EXCEL中單元格的樣式故障疑難解析

劉培元

摘要：探討excel電子表格復(fù)制失敗的原因。反復(fù)試驗(yàn)，探究真相：?jiǎn)卧駱邮竭^(guò)多造成電子表格無(wú)法復(fù)制。運(yùn)用宏的方法刪除過(guò)多的樣式，排除故障。

關(guān)鍵詞： excel；單元格樣式；刪除；復(fù)制

中圖分類號(hào)：TP37 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2016）32-0243-02

筆者原來(lái)使用的是excel2003，由于工作需要，常常在不同的excel文件之間復(fù)制粘貼數(shù)據(jù)。后來(lái)，office2003辦公系統(tǒng)升級(jí)到office2007。基于軟件產(chǎn)品均有向后兼容的特點(diǎn)，我們能夠使用excel2007辦公軟件打開(kāi)excel2003格式的文件。

在使用現(xiàn)有的EXCEL2007辦公軟件編輯原有的excel2003格式的文件時(shí)，會(huì)有復(fù)制失敗的情況發(fā)生，令人困惑。

1 什么是單元格樣式

單元格樣式是excel中一組已定義的格式特性組合。比如字體、字號(hào)、數(shù)字格式、單元格邊框以及單元格底紋，等等。

這些格式特性組合可以使用可鎖定單元格的單元格樣式，防止其他人對(duì)特定單元格進(jìn)行更改。Office Excel 2007 包含若干內(nèi)置單元格樣式，可以應(yīng)用或修改這些樣式。還可以修改或重制單元格樣式以創(chuàng)建自己的自定義單元格樣式。

2 單元格樣式的使用

單元格樣式是基于整個(gè)工作簿的文檔主題的應(yīng)用。當(dāng)您切換到另一主題時(shí)，excel2007將自動(dòng)對(duì)單元格樣式進(jìn)行更新以匹配新主題。

實(shí)際上，我們可以把單元格樣式理解為“預(yù)先定制”的格式集合，在應(yīng)用這個(gè)樣式時(shí)，相當(dāng)于“批處理” 預(yù)先定制的格式集合。從而達(dá)到統(tǒng)一，高效，快捷地排版的目的。

3 出現(xiàn)故障的原因

為什么用戶在使用excel2007打開(kāi)excel2003文件時(shí)，會(huì)出現(xiàn)提示：“不同的單元格格式太多”，粘貼失敗。見(jiàn)圖1：不同的單元格格式太多。

圖1 不同的單元格格式太多

我們通過(guò)故障再現(xiàn)，反復(fù)試驗(yàn)，終于發(fā)現(xiàn)，用戶在不同的excel文件間復(fù)制粘貼數(shù)據(jù)時(shí)，單元格樣式也一起復(fù)制了。這就會(huì)導(dǎo)致excel文件的樣式一直在增加，當(dāng)達(dá)到一定程度時(shí)，excel不能保存更多的樣式，那么復(fù)制就會(huì)失敗?？傊簾o(wú)效樣式過(guò)多，就產(chǎn)生了這種復(fù)制失敗的現(xiàn)象。

4 修復(fù)故障

思路：測(cè)試本工作薄中有多少個(gè)樣式，分別是哪些樣式，然后刪除沒(méi)有使用價(jià)值的樣式。

1）顯示工作薄中的單元格樣式數(shù)量

Sub 使用宏顯示活動(dòng)工作薄中單元格樣式的數(shù)量（）

dim a

a=activeworkbook.styles.count '活動(dòng)工作薄中共有多少個(gè)樣式

msgbox（a） '以對(duì)話框的形式顯示樣式個(gè)數(shù)

End Sub

運(yùn)行結(jié)果見(jiàn)圖2：?jiǎn)卧駱邮降臄?shù)量

圖2 單元格樣式的數(shù)量

2）查看活動(dòng)工作薄中有哪些樣式。

方法一：利用菜單欄。單擊"開(kāi)始"—"單元格樣式"，在彈出的列表框中列出該活動(dòng)工作薄中全部的單元格樣式。見(jiàn)圖3：?jiǎn)卧駱邮搅斜怼?/p>

圖3 單元格樣式列表

方法二：使用宏。將活動(dòng)工作薄中的樣式輸出到d：＼allstyles.txt文本文件中，然后打開(kāi)該文本文件任意查看這些樣式。

操作步驟：第1步：?jiǎn)螕?開(kāi)發(fā)工具"—"宏"，在宏名文本框中輸入新創(chuàng)建的宏的名稱：“顯示所有宏名”，單擊“新建”按鈕。見(jiàn)圖4：宏對(duì)話框。

圖4 宏對(duì)話框

第2步：在彈出的窗口中輸入代碼。

Sub 顯示所有宏名（）

Dim k， i

Open "d：＼allstyles.txt" For Output As #1

k = ActiveWorkbook.Styles.Count

For i = 1 To k Step 1

Print #1， ActiveWorkbook.Styles（i）.Name

Next i

End Sub

第3步：?jiǎn)螕簟氨４妗卑粹o，然后執(zhí)行。這樣本活動(dòng)工作薄中的所有樣式均輸出到d：＼allstyles.txt文本文件中了。我們可以打開(kāi)d：＼allstyles.txt文件，仔細(xì)查看這些樣式。

3）刪除樣式。通常情況下，保留normal，刪除其他樣式。

方法一：一個(gè)個(gè)地刪除。

操作步驟：第1步：?jiǎn)螕簟伴_(kāi)始”菜單—“單元格樣式”按鈕下方的三角形，彈出單元格樣式對(duì)話框。見(jiàn)圖5：?jiǎn)卧駱邮健?/p>

圖5 單元格樣式

第3步：右擊某個(gè)樣式，在彈出的快捷菜單中，選擇刪除。

重復(fù)以上步驟，刪除沒(méi)有使用價(jià)值的樣式。在實(shí)際操作中，往往由于工作簿中的自定義單元格樣式非常多，手動(dòng)逐一操作顯得不太可能。

方法二：使用宏

操作步驟：第1步：按Alt+F8，彈出“宏”對(duì)話框，在宏名文本框中，輸入宏名：“使用宏批量刪除所有非normal的樣式”，單擊“創(chuàng)建”按鈕。見(jiàn)圖6：宏窗口。

圖6 宏窗口

第2步：輸入代碼。

Sub 使用宏批量刪除所有非normal的樣式（）

dim a，i

EX：

a=activeworkbook.styles.count

msgbox（a）

For i = 1 To activeworkbook.styles.count

On Error Resume Next

if ActiveWorkbook.Styles（i）.name <>"normal" then ActiveWorkbook.Styles（i）.Delete

Next i

If ActiveWorkbook.Styles.Count > 2 Then GoTo EX

End Sub

第3步：?jiǎn)螕簟氨４妗卑粹o，然后執(zhí)行。這樣本活動(dòng)工作薄中的僅保留normal樣式，其他樣式均已經(jīng)刪除了。

5 拓展應(yīng)用

故障描述：在使用excel2007打開(kāi)excel2003格式的文件時(shí)，修改字體、字號(hào)等等格式，然后保存，再打開(kāi)，發(fā)現(xiàn)還是原樣，也就是說(shuō)格式保存不了。

故障原因：?jiǎn)卧駱邮竭^(guò)多。

修復(fù)故障：同上，即刪除該文件中多余的單元格樣式，就可以保存單元格樣式啦。

參考文獻(xiàn)：

[1] Excel Home.Excel 2010應(yīng)用大全[M].人民郵電出版社，2011：166-176.

[2] 羅剛君.Excel VBA程序開(kāi)發(fā)自學(xué)寶典[M].3版.電子工業(yè)出版社，2014：5-25.