人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展趨勢研究

鄭玉梅

摘 要：信息技術(shù)在各行各業(yè)的普及和發(fā)展，為當(dāng)代社會發(fā)展與精神帶來了巨大貢獻(xiàn)，在此背景下，人事檔案管理也逐漸步入信息化建設(shè)階段。人事檔案信息化建設(shè)是人事檔案工作發(fā)展到一定階段的必然，符合社會發(fā)展規(guī)律，因此相關(guān)工作人員應(yīng)該秉持積極的態(tài)度，客觀看到目前人事檔案信息化建設(shè)中存在的諸多問題，并能夠不斷完善和創(chuàng)新人事檔案信息化建設(shè)的相關(guān)制度與措施，全面推動其發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案信息化；建設(shè)；發(fā)展

引言

人事檔案的信息化建設(shè)，是信息時代的必然趨向，但是從目前我國人事檔案信息化建設(shè)的總體情況來看，不得不說其中還存在一些弊端，傳統(tǒng)人事制度和體制對信息化建設(shè)的制約，傳統(tǒng)人事檔案內(nèi)容的不合理等等，這些問題的存在，都嚴(yán)重制約了人事檔案信息化建設(shè)的腳步。本文以信息化建設(shè)為視角，對其在人事檔案建設(shè)發(fā)展中的應(yīng)用進(jìn)行具體分析。

1 人事檔案信息化建設(shè)優(yōu)越性分析

在人事檔案建設(shè)發(fā)展中引入信息化技術(shù)，并逐漸實(shí)現(xiàn)信息化的工作模式，其優(yōu)勢是非常顯著，具體進(jìn)行如下分析：

1.1 文檔輸入是人事檔案工作的主要內(nèi)容，在這個部分進(jìn)行信息化建設(shè)，不僅降低了傳統(tǒng)工作模式工作強(qiáng)度，操作方便，解放了人們的雙手，可以有更多的事件去做其他的工作，因此從整體上大幅提升了人事檔案工作的效率和質(zhì)量。另外，由于人事檔案工作是一個動態(tài)化的過程，工作人員需要隨時將變動的人事信息記錄和更正過來，保障每個時期人事信息的完整性與正確性。這樣一來，工作人員的工作就會相對繁瑣，并一直處于緊張的狀態(tài)中。信息化工作模式構(gòu)建之后，檔案管理人員就能夠從繁重的模式化的工作狀態(tài)中解脫出來，信息化模塊會自動更新人事信息，并保障人事信息的全面與準(zhǔn)確。

1.2 信息化的人事檔案管理，在人事信息搜索上速度更快，更便捷。領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行員工培訓(xùn)計(jì)劃擬定、績效管理等都可以快速而準(zhǔn)確的查找到依據(jù)。從大量研究中發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的人事信息檔案工作，以紙質(zhì)檔案為主，檔案數(shù)量龐大，整理、分類與管理、儲藏都費(fèi)時費(fèi)力，工作效率十分低下，很比較容易出錯。另外，人們在調(diào)取檔案信息的時候，會消耗比較長的時間，快速而全面了解一個員工的檔案是一件很難的事。但是信息化檔案工作模式，在信息查找功能上十分完善，員工的所有信息都可以通過信息檢索完成，動一動鼠標(biāo)就可以輕松查找到想要的信息，這位相關(guān)人事計(jì)劃制定以及管理工作的開展提供了非常有利的支持。

1.3 除了以上優(yōu)勢，信息化人事檔案信息管理模式，還具有提醒功能，會及時提醒領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理者一些員工退養(yǎng)、退休等事項(xiàng)，一般來說，在一個單位中，員工數(shù)量比較多，領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)繁重，不可能每項(xiàng)工作事宜都記憶得細(xì)致入微，但是信息化檔案信息管理，會自動提醒這些事項(xiàng)，這種備忘的功能非常人性化，大大減輕了人們的工作壓力，也保障了各種工作有條不紊的進(jìn)行。

2 人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

人事檔案工作信息化建設(shè)優(yōu)勢顯著，目前其主要的形式基本有以下四種：

2.1 利用offic中的word與excel軟件進(jìn)行的檔案信息管理以及目錄打印、系統(tǒng)分析等。offic的功能十分強(qiáng)大、齊全，操作簡單便捷，能夠滿足檔案管理的基本要求。但是相對來說，其缺點(diǎn)也是十分明顯的，比如人事檔案信息錄入雖然簡單，但是檢索內(nèi)容過于單一化，數(shù)據(jù)處理功能不完善，工作效率相對低下，數(shù)據(jù)安全性也不高。

2.2 單機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)包括人員基本情況信息數(shù)據(jù)庫、檔案目錄數(shù)據(jù)庫以及植物變動數(shù)據(jù)庫等。能夠?qū)n案基本信息以及查詢進(jìn)行管理，會自動記錄檔案節(jié)約、轉(zhuǎn)遞以及歸檔等記錄。該系統(tǒng)功能分為兩類：一類是檔案業(yè)務(wù)、人事信息采集以及查詢輸出、統(tǒng)計(jì)分析融為一體。第二類通過計(jì)算機(jī)對人事檔案目錄進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)目錄管理的統(tǒng)一與規(guī)范。單機(jī)檔案管理是目前單位人事信息化管理中主要形式。

2.3 部門局域網(wǎng)系統(tǒng)。此類系統(tǒng)就是在本單位檔案部門建立局域網(wǎng)平臺，并借助計(jì)算機(jī)與數(shù)據(jù)管理，實(shí)現(xiàn)對人事檔案目錄信息的網(wǎng)絡(luò)化管理。此系統(tǒng)包括信息管理、檔案管理以及檔案變動等幾個部分。局域網(wǎng)應(yīng)用十分便捷，能夠達(dá)到良好的管理效果。比如，在該系統(tǒng)采用條形碼技術(shù)，能夠進(jìn)行檔案盤點(diǎn)，并保證人事檔案目錄信息的管理統(tǒng)一化與動態(tài)監(jiān)控。

2.4 人事檔案信息化在人事部門的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了人事基本信息的共享，同時也能夠自動實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的接收、移交以及借閱、傳遞等基本業(yè)務(wù)。另外，在獲取相關(guān)部門授權(quán)的基本前提下，人事部門可以快速實(shí)現(xiàn)對人事檔案信息的查閱。此系統(tǒng)的特點(diǎn)包括以下幾點(diǎn)：一是人事檔案基本信息與人事信息能夠保持一致，這大幅提高了檔案管理的質(zhì)量和效率；二是人事檔案管理成為了人事信息管理的一部分，這使得人事檔案歸檔更加容易，操作也更加便捷，這全面推動了人事工作效率。

3 人事檔案信息化建設(shè)存在的問題

雖然人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢顯著，并且在我國已經(jīng)初具規(guī)模，但是從科學(xué)化、規(guī)范化的角度來看，其建設(shè)水平還有待提高，財(cái)力、物力以及使用效果之間的差距比較明顯。就其原因，總結(jié)為以下幾點(diǎn)：

3.1 人事檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和總體規(guī)劃

從現(xiàn)階段人事檔案信息化建設(shè)的情況來看，一些單位領(lǐng)導(dǎo)并沒有明確信息化建設(shè)的重要性，沒有將檔案信息化建設(shè)上升到戰(zhàn)略高度，人事檔案信息化管理的重視程度并不高，導(dǎo)致人事檔案信息化管理缺乏領(lǐng)導(dǎo)支持，在落實(shí)上也更加困難，經(jīng)費(fèi)與政策投入都明顯不足，這樣一來，人事檔案信息化建設(shè)就無法得到徹底落實(shí)。

3.2 一些軟件在功能設(shè)置上存在缺陷

一些單位雖然落實(shí)了檔案信息化管理，并且也非常積極的開展建設(shè)工作，但是卻忽略相關(guān)軟件的建設(shè)與完善，功能設(shè)計(jì)過于隨意，存在很多隱性缺點(diǎn)。軟件售后服務(wù)不完善，后續(xù)開發(fā)與升級不夠及時，缺乏良好的數(shù)據(jù)遷移功能，進(jìn)而導(dǎo)致軟件壽命縮短，如此一來，人力、財(cái)力、物力都消耗嚴(yán)重，進(jìn)而影響了人事檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

3.3 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平低

由于人事檔案信息化建設(shè)尚無相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題多多，諸如數(shù)據(jù)著錄、數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫質(zhì)量等等都存在一定問題，影響了數(shù)據(jù)庫的查全率和查準(zhǔn)率。此外，一些人事部門的人事、考核、職稱評審、薪酬管理、人事檔案管理等科室都有各自的軟件，彼此互不兼容，數(shù)據(jù)庫通用性差，數(shù)據(jù)難以交換和共享，無法體現(xiàn)信息化技術(shù)的優(yōu)越性。

4 人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展的工作思路

4.1 以融入單位的總體規(guī)劃作為指導(dǎo)原則

人事檔案信息化建設(shè)不僅是本部門業(yè)務(wù)發(fā)展的要求，也是單位相關(guān)部門之間實(shí)現(xiàn)辦公自動化的要求。人事檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)和服務(wù)平臺的建設(shè)不能閉門造車，只有主動融入單位層面的信息化建設(shè)，才有利于部門內(nèi)部、部門之間的數(shù)據(jù)共享與傳遞，才有利于局網(wǎng)絡(luò)內(nèi)人事信息的綜合利用。同理，單位應(yīng)充分認(rèn)識到人事檔案信息化在單位信息化建設(shè)中的地位和作用，將其納入單位信息化建設(shè)的總體規(guī)劃之中。在人事檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)之時，單位應(yīng)考慮該系統(tǒng)與單位辦公自動化系統(tǒng)的對接問題。惟其如此，方可避免重復(fù)建設(shè)，從而節(jié)約大量人力、物力和財(cái)力。

4.2 以人事檔案信息資源建設(shè)作為基礎(chǔ)工作和核心任務(wù)

人事檔案信息化建設(shè)有很多工作要做，建設(shè)過程中會面臨種種困難，會受多種隱形因素的制約。在此情況下，我們既不可急于求成，亦不可無所作為，而應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌規(guī)劃，突出重點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，逐步推進(jìn)。具體措施是：將人事檔案信息資源作為人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，從而帶動人事檔案信息化建設(shè)整體提升。目前，我國各地辦公自動化系統(tǒng)正在建設(shè)之中，在此背景下，人事檔案信息資源建設(shè)應(yīng)分三步走。首先是建立人事信息數(shù)據(jù)庫和人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以滿足快速檢索的需要。同時要注意收集電子檔案材料，為數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫積累資源。第二步是將使用頻率高的檔案信息（干部履歷表、學(xué)歷學(xué)位材料、職稱申報(bào)表、干部任免表等）數(shù)字化，以提高檔案的利用率。第三步是在辦公自動化系統(tǒng)投入使用后，開展人事檔案信息的接收、存儲和提供利用的一體化建設(shè)，全面實(shí)施人事檔案信息化建設(shè)。

4.3 以建立和健全人事檔案信息安全保障體系作為決鍵環(huán)節(jié)

所謂先進(jìn)的技術(shù)手段，是指信息化系統(tǒng)開發(fā)過程中必須采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)、資格認(rèn)證技術(shù)等技術(shù)，以確保檔案信息傳輸和存儲的安全性。同時，在防范惡意侵入方面要嚴(yán)把軟件設(shè)計(jì)質(zhì)量關(guān)，通過先進(jìn)的軟件技術(shù)和可靠的軟件性能將各類風(fēng)險(xiǎn)降到最低程度。要在技術(shù)上使人事檔案部門的局域網(wǎng)與外網(wǎng)真正實(shí)行物理隔離。

所謂科學(xué)的規(guī)章制度，是指在人事檔案信息化建設(shè)中不能照搬傳統(tǒng)手工管理階段的制度，需要建立一套科學(xué)、規(guī)范、完善的規(guī)章制度來保證整個實(shí)施過程的安全。同時，還必須在人事檔案管理系統(tǒng)中建立嚴(yán)格的用戶管理機(jī)制，并合理分配用戶管理權(quán)限。

所謂嚴(yán)格的管理措施，是指在信息化建設(shè)的每個環(huán)節(jié)加強(qiáng)安全管理，實(shí)行安全責(zé)任制。在操作管理層面，必須及時有效地對數(shù)據(jù)予以備份和維護(hù)。此外，要加強(qiáng)對人事檔案管理工作人員的宣傳和教育，使其在意識上對人事檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保密性和安全性引起足夠重視，從源頭上杜絕安全隱患。

4.4 以建立一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍作為人才保障

人才建設(shè)是人事檔案信息化建設(shè)的成功之本。人事檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，一靠培養(yǎng)，二靠引進(jìn)。傳統(tǒng)的單一的知識結(jié)構(gòu)已不能滿足人事檔案信息化建設(shè)的需要，因此，應(yīng)積極支持現(xiàn)有檔案管理人員參加必要的信息技術(shù)培訓(xùn)，切實(shí)提高其現(xiàn)代化管理、信息技術(shù)和信息服務(wù)方面的素質(zhì)和能力。要引進(jìn)急需的信息技術(shù)和信息化應(yīng)用的專業(yè)人才，以其系統(tǒng)的專業(yè)知識為人事檔案管理軟件的研發(fā)提供技術(shù)保障，有效改變檔案管理人員在信息化管理中的薄弱環(huán)節(jié)。

結(jié)束語

本文首先明確了檔案信息化管理建設(shè)的優(yōu)勢，并提出了目前建設(shè)中存在的相關(guān)問題，并有針對性的提出了完善對策，通過本文的分析，希望能夠?yàn)槲覈鴻n案信息化建設(shè)發(fā)展有所助力。

參考文獻(xiàn)

[1]瞿曉菁.芻議企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效途徑[J].中國管理信息化，2012（22）.

[2]劉隆佳.檔案信息化管理建設(shè)[J].機(jī)械管理開發(fā)，2012（05）.

[3]涂嬌麗.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（15）.

[4]陳麗.如何發(fā)揮辦公室檔案信息資源的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（05）.