淺談企業(yè)合同示范文本管理和實(shí)踐應(yīng)用

俞秀紅

摘 要：隨著市場經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，越來越多企業(yè)為提高合同管理質(zhì)量采用示范文本管理模式。合同示范文本歷經(jīng)三個階段的發(fā)展，具有不同的分類和特征，在企業(yè)實(shí)踐應(yīng)用的過程中存在著優(yōu)勢，但也有相應(yīng)注意要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：合同管理質(zhì)量；示范文本；主要要點(diǎn)

一、序言

合同示范文本是由國家工商行政部門、行業(yè)協(xié)會或企業(yè)根據(jù)法律、法規(guī)和政策規(guī)定，經(jīng)過長期實(shí)踐制訂的，具有規(guī)范性、指導(dǎo)性或強(qiáng)制性的合同文本格式。它主要包括合同格式條款、樣式、計(jì)價(jià)公式及固定的附件等。合同示范文本的應(yīng)用對企業(yè)加強(qiáng)合同管理、提高簽約質(zhì)量發(fā)揮了重要作用。如今，我國已經(jīng)有越來越多的行業(yè)根據(jù)實(shí)際制訂了合同示范文本，買賣、租賃、建筑工程、供用電、保險(xiǎn)、技術(shù)研究等行業(yè)都制訂并力推各類合同示范文本的使用，在某些行業(yè)合同示范文本的使用與否甚至影響到是否能享受到相關(guān)優(yōu)惠政策。國家對合同示范文本的重視程度可見一斑。本文中，筆者根據(jù)長期企業(yè)合同管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，闡述合同示范文本的管理流程，并介紹其在合同管理工作中所起的作用，并指出需注意的要點(diǎn)和建議改進(jìn)事項(xiàng)。

二、合同示范文本的發(fā)展歷程

1982年7月1日，《中華人民共和國經(jīng)濟(jì)合同法》實(shí)施后，為規(guī)范合同文本形式，首次提出了合同示范文本的概念，至今主要?dú)v經(jīng)了三個發(fā)展階段：

（一）需求激增，民間自發(fā)制訂合同示范文本階段

上世紀(jì)80年代末，正值深化改革、對外開放的高峰時(shí)期，市場經(jīng)濟(jì)體制不斷完善，企業(yè)之間以及企業(yè)對外商簽訂合同體量激增，合同糾紛也頻繁出現(xiàn)。當(dāng)時(shí)，許多合同簽訂當(dāng)事人缺乏經(jīng)濟(jì)、法律等相關(guān)知識，導(dǎo)致簽訂的合同出現(xiàn)缺款少項(xiàng)的問題，嚴(yán)重的甚至被合同相對方惡意欺詐，給合同履約帶來極大的隱患。為解決這些問題，某些行業(yè)協(xié)會、特大型企業(yè)等根據(jù)《經(jīng)濟(jì)合同法》的規(guī)定，結(jié)合自身實(shí)際，將本行業(yè)或單位發(fā)生頻次較高的業(yè)務(wù)做成相對固化的合同文本樣式，供本行業(yè)或本企業(yè)參考使用，這樣至少能達(dá)到合同不遺漏條款、格式相對規(guī)范、內(nèi)容基本合格的要求，合同當(dāng)事人使用起來也比較方便，提高了簽約質(zhì)量。

（二）政府規(guī)范，相關(guān)政策相繼出臺階段

上世紀(jì)90年代，政府相關(guān)部門注意到各行業(yè)、企業(yè)自發(fā)制訂合同示范文本的現(xiàn)象，為進(jìn)一步規(guī)范合同示范文本各項(xiàng)管理行為，適應(yīng)改革開放經(jīng)濟(jì)形勢要求。國務(wù)院辦公廳國辦發(fā)【1990】13號文件規(guī)定，在全國推行經(jīng)濟(jì)合同示范文本制度，1990年8月20日，國家工商局又下發(fā)《經(jīng)濟(jì)合同示范文本管理辦法》。各省市相繼采取一系列措施，積極推行合同示范文本。上海工商局于2003年制訂頒布《上海市合同示范文本備案辦法（試行）》。政府各項(xiàng)規(guī)定對行業(yè)、企業(yè)實(shí)行合同示范文本制度，貫徹執(zhí)行《經(jīng)濟(jì)合同法》，提高合同簽約和履約率起到了重要作用。

（三）經(jīng)濟(jì)形勢變化，文本不斷修訂完善階段

進(jìn)入20世紀(jì)，立法高峰的到來，仲裁法、擔(dān)保法、物權(quán)法等一系列新法律法規(guī)的制訂和頒布。另外，市場經(jīng)濟(jì)體制也進(jìn)入調(diào)整期，合同示范文本也不斷需要修訂和完善，以適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要。隨著新合同法頒布和實(shí)施，國家工商行政管理部門又組織制訂和修改了16類73種合同示范文本。對規(guī)范合同當(dāng)事人的簽約行為和經(jīng)營行為，保護(hù)其自身的合法權(quán)益，健全社會主義法制，起到了積極作用。

三、合同示范文本管理基本流程

（一）合同示范文本的分類及特征

1.合同示范文本的分類

合同示范文本可以根據(jù)合同類型、頒布時(shí)間順序等進(jìn)行分類，但筆者根據(jù)企業(yè)合同管理經(jīng)驗(yàn)及本文研究的重點(diǎn)將其分為以下三類：

（1）行業(yè)指定合同示范文本。行業(yè)指定的合同示范文本廣泛存在于建筑工程（包括不限于設(shè)計(jì)勘察施工監(jiān)理）、技術(shù)開發(fā)、人壽保險(xiǎn)、金融擔(dān)保、融資租賃和水電氣的供用等方面，這些合同示范文本經(jīng)過行業(yè)內(nèi)各類企業(yè)的錘煉，其合法合規(guī)性毋庸置疑，但相對的，這些文本條款的更改余地較小，有的甚至完全無法更改。另外上述許多合同示范文本是由政府相關(guān)職能管理部門制訂發(fā)布，強(qiáng)制推行，并實(shí)行登記備案制度，企業(yè)使用這些示范文本可以享受退免稅或政務(wù)手續(xù)簡化等優(yōu)惠措施。

（2）泛用型合同示范文本。泛用型合同示范文本是指企業(yè)根據(jù)自身經(jīng)營實(shí)際情況，為提高合同管理效率，針對發(fā)生頻次高、風(fēng)險(xiǎn)相對可控的業(yè)務(wù)制訂的合同示范文本。高質(zhì)量的企業(yè)泛用型合同示范文本應(yīng)該是相關(guān)業(yè)務(wù)法律法規(guī)、商務(wù)、財(cái)務(wù)和專業(yè)技術(shù)等條款的相互支撐和有機(jī)結(jié)合。絕不是從網(wǎng)上隨意下載使用，或聘請律所閉門造車形成的一套中看不中用的文本。

企業(yè)泛用型合同示范文本應(yīng)該在收集和整理相關(guān)行業(yè)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)合同范本的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)實(shí)踐，并在總結(jié)參考企業(yè)已經(jīng)執(zhí)行同類型合同基礎(chǔ)上，提煉、歸納出的各類合同要點(diǎn)，并逐步合同模板。這類合同示范文本的管理實(shí)踐是本文討論的重點(diǎn)。

（3）專業(yè)型合同示范文本。在合同管理實(shí)踐工作中，除上述兩類合同示范模板外，還有一類專業(yè)型合同示范文本。以筆者所在的航空制造業(yè)來說，波音空客等航空制造業(yè)巨頭對需轉(zhuǎn)包的工作包內(nèi)容有著專門的合同示范文本（指定商務(wù)條款加若干工作描述附件），飛機(jī)機(jī)體大部件工作包項(xiàng)目也有相對固定的合同模板。這類文本除了一般的合同條款外，還包含的項(xiàng)目專用的質(zhì)量、技術(shù)、讓步等條款，使用頻次比泛用型合同示范文本要低很多，條款針對面狹小，可修改程度低。合同談判中占強(qiáng)勢的一方經(jīng)常采用此類示范文本來維護(hù)自身利益。

2.合同示范文本的特征

一般而言，企業(yè)制訂的合同示范文本具有系統(tǒng)性、規(guī)范性、相對權(quán)威性和實(shí)用性等特征。

（1）系統(tǒng)性是指企業(yè)的合同示范文本是一個完整的體系，而不是零散的、隨意的一些合同模板簡單拼湊組成。舉個例子，企業(yè)可以按合同類型制訂合同示范文本，下設(shè)采購類、承攬類、技術(shù)類、建設(shè)工程類、委托類等各類合同示范文本，而每個大類下可按業(yè)務(wù)實(shí)際需要設(shè)置各類文本，例如采購類可以分為國內(nèi)采購類、國外采購類、一般貨架產(chǎn)品采購類、設(shè)備裝置采購類等合同示范文本，另外對一些專業(yè)型較強(qiáng)的業(yè)務(wù)，根據(jù)項(xiàng)目子業(yè)務(wù)設(shè)置不同類合同模板，例如建設(shè)工程類可以下設(shè)設(shè)計(jì)勘測類、總包施工類、施工監(jiān)理類等合同示范文本。

（2）規(guī)范性是指企業(yè)在制訂合同示范文本時(shí)，文本的內(nèi)容應(yīng)與現(xiàn)行的法律規(guī)定，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定相匹配，不能超越上述規(guī)定，必要時(shí)可以增加示范文本使用說明來規(guī)范業(yè)務(wù)經(jīng)辦人使用文本。例如某示范文本中付款條款中預(yù)付款比例是根據(jù)業(yè)務(wù)談判具體設(shè)置的，但企業(yè)財(cái)務(wù)部門規(guī)定：一般采購類產(chǎn)品預(yù)付款比例不得超過合同總價(jià)的30%，設(shè)備類采購產(chǎn)品預(yù)付款款比例不得超過合同總價(jià)的20%。這就需要具體說明，提示合同經(jīng)辦人正確使用合同示范文本。

（3）相對權(quán)威性是指企業(yè)合同示范文本應(yīng)該是由企業(yè)合同管理部門制訂并公布，其他部門無權(quán)擅自制訂或大幅度更改合同示范文本，如業(yè)務(wù)部門確有需要制訂新的示范文本或在示范文本中增加相應(yīng)內(nèi)容，需經(jīng)合同管理部門認(rèn)可后發(fā)布實(shí)施。

（4）實(shí)用性是指各類合同示范文本應(yīng)該是充分考慮企業(yè)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，遵守法律法規(guī)，參考行業(yè)眾多合同文本精華制訂。必須泛用型廣，可操作性強(qiáng)，易于使用，有利于提高企業(yè)合同管理整體質(zhì)量。

（二）合同示范文本管理體系

1.合同示范文本相關(guān)管理部門

一般而言，合同示范文本相關(guān)管理部門與企業(yè)合同管理體系的相關(guān)職能部門一致。合同管理部門作為示范文本的歸口管理部門，負(fù)責(zé)制訂相關(guān)管理制度，頒布、解釋和修訂各類示范文本，并負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門在使用示范文本中發(fā)生的各類問題，對示范文本進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督，法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同文本的合法性、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)文本中付款方式、付款進(jìn)度等財(cái)務(wù)條款設(shè)置、技術(shù)質(zhì)量部門負(fù)責(zé)質(zhì)量要求、質(zhì)保期、技術(shù)條件等條款的制訂。當(dāng)然，這些文本最終的用戶是各業(yè)務(wù)部門。

2.合同示范文本的應(yīng)用范圍

企業(yè)制訂合同示范文本就是為了提高合同管理整體質(zhì)量，所以合同示范文本應(yīng)包含企業(yè)絕大部分的業(yè)務(wù)范圍。當(dāng)然，上文提到的行業(yè)制訂和專業(yè)型合同示范文本也應(yīng)該納入企業(yè)合同示范文本管理體系，只不過對這些文本的管理方法相對單一，另外建冊管理即可。

3.合同示范文本的修訂和增減

業(yè)務(wù)部門作為合同文本的使用部門，不只是被動使用文本，管理職能部門對合同示范文本也有著不斷更新的需求。另外，隨著新法律法規(guī)的制訂和辦法，行業(yè)規(guī)定發(fā)生較大變化或項(xiàng)目確有特殊需要，示范文本與實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生較大沖突，需修訂，新增時(shí)，業(yè)務(wù)部門或管理職能部門可以向合同管理部門提出需求，經(jīng)合同管理部門綜合評估、與相關(guān)部門協(xié)調(diào)后決定是否對示范文本進(jìn)行升版。

四、示范文本在企業(yè)合同管理實(shí)踐中的應(yīng)用

（一）整體提升企業(yè)合同文本簽訂質(zhì)量

這是企業(yè)實(shí)施合同示范文本的管理最重要的理由之一，統(tǒng)一、規(guī)范的文本對合同履約質(zhì)量提供保障。以筆者的經(jīng)驗(yàn)，有些企業(yè)在未實(shí)施合同示范文本管理前，合同文本紛繁復(fù)雜，各式各樣。甚至采購?fù)惍a(chǎn)品的采購合同，有的洋洋灑灑幾十頁、有的是簡單的一紙合同、有的從網(wǎng)上下載現(xiàn)成的合同模板手工填寫?？傊瑹o序的合同文本給企業(yè)合同簽訂、履約帶來極大風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)閺纳埔獾暮贤淖皱e誤到惡意的條款欺詐就是就產(chǎn)生于不統(tǒng)一的合同文本。

（二）提高合同審批效率

合同審批是企業(yè)合同管理的重要環(huán)節(jié)之一。使用統(tǒng)一規(guī)范合同示范文本可以極大提高審批效率。這是因?yàn)槿绻麡I(yè)務(wù)經(jīng)辦人使用示范文本起草合同的話，如果對規(guī)范性條款沒有改動，那么這些條款就無需審核，審核人員只需將精力放在文本中可變條款或與合同對方談判達(dá)成一致的條款上，提高合同審批的效率和質(zhì)量。

（三）示范文本的信息化系統(tǒng)內(nèi)嵌和管理

隨著合同信息化水平的進(jìn)一步提高，越來越多的企業(yè)開始使用信息化系統(tǒng)來進(jìn)行合同的各項(xiàng)管理工作。如果合同文本的起草也在系統(tǒng)中進(jìn)行的話，完全可以將合同示范文本內(nèi)嵌至系統(tǒng)中。這樣既可以省去合同經(jīng)辦人手動起草合同的步驟，減少差錯率，又半強(qiáng)制地推行了示范文本的使用，三可以提高合同審批質(zhì)量，可謂一石三鳥。

示范文本系統(tǒng)內(nèi)嵌的好處是不少，當(dāng)然具體實(shí)施工作還是有許多方面需要注意。首先，上文所述的行業(yè)指定、專業(yè)型示范文本和泛用型示范文本在系統(tǒng)中應(yīng)采用不同的調(diào)用方法，前者因?yàn)橐顚懙膬?nèi)容較多且專業(yè)，應(yīng)該讓業(yè)務(wù)部門下載填寫后上傳，后者改動內(nèi)容相對較小，可以在系統(tǒng)上直接填寫相應(yīng)條款，由系統(tǒng)自動生成合同文本。其次，合同條款的可修改程度應(yīng)設(shè)置一定權(quán)限，條款是否必填，條款是否可改，改動的范圍是多少。如上文舉的例子，財(cái)務(wù)部門要求一般采購類產(chǎn)品預(yù)付款不得超過合同總價(jià)的20%，那么經(jīng)辦人在調(diào)用此類模板起草合同時(shí)，如果在預(yù)付款比例中填寫的數(shù)字超過20%，則系統(tǒng)報(bào)錯，并提示經(jīng)辦人正確的改動范圍。最后就是合同文本起草系統(tǒng)留痕問題，實(shí)踐工作中筆者發(fā)現(xiàn)，合同經(jīng)辦人有時(shí)會有意無意對示范文本中某些格式條款進(jìn)行改動，而合同審核人員專注于本部門審核職責(zé)，往往對此類改動難以察覺，甚至在合同簽訂時(shí)也難以察覺，雖然問題微小，但會給企業(yè)帶來極大風(fēng)險(xiǎn)，就要求系統(tǒng)在合同起草時(shí)記錄所有經(jīng)辦人對示范文本修改的記錄，供合同審核人員在審核過程中調(diào)閱，堅(jiān)決杜絕上述問題。

另外，示范文本在合同管理系統(tǒng)中還有建庫、維護(hù)和更新等工作，這是合同管理系統(tǒng)構(gòu)建方面的內(nèi)容，本文不具體展開。

五、實(shí)踐中應(yīng)注意的問題和建議

盡管示范文本在企業(yè)合同管理工作發(fā)揮著越來越重要的作用，但是示范文本的使用還是存在一定問題，企業(yè)在進(jìn)行合同管理工作中應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：

（一）示范文本適用范圍和法律效力的存在局限性

盡管企業(yè)在制訂合同示范文本時(shí)考慮周全，力求盡善盡美，示范文本只能對各業(yè)務(wù)領(lǐng)域存在的普遍問題加以規(guī)定，不可能完全考慮每個具體個案的情況，這樣就造成示范文本對某些業(yè)務(wù)鞭長莫及的情況。另外，即使是國家機(jī)關(guān)、行業(yè)協(xié)會發(fā)布的合同示范文本并不屬于法律體系的一部分，本身不具有強(qiáng)制效力。合同談判中，強(qiáng)勢方經(jīng)常以此文本僅僅是起示范作用為由，拒絕采用企業(yè)示范文本。這是由企業(yè)業(yè)務(wù)的多樣復(fù)雜性和合同示范文本本身的局限性所致，所以遇到上述情況，只能因地制宜，加強(qiáng)合同雙方的溝通和協(xié)調(diào)，對是否采用示范文本采取靈活的取舍。

（二）示范文本具有“保質(zhì)期”

制訂任何合同示范文本都不可能一勞永逸，法律法規(guī)、技術(shù)質(zhì)量條件、行業(yè)規(guī)則的變化時(shí)刻影響示范文本相應(yīng)條款，另外文本在企業(yè)實(shí)際應(yīng)用過程中也會發(fā)生各式各樣的問題。以筆者的經(jīng)驗(yàn)，每隔一年應(yīng)對所有合同示范文本進(jìn)行評估、更新和改進(jìn)，當(dāng)然這還不包括某些文本緊急、臨時(shí)性的改動。

（三）示范文本的安全性

安全性就是本文在文本的信息化系統(tǒng)內(nèi)嵌中提到的第三個問題，為了防止當(dāng)事人對合同文本擅自改動，避免隨之引起的風(fēng)險(xiǎn)和麻煩，除了采用系統(tǒng)技術(shù)手段之外，各級合同審批人員，特別是合同簽訂最后一道關(guān)卡—用印人員一定要對合同文本進(jìn)行全面校對，確保合同內(nèi)容正確無誤。

六、結(jié)束語

示范文本的應(yīng)用能給企業(yè)合同管理工作帶來益處，它可以提升合同簽約質(zhì)量、提高審批效率、降低履約風(fēng)險(xiǎn)，但在實(shí)踐過程中，還存著缺乏法律約束力、適用范圍不全等問題。此外，如何對文本進(jìn)行實(shí)時(shí)更新也是擺在企業(yè)合同管理人員面前的課題。但是毋庸置疑的是，使用和推行合同示范文本，已經(jīng)使企業(yè)的合同規(guī)范管理的道路上邁進(jìn)了一大步。

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