(cái)務(wù)管理的重點(diǎn)內(nèi)容，也是未來的必然發(fā)展趨勢(shì)。

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