新時期科技檔案管理存在的問題及對策

馬楠

摘 要：作為一項專業(yè)性和技術性很強的工作，科技檔案管理需要深刻把握科技檔案的特性，這對于提高科技檔案的管理具有基礎保障作用?？萍紮n案是單位在生產建設、設備儀器管理、以及科技研發(fā)中所形成的，屬于非常具備保存價值的科技文件材料。近年來，隨著對經濟體制改革和科技檔案工作規(guī)律認識的深化，社會各個行業(yè)對科技檔案管理的要求也越來越高，因此科技檔案管理工作不斷得到完善，確保產品、科研課題、項目和設備儀器檔案的完整、準確、系統(tǒng)，同時也為科技檔案今后的管理和利用奠定基礎。

關鍵詞：新時期；科技檔案管理；對策

科技檔案管理工作深刻把握科技檔案的特性，屬于檔案的一大門類，是有保存價值的科技文件，包含很多類型，例如：文字材料、錄音、錄像、磁盤等?？萍紮n案管理工作是檔案部門按照科技檔案內在規(guī)律和相關標準，包含很多復雜的程序，因此將他們之間的秩序合理建立起來，為科技檔案今后的管理和利用奠定基礎。當前隨著科技的不斷發(fā)展進步，信息技術正逐漸發(fā)展成熟，科技檔案管理工作呈現出了向著信息化管理的過程逐漸邁進。因此，為了使科技檔案管理工作獲得更大的發(fā)展空間，我們必須及時發(fā)現并且有效解決科技檔案管理工作中的一些不足，逐漸完善科技管理體系。

1 科技檔案管理具有經濟效益

通過對科技檔案的運用，可以使科技檔案信息在以盡量少的價值投入創(chuàng)造出更多的物質財富，在這個科技生產活動中所體現的就是科技檔案管理的經濟效益，科技檔案的經濟效益并不是以貨幣的形式展現在人們眼前，科技檔案所記載和反映的科技水平直接決定了其效益的大小。利用科技檔案信息獲取經濟效益，例如通過提高生產率或者工作效率等方法；利用科技檔案信息降低科研和生產的物質消耗；以及利用科技檔案信息創(chuàng)造更先進的科技成果，這是科技檔案管理獲取經濟效益的三個基本原則。因此我們需要不斷的啟發(fā)思路、開闊眼界、節(jié)約人財物以及減少不必要的勞動力，有效利用科技檔案的各種信息，力求實現事半功倍的效果。所以由此可知，科技檔案的管理與經濟效益息息相關，對科技檔案的合理利用對于科學技術和生產活動的延深擴展具有重要幫助，利用科技檔案獲取經濟利益是科技檔案經濟效益的實質。

2 科技檔案管理中存在的問題

2.1 企業(yè)和科研單位忽視科技材料的作用

實際中有些企事業(yè)及科研單位只是一味看重結果，只關注科技成果的推廣和實施，關于中間過程的科技材料的生成等步驟有所忽視，很多時候科技人員都會將關鍵性材料留下，只是移交一般性材料，甚至還有自己的代碼代替可研報告中核心內容，這對科技檔案的完整性與質量的保證都有不良影響，科技檔案的實際價值也被大大降低。只要科技檔案的完整才是科技檔案質量的關鍵，有的企事業(yè)及科研單位，對科研課題計劃的落實非常重視，但是卻沒有考慮到科技檔案的形成是靠科技文件的平時積累這個實際情況，因此對科技文件的形成、積累和作為檔案歸檔保存卻不夠重視，由此可能會導致技檔案資料泄密、失密等嚴重問題，這些損失都是不可估計的。

2.2 科技檔案歸檔存在問題

由于一些單位的檔案法制觀念薄弱，工作人員的工作責任心比較差，所以存在不少科研人員總想把科研成果據為己有，當作自己的私有財產，用完之后也不歸檔。有時候也存在偷梁換柱的情況，在實際歸檔時沒有被發(fā)現，表面上看，許多科技成果的文字資料、圖紙資料等都比較齊全，但實際上這些科研項目的關鍵環(huán)節(jié)的尺寸、工藝、配方等方面已經存在很多問題，被偷梁換柱的情況時有發(fā)生，真正有價值的東西散落在科研人員手中。因此檔案缺乏真實性和準確性，檔案本身的利用價值已經大大降低，所以科技檔案的歸檔工作仍然是一個需要認真對待的重要問題。

2.3 很多單位企業(yè)依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理模式

隨著經濟發(fā)展水平的逐漸提高，以及經濟發(fā)展速度的不斷加快，當前在市場經濟的沖擊下，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式已經不再適用于當下的新局勢，所以針對傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的弊端，企業(yè)和科研單位應該及時意識到這一點，并且制定科學合理的新型檔案管理模式，使其為當下企業(yè)以及科研機構的檔案管理工作更加簡便的服務。但是實際上很多企業(yè)沒有意識到這一點，多年形成和積累的大量的科技文件，包括設計文件、科研文件和工藝文件等仍處于分散管理狀態(tài)，特別是一些民營企業(yè)普遍存在著建檔工作滯后、管理不規(guī)范的問題。

3 科技檔案管理存在問題的解決策略

3.1 加強科技檔案文件材料的歸檔工作

檔案管理工作是一個企業(yè)或者單位的對于過去資料的總結，因此對于企業(yè)未來的發(fā)展也具有重要的導向作用，對于科技檔案管理人員來說，應該充分意識科技檔案保管的目的，并且運用到實踐中去，積極主動地積極主動采取各種方式，為進一步推進科技檔案的利用工作不斷探索，同時HIA應該注意到科技檔案對于社會的重要性，通過科技檔案的管理和使用提升其經濟效益和社會效益。做好文件材料歸檔前的檢查工作是保證歸檔文件材料和檔案的質量的基礎，在利用檔案時一定要在不泄密的前提下進行，在文件材料歸檔之前做好檢查工作，避免發(fā)生替換或者損壞的現象。對于具有產權的科技檔案，保證其產權不受侵犯也是科技檔案管理工作的職責，針對應該保密的科技檔案，應該根據保密程度設置保密等級，從多方面確保檔案的安全性。

3.2 提高科技檔案管理水平

隨著社會的不斷進步以及經濟發(fā)展速度越來越快，各個企業(yè)和科研機構應該認識到以往傳統(tǒng)的檔案管理工作已經不再適用于當下的形式，所以需要我們不斷轉換思維方式，不斷創(chuàng)新科技檔案管理工作中問題的處理方式，逐漸完善檔案管理過程存在的不足，使檔案管理水平逐步提高。當下科技檔案管理部門應該樹立發(fā)展意識、競爭意識，不斷提升自己的實力，這樣在機遇來臨之時就可以抓住機遇取得自身的突破，另外還要積極運用當下科技的產物將網絡技術合理的加入到檔案管理中來，通過不斷完善檔案管理存在的不足，而提升檔案管理水平。此外，檔案管理當前存在一個普遍的問題，就是檔案存儲空間不足的問題，對此我們可以使用微復制技術，提高檔案的存儲密度，縮小檔案的體積，在硬件配備方面選擇合適的計算機軟硬件設備，做到文件的信息化處理。

3.3 有效利用科技手段為檔案管理工作服務

與傳統(tǒng)的紙質文件歸檔相比，電子科技文件的歸檔難度較大，有一部分原因是受到傳統(tǒng)觀念的影響，很多檔案管理的員工對于電子檔案的認識有誤區(qū)，誤認為電子科技文件不是檔案所以會忽視其歸檔，另外電子科技文件都是以計算機為媒介的，所以對計算機系統(tǒng)的依賴性比較強，因此檔案管理工作人員如果不熟悉計算機操作，在進行電子檔案的歸檔和管理時就會很麻煩。另外傳統(tǒng)的檔案管理幾乎都是紙質版的，所以信息的載體也較為穩(wěn)定安全，而如今的電子科技文件是以代碼形式在載體上的，而且識別時也離不開計算機，所以其載體穩(wěn)定性差為較差。因此在檔案管理時應該利用有效的科技手段，不斷提高管理水平。

結束語

隨著科學技術的不斷進步，將科技的成果加入到檔案管理中，逐漸解決以往傳統(tǒng)檔案管理的不足，科技檔案的管理工作越來越受到重視，當前加強科技檔案的管理尤為重要，特別是在當今走科技興國之路的時代?？萍紮n案管理中存在企業(yè)和科研單位忽視科技材料的作用、科技檔案歸檔存在問題、很多單位企業(yè)依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理模式等多方面問題，想要提高檔案管理質量，就需要我們采取有效的措施解決。

參考文獻

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