啤酒公司存貨管理的問題與措施

侯棟棟

存貨是指企業(yè)在日?；顒又谐钟幸詡涑鍪鄣漠a(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的材料或物料等，包括各類材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品或庫存商品以及包裝物、低值易耗品、委托加工物資等。啤酒公司的存貨一般包括原材料、包裝材料、輔助材料、備品備件、促銷品、產(chǎn)成品和半成品等。存貨是啤酒公司最重要的流動資產(chǎn)，所以加強存貨管理非常重要。

一、 存貨管理中存在的問題

1.存貨管理制度不健全，執(zhí)行不到位。有些啤酒公司雖制定了存貨管理制度，但制度的完善情況參差不齊。有些公司雖然有存貨管理方面的相關(guān)規(guī)定，但僅僅流于形式，并未予以認真執(zhí)行。有些雖然意識到存貨管理的重要性，但在存貨管理中，計劃、采購、保管和盤點等環(huán)節(jié)存在著脫節(jié)現(xiàn)象，各部門職責(zé)劃分不清，計劃、采購、倉儲、物流、生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等各個部門信息不能及時共享，信息交流不夠暢通，未能構(gòu)建完善的存貨管理系統(tǒng)與流程。

2.對存貨管理不夠重視，存貨管理意識薄弱。目前，有些啤酒公司為了搶占市場，擴大銷量，往往過高地預(yù)測市場需求，并組織生產(chǎn)和采購，對存貨積壓的風(fēng)險性認識不足。有些公司對存貨的管理認識還不夠深，沒有一整套規(guī)范的存貨管理體系，信息無法及時溝通，缺乏共享資源，導(dǎo)致存貨大量囤積或短缺，特別是存貨積壓，不但影響企業(yè)資金的正常運轉(zhuǎn)，造成大量資金的呆滯，流動資金嚴重緊缺，影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動；而且容易因存貨的長期積壓導(dǎo)致貶值、毀損、失竊等情況的發(fā)生，給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟損失。

3.存貨管理不規(guī)范，賬務(wù)處理隨意。有些啤酒公司只顧眼前利益，而不顧企業(yè)的長遠發(fā)展，賬務(wù)處理不規(guī)范，銷售收入不及時入賬，產(chǎn)成品成本不按時結(jié)轉(zhuǎn)，收回的貨款不及時入賬，造成存貨賬面數(shù)與實際庫存數(shù)不符。有些公司不按規(guī)定設(shè)置存貨保管員崗位，不按規(guī)定設(shè)置明細賬，不定期進行物資盤點，保管員崗位職責(zé)不到位，進出庫物資手續(xù)不夠完善，單位產(chǎn)成品材料、人工費消耗等不夠準(zhǔn)確，使得會計核算不清，成本不實，會計信息失真。

二、存貨管理的措施

1.建立供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)。在信息時代，供應(yīng)鏈管理是企業(yè)信息集成的重要工具。通過供應(yīng)鏈管理，可以快速地獲取信息，更好地溝通和交流。實現(xiàn)計劃、采購、倉儲、物流、生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等各個部門信息的及時共享，促進存貨管理更有效率。

2.采購管理。①采購實行計劃管理，根據(jù)物資采購計劃或預(yù)算辦理采購手續(xù)，嚴格控制計劃或預(yù)算以外的采購；②采購部門根據(jù)生產(chǎn)需求計劃、存貨儲備及市場環(huán)境的變化等情況編制月度、年度的物資采購計劃。臨時性的采購需求，必須補報計劃外的采購計劃，并經(jīng)審批后才能執(zhí)行；③采購物資時采用公開招標(biāo)、詢價等方式，進行比質(zhì)比價采購；④除了即時清結(jié)的采購業(yè)務(wù)，所有物資的采購必須簽訂采購合同或協(xié)議，并按合同審批程序進行審批。當(dāng)采購的數(shù)量、采購的價格和付款的方式等重要事項發(fā)生變化時，要及時通知供應(yīng)商做好采購合同或協(xié)議的修改變更工作；⑤加強供應(yīng)商資質(zhì)的審核和驗證工作，不得同資質(zhì)不全或資質(zhì)不合格的供應(yīng)商簽訂采購合同，以規(guī)避風(fēng)險。采購部門負責(zé)供應(yīng)商資質(zhì)文件的收集、整理、驗證、存檔等工作。資質(zhì)主要包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證、特殊行業(yè)專業(yè)許可證等。

3.接收管理。倉儲部接貨人員根據(jù)采購訂單進行接貨，應(yīng)審核已到庫的實物存貨與相關(guān)單據(jù)記載的物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等相符情況；向質(zhì)檢部門報檢；對符合訂單、檢驗合格的存貨辦理入庫手續(xù)，并在入庫單上簽字確認。并按照倉庫管理要求存放保管，及時登記臺賬和保管賬。倉儲管理部門對無采購訂單的物資到貨不允許辦理接貨入庫手續(xù)。

4.檢驗管理。質(zhì)量檢驗部門檢驗員及其授權(quán)驗證部門應(yīng)根據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)技術(shù)檢驗文件對入庫的實物存貨質(zhì)量情況進行驗收，鑒定其質(zhì)量的合格情況，及時在存貨驗收記錄上進行登記，在質(zhì)量檢驗單上簽字確認后，并在公司規(guī)定的質(zhì)檢周期內(nèi)及時交倉儲部和有關(guān)人員。

5.入庫管理。①倉儲部和質(zhì)量檢驗部必須在當(dāng)月內(nèi)對驗收和鑒定后數(shù)量相符、質(zhì)量合格的物資辦理入庫手續(xù)；②在存貨驗收合格入庫后，采購部門采購員須及時辦理入庫報賬手續(xù)，做到采購訂單、入庫單、發(fā)票和質(zhì)量檢驗單單證齊全、列示內(nèi)容相互對應(yīng)。采購員在掛賬憑證上簽字確認后上報審批，按照規(guī)定的財務(wù)審批程序?qū)徟髮⑸鲜銎睋?jù)報送給財務(wù)部；③對驗收不符合要求的存貨（例如數(shù)量短缺、品種質(zhì)量不符等）和已檢驗合格、但領(lǐng)出后經(jīng)使用又確定為不合格的存貨，應(yīng)由采購人員負責(zé)及時辦理補貨、換貨、退貨或索賠工作。相關(guān)費用或由此產(chǎn)生的損失由認定后的責(zé)任方承擔(dān)。

6.財務(wù)入賬管理。①財務(wù)部在收到采購訂單、入庫單、發(fā)票和質(zhì)量檢驗單，若需要檢斤稱重的還需要提供檢重單，并審核無誤（內(nèi)容對應(yīng)相符一致、審核程序完整有效）后，辦理入賬；②為了規(guī)避財務(wù)風(fēng)險，財務(wù)部應(yīng)對發(fā)票的合法性、有效性和及時性進行嚴格審核，按稅法的規(guī)定在有效期內(nèi)進行發(fā)票認證和稅款抵扣，并對已辦理完畢的物資入庫報賬手續(xù)進行確認和會計處理。

7.領(lǐng)用、出庫管理。①倉儲部保管員應(yīng)根據(jù)車間和使用部門提供的審批手續(xù)齊全的領(lǐng)料單或出庫單辦理物資的出庫； ②存貨出售時，倉儲部保管員應(yīng)根據(jù)開具的銷售發(fā)票或銷貨單上載明的相關(guān)內(nèi)容與實物存貨的名稱、種類、規(guī)格型號、數(shù)量等核對一致后方能辦理出庫手續(xù)；③采購的存貨必須先入庫再出庫，外購存貨物資由于特殊情況需要直接發(fā)送到使用部門的，經(jīng)公司相關(guān)審批，倉儲部、檢驗部必須到現(xiàn)場驗收后才能辦理存貨的入、出庫手續(xù)；④月底，車間和使用部門對于已領(lǐng)用但尚未用完的存貨，一般情況下車間和使用部門應(yīng)及時辦理存貨的退庫手續(xù)。對于使用頻率高、單位價值低的存貨物資，比如備品備件、商標(biāo)和瓶蓋等，應(yīng)當(dāng)根據(jù)生產(chǎn)規(guī)模，在規(guī)定的額度內(nèi)設(shè)置備查賬簿，月底組織人員進行盤點。

8.對賬管理。①倉儲部應(yīng)設(shè)置存貨統(tǒng)計臺賬和保管賬簿，財務(wù)部設(shè)置數(shù)量金額式存貨明細賬，每月末倉儲部與財務(wù)部核對賬簿；②每月末，財務(wù)部應(yīng)審核和確認當(dāng)月存貨出入庫單據(jù)與財務(wù)核算系統(tǒng)記載數(shù)據(jù)的一致性，并與倉儲管部保管員、領(lǐng)用和使用部門或車間對賬后，按車間和部門分項目匯總、記賬和報表。

9.保管管理。①存貨的保管應(yīng)指定專人負責(zé)并進行分類，存貨名稱和編碼方法的制定要科學(xué)合理、簡單實用、統(tǒng)一管理；②倉儲部對入庫的存貨要及時辦理入賬手續(xù)，所有存貨必須按明細建立卡片，并詳細標(biāo)明存放的地點；③倉儲部保管員是存貨保管的第一責(zé)任人，要做到存貨擺放整潔，易于盤點清查，對于各類存貨的調(diào)入、調(diào)出、報廢等應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)后辦理出、入庫，保證賬卡相符、賬賬相符和賬物相符；④倉儲部要按倉儲存貨所要求的儲存條件進行貯存，并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盜和防變質(zhì)等措施；⑤每月倉儲管理部門要對實物存貨進行定期盤點和檢查，確保能夠及時發(fā)現(xiàn)存貨的損壞、被盜、流失和變質(zhì)等情況。

10.付款管理。①采購部門應(yīng)每月編制資金使用付款計劃，經(jīng)財務(wù)部復(fù)核、匯總后形成資金計劃，以提前統(tǒng)籌安排資金；②采購部門根據(jù)采購合同、資金計劃和付款審批表及公司財務(wù)審批程序和權(quán)限辦理付款的審批手續(xù)，經(jīng)財務(wù)部審核和確認后進行付款。

11.存貨盤點管理。①盤點前，保證被盤點的存貨擺放整齊，標(biāo)識明確。相關(guān)部門要及時整理各種單據(jù)，保證所有存貨的收、發(fā)、存等數(shù)據(jù)全部完整的錄入相關(guān)系統(tǒng)。②盤點時，監(jiān)盤人員、現(xiàn)場盤點人員、實物保管人員必須同時在場對存貨進行盤點，在盤點前，不能將財務(wù)賬面的存貨數(shù)據(jù)、倉儲實物結(jié)存數(shù)等打印在盤點底稿上。實物盤點數(shù)只能手工填寫并簽字確認，以保證盤點結(jié)果的客觀、真實。堅決避免以現(xiàn)場標(biāo)識牌上的數(shù)據(jù)為盤點數(shù)據(jù)，監(jiān)盤人員要對此點進行監(jiān)督并負責(zé)。③盤點后，財務(wù)部根據(jù)原始盤點明細記錄等資料編制盤點報告，盤點報告必須如實反映盤點的真實情況，不能進行任何形式的隱瞞。盤點報告上必須列明各項存貨盤點的時間、盤點的參加人員、盤點結(jié)果、盤點中存在的問題、計劃改進措施和方案、存貨盤盈盤虧的處理情況、上月盤點存在的問題以及整改措施落實情況等內(nèi)容。

12.存貨管理的分析和評價。①采購部門要做好采購計劃的執(zhí)行情況、采購合同的進度等相關(guān)信息的分析工作；②倉儲部門應(yīng)實行ABC項目分類管理，重點控制；并做好存貨的庫齡分析工作，對存貨在用、閑置等狀況進行分析，對處置呆滯物資提出管理建議和措施；③財務(wù)部應(yīng)加強存貨逾期庫齡等日常管理中異常情況的分析和預(yù)警，并做好存貨周轉(zhuǎn)率、存貨資金占用等分析工作；④建立和完善存貨的安全儲備定額，生產(chǎn)管理部門應(yīng)會同采購部門、倉儲部門共同制定各類存貨的安全儲備定額，并至少每年進行一次儲備定額的更新工作；⑤采購部門應(yīng)定期對存貨價格進行對比分析，跟蹤和預(yù)測未來的市場價格走勢，降低經(jīng)營風(fēng)險；⑥采購部門應(yīng)定期會同公司相關(guān)部門開展供應(yīng)商的評價工作。

三、結(jié)語

存貨作為啤酒公司最重要的流動資產(chǎn)，公司要給予足夠的重視，在采購、驗收、入庫、保管、出庫和盤點等環(huán)節(jié)都要加強對存貨的管理，降低長期庫齡的存貨在整個存貨中的比例，加快整體存貨的周轉(zhuǎn)速度，減少資金的占用。只有存貨管理好了，才能夠降低企業(yè)的總成本，提升企業(yè)的經(jīng)濟效益，促進企業(yè)正常有序的經(jīng)營和發(fā)展。

（作者單位：西安建筑科技大學(xué)）