淺議企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)與實(shí)施

海麗軍

摘 要：隨著改革開放的不斷深化，企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展，積累了相當(dāng)數(shù)量的紙質(zhì)檔案，檔案存放空間不斷增加，數(shù)量龐大的紙質(zhì)檔案，迫切需要將這些紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理、整編，進(jìn)行數(shù)字化處理，掛接到現(xiàn)有的檔案管理軟件中，通過先進(jìn)的信息化手段予以開發(fā)利用。只有對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，檔案的信息資源才能得到更多的開發(fā)利用。通過數(shù)字化加工將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化影像，建立電子文件基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，不僅挽救了企業(yè)的無形資產(chǎn)，而且能夠更好地保護(hù)企業(yè)的實(shí)體檔案，檔案數(shù)字化不僅提高檔案管理的工作效率，降低管理成本，提高管理質(zhì)量，而且為檔案管理可持續(xù)性發(fā)展奠定基礎(chǔ)。通過二次開發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供便捷有效服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案 數(shù)字化建設(shè) 實(shí)施

檔案作為重要的信息資源，它存儲(chǔ)大量的知識(shí)和信息，目前信息的種類和形式在不斷變化，傳統(tǒng)檔案管理模式已不能滿足信息時(shí)代快速發(fā)展的形式，檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性正日益凸顯出來，近年來，隨著改革開放的不斷深化，企業(yè)規(guī)模和社會(huì)影響持續(xù)擴(kuò)大，企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展，積累了相當(dāng)數(shù)量的紙質(zhì)檔案，數(shù)量龐大的紙質(zhì)檔案，在開發(fā)利用服務(wù)上已不能為企業(yè)提供高效率地服務(wù)，必須將這些紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理、整編，進(jìn)行數(shù)字化處理，掛接到現(xiàn)有的檔案管理軟件中，通過先進(jìn)的信息化手段予以開發(fā)利用。只有對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，檔案的信息資源才能得到更多的開發(fā)利用。通過二次開發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供便捷有效服務(wù)。檔案數(shù)字化不僅提高檔案管理的工作效率，降低管理成本，提高管理質(zhì)量，而且為檔案管理可持續(xù)性發(fā)展奠定基礎(chǔ)。通過對(duì)開展檔案數(shù)字化項(xiàng)目的實(shí)施，將檔案管理的價(jià)值、創(chuàng)造能力不斷增強(qiáng)，資源配置、過程管理能力不斷提升，經(jīng)營管理精益化、標(biāo)準(zhǔn)化水平顯著提高。

一、檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作

檔案數(shù)字化是企業(yè)檔案管理最基本的組成部分。檔案管理又是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。檔案是信息的重要載體，具有查考利用價(jià)值的。歸檔集中保存起來的文件材料是寶貴的信息資源和歷史記錄，管好用好檔案，對(duì)企業(yè)資源開發(fā)起著至關(guān)重要的作用。尤其是近年來，隨著改革開放的不斷深化，企業(yè)規(guī)模的壯大和業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展，積累了相當(dāng)數(shù)量的資質(zhì)檔案，隨著企業(yè)改革發(fā)展的需求，傳統(tǒng)的辦公方式與不斷增長的辦公業(yè)務(wù)量之間的矛盾日益突出。因此，建立高效的信息傳遞、收集、整理、分析體系，利用現(xiàn)代化的辦公手段管理檔案勢(shì)在必行。辦公自動(dòng)化的實(shí)施以及協(xié)同辦公系統(tǒng)中檔案管理模塊的開發(fā)、測試、運(yùn)行、上線的陸續(xù)開展，檔案數(shù)字化項(xiàng)目也被提到議事日程。企業(yè)檔案信息化，是把檔案收集、整理、歸檔、利用及統(tǒng)計(jì)等全過程與企業(yè)文件處理系統(tǒng)整合在一起，通過接口技術(shù)把文件處理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔的。檔案信息的數(shù)字化極大地增加了檔案資源的存儲(chǔ)。檔案信息資源得到更多的開發(fā)利用。檔案信息的數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)信息化的前提，檔案信息化的目的是實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)管理，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理提供更高效的服務(wù)。檔案管理建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而具體的工作，需要所有檔案人員的積極配合與參與，制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系，切實(shí)推動(dòng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。構(gòu)建一體化信息平臺(tái)，加強(qiáng)檔案信息化管理，建立新型檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案綜合數(shù)據(jù)信息的充分共享和高效利用。

二、實(shí)施檔案數(shù)字化建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化提升

通過對(duì)開展檔案數(shù)字化項(xiàng)目的實(shí)施，將檔案管理的價(jià)值、創(chuàng)造能力不斷增強(qiáng)，資源配置、過程管理能力不斷提升，經(jīng)營管理精益化、標(biāo)準(zhǔn)化水平顯著提高。檔案管理屬于復(fù)雜的勞動(dòng)范疇，內(nèi)容包括收集、整理、鑒定、利用等多方面的工作，因此，需要所有檔案管理人員及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)工作內(nèi)容和方法，依法健全各項(xiàng)管理制度，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系。企業(yè)檔案工作管理機(jī)制逐步建立，基本達(dá)到了組織、人員、制度、措施的四到位，形成了企業(yè)檔案工作“層層有人抓、事事有人管”的網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制。

隨著檔案信息資源的開發(fā)和檔案工作的深入，數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了檔案的價(jià)值的利用充分，激活了各方面要素，給整個(gè)檔案工作帶來活力，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作再上新臺(tái)階。實(shí)現(xiàn)了檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，進(jìn)一步使檔案管理工作在組織管理、檔案信息化建設(shè)、開發(fā)利用等方面逐步得到提升，有效地推動(dòng)了企業(yè)檔案管理工作全面發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化提升。

檔案數(shù)字化項(xiàng)目的實(shí)施，極大地增加了資料的存儲(chǔ)量，拓寬了檔案的可利用途徑，實(shí)現(xiàn)為檔案的利用提供了快捷的服務(wù)。同時(shí)為企業(yè)的管理、科研開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營等提供快捷的檔案信息資源。切實(shí)推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。企業(yè)檔案信息化是大勢(shì)所趨，是企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向。

三、檔案數(shù)字化的實(shí)施強(qiáng)化了檔案信息服務(wù)功能

近年來，在現(xiàn)代企業(yè)制度改革過程中，檔案工作者始終把推進(jìn)檔案管理科學(xué)化、制度化、現(xiàn)代化進(jìn)程作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作常抓不懈。形成了合理、有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)企業(yè)發(fā)展環(huán)境的變化，積極探索解決企業(yè)遇到的管理難題。從實(shí)際出發(fā)，主動(dòng)適應(yīng)周邊環(huán)境的變化，在知識(shí)管理、檔案管理、檔案產(chǎn)業(yè)化等方面進(jìn)行了大膽實(shí)踐，強(qiáng)化管理、創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，檔案管理規(guī)范有序，檔案服務(wù)利用成效明顯。我局檔案室配備了足夠的檔案用房和檔案專用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)施設(shè)備，能夠積極開展檔案編研工作。檔案管理作為辦公自動(dòng)化子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了0A辦公自動(dòng)化，建立了文書檔案、科技檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案等內(nèi)容的檔案工作網(wǎng)頁，推進(jìn)了我局信息資源共享過程。同時(shí)，對(duì)各種門類、載體的檔案編制了案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、電子檔案目錄等檢索工具。檔案工作信息化，為企業(yè)提供高效率地服務(wù)，逐步走上了文檔一體化管理。通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA），實(shí)現(xiàn)電子公文網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)歸檔，通過辦公自動(dòng)化這個(gè)平臺(tái)提供文書檔案全文瀏覽。

檔案數(shù)字化項(xiàng)目的實(shí)施、數(shù)字化掃描文件掛接完成，基本實(shí)現(xiàn)檔案全文檢索。檔案網(wǎng)絡(luò)全文檢索，大大地滿足了利用者的需求，從根本上解決了檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享，提高了檔案服務(wù)水平。為檔案的利用提供了快捷的服務(wù)，同時(shí)為企業(yè)的管理、科研開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營等提供快捷的檔案信息資源。切實(shí)推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。

總之，隨著檔案工作的發(fā)展，企業(yè)還需努力提高全員的檔案意識(shí)、以保證檔案文件形成的完整準(zhǔn)確和系統(tǒng)。建立高效的信息傳遞、收集、整理分析體系，實(shí)現(xiàn)信息傳遞網(wǎng)路化進(jìn)一步完善檔案信息系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，通過最大限度地挖掘檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化。通過對(duì)檔案數(shù)字化的實(shí)施，使檔案的價(jià)值和作用最大限度地發(fā)揮出來。

結(jié)束語：綜上所述，檔案數(shù)字化的建設(shè)與實(shí)施，將檔案管理的價(jià)值創(chuàng)造能力不斷增強(qiáng)，資源配置、過程管理能力不斷提升、經(jīng)營管理精益化水平顯著提高。但是隨著企業(yè)高速發(fā)展和體制改革的深入，形成大量的電子文件和生產(chǎn)資料，歸檔數(shù)量逐年提高，檔案利用日趨頻繁，檔案數(shù)字化任務(wù)緊迫，檔案部門必須與時(shí)俱進(jìn)，增強(qiáng)各方面的搜集，提高利用服務(wù)的實(shí)效性，只有這樣檔案數(shù)字化管理工作才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，才能跟好地為企業(yè)經(jīng)營決策服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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