基于生命周期的商業(yè)秘密文檔管理

錢磊++江敏

摘要：為保護企業(yè)商業(yè)秘密，加強商業(yè)秘密文件管理，提出了基于生命周期的商業(yè)秘密文檔管理方法。建立打印、刻錄、復(fù)印/復(fù)制、移交、外發(fā)、歸檔、銷毀等階段的管理模型。同時，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合“電子文檔打印刻錄審批系統(tǒng)”，擴展移交、外發(fā)、歸檔等文件管理階段，實現(xiàn)一個商業(yè)秘密文件生命周期管理系統(tǒng)，加強企業(yè)商業(yè)秘密管理。

關(guān)鍵詞：商業(yè)秘密；文檔；生命周期

中圖分類號：TP309.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）32-0071-02

商業(yè)秘密是企業(yè)財產(chǎn)權(quán)的重要組成部分之一，對企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。近年來，隨著市場經(jīng)濟的深入發(fā)展和現(xiàn)代計算機信息技術(shù)的逐步普及，侵犯企業(yè)商業(yè)秘密的事件呈逐步上升趨勢。因此，加強企業(yè)自身的商業(yè)秘密保密意識，建立健全商業(yè)秘密的管理機制，完善商業(yè)秘密保護體系逐步提高到企業(yè)管理日程。

在企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中，商業(yè)秘密總是借助各種外在的介質(zhì)表現(xiàn)出來，大量的商業(yè)秘密存在于企業(yè)的文件之中。因此，企業(yè)文件的管理工作與保護商業(yè)秘密密切相關(guān)，要加強企業(yè)商業(yè)秘密的保護，就必須做好企業(yè)商業(yè)文件的管理和控制工作。

本文在企業(yè)打印刻錄管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，推行商業(yè)秘密文件管理工作，大幅度提高文件管理對應(yīng)率，規(guī)范相關(guān)管理流程，基本實現(xiàn)了商業(yè)秘密的全生命周期管理。

1 文件生命周期管理概述

圖1 商業(yè)秘密文件生命周期

文件生命周期理論是指從文件產(chǎn)生階段到最終銷毀或永久保存的一個生命運動的過程[1]。在這個生才命運動過程中，需要描述文件的屬性、作用以及狀態(tài)變化情況。同時，研究各個狀態(tài)階段和管理者之間存在的關(guān)系，控制管理要素，這樣才能做到對文件整個生命周期的有效控制。

文件生命周期應(yīng)該是一個不可分割的整體，包括從文件的生成一直到文件壽命的結(jié)束[1]。本文中文件生命周期包括：打印、刻錄、復(fù)印/復(fù)制、移交、外發(fā)、歸檔、銷毀等，如圖1所示。按照文件產(chǎn)生、使用、結(jié)束等生命過程劃分，將整個文件生命周期分為三個不同的階段，第一個階段時文件的生成，在這個階段關(guān)注文件的唯一標識；然后再到文件的投入使用，在這個階段關(guān)注文件的狀態(tài)；最后到文件銷毀或永久保存，在這個階段關(guān)注文件的回執(zhí)管理。在文件周期運動變化的過程中，依據(jù)文件的服務(wù)對象、保存場所以及對文件的管理方式的變化，判斷文件屬于哪個生命階段以及對英的管理方式，如表1所示。

表1 文件生命周期管理對照表

[文件生命周期與階段＼&文件形式＼&管理方式＼&打?。ǖ谝浑A段）＼&紙質(zhì)＼&審批，二維碼標識，日志審計，保存地點要求＼&刻錄（第一階段）＼&電子＼&審批，二維碼標識，日志審計，保存地點要求＼&復(fù)印/復(fù)制（第二階段）＼&紙質(zhì)、電子＼&審批，二維碼標識，日志審計＼&移交（第二階段）＼&紙質(zhì)、電子＼&移交確認，日志審計，保存地點要求＼&歸檔（第三階段）＼&紙質(zhì)、電子＼&審批，日志審計，檔案管理要求＼&外發(fā)（第三階段）＼&紙質(zhì)、電子＼&審批，回執(zhí)單管理，日志審計＼&銷毀（第三階段）＼&紙質(zhì)、電子＼&審批，回執(zhí)單管理，日志審計＼&]

在上述整個文件生命周期過程中，企業(yè)商業(yè)秘密一般存在形式有兩種：一種是以紙質(zhì)形式存在，另一種是以電子化的形式存在。這兩種形式文件均通過唯一標識的二維碼在整個生命周期中進行定位，二維碼信息包括時間、部門、辦理人員等流程信息。

2 系統(tǒng)實現(xiàn)

基于上述文件生命周期模型中，本文通過傳統(tǒng)的電子文檔打印刻錄審批系統(tǒng)實現(xiàn)一套商業(yè)秘密文件生命周期管理系統(tǒng)。

傳統(tǒng)的電子文檔打印刻錄審批系統(tǒng)旨在解決電子文檔的打印刻錄技術(shù)問題。系統(tǒng)是由服務(wù)器、WEB管理平臺、打印輸出端、刻錄輸出端、復(fù)印輸出端和客戶端六部分組成，可以在單位局域網(wǎng)服務(wù)器機房內(nèi)安裝服務(wù)器，其中包括服務(wù)器、WEB管理平臺和SQL 2005數(shù)據(jù)庫。在用戶使用的計算機上安裝客戶端，通過創(chuàng)建和配置用戶權(quán)限分配和制定審計級別和人員，部署如圖2所示。

該系統(tǒng)采用打印、刻錄的管理技術(shù)，實現(xiàn)了對商業(yè)秘密文檔、信息在打印、刻錄工作中申請、審批、輸出、回收全生命過程的監(jiān)控和管理，并且形成了完備的打印、刻錄、操作等日志記錄，實現(xiàn)了審批流管理，密級管理，二維碼標識管理，審計管理等管理要素，如圖3。

但是，由于該系統(tǒng)側(cè)重于文件第一階段控制，但對第二、三階段控制薄弱，尤其不能對后續(xù)情況進行跟蹤。需要擴展管理移交、歸檔、外發(fā)、銷毀等階段，才能夠滿足文件生命周期管理要求。

2.1 移交管理

移交階段是在文件打印或刻錄階段后，由于業(yè)務(wù)需求，由文件原責(zé)任人發(fā)起申請，經(jīng)接收人確認，文件責(zé)任人發(fā)生變化的過程。

如圖4所示，文件經(jīng)理第一階段后都有了唯一身份信息，便于跟蹤、追溯，也便于提交在線的移交記錄，即移交人打開 “載體中心”，在“在用中”模塊中當(dāng)前本人保管的涉密載體，選中待移交的涉密載體后提交移交申請，選擇接收人，填寫移交理由，經(jīng)接收人確認，載體的歸屬關(guān)系即發(fā)生變更，形成移交狀態(tài)，生成移交記錄。移交時，移交人和接收人要確保文件和信息一致。

2.2 歸檔管理

歸檔階段是在文件打印或刻錄階段后，由于業(yè)務(wù)需求，由文件責(zé)任人發(fā)起申請，經(jīng)相關(guān)審批后，由檔案管理員納入檔案管理體系。

如圖5所示，歸檔階段同樣以二維碼標識為文件身份信息，利用“電子文檔打印刻錄審批系統(tǒng)”審批流，形成獨立的歸檔審批流程。之后按照檔案管理辦法，對此份文件進行管理。歸檔時，檔案管理員要確保文件和系統(tǒng)信息保持一致。

2.3 外發(fā)管理

外發(fā)階段是在文件打印或刻錄階段后，由于業(yè)務(wù)需求，需要將文件提交外部單位或個人的過程。

如圖6所示，申請人打開“載體中心”，在“在用中”模塊選擇需要外發(fā)的文件，提交外發(fā)申請，經(jīng)“電子文檔打印刻錄審批系統(tǒng)”審批流審批通過后，打印外發(fā)回執(zhí)文件，執(zhí)行外發(fā)操作。其中，外發(fā)回執(zhí)文件需對方簽字確認。外發(fā)完成后，將回執(zhí)文件上傳，修改文件狀態(tài)，結(jié)束外發(fā)流程。外發(fā)時，要確?；貓?zhí)單和系統(tǒng)信息保持一致。

2.4銷毀管理

銷毀階段是在文件打印或刻錄階段后，由于業(yè)務(wù)不再使用，需要將文件統(tǒng)一銷毀過程。

如圖7所示，申請人打開“載體中心”，在“在用中”模塊選擇需要銷毀的文件，提交銷毀申請，經(jīng)“電子文檔打印刻錄審批系統(tǒng)”審批流審批通過后，打印回執(zhí)文件，執(zhí)行銷毀操作。其中，銷毀回執(zhí)文件需對方簽字確認。

3 結(jié)束語

本文在“電子文檔打印刻錄審批系統(tǒng)”的基礎(chǔ)上，擴展移交、歸檔、外發(fā)、銷毀等管理階段，形成了一套獨立的文件生命周期管理，包括：唯一標識管理文件，規(guī)范各階段的管理流程，登記文件狀態(tài)變化記錄，提高了文件管理對應(yīng)率，可以供管理人員定位文件責(zé)任人和文件狀態(tài)，增強了企業(yè)商業(yè)秘密保密保護。

參考文獻：

[1] 叢巧克.基于文件生命周期理論的石油工程前期文件控制的效率與質(zhì)量研究[J]. 中國石油和化工標準與質(zhì)量， 2016， 36（11）：24-25.

[2] 任玖濤.一種電子文檔安全管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D]. 成都： 電子科技大學(xué)， 2015.

[3] 肖勉.電子文檔管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[D]. 成都： 電子科技大學(xué)，2013.