新型中小型印刷行業(yè)企業(yè)管理系統(tǒng)的設計

張萌萌++胡之惠++苗雙雙++王晨偉++任祖楠

摘要： 本系統(tǒng)采用的是“互聯(lián)網+印刷行業(yè)+企業(yè)管理+電子商務”模式。與現(xiàn)有印刷行業(yè)的管理系統(tǒng)相比，本系統(tǒng)將電子營銷、客戶關系管理CRM融入到現(xiàn)有的ERP管理系統(tǒng)中，從而實現(xiàn)了客戶、營銷、生產、倉儲、物流的多元化管理模式。

Abstract： The system uses the mode of "Internet+printing industry+business management+e-commerce". Compared with the existing management system of the printing industry， the system brings the electronic marketing， customer relationship management and ERP into the existing management system to achieve the diversification management mode of customer， marketing， production， warehousing and logistics.

關鍵詞： ERP；CRM；營銷；印刷；管理

Key words： ERP；CRM；marketing；printing；management

中圖分類號：TP311.5 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）05-0067-04

0 引言

隨著電子互聯(lián)網技術的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)行業(yè)受到的影響越來越大。傳統(tǒng)印刷行業(yè)正處于整合、換代的時期，雖然印刷技術的發(fā)展愈來迅速，但是管理營銷模式仍處于相對落后的狀態(tài)。中小型印刷企業(yè)承接的絕大多數(shù)客戶訂單，都僅限于中小型批量，而非大企業(yè)能承接到印制出版物、報紙、大型期刊的大型訂單，同時中小型印刷企業(yè)也存在資源有限的問題，因此對于中小型印刷企業(yè)而言，多元化企業(yè)管理系統(tǒng)將會最大程度地整合企業(yè)資源、降低管理成本、拓展客戶資源。

1 可行性分析

紙質傳媒在生活中隨處可見，雖然互聯(lián)網技術的發(fā)展日新月異，但是人們對紙質傳媒需求并未因此降低居民反而更傾向于使用高質量的紙制品，如包裝、筆記本等，不再是各大商家以宣傳為主的各種傳統(tǒng)制品。高質量紙制品的制造工藝繁雜，導致中小型企業(yè)因資源的匱乏無法獨自完成大量訂單。據調查研究發(fā)現(xiàn)：目前中小型印刷企業(yè)模塊化的情況非常嚴重，每個印刷廠僅經營單一工藝紙制品，所以企業(yè)的整合以降低制造成本是非常必要的。

行業(yè)競爭的逐漸加劇，導致企業(yè)利潤降低，使得中小型印刷企業(yè)的發(fā)展日益艱難。調查發(fā)現(xiàn)中小型印刷企業(yè)的管理模式存在很大問題，雖然已普及使用ERP管理系統(tǒng)，但是這種系統(tǒng)帶來的效益并不高。ERP系統(tǒng)人工輸入的部分，缺少系統(tǒng)本身運算管理，而僅僅是作為生產單的管理、財務審核的憑證，除此帶來的是錯誤的蝴蝶效應。這遠遠無法達到印刷企業(yè)的需求。

目前，印刷企業(yè)已經與電子產業(yè)密切結合，但是與互聯(lián)網的交集并不多。在當今電子商務的環(huán)境下，客戶更傾向于在互聯(lián)網上尋找印刷企業(yè)，而不是通過廠家的傳統(tǒng)各種營銷手段來選取廠家。本系統(tǒng)融合ERP、CRM、電子商務等技術，加強了企業(yè)與互聯(lián)網之間的相互結合、與客戶的聯(lián)系，可以整合各中小印刷企業(yè)的資源，這將使中小型印刷企業(yè)在當今互聯(lián)網時代獲得重生。

2 系統(tǒng)架構

系統(tǒng)設計總圖如圖1所示，主要分為資源管理、銷售/客戶管理兩大模塊。資源管理模塊包括生產管理、倉儲管理、財務管理、設備管理、人力資源管理等。銷售管理與客戶管理作為整個項目的重點，單獨從傳統(tǒng)的ERP管理中提取出來作為兩個個主干的一部分。銷售管理的主體是電子商務，包括企業(yè)網站、連接各銷售平臺等?？蛻艄芾碇饕怯煽蛻鬉PP等構成。

3 傳統(tǒng)ERP模塊的改進

3.1 生產管理

生產管理就是對整個生產過程的管理。當新/老客戶來詢價時，經報價雙方談好價格，然后確認訂單開始進入到生產階段；或者客戶已經在公司有過訂單、購買公司給出的已經計價的套餐，則直接確認訂單進入生產過程。整個生產過程包括印前設計、確認、出板、印刷及后續(xù)步驟。生產過程管理是對整個生產流程的監(jiān)控，以確保每個訂單自生成到結束的每個環(huán)節(jié)都沒有錯誤。

3.2 倉儲管理

中小型印刷企業(yè)中，由于人員缺乏以及場地租金問題，造成原材料存放混亂、半成品及成品處理不及時等一系列問題，為解決類似問題，本系統(tǒng)針對中小型印刷企業(yè)的特點做出了一些的更改，將所有的物品出倉、入倉、存儲位置都進行相應的記錄。當半成品、成品超出存放時間會進行警報。

3.3 財務管理

財務作為企業(yè)的重中之重，一定馬虎不得。整個財務管理涉及應收賬款、應付賬款、成本、工資、銀行對賬、各類報表等部分。統(tǒng)計銷售部門產生的訂單，記入應收賬款文件；統(tǒng)計采購及生產外包產生的費用，記入應付賬款文件；由印刷所用時間、耗材使用等統(tǒng)計得來運營的成本，記入成本核算文件；工資管理是由人事部門計算基本工資，結合每個人的獎懲產生工資單等，并產生明細記錄于工資文件中；銀行對賬后所有明細資料存入相應的對賬文件。整個系統(tǒng)中財務所涉及的明細都需將原件掃描存入數(shù)據庫中，每種文件由系統(tǒng)調用數(shù)據庫自動生成相應的報表，這樣使得財務賬單明確、出錯幾率小。

4 CRM客戶關系管理

客戶關系管理主要分線下和線上兩大部分。系統(tǒng)為了加強印刷企業(yè)的線上功能，將原本需要人員電話、現(xiàn)場服務的內容提煉到網頁/客戶端。線下部分由銷售人員和客戶面對面的交流組成，每次的行為記錄在數(shù)據庫中。線上部分由APP和網店組成。如圖2所示，客戶APP為客戶提供了在線實時交流支持、訂單查詢、企業(yè)動態(tài)、訂單追蹤和自動報價服務。這些是客戶所需要的內容、同時企業(yè)動態(tài)和實時交流促進了企業(yè)與客戶的交流。

5 系統(tǒng)特色

自動印刷報價模塊獨立于各個系統(tǒng)模塊，但又與每個系統(tǒng)模塊相輔相成。它根據其他系統(tǒng)模塊提供的數(shù)據，進行相應的運算，而實現(xiàn)自動報價。相比于現(xiàn)有的印刷報價而言，擁有更高的自動化程度、更豐富的報價內容以及更好的報價體驗。

普通印刷報價僅包括單一的報價過程，缺少靈活性。本系統(tǒng)設計的自動報價模塊如圖3所示，具有彈性的價格/種類推薦、成本核算和生產計劃/交貨時間預計等優(yōu)點。這方便客戶了解訂單耗時、不同搭配等需求，同時也滿足了企業(yè)明確生產鏈、自動安排訂單排序、成本核算等需求。本模塊通過提高系統(tǒng)的自動化程度，既兼顧客戶體驗，又注重到印刷企業(yè)的需求。

5.1 環(huán)節(jié)簡介

5.1.1 傳統(tǒng)報價過程

基本的印刷報價過程是由客戶發(fā)起的?？蛻籼岢鲂枨蠛?，銷售部門開始計算價格。對于中小型印刷企業(yè)來說，大多數(shù)由人工手算或者普通的印刷報價小軟件計算得到。計算得來的價格由銷售部門告知客戶。往往一次的價格并不能達到客戶的需求。例如：客戶也許會有不同種類的需求方案，客戶每一次變換需求價格就得重新計算一次，直到滿足用戶所有的需要才能進入下一個環(huán)節(jié)。

5.1.2 自動拼板

在基本的印刷報價過程中，由于客戶所需產品的數(shù)量、尺寸不同，可以進行拼板操作以達到節(jié)約成本、加快印刷速度的目的。但是傳統(tǒng)的印刷報價過程中往往是對照印刷開本進行估算產品所需要用的紙張開本。這造成了紙張的極度浪費和印刷成本的增加。本系統(tǒng)特有的自動拼板功能將省略計算紙張開本步驟，使原本繁瑣的計算過程變得簡單。

5.1.3 推薦報價

推薦報價就是在本身的報價外，還會輸出變換一定報價條件后的價格。這樣的設置既可以讓客戶了解到除本身需求之外的報價數(shù)據，視情況改變訂單需求，也可以在客戶不明確或者需要了解不同條件時，自動輸出根據需要變換后的價格。這樣就節(jié)省了反復多次報價的過程，方便客戶了解全面的價格，從而根據需要選擇適合的價格。推薦價格是在客戶輸入完產品要求后，與報價計算同時進行的，在用戶輸入完產品要求后，輸入需要變換的條件，當不輸入時則由系統(tǒng)自動設置。接著系統(tǒng)計算客戶輸入的明確價格，并同步計算用戶擬更改某些條件后的價格，然后將所有計算結果輸出到顯示界面。如果用戶確定其中一個作為最終的要求，則進入訂單提交環(huán)節(jié)；如果所有的條件都不能滿足需求，用戶可以選擇更改變換條件，或者重新輸入產品要求重新開始報價，直到客戶確定某一報價，進入下一關節(jié)，也可以直接放棄本次報價。

5.1.4 生產安排（訂單耗時預計）

傳統(tǒng)印刷報價只能提供產品價格，無法預估生產時間。本系統(tǒng)的生產管理模塊將計算并記錄每個生產環(huán)節(jié)所需要的時間，根據每個訂單的具體情況進行生產時間的統(tǒng)計，從而預估訂單的開始制作時間和結束時間。由于企業(yè)每種設備數(shù)量的不同，可以組合多種生產設備鏈，同時產生不同的時間花費。綜合所有的因素就會產生最多和最少時間耗費。這樣客戶就能夠明確知道產品生產的時間，也方便了企業(yè)對生產的安排。

5.1.5 成本估算

以往的報價中只有報給客戶的價格。但是對于每一個訂單的成本都沒有進行核算，因此對于某一個單獨訂單而言，只有相對于出廠價的利潤，而沒有印刷企業(yè)自己的利潤。這對于印刷企業(yè)來說是一個缺陷。本系統(tǒng)將紀錄各環(huán)節(jié)的成本，當訂單產生的時候，系統(tǒng)自動計算使用不同生產鏈時所花費的總成本，并推薦花費最低的生產鏈作為默認的生產鏈。同時可以用于錯誤訂單的盈虧核算，使得賬目更加明確。

5.2 詳細流程

報價流程如圖4所示，程序首先判斷是不是全新的訂單，如果不是則進入舊訂單再生報價，否則開始新的報價過程。

全新的報價過程先由客戶在網頁或者APP端輸入報價需要的數(shù)據，比如紙張類型、印刷品種、數(shù)量、頁數(shù)等不同需求，產生一系列不同的報價條件。整個報價過程使用當型循環(huán)，當所有不同的報價條件全部執(zhí)行完后進入下個步驟。系統(tǒng)先將所有的條件種類進行排序，然后進入循環(huán)流程。進入循環(huán)后首先確定條件種類，然后進行尺寸的計算。

手提袋的例子如圖6所示，此圖展示了手提袋的實物圖和其平面展開圖，根據其展開圖的邏輯使用圖5流程進行平面展開尺寸計算和進行拼板操作。拼板操作為了使產品在固定印刷機面幅下，能最多數(shù)量的印制，以節(jié)省成本。

在進行拼板后，不同的拼板尺寸要選用不同的印刷設備，以保證不同的印制面幅都被計算，而不出現(xiàn)錯誤。再次進入循環(huán)后，首先要確定的就是生產線安排，這樣不僅可以預先模糊地了解訂單完成時間，還可以計算不同生產線的不同成本，使得利潤最大化。

生產計劃流程也是使用當型循環(huán)結構，遍歷所有涉及到的設備。完成生產計劃的安排，首先調取整個訂單所涉及所有設備現(xiàn)有的生產安排，這就了解到每個設備最早能夠開始處理本訂單的時間。接著根據每臺設備的性能估算每道工藝在各個設備上花費的時間。然后預計開始時間和花費時間，可以得到結束時間。將所有時間進行整合，即可得到訂單完成的近似時間。但是由于每種印刷物品種類的印制流程不同，如果僅僅按照時間先后順序進行生產，則會造成生產的浪費。所以需要經過生產統(tǒng)籌算法，對整個生產進行細化安排。生產計劃的完成給印刷企業(yè)明確了實施步驟，減少了出錯概率，使得訂單有條不紊的進行。

進行生產計劃安排（如圖7）之后，進入產品價格的計算和成本的估算（如圖8）。產品價格是由每道工序加工成本及材料成本累加后再加一定比例的利潤所得。首先由每個訂單數(shù)據整合出的單位變量內的消耗成本。成本的估算由單位變量內的消耗成本與每個變量乘積后累加所得。成本的估算使得每筆訂單的利潤明確，而且在訂單出錯返廠再造時可以用來核對盈虧，同時也給財務審計帶來便利。

到此整個全新報價計算過程結束。當開始進入的不是全新報價的過程，而是老客戶，則選擇之前的訂單再次進行報價，報價程序就跳過尺寸的計算，直接進行之后的生產計劃安排、價格計算、成本估算三個步驟。因為再生的訂單目的性明確，往往不需要再進行推薦。

經過報價計算之后，得出與一系列初始條件相對應的價格、時間估算表單，供客戶進行選擇。如果客戶滿意其中一種則隨即生成訂單，將此條數(shù)據存入數(shù)據庫，并且將相關信息反饋至其他部門系統(tǒng)，進行再一步的操作，至此報價流程結束。

6 總結

本文詳細分析了當前印刷行業(yè)中中小型印刷企業(yè)的生存現(xiàn)狀。根據分析的結果，系統(tǒng)時構建了自動報價等一系列針對印刷企業(yè)的模塊。這充分降低了印刷企業(yè)的管理成本、提高了工作效率；同時與互聯(lián)網的結合帶來了更廣的業(yè)務范圍。擁有這些特點的ERP系統(tǒng)從多方面解決了當前中小型印刷企業(yè)生存的窘境。

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